30 550 IIB
Jaarverslag en slotwet van de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale Ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden, het kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en van het kabinet van de Gouverneur van Aruba 2005

nr. 2
RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG VAN DE RAAD VAN STATE, DE ALGEMENE REKENKAMER, DE NATIONALE OMBUDSMAN, DE KANSELARIJ DER NEDERLANDSE ORDEN, HET KABINET VAN DE GOUVERNEUR VAN DE NEDERLANDSE ANTILLEN EN VAN HET KABINET VAN DE GOUVERNEUR VAN ARUBA (IIB)

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 17 mei 2006

Hierbij bieden wij u aan het op 8 mei 2006 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2005 van de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale Ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden, het kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en van het kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB)».

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling,

president

Jhr. mr. W.M. de Brauw,

secretaris

Inhoud

Samenvatting		5
1	Inleiding	6
1.1	Rapport bij het jaarverslag	6
1.2	Hoge Colleges van Staat en Kabinetten	6
1.3	Opzet van het onderzoek	6
1.4	Leeswijzer	7
2	Jaarverslag	9
2.1	Financiële informatie en saldibalans	9
2.1.1	Oordeel financiële informatie	9
2.1.2	Oordeel saldibalans en toelichting	10
2.2	Informatie over de bedrijfsvoering	10
2.3	Informatie over beleid	11
3	Bedrijfsvoering	12
3.1	Bevindingen	12
3.2	Oordelen, aanbevelingen en ontwikkelingen	13
3.2.1	Oordeel financieel beheer, materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties	13
3.2.2	Aanbevelingen	13
3.2.3	Overige ontwikkelingen	13
4	Reactie minister	14
Bijlage 1	Overzicht begrote en verantwoorde bedragen 2005	15
Bijlage 2	Gebruikte afkortingen	16

SAMENVATTING

De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (begrotingshoofdstuk IIB) voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt. Daarnaast hebben wij de bedrijfsvoering en de beleidsinformatie van deze Hoge Colleges van Staat en Kabinetten onderzocht. In dit rapport zijn de oordelen en de belangrijkste resultaten van het onderzoek opgenomen. De volgende passages vatten deze resultaten kort samen.

Financiële informatie

De uitgaven van de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten bedroegen in 2005 € 88,2 miljoen. De verplichtingen bedroegen € 89,2 miljoen en de ontvangsten € 3,2 miljoen.

Bij het onderzoek naar de financiële informatie in het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (begrotingshoofdstuk IIB) is geconstateerd dat de financiële informatie in het jaarverslag voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt.

Bedrijfsvoering

Het onderzoek naar de bedrijfsvoering heeft de volgende resultaten opgeleverd.

Bij de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten is in 2005 sprake geweest van een ordelijk financieel beheer. Het materieelbeheer blijft aandacht vragen, ondanks de verbeteracties die in 2005 zijn ingezet.

Beleidsinformatie

Voor de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zijn geen uitgewerkte procedures voor de totstandkoming van de niet-financiële beleidsinformatie.

Reactie minister

De minister van BZK laat in zijn reactie van 26 april 2006 weten dat hij met belangstelling kennis heeft genomen van het conceptrapport bij het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges en Kabinetten (IIB).

Het positieve oordeel over de financiële informatie in het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges en Kabinetten (IIB) geeft hem geen aanleiding tot een nadere reactie. Het rapport met de daarin opgenomen aandachtspunten ten aanzien van de bedrijfsvoering zal tezamen met het Rapport bij het Jaarverslag van de Staten-Generaal (begrotingshoofdstuk IIA) worden besproken in het zogenoemde Hocosta-overleg.

1 INLEIDING

1.1 Rapport bij het jaarverslag

De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (begrotingshoofdstuk IIB) voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt¹. Daarnaast hebben wij de bedrijfsvoering en de beleidsinformatie onderzocht en het financieel beheer en materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport vindt u de oordelen en de belangrijkste resultaten van het onderzoek.

In figuur 1 staat wat de Algemene Rekenkamer wanneer onderzoekt en voor wie.

1.2 Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

De Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten zijn onafhankelijke staatsinstellingen. In dit rapport behandelen we de volgende Hoge Colleges van Staat en Kabinetten:

• de Raad van State;

• de Algemene Rekenkamer;

• de Nationale Ombudsman;

• de Kanselarij der Nederlandse Orden;

• het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen;

• het Kabinet van de Gouverneur van Aruba.

Naast dit rapport verschijnt een apart rapport bij het Jaarverslag 2005 van begrotingshoofdstuk IIA dat gaat over de Staten-Generaal.

De jaarrekening in het Jaarverslag van de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de betreffende Hoge Colleges van Staat en Kabinetten en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Materieel zijn de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten zelfstandig in de besteding van hun budget.

De uitgaven van de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten in 2005 bedragen € 88,2 miljoen. De verplichtingen bedragen € 89,2 miljoen en de ontvangsten € 3,2 miljoen.

1.3 Opzet van het onderzoek

De Algemene Rekenkamer heeft op basis van de risicoanalyse en de Audit-Actielijst 2005 een programma opgesteld voor het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek bij de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten. We hebben aandacht besteed aan het financieel beheer, het materieelbeheer en de administratieve organisatie.

1.4 Leeswijzer

Dit rapport bij het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten (begrotingshoofdstuk IIB) omvat, behalve een samenvatting en een inleiding, drie hoofdstukken.

Hoofdstuk 2 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans van de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten.

Hoofdstuk 3 is gewijd aan de bedrijfsvoering en bevat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer en materieelbeheer. Ook de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering worden in dat hoofdstuk beschreven.

De reactie van de verantwoordelijke minister voor de Hoge Colleges en Kabinetten is opgenomen in hoofdstuk 4.

Dit rapport telt verder twee bijlagen. In bijlage 1 staan de begrote en verantwoorde bedragen, bijlage 2 bevat de gebruikte afkortingen.

2 JAARVERSLAG

De Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2005 van de Hoge Colleges van Staat en de Kabinetten beoordeeld. Wij hebben onderzocht of het geld volgens de regels is uitgegeven en of in het jaarverslag daarover goed verantwoording is afgelegd. Waar dit niet het geval is, spreken wij respectievelijk van een onrechtmatigheid of van een ondeugdelijke weergave.

In dit hoofdstuk staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen over de volgende onderdelen van het jaarverslag:

• financiële informatie en saldibalans;

• informatie over bedrijfsvoering;

• informatie over beleid.

Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen.

Oordeel jaarverslag

Het jaarverslag over 2005 van de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt.

2.1 Financiële informatie en saldibalans

Met «financiële informatie» wordt bedoeld: alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten in de verantwoordingsstaat en de toelichting daarbij.

De «saldibalans» is een overzicht van de posten die aan het eind van het jaar nog openstaan en die naar het volgende jaar moeten worden meegenomen.

De CW 2001 stelt de volgende eisen aan de financiële informatie en de saldibalans:

• rechtmatig tot stand gekomen;

• op deugdelijke wijze weergegeven;

• overeenkomstig de verslaggevingseisen opgesteld.

2.1.1 Oordeel financiële informatie

De financiële informatie in het jaarverslag over 2005 van de Hoge Colleges en Kabinetten (begrotingshoofdstuk IIB) voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt.

Verantwoordingsstaat Hoge Colleges en Kabinetten en toelichting

Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat 2005 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen belangrijke fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.

Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2005, Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (x € miljoen)

	Verplichtingen	Uitgaven	Ontvangsten
Raad van State	45,7	45,5	1,9
Algemene Rekenkamer	26,6	26,3	1,0
De Nationale Ombudsman	9,9	9,9	0,1
Kanselarij der Nederlandse Orden	3,7	3,2	0,1
Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen	2,3	2,3	0,1
Kabinet van de Gouverneur van Aruba	1,0	1,0	0,0
Totaalbedragen verantwoordingsstaat	89,2	88,2	3,2

Het bedrag aan verplichtingen bevat in totaal € 0,2 miljoen aan overschrijdingen (zie bijlage 1). Als de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwet-mutaties, zal de Algemene Rekenkamer het positieve oordeel over de financiële informatie in het jaarverslag mogelijk moeten herzien.

2.1.2 Oordeel saldibalans en toelichting

De saldibalans 2005 van de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten en de toelichting daarop voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.

Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2005 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.

Overzicht 2 Saldibalans per 31 december 2005, Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (x € miljoen)

Totaalsaldo (debet + credit)	189,3
Beoordeeld totaal saldibalans debet + credit^1	92,0

¹ Uitgaven en ontvangsten ten laste van de begroting en tegenrekeningen tellen niet mee voor het beoordeelde totaal.

Het totaal aan voorschotten dat in 2005 is afgerekend, bedraagt € 2,2 miljoen. We stellen vast dat deze afrekeningen aan de eisen voldoen.

2.2 Informatie over de bedrijfsvoering

De Hoge Colleges van Staat en Kabinetten hebben ieder een bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen. De inhoud van die paragrafen is divers. Bij alle organisaties wordt ingegaan op de managementcontrol en op aandachtspunten. Alleen de Algemene Rekenkamer geeft een mededeling af bij de bedrijfsvoering. Hierin verklaart zij dat er sprake is van beheerste bedrijfsprocessen van het financieel beheer en materieelbeheer.

Er zijn geen uitgewerkte procedures voor de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarverslagen van de afzonderlijke colleges en kabinetten.

2.3 Informatie over beleid

Er zijn geen uitgewerkte procedures voor de totstandkoming van de niet-financiële beleidsinformatie. Er zijn tot nu toe nog geen afspraken gemaakt tussen het Ministerie van BZK en de afzonderlijke colleges en kabinetten over de wijze van totstandkoming en de toets op de juistheid.

De Hoge Colleges van Staat en Kabinetten spannen zich in om de begroting en verantwoording zo veel mogelijk op te stellen conform de VBTB-regels.¹

3 BEDRIJFSVOERING

Dit hoofdstuk beschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer over de bedrijfsvoering van de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten.

Bedrijfsvoering is de sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen en is gericht op het realiseren van taken en doelen van de organisatie. Onder de bedrijfsvoering vallen:

• het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties;

• de controle door de departementale auditdienst;

• de totstandkoming van de financiële informatie, bedrijfsvoeringsinformatie en beleidsinformatie in het jaarverslag.

Wij baseren ons oordeel over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties op de eisen die de CW 2001 stelt. Het financieel beheer en het materieelbeheer moeten rechtmatig, ordelijk en controleerbaar zijn en zo doelmatig mogelijk zijn ingericht. De administraties moeten daarnaast ook inzicht bieden in het gevoerde beheer.

Dit hoofdstuk geeft in §3.1 eerst de bevindingen bij de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten. Daarna volgen (§3.2) de oordelen, aanbevelingen en ontwikkelingen over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties.

3.1 Bevindingen

Bij de organisaties die deel uitmaken van dit begrotingshoofdstuk is in 2005 sprake geweest van een ordelijk financieel beheer. Wel hebben we geconstateerd dat bij een aantal organisaties de kasverplichtingen niet altijd op een juiste wijze worden geadministreerd. Ook worden deze verplichtingen niet altijd tijdig en volledig vastgelegd en is er onvoldoende zicht op de stand van de verplichtingen die zijn aangegaan. Daarnaast constateren wij gebreken op de volgende punten:

• verplichtingen en contracten worden onvoldoende beheerd;

• facturen worden onvoldoende geverifieerd;

• de administratieve organisatie is onvoldoende beschreven;

• de procedures worden in het algemeen niet altijd nageleefd.

Hieronder volgen de bevindingen voor een aantal organisaties.

Bij de Raad van State zijn de knelpunten in het financieel en materieel beheer onvoldoende opgepakt. Ook bestaan nog steeds tekortkomingen in het verplichtingenbeheer.

Bij de Algemene Rekenkamer zijn er aandachtspunten in het proces van totstandkoming van beleidsinformatie geconstateerd. Ook is er nog een aantal knelpunten in het materieelbeheer. Het materieelbeheer voldeed in 2005 nog niet aan de baseline financieel en materieelbeheer.

Bij de Kanselarij der Nederlandse Orden constateren wij dat het inkoopbeheer en het registreren van verplichtingen nog aandacht vraagt. Ook de verificatie van facturen moet beter zichtbaar gemaakt worden.

Bij de Nationale Ombudsman constateren wij dat het financieel beheer en materieelbeheer grotendeels voldoen aan de regelgeving. Vastgesteld is dat de verplichtingen- en voorraadadministratie nog beter moeten worden geregistreerd.

3.2 Oordelen, aanbevelingen en ontwikkelingen

3.2.1 Oordeel financieel beheer, materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties

De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2005 van de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten hebben voldaan aan de in de CW 2001 gestelde eisen. Wel zijn verbeteringen nodig in het financieel beheer. Ook voor het materieelbeheer is extra aandacht noodzakelijk.

3.2.2 Aanbevelingen

De Algemene Rekenkamer beveelt de Hoge Colleges van Staat en Kabinetten aan blijvende aandacht te besteden aan de beschrijving van de administratieve organisatie en de werking daarvan. Ook bevelen wij, voor zover van toepassing op de afzonderlijke colleges en kabinetten, voor 2006 aan om de verplichtingen en contracten beter te beheren, om facturen consequent te verifiëren en om – meer in het algemeen – procedures na te leven. Tenslotte is extra aandacht nodig voor de manier waarop interne richtlijnen worden nageleefd.

3.2.3 Overige ontwikkelingen

De Raad van State zal in 2006 vervolgstappen nemen om het financieel en materieel beheer verder te verbeteren. Ten aanzien van de verplichtingen is inmiddels een grensbedrag voor vastlegging vastgesteld.

De Algemene Rekenkamer zal in 2006 de totstandkoming van de beleidsinformatie nader structureren en zorgen voor adequate dossiervorming. Voor het materieelbeheer zal een risicoanalyse worden uitgevoerd.

De Kanselarij der Nederlandse Orden zal in 2006 extra aandacht geven aan het inkoopbeheer en de verificatie van facturen.

Bij de Nationale Ombudsman bestaat het voornemen om in 2006 de financiële functie en daarmee het financieel beheer te versterken. Ook het materieelbeheer zal op orde worden gebracht.

4 REACTIE MINISTER

De minister van BZK laat in zijn reactie van 26 april 2006 weten dat hij met belangstelling kennis heeft genomen van het conceptrapport bij het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges en Kabinetten (IIB).

Het positieve oordeel over de financiële informatie in het Jaarverslag 2005 van de Overige Hoge Colleges en Kabinetten (IIA) geeft hem geen aanleiding tot een nadere reactie. Ten aanzien van de bedrijfsvoering constateert de minister dat de Algemene Rekenkamer de overige Hoge Colleges en Kabinetten aanbeveelt blijvend aandacht te besteden aan de beschrijving en werking van de administratieve organisatie en het naleven van regels en procedures.

De minister deelt de Algemene Rekenkamer mee dat, gelet op de eigen positie en verantwoordelijkheid van de Hoge Colleges en Kabinetten, het Rapport bij het Jaarverslag 2005 tezamen met het Rapport bij het Jaarverslag van de Staten-Generaal (begrotingshoofdstuk IIA) zal worden besproken in het zogenoemde Hocosta-overleg. De integrale reactie van de minister van BZK is te vinden op de website van de Algemene Rekenkamer (www.rekenkamer.nl).

BIJLAGE 1

OVERZICHT BEGROTE EN VERANTWOORDE BEDRAGEN 2005

		Verplichtingen				Uitgaven
		Begroting 2005 (€) (stand bij 2e supp.)	Verantwoording 2005 (€)			Verschil		Begroting 2005 (€) (stand bij 2e supp.)	Verantwoording 2005 (€)	verschil
				abs (€)	%	abs (€)	%
Beleidsartikelen:
Art. 1	Raad van State	47 873 000	45 669 000	– 2 204 000	– 5	47 873 000	45 528 000	– 2 345 000	– 5
Art. 2	Algemene Rekenkamer	26 992 000	26 632 000	– 360 000	– 1	26 992 000	26 339 000	– 653 000	– 2
Art. 3	De Nationale Ombudsman	9 941 000	9 897 000	– 44 000	0	9 941 000	9 897 000	– 44 000	0
Art. 4	Kanselarij der Nederlandse Orden	3 495 000	3 697 000	202 000	6	3 257 000	3 204 000	– 53 000	– 2
Art. 5	Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen	2 603 000	2 300 000	– 303 000	– 12	2 603 000	2 301 000	– 302 000	– 12
Art. 6	Kabinet van de Gouverneur van Aruba	1 290 000	966 000	– 324 000	– 25	1 290 000	966 000	– 324 000	– 25
Totaal		92 194 000	89 161 000			91 956 000	88 235 000
Totaal overschrijdingen				202 000				0

BIJLAGE 2

GEBRUIKTE AFKORTINGEN

BZK	Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
CW 2001	Comptabiliteitswet 2001
VBTB	(Kabinetsnota) Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording

---

1 Met Hoge Colleges van Staat bedoelen wij in dit rapport de Hoge Colleges van Staat die vallen onder begrotingshoofdstuk IIB. Dit zijn alle Hoge Colleges van Staat behalve de Eerste Kamer en de Tweede Kamer der Staten-Generaal (begrotingshoofdstuk IIA).

1 Hierbij wordt gekeken naar de mate waarin de beleidsinformatie voldoet aan de nieuwe manier van verantwoorden die in 1999 is ingezet met de kabinetsnota Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording (VBTB). Hierbij moet in het jaarverslag duidelijk worden gemaakt of met het bestede budget de geplande prestaties zijn geleverd en de beoogde effecten zijn bereikt.