30 178
Interdepartementaal Beleidsonderzoek: Beleidskader Werving en Opvang Internationale Organisaties

nr. 5
BRIEF VAN DE MINISTER VAN BUITENLANDSE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 december 2008

Hierbij bied ik u aan het rapport «Be our guests. Beleidsdoorlichting Nederland als gastland van internationale organisaties»¹ en de beleidsreactie daarop. Het rapport is opgesteld door de Inspectie Ontwikkelingssamenwerking en Beleidsevaluatie (IOB) van het ministerie van Buitenlandse Zaken. De beleidsdoorlichting heeft plaatsgevonden op verzoek van de Directie Kabinet en Protocol (DKP) van dit Ministerie.

De minister van Buitenlandse Zaken,

M. J. M. Verhagen

Beleidsreactie op IOB-rapport IO-beleid

Nederland is gastheer van eenendertig internationale organisaties (IO’s) van uiteenlopende aard: internationale hoven en tribunalen, Europese instellingen en andere organisaties. Een aantal daarvan bevindt zich al vele jaren of zelfs decennia binnen onze grenzen, waaronder het Internationaal Gerechtshof, het Joegoslavië-tribunaal, het Europees Octrooi Bureau en de OPCW. Van veel recentere datum zijn het Speciaal Hof voor Sierra Leone en het Speciaal Tribunaal voor Libanon. Het is een reden voor trots dat de internationale gemeenschap het gastheerschap van deze organisaties aan Nederland heeft toevertrouwd. Voorts is de aanwezigheid van IO’s binnen de grenzen voor Nederland van groot belang om politieke, inhoudelijke en economische redenen. Tegelijkertijd heeft Nederland ook verplichtingen van goed gastheerschap op zich genomen.

De leidraad van het kabinetsstandpunt uit 2005¹ geldt daarom onverkort: Nederland dient een vestigingsklimaat te bieden dat zich goed kan meten met de internationale concurrentie en dat wordt gezien als ruimhartig, slagvaardig en oplossingsgericht. Het Beleidsprogramma «Samen leven samen werken» ademt dezelfde geest. Het noemt als één van de doelstellingen van het huidige kabinet Nederland als vestigingsplaats nog aantrekkelijker te maken voor IO’s (en buitenlandse bedrijven) die zich in Nederland vestigen.

Het voorliggende IOB-rapport is een zeer welkome bijdrage aan de verdere ontwikkeling van het Nederlandse gastheerschap. Het geeft een gedegen beschrijving en analyse van het sinds 2005 gevoerde beleid, maakt duidelijk waar dat beleid op het juiste spoor zit en biedt stevige handvatten voor verbeteringen. Verreweg de meeste van de voorgenomen maatregelen zijn uitgevoerd. Het doet mij veel genoegen te lezen dat de IO’s en hun niet-Nederlandse medewerkers over het algemeen tevreden zijn met hun verblijf, leven en werken in ons land en dat een belangrijke oorzaak daarvoor gelegen is in het beleid van de Nederlandse overheid. Ik constateer dat ons beleid op de goede weg zit en voortgezet dient te worden.

Dit betekent echter niet dat Nederland op zijn lauweren kan rusten. Ik ben het met de opstellers van het rapport eens dat een voortdurende inspanning vereist blijft. De overheid dient te blijven investeren in de relatie met de IO’s en dient het politieke commitment te blijven omzetten in praktijk. Zoals het kabinetsstandpunt van 2005 stelt, is het bieden van goed gastheerschap door Nederland een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de betrokken departementen. Dit gastheerschap kan alleen in goede interdepartementale samenwerking worden waargemaakt. Essentiële partners zijn ook de gemeentes die IO’s binnen hun grenzen hebben, en uitvoerende rijksdiensten als de Belastingdienst, de Immigratieen Naturalisatiedienst en de Rijksgebouwendienst.

Voorts signaleert het rapport, niettegenstaande de algemene positieve conclusie, enkele gebieden waarop nog het een en ander dient te verbeteren. Het doet aanbevelingen om dat te bereiken, waar ik nu op in ga.

1. Interdepartementale Stuurgroep Nederland Gastland

De Stuurgroep kreeg in 2005 de opdracht te zorgen voor de interdepartementale voorbereiding, verantwoording en evaluatie van het beleid, en voor de implementatie en afstemming van goed gastheerschap. De vertegenwoordigers van de departementen dienden beleidsmatig en financieel gemandateerd te zijn om knelpunten op te lossen en dus van hoogambtelijk niveau te zijn. Blijkens het rapport is de potentie van de Stuurgroep op coördinerend en besluitvormend gebied echter onvoldoende benut. Dat schaadt de slagvaardigheid en effectiviteit van het gastheerschap van Nederland. Ik wil dit probleem op diverse manieren aanpakken.

Ten eerste dient de Stuurgroep zich te concentreren op de juiste thematiek, namelijk ministerie-overstijgende vraagstukken van strategisch niveau (zie hieronder). De uitwerking van zulke thema’s en de bespreking van onderwerpen van meer technische aard kan overgelaten worden aan werkgroepen. Een agenda met strategische onderwerpen maakt het ook logisch en verdedigbaar dat de departementen weer – zoals in 2005 de bedoeling was – op hoogambtelijk niveau (directeur-generaal) vertegenwoordigd zijn, de tweede verbetering die ik voor ogen heb. Zo maken de vertegenwoordigers in de Stuurgroep op hun departement deel uit van het scharnier tussen politiek en ambtelijk apparaat. Ten slotte dient scherp bekeken te worden hoe de regie door Buitenlandse Zaken versterkt kan worden. Ik teken daarbij wel aan dat mijn departement geen bijzondere bevoegdheden heeft en dat dus veel blijft afhangen van de medewerking van andere departementen. In ieder geval blijft de secretaris-generaal van Buitenlandse Zaken de vergaderingen van de Stuurgroep voorzitten. Voorts zullen de vergaderingen effectiever worden voorbereid. Daarin zie ik vooral een rol voor mijn Ambassadeur Internationale Organisaties (AMIO), die al op hoogambtelijk niveau nauw contact met de departementen onderhoudt. AMIO zal ook ingezet worden voor het trekken of faciliteren van discussies over strategische onderwerpen buiten de vergaderingen van de Stuurgroep zelf, inclusief contacten met relevante instanties buiten de centrale overheid.

2. Strategische visie op Nederland Gastland

Het Kabinetsstandpunt van 2005 adresseerde vooral de uitdagingen van dat moment en identificeerde maatregelen om die uitdagingen aan te pakken. Het bevatte echter nog geen uitgewerkte integrale, toekomstgerichte visie op het Nederlandse beleid jegens IO’s, hoogstens enkele aanzetten daartoe. Het onderhavige rapport stelt daarom terecht dat het tijd is een dergelijke visie te ontwikkelen. Daarin dienen mijns inziens vragen aan de orde te komen als: Wil Nederland meer IO’s werven en waarom? Zo ja, sluiten we dan aan bij bestaande clusters als internationaal recht of werpen we het net breder? Hoe staat Nederland als gastland er voor in vergelijking met landen als onder meer België, Oostenrijk en Zwitserland? Ook een structureel huisvestingsbeleid voor de langere termijn hoort hierbij (zie onder). Ik zal de Stuurgroep vragen zich te buigen over het ontwikkelen van deze interdepartementale strategische visie en hoop uw Kamer in de loop van 2009 nader te informeren.

3. Huisvesting internationale organisaties

Ik ben het eens met de opstellers van het rapport dat er behoefte is aan een structureel huisvestingsbeleid voor de langere termijn. Het gaat dan niet alleen om de onderbrenging van eventuele nieuw aan te trekken organisaties, maar ook om herhuisvesting, renovatie, uitbreiding of inkrimping van accommodatie. Nodig is een integraal perspectief op huisvesting, beveiliging, (verkeers)infrastructuur, landschappelijke inbedding en de relatie tot de buurt en haar bewoners. Een dergelijke toekomstgerichte en anticiperende aanpak schept helderheid, versterkt de positie van Nederland Gastland, kan de besluitvorming in concrete gevallen bespoedigen en slagvaardiger maken, en kan tevens belangrijke financiële besparingen opleveren.

De Stuurgroep is bij uitstek het forum om de ontwikkeling van dit huisvestingsbeleid op gang te brengen en te superviseren, en om de samenhang ervan met de ontwikkeling van de bredere strategische visie op IO’s in Nederland te bewaken. Ik zal de Stuurgroep vragen hier binnenkort mee te beginnen. Een van de leden van de Stuurgroep is de gemeente Den Haag. Dat is in dit kader van bijzonder belang: de gemeente heeft immers met haar concept van een Internationale Zone al een stap naar een integrale aanpak van de problematiek van de huisvesting voor IO’s gezet.

4. Communicatie en informatie

Ook op dit gebied is er volgens de IO’s en hun medewerkers veel verbeterd, maar er blijft de nodige kritiek. Voor hen belangrijke overheidsinformatie is vaak niet in het Engels beschikbaar. Ook worden zij soms niet tijdig geïnformeerd over veranderingen in wet- en regelgeving die hen direct raakt. Ik hecht er veel belang aan dat dit verbetert. De overheid heeft een taak in het adequaat informeren van de burgers en andere ingezetenen van Nederland. Voorts kunnen problemen of gevoelens van onvrede voorkómen of verminderd worden door goede communicatie.

Anderzijds hebben de IO’s een eigen verantwoordelijkheid om informatie te vergaren en aan hun werknemers door te geven, en ook van de werknemers zelf mag verwacht worden dat zij zich actief opstellen. Het is bijvoorbeeld verbazend dat de door Buitenlandse Zaken uitgegeven Protocolgids voor Internationale Organisaties weinig bekend is onder de werknemers van IO’s, terwijl de organisaties weten dat deze gids in het Engels en het Frans op het internet staat en zij in beide talen een aantal hard copies hebben gekregen.

Wat betreft de beschikbaarheid van Engelstalige informatie wijs ik op het project «My First Month in the Netherlands», dat door de ministeries van Buitenlandse Zaken en Economische Zaken gezamenlijk wordt getrokken. In dat verband wordt onderzocht wat een expat moet regelen voor binnenkomst en verblijf in Nederland, welke informatie van de Rijksoverheid daartoe essentieel is en of deze in het Engels beschikbaar is. Zo niet, dan zou deze waar mogelijk dienen te worden vertaald. De Engelstalige informatie dient uiteindelijk via één portal (website met links naar pagina’s van andere websites) eenvoudig bereikbaar te zijn.

Een apart punt is informatieverschaffing over voorgenomen nieuwe wet- en regelgeving, of veranderingen in bestaande wet- of regelgeving, met directe gevolgen voor IO’s of hun werknemers. Dit vereist dat Buitenlandse Zaken actief en vantevoren wordt geïnformeerd door andere ministeries. Dit lijkt mij een punt dat in algemene zin in de Stuurgroep aan de orde kan komen. Nadere praktische follow-up kan plaatsvinden in het overleg op werkniveau van Buitenlandse Zaken met andere ministeries en uitvoerende diensten.

Buitenlandse Zaken zelf spant zich voorts in om adequaat te communiceren met de IO’s, inbegrepen het ontvangen van terugkoppeling over het gevoerde beleid. Afgezien van hun dagelijkse contacten per telefoon en e-mail brengen de medewerkers van DKP/DIO elk jaar meerdere bezoeken (met werkoverleg) aan elke IO. Soms worden thematische bijeenkomsten belegd voor het personeel van een IO (over sociale zekerheid bijvoorbeeld). Ik laat onderzoeken of dat pro-actiever en intensiever kan en op welke thema’s. Voorts onderhoudt AMIO nauwe contacten met het topmanagement van de organisaties. Gezien dit palet van inspanningen zie ik – anders dan het rapport voorstelt – vooralsnog geen voordeel in periodieke bijeenkomsten van de secretaris-generaal van Buitenlandse Zaken met alle IO’s tegelijk. Dat sluit niet uit dat een dergelijke collectieve bijeenkomst ad hoc kan plaatsvinden als daar een goede reden voor is.

5. Personele inzet

Het rapport stelt vast dat het succes van het gevoerde beleid voor een belangrijk deel te danken is geweest aan de inzet van meer personeel, waaronder de instelling van de functie van AMIO. Handhaving van het huidige niveau van dienstverlening vereist dat deze personeelsinzet wordt bestendigd en dat de AMIO wordt gehandhaafd. Ik zal hiermee terdege rekening houden in de uitvoering van de Taakstelling op mijn ministerie. Een apart punt is de continuïteit binnen de afdeling die verantwoordelijk is voor de contacten met de IO’s. Zowel organisaties als andere departementen menen dat deze continuïteit lijdt onder het rotatiesysteem waarbij een medewerker na drie of vier jaar wordt overgeplaatst. Ik begrijp die zorg maar meen dat veel ondervangen kan worden door niet teveel medewerkers tegelijk over te plaatsen en een goede overdracht te verzorgen.

6. Beleidsmonitoring en toekomstig onderzoek

Gezien het nut van het onderhavige rapport ben ik van plan op een geschikt moment in de toekomst weer een beleidsonderzoek te laten houden om inzicht te verwerven over de wijze waarop Nederland op dat moment als gastland functioneert. Ik laat onderzoeken in hoeverre het totdien mogelijk is het beleid tussentijds te monitoren en daarbij systematisch incidenten en klachten bij te houden.

Naast de zes voornoemde terreinen zijn er gebieden waarop het rapport wensen of klachten van IO’s en hun medewerkers signaleert, maar waar de Rijksoverheid geen bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft. Van de overheid kan dan in redelijkheid niet meer gevergd worden dan dat zij bij de wel bevoegde instanties of organisaties aandacht vraagt voor de problemen en vragen die leven bij de IO’s en hun werknemers. Ook hierin kan de AMIO een faciliterende rol spelen. Ik denk dan aan lokale overheden, maatschappelijke instellingen als de gezondheidszorg en het bedrijfsleven. Overigens bespeur ik in de particuliere sector en bij de lagere overheden een groeiende aandacht voor en veelheid aan initiatieven gericht op deze categorie. Ten slotte hebben de IO’s zelf uiteraard ook een verantwoordelijkheid en een rol in het scheppen van een goed klimaat voor hun medewerkers.

Goed gastheerschap houdt in dat Nederland zich blijft inspannen om het functioneren van de IO’s zoveel mogelijk te faciliteren en zo goed mogelijk aan hun legitieme wensen en behoeften en die van hun werknemers tegemoet te komen. De mensen die werken voor deze organisaties, en expats in het algemeen, hebben hoge verwachtingen van Nederland wanneer ze hier aankomen. Deze verwachtingen zijn soms te hoog gespannen, maar ze weerspiegelen dat Nederland in het buitenland hoog aangeschreven staat. Dat moeten we zo houden. Goed gastheerschap voor internationale organisaties is een prachtig en bijzonder nuttig visitekaartje van Nederland.

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.

1 Interdepartementaal Beleidsonderzoek: Beleidskader Werving en Opvang Internationale Organisaties, Kamerstuk 30 178 No. 1 (27 juni 2005).