Kamerstuk
| Datum publicatie | Organisatie | Vergaderjaar | Dossier- en ondernummer |
|---|---|---|---|
| Tweede Kamer der Staten-Generaal | 2004-2005 | 30100-III nr. 2 |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
30 100 III
Jaarverslag en slotwet ministerie van Algemene Zaken 2004
nr. 2
RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2004 VAN HET MINISTERIE VAN ALGEMENE ZAKEN,
KABINET DER KONINGIN EN COMMISSIE VAN TOEZICHT BETREFFENDE DE INLICHTINGEN-
EN VEILIGHEIDSDIENSTEN (III)
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
's-Gravenhage, 18 mei 2005
Hierbij bieden wij u aan het op 9 mei 2005 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van Algemene Zaken, Kabinet der Koningin en Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (III)».
Algemene Rekenkamer
drs. Saskia J. Stuiveling,
president
Jhr. mr. W. M. de Brauw,
secretaris
| Samenvatting | 5 | |
| Audit Actielijst 2005 | 7 | |
| 1 | Inleiding | 8 |
| 1.1 | Rapport bij het jaarverslag | 8 |
| 1.2 | Het Ministerie van Algemene Zaken | 9 |
| 1.3 | Het Kabinet der Koningin | 10 |
| 1.4 | De Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten | 10 |
| 1.5 | Opzet van het onderzoek | 10 |
| 1.6 | Leeswijzer | 12 |
| 2 | Jaarverslag | 13 |
| 2.1 | Financiële informatie en saldibalans | 13 |
| 2.2 | Informatie over de bedrijfsvoering bij het Ministerie van AZ | 16 |
| 2.3 | Informatie over de bedrijfsvoering bij het Kabinet der Koningin | 16 |
| 2.4 | Informatie over de bedrijfsvoering bij de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten | 16 |
| 2.5 | Informatie over beleid bij het Ministerie van AZ | 16 |
| 3 | Beheer ministerie | 20 |
| 3.1 | Bevindingen bedrijfsvoering | 20 |
| 3.1.1 | Inkoopproces | 20 |
| 3.1.2 | Personele uitgaven | 21 |
| 3.1.3 | Ontvangsten regeling Media inkoop | 22 |
| 3.1.4 | Agentschapsvorming DP&C | 22 |
| 3.1.5 | Bedrijfsvoering Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten | 22 |
| 3.2 | Conclusies | 22 |
| 4 | Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer | 24 |
| 4.1 | Reactie minister | 24 |
| 4.2 | Nawoord Algemene Rekenkamer | 24 |
| Bijlage 1 | Overzicht begrote en verantwoorde bedragen 2004 | 25 |
| Bijlage 2 | Verklarende woordenlijst | 26 |
De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de in het jaarverslag opgenomen jaarrekeningen 2004 van, het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (begroting III) voldoen aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering van het ministerie onderzocht en het financieel beheer en materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport zijn het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek opgenomen.
De beoordeelde onderwerpen (financiële informatie, bedrijfsvoering en beleidsinformatie) hangen onderling nauw samen, en kunnen gezien worden als een drieluik. De volgende passages vatten de resultaten kort samen.
De uitgaven van het ministerie in 2004 bedragen: € 49,37 miljoen. De verplichtingen bedragen € 49,52 miljoen en de ontvangsten € 10,97 miljoen.
De uitgaven van het Kabinet der Koningin in 2004 bedragen: € 2,04 miljoen. De verplichtingen bedragen € 2,04 miljoen en de ontvangsten € 0,0 miljoen.
De uitgaven van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten in 2004 bedragen: € 0,48 miljoen. De verplichtingen bedragen € 0,48 miljoen en de ontvangsten € 0,0 miljoen.
Het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van AZ, waaronder begrepen de verantwoordingen van het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht voor de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten, voldoet aan de gestelde eisen.
De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van het Ministerie van AZ voldoen aan de gestelde eisen.
De Algemene Rekenkamer heeft geen onvolkomenheden in de bedrijfsvoering geconstateerd in 2004, en het ministerie heeft op onderdelen verbeteringen aangebracht. Daarnaast is de administratieve verwerking van financiële en niet financiële gegevens bij het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen en Veiligheidsdiensten zonder grote problemen verlopen.
De Algemene Rekenkamer vraagt de minister wel om aandacht te schenken aan de kwaliteit van het inkoopproces. Zij beveelt aan om scherper toe te zien op de juiste toepassing van de procedures die van kracht zijn. Volgend jaar zal de Algemene Rekenkamer de ontwikkeling beoordelen en zij verwacht minder fouten in de werking te constateren.
De Algemene Rekenkamer heeft de beleidsinformatie in het Jaarverslag 2004 onderzocht. De begroting van het Ministerie van AZ betreft voornamelijk transactie-uitgaven. De informatie in het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van AZ is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.
De Algemene Rekenkamer constateert dat er spanning bestaat tussen de systematiek van VBTB en de taken en activiteiten van het ministerie. Het ministerie heeft de vraag «Hebben we bereikt wat we hebben beoogd?» voor geen enkele operationele doelstelling concreet beantwoord. Het Ministerie van Algemene Zaken wijt dit aan het feit dat het voor een groot deel een uitvoerende organisatie is.
De vraag «Hebben we gedaan wat we van plan waren te doen?» en de vraag «Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten?», zijn in het jaarverslag in redelijke mate concreet beantwoord (respectievelijk 50 en 75%). Tevens geldt voor deze vragen dat sprake is van een goede aansluiting tussen de informatie in de Begroting 2004 en het Jaarverslag 2004. Er is sprake van een aanzienlijke verbetering van de informatiewaarde van het jaarverslag. In de begroting 2005 blijft het niveau van de beantwoording van de w2- en w3-vraag op hetzelfde niveau als in de begroting 2004.
Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer
De minister geeft aan dat in 2003 een project Herstructurering Inkoop in gang is gezet. Op 1 maart 2004 is het ministerie begonnen met het implementeren van de nieuwe procedures. Voor wat betreft het concreet maken van de doelstellingen merkt de minister op dat de (on)mogelijkheden hiertoe in de voorbereiding van de begroting 2006 kritisch zullen worden bezien.
De Algemene Rekenkamer zal in haar onderzoek naar het Rapport bij het Jaarverslag 2005 aandacht besteden aan de voortgang van de kwaliteitsverbeteringen van het inkoopproces. Ook zal de Algemene Rekenkamer met aandacht volgen of het ministerie de doelstellingen concreet maakt.
1.1 Rapport bij het jaarverslag
De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de in het jaarverslag opgenomen jaarrekeningen 2004 van het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (begroting III) voldoen aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 stelt. Daarnaast heeft zij de bedrijfsvoering onderzocht en het financieel beheer en materieelbeheer beoordeeld. In dit rapport vindt u het oordeel en de belangrijkste resultaten van het onderzoek.
In figuur 1 staat wat de Algemene Rekenkamer wanneer onderzoekt en voor wie zij dat doet.
1.2 Het Ministerie van Algemene Zaken
Het ministerie bevordert de eenheid van het algemeen regeringsbeleid, geeft voorlichting over het Koninklijk Huis en draagt de verantwoordelijkheid voor de coördinatie van het communicatiebeleid van de ministeries. Het is te typeren als een departement met hoofdzakelijk transactie-uitgaven en -ontvangsten. Overdrachtsuitgaven en voorraden komen niet voor bij het Ministerie van AZ.
Met ingang van 2004 zijn de uitgaven en ontvangsten van het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten binnen de begroting van AZ opgenomen. Teneinde een duidelijk onderscheid te maken tussen de organisaties, worden afzonderlijke verantwoordingsstaten en saldibalansen opgenomen.
De uitgaven van het ministerie in 2004 bedragen: € 49,37 miljoen. De verplichtingen bedragen € 49,52 miljoen en de ontvangsten € 10,97 miljoen.
Het Kabinet der Koningin (KdK) draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de Koningin bij de uitoefening van haar staatsrechtelijke taken en fungeert als schakel tussen Koningin en ministers. De regering besloot de begroting van het KdK met ingang van 1 januari 2004 te verplaatsen van Begroting II (Hoge Colleges van Staat) naar Begroting III (Algemene Zaken) van de rijksbegroting.
De uitgaven van het Kabinet der Koningin in 2004 bedragen: € 2,04 miljoen. De verplichtingen bedragen € 2,04 miljoen en de ontvangsten € 0,0 miljoen.
1.4 De Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
De Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten heeft als taak:
• het toezicht op de rechtmatigheid van de uitvoering van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2002 en de Wet veiligheidsonderzoeken;
• het inlichten en adviseren van de betrokken ministers aangaande de door de commissie geconstateerde bevindingen;
• het adviseren van de betrokken minister over het onderzoek en beoordelen van klachten;
• het adviseren van de betrokken minister over de uitvoering van artikel 34 van de Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2002.
De uitgaven van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten in 2004 bedragen: € 0,48 miljoen. De verplichtingen bedragen € 0,48 miljoen en de ontvangsten € 0,0 miljoen.
De Algemene Rekenkamer heeft op basis van de risicoanalyse 2004 en de Audit Actielijst 2004 een programma opgesteld voor het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek bij het Ministerie van AZ. Bij het Ministerie van AZ zijn geen onderwerpen geïdentificeerd die een potentieel risico vormen voor het departement en ter kennis zouden moeten worden gebracht aan de Tweede Kamer.
De Algemene Rekenkamer heeft daarnaast een onderzoek uitgevoerd naar de personele uitgaven van hogere ambtenaren. Dit onderzoek is uitgevoerd op verzoek van het kabinet. De resultaten van dit onderzoek staan in het rapport Beloning van hogere ambtenaren bij het Rijk, dat gepubliceerd is op 26 april 2005.
De Algemene Rekenkamer heeft zoals ieder jaar ook reviews uitgevoerd op de controles van de departementale auditdienst. Dit doet zij om vast te kunnen stellen of zij bij haar oordeelsvorming gebruik kan maken van de werkzaamheden van de auditdienst.
Figuur 2 geeft weer wat de werkzaamheden van de Algemene Rekenkamer en de departementale auditdienst zijn, en welke verschillen daartussen bestaan.
Dit rapport bij het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten omvat, behalve een samenvatting en een inleiding, twee hoofdstukken, te weten: «Jaarverslag» (hoofdstuk 2) en «Beheer van het ministerie» (hoofdstuk 3).
Direct na de samenvatting is de Audit Actielijst 2005 (AAL 2005) opgenomen. Deze bouwt voort op de AAL 2004. De AAL laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. Het overzicht meldt ook de verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd en de termijn waarbinnen ze moeten leiden tot verbetering. Ook biedt de AAL inzicht in de voortgang van verbeteracties die de minister eerder heeft ingezet.
Hoofdstuk 2 beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.
Tot slot bevat hoofdstuk 3, dat gewijd is aan de bedrijfsvoering van het ministerie, het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het financieel beheer en materieelbeheer. Ook de ontwikkelingen in het beheer worden beschreven.
Dit rapport telt verder twee bijlagen. In bijlage 1 staan de begrote en verantwoorde bedragen en in bijlage 2 een verklarende woordenlijst.
De Algemene Rekenkamer heeft het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (begroting III) beoordeeld. Zij heeft onderzocht of het geld volgens de regels is uitgegeven en daarover goed verantwoording aflegt. Waar dit niet het geval is, spreekt de Algemene Rekenkamer van een onrechtmatigheid of van een ondeugdelijke weergave.
In dit hoofdstuk staat het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag als geheel. Dit oordeel is opgebouwd uit deeloordelen over de volgende onderdelen van het jaarverslag:
– financiële informatie en saldibalans;
– informatie over bedrijfsvoering;
– informatie over beleid.
Deze deeloordelen komen aan de orde in de volgende paragrafen.
De Algemene Rekenkamer komt tot deze oordelen op basis van bevindingen uit haar onderzoek.
Het jaarverslag over 2004 van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten voldoet aan de eisen die de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) stelt.
2.1 Financiële informatie en saldibalans
De CW 2001 stelt de volgende eisen aan financiële informatie:
– rechtmatig totstandgekomen;
– op deugdelijke wijze weergegeven;
– overeenkomstig de verslaggevingseisen opgesteld.
De financiële informatie in het jaarverslag over 2004 van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt.
Met «financiële informatie» wordt bedoeld alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten in de verantwoordingsstaat over het ministerie en de toelichting daarbij.
Verantwoordingsstaat Ministerie van Algemene Zaken en toelichting
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat van het Ministerie van AZ 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.
Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004, Ministerie van Algemene Zaken (x € miljoen)
| Verplichtingen | Uitgaven | Ontvangsten | |
|---|---|---|---|
| Totaalbedragen verantwoordingsstaat | 49,52 | 49,37 | 10,97 |
| Belangrijke fouten en onzekerheden | 0,0 | 0,0 | 0,0 |
| Onvolledigheden | 0,0 | 0,0 | 0,0 |
Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven voor het ministerie van AZ bevat in totaal € 0,967 miljoen respectievelijk € 1,120 miljoen aan onderschrijdingen.
Verantwoordingsstaat Kabinet der Koningin en toelichting
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat van het Kabinet der Koningin 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.
Overzicht 2 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004, Kabinet der Koningin (x € miljoen)
| Verplichtingen | Uitgaven | Ontvangsten | |
|---|---|---|---|
| Totaalbedragen verantwoordingsstaat | 2,04 | 2,04 | 0,0 |
| Belangrijke fouten en onzekerheden | 0,0 | 0,0 | 0,0 |
| Onvolledigheden | 0,0 | 0,0 | 0,0 |
De uitgaven van het Kabinet der Koningin waren in de oorspronkelijke begroting niet in een aparte verantwoordingsstaat opgenomen. In de tweede suppletore begroting is hierin voorzien. Voor zowel verplichtingen als uitgaven waren de onderschrijdingen € 0,14 miljoen.
Verantwoordingsstaat Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten en toelichting
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.
Overzicht 3 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2004, Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (x € miljoen)
| Verplichtingen | Uitgaven | Ontvangsten | |
|---|---|---|---|
| Totaalbedragen verantwoordingsstaat | 0,48 | 0,48 | 0,0 |
| Belangrijke fouten en onzekerheden | 0,0 | 0,0 | 0,0 |
| Onvolledigheden | 0,0 | 0,0 | 0,0 |
De uitgaven van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingenen Veiligheidsdiensten waren in de oorspronkelijke begroting niet in een aparte verantwoordingsstaat opgenomen. In de tweede suppletore begroting is hierin voorzien. Voor zowel verplichtingen als uitgaven waren de onderschrijdingen € 0,022 miljoen.
Oordeel saldibalans en toelichting Ministerie van AZ
De saldibalans 2004 en de toelichting van het Ministerie van AZ voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.
Overzicht 4 Saldibalans per 31 december 2004, Ministerie van Algemene Zaken (x € miljoen)
| Totaalsaldo (debet en credit) | 143,6 |
|---|---|
| Beoordeeld totaal saldibalans (debet en credit) | 76,6 |
| Belangrijke fouten en onzekerheden | 0,0 |
| Onvolledigheden | 0,0 |
Oordeel saldibalans en toelichting Kabinet der Koningin
De saldibalans 2004 en de toelichting van het Kabinet der Koningin voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.
Overzicht 5 Saldibalans per 31 december 2004, Kabinet der Koningin (x € miljoen)
| Totaalsaldo (debet en credit) | 4,2 |
|---|---|
| Beoordeeld totaal saldibalans (debet en credit) | 2,0 |
| Belangrijke fouten en onzekerheden | 0,0 |
| Onvolledigheden | 0,0 |
Oordeel saldibalans Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
De saldibalans 2004 en de toelichting van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten voldoen aan de eisen die de CW 2001 stelt.
Onderstaand overzicht laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2004 is opgebouwd. De Algemene Rekenkamer heeft geen fouten, onzekerheden en onvolledigheden geconstateerd.
Overzicht 6 Saldibalans per 31 december 2004, Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (x € miljoen)
| Totaalsaldo (debet en credit) | 1,0 |
|---|---|
| Beoordeeld totaal saldibalans (debet en credit) | 0,0 |
| Belangrijke fouten en onzekerheden | 0,0 |
| Onvolledigheden | 0,0 |
2.2 Informatie over de bedrijfsvoering bij het Ministerie van AZ
Informatie over de bedrijfsvoering is opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Bij het Ministerie van AZ geeft de minister aan dat het financieel beheer en het materieelbeheer zijn gemonitord. De resultaten hiervan hebben geen aanleiding gegeven tot het treffen van specifieke maatregelen.
Oordeel informatie over de bedrijfsvoering
De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2004 van het Ministerie van AZ is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.
2.3 Informatie over de bedrijfsvoering bij het Kabinet der Koningin
Het Kabinet der Koningin gaat de beschrijving van de administratieve organisatie in 2005 aanpassen. De beperkte omvang van de beheersorganisatie maakt dat het instellen van een compleet stelsel van controletechnische functiescheidingen niet doelmatig is. De Algemene Rekenkamer merkt het gehanteerde stelsel – gegeven de beperkte omvang van de organisatie – als voldoende aan.
Informatie over de bedrijfsvoering is opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Bij het Kabinet der Koningin geeft de minister aan dat het financieel beheer en het materieelbeheer zijn gemonitord. De resultaten hiervan hebben geen aanleiding gegeven tot het treffen van specifieke maatregelen.
2.4 Informatie over de bedrijfsvoering bij de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
De beperkte omvang van de beheersorganisatie maakt dat het instellen van een compleet stelsel van controletechnische functiescheidingen niet doelmatig is. De Algemene Rekenkamer merkt het gehanteerde stelsel – gegeven de beperkte omvang van de organisatie – als voldoende aan.
Informatie over de bedrijfsvoering is opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf. Bij de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten geeft de minister aan dat het financieel beheer en het materieelbeheer zijn gemonitord. De resultaten hiervan hebben geen aanleiding gegeven tot het treffen van specifieke maatregelen.
2.5 Informatie over beleid bij het Ministerie van AZ
Bij het beoordelen van de kwaliteit van beleidsinformatie kijkt de Algemene Rekenkamer naar de wijze waarop de informatie over het beleid tot stand komt en naar de mate waarin deze voldoet aan de verslaggevingseisen. Ook onderzoekt zij of de jaarverslagen «VBTB-conform» zijn. Dat is het geval wanneer de beleidsinformatie in de jaarverslagen een goed antwoord geeft op de drie zogenoemde H-vragen:
– Hebben we bereikt wat we ons hadden voorgenomen?
– Hebben we daarvoor gedaan wat we van plan waren te doen?
– Heeft het gekost wat het zou kosten?
Deze drie H-vragen zijn gespiegeld aan de drie W-vragen die in de begrotingen van de ministeries zijn terug te vinden:
– Wat willen we bereiken?
– Wat gaan we daarvoor doen?
– Wat mag het kosten?
De begroting van het Ministerie van Algemene Zaken kent slechts één beleidsartikel: bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid. Deze algemene beleidsdoelstelling wordt onderscheiden in vier operationele doelstellingen:
– coördinatie van het algemeen regeringsbeleid;
– coördinatie van het algemeen communicatiebeleid;
– het leveren van bijdragen aan de lange-termijn beleidsontwikkeling van het regeringsbeleid;
– algemeen.
Uit doelmatigheidsoverwegingen heeft het ministerie ervoor gekozen om de uitgaven op het niveau van operationele doelstellingen te vermelden. Niet alle activiteiten zijn in meetbare resultaten te vangen.
Bij de operationele doelstelling «coördinatie van het algemeen communicatiebeleid» heeft het ministerie kwalitatieve prestatiegegevens opgenomen voor het ontwikkelen en coördineren van het algemeen communicatiebeleid. Bij de uitvoering van het algemeen communicatiebeleid zijn de prestatiegegevens kwantitatief. De streefwaarden zijn nagenoeg allemaal gehaald. Dit geldt ook voor de kwantitatieve prestatiegegevens van de operationele doelstelling «het leveren van bijdragen aan de lange-termijn beleidsontwikkeling van het regeringsbeleid».
Oordeel informatie over beleid
De begroting van het Ministerie van AZ betreft voornamelijk transactie-uitgaven. De informatie in het jaarverslag 2004 van het Ministerie van AZ is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingseisen.
De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het ministerie in zijn jaarverslag concreet antwoord geeft op de drie H-vragen. Deze vraag is, per operationele doelstelling, onderzocht in samenhang met de beantwoording van de drie W-vragen in de Begroting 2004. Met concreet wordt bedoeld dat de maatschappelijke doelen en de prestaties specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerd en/of uitgewerkt moeten zijn en dat de middelen te koppelen zijn aan de operationele doelstellingen.
Om de ontwikkeling in de tijd te laten zien zijn de scores vergeleken met de scores voor de Begroting 2003 en het Jaarverslag 2003 en de Begroting 2005. De resultaten van dit onderzoek worden in de onderstaande figuur weergegeven.
Informatie over (maatschappelijke) doelen
Het ministerie heeft de vraag «hebben we bereikt wat we hebben beoogd» voor geen enkele operationele doelstelling concreet beantwoord. In 2003 was dit ook het geval. Bij de operationele doelen ontbreekt het aan de uitwerking van (maatschappelijke) doelen in effectindicatoren. Dit wil zeggen dat het ministerie het wel of niet behalen van deze doelstellingen niet inzichtelijk heeft kunnen maken in het verslag.
Het Ministerie van Algemene Zaken wijt dit aan het feit dat zij voor een groot deel slechts een taakuitvoerende organisatie is. Het grootste deel van de middelen wordt bijvoorbeeld uitgegeven aan ambtelijke ondersteuning van de Koningin en de premier.
Informatie over prestaties en middelen
De vraag «hebben we gedaan wat we van plan waren te doen» en de vraag «heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten», zijn in het jaarverslag in redelijke mate concreet beantwoord (respectievelijk 50 en 75%).
Wat betreft de w2- en w3 vraag is sprake van een goede aansluiting tussen de informatie in de Begroting 2004 en het Jaarverslag 2004. In 2003 was dat nog in het geheel niet het geval. Er is dan ook sprake van een aanzienlijke verbetering van de informatiewaarde van het jaarverslag. In de begroting 2005 blijft het niveau van de beantwoording van de w2- en w3-vraag op het zelfde niveau als de begroting 2004.
De Algemene Rekenkamer constateert dat er spanning bestaat tussen de systematiek van VBTB en de taken en activiteiten van het ministerie. Het ministerie heeft de vraag «Hebben we bereikt wat we hebben beoogd?» voor geen enkele operationele doelstelling concreet beantwoord. Het Ministerie van Algemene Zaken wijt dit aan het feit dat het voor een groot deel een taakuitvoerende organisatie is.
Er is sprake van een aanzienlijke verbetering van de informatiewaarde van het jaarverslag voor wat betreft de vraag «Hebben we gedaan wat we van plan waren te doen?» en de vraag «Hebben we gedaan wat we van plan waren te doen?» en de vraag «Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten?».
Dit hoofdstuk beschrijft de bevindingen van de Algemene Rekenkamer over de bedrijfsvoering van het ministerie.
Bedrijfsvoering is de (interne) sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen en is gericht op het realiseren van taken en doelen van de organisatie. Onder de bedrijfsvoering vallen:
– het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties;
– de controle door de departementale auditdienst;
– de totstandkoming van de financiële informatie, bedrijfsvoeringsinformatie en beleidsinformatie in het jaarverslag.
De Algemene Rekenkamer baseert haar oordelen op eisen die de CW 2001 stelt aan de onderdelen van de bedrijfsvoering.
Dit hoofdstuk geeft eerst (§ 3.1) de bevindingen die de Algemene Rekenkamer in haar onderzoek naar de bedrijfsvoering heeft geconstateerd. In de conclusie (§ 3.2) is het oordeel te vinden over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Hier wordt ook de ontwikkeling van de bedrijfsvoering in de afgelopen drie jaar met een figuur weergegeven.
3.1 Bevindingen bedrijfsvoering
Het ministerie is bezig met een herstructurering van het inkoopproces. Dit proces kost tijd en is nog niet afgerond. De volgende onderdelen zijn nog onderhanden:
– de inrichting van een inkoopondersteunend informatiesysteem;
– een centraal contract- en informatiesysteem (zowel contractregister als contractdossier);
– een evaluatie van de AO.
Het huidige inkoopsysteem voldoet in principe aan de te stellen beheerseisen. Met het centrale systeem beoogt het ministerie verdere efficiencyverbetering.
De richtlijn Inkoop van goederen en diensten is formeel goedgekeurd en in werking getreden per 1 maart 2004. Alle aanbestedingen met een bedrag hoger dan € 50 000 en alle voorgenomen raamcontracten dienen via de Service Desk Inkopen (SDI) te lopen.
De Algemene Rekenkamer constateert dat het ministerie meer aandacht moet besteden aan de werking van de systemen. De auditdienst van het ministerie rapporteert in dit kader dat het ministerie weliswaar verbeteringen heeft gerealiseerd in de inkoopfunctie, maar dat er – vanwege aanloop- en capaciteitsproblemen inkopen zijn verricht zonder tussenkomst van de SDI. De auditdienst heeft geconstateerd dat het ministerie per 1 februari 2005 voldoende capaciteit heeft om de SDI in te schakelen. Het ministerie heeft het contractbeheer verbeterd. FEZ beheert het contractregister centraal, onder eindverantwoordelijkheid van de budgethouders. De auditdienst heeft geconstateerd dat niet alle contracten zijn opgenomen in het register en dat bij wel opgenomen contracten de einddatum veelal niet is ingevuld. De Algemene Rekenkamer beveelt aan om het contractregister te completeren, omdat dit belangrijke gegevens zijn teneinde de afloop van de contracten te bewaken.
De auditdienst heeft verder geconstateerd dat de facturering van kopieerkosten voor een groot gedeelte van de apparatuur gebaseerd was op door de leverancier geschatte, in plaats van de werkelijke tellerstanden. Het ministerie kon ook de juistheid van de gehanteerde prijzen niet vaststelen Het teveel betaalde bedrag van ca. € 23 000 is in 2005 verhaald op de leverancier.
De auditdienst heeft van één uitgavenpost van ongeveer € 100 000 bij de directie Publiek en Communicatie van de Rijksvoorlichtingsdienst (DP&C) niet kunnen vaststellen of de hieraan ten grondslag liggende prestatie vooraf is gegaan aan de betaling. Het betreft een betaling inzake de levering van software. Er is onvoldoende documentatie beschikbaar om dit te kunnen vaststellen. Bij de levering van de software heeft het ministerie alleen een intentieverklaring getekend.
De Optimum Media Directie (OMD) Nederland verleent diensten aan DP&C en andere organisaties. De OMD ontvangt hierbij bonussen. Na afloop van ieder jaar vindt tussen de OMD en DP&C een financiële afrekening plaats van het aandeel van DP&C in de ontvangen bonussen. Één verrekening is buiten de afrekening gehouden. Dit is gebeurd in onderling overleg tussen en met instemming van zowel de OMD als DP&C. De juistheid en volledigheid van de verrekening kon daardoor slechts op het laatste moment door een aanvullende controle worden vastgesteld.
Bij DP&C mogen verplichtingen en uitgaven tot een bedrag van € 5 000 geautoriseerd worden door de Unithoofden. Bij de uitvoering van de interim controlewerkzaamheden is gebleken dat dit grensbedrag niet altijd strikt is gehanteerd. Op basis van opmerkingen van de interne controle door de financiële afdeling van DP&C, vond alsnog de fiattering plaats. Aan het einde van het jaar heeft DP&C de naleving van de bevoegdheden en beperkingen van bevoegdheden verbeterd.
In 2004 is het tijdig en volledig vastleggen van de verplichtingen nog niet optimaal verlopen.
Het ministerie heeft met ingang van 1 maart 2004 de personeels- en salarisadministratie uitbesteed aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Hierdoor is de centrale afdeling P&O gereorganiseerd. Daarmee wijzigt de administratieve organisatie. Pas per 1 januari 2005 is de nieuwe procesbeschrijving «Salarisverwerking en controle» in werking getreden. De controle op de salarismutaties diende in 2004 nog nader te worden ingericht. Dit betrof met name de controle op de volledige, juiste en tijdige verwerking door BZK van de door AZ aangeleverde mutaties. Medio december 2004 is de concept-AO door FEZ, P&O en AD besproken. Begin 2005 is deze vastgesteld.
Voor de uitbesteding van de salarisadministratie is op 31 maart 2004 een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met het Ministerie van BZK. Daarna zijn onduidelijkheden ontstaan in de verwerking van de personele uitgaven in de financiële administratie. Deze zijn eind 2004 geëvalueerd en hebben geleid tot aanvullende afspraken met het Ministerie van BZK om het beheer veilig te stellen.
Tweemaal per jaar (in april en oktober) dient een controle op de aanwezigheid van het personeel te worden verricht. De aanwezigheidscontrole in april 2004 heeft niet plaatsgevonden. De controle in oktober 2004 is wel uitgevoerd, maar de tijdigheid van de uitvoering kon worden verbeterd.
3.1.3 Ontvangsten regeling Media inkoop
Om het Actieprogramma Overheidscommunicatie 2002–2006 te kunnen financieren betalen alle ministeries en daaronder ressorterende diensten en instellingen een toeslag van 5% over de netto mediabestedingen (regeling media-inkoop, getekend op 29 oktober 2002). DP&C draagt zorg voor de inning van deze gelden. De verantwoording vindt plaats via verrekening met de Rijkshoofdboekhouding. De regeling media-inkoop is echter niet helemaal juist uitgevoerd: in 2004 waren er aan de Rijksoverheid gelieerde instellingen die geen verrekenrelatie met de Rijkshoofdboekhouding hadden. Daardoor ontstond een verschil van niet verrekende fee die tot en met september 2004 ongeveer € 90 000 bedroeg. Naar aanleiding van de bevinding heeft een nadere analyse plaatsgevonden. Op basis van de analyse heeft per 1 januari 2005 een systeemtechnische aanpassing plaatsgevonden waarmee de regeling media-inkoop helemaal juist tot werking komt.
Op 3 november 2004 is de Regeling media-inkoop gewijzigd, mede in verband met uitbreiding voor mede-overheden.
In de tweede helft van 2003 is binnen de Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) het traject opgestart om de directie Publiek en Communicatie van de RVD om te vormen tot een dienst met een baten-lastenstelsel. Begin januari 2004 is gestart met het proefdraaien in de nieuwe structuur. Per 1 januari 2005 is de omvorming gerealiseerd op basis van het instellingsbesluit van 7 oktober 2004.
Het traject om te komen tot de formele instelling van een dienst met een baten-lastenstelsel is conform planning verlopen. De naamswijziging van de RVD/Publiek en Communicatie naar Dienst Publiek en Communicatie moet nog wel doorgevoerd worden in de Besluiten mandaat, volmacht en machtiging op de diverse niveaus binnen het Ministerie van Algemene Zaken.
3.1.5 Bedrijfsvoering Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
Met ingang van 2004 zijn de uitgaven en ontvangsten van het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten binnen de begroting van AZ in aparte verantwoordingsstaten opgenomen. In paragraaf 2.3 en 2.4 is ingegaan op de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag en de aandachtspunten die volgens de minister gelden voor het beheer van het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten. Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer geeft geen aanleiding om hier iets aan toe te voegen.
Oordeel financieel beheer, materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties
De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2004 van het Ministerie van AZ voldoen aan de gestelde eisen.
De Algemene Rekenkamer vraagt de minister om aandacht te schenken aan de kwaliteit van het inkoopproces. Zij beveelt aan om scherper toe te zien op de juiste toepassing van de procedures die van kracht zijn.
In het onderzoek 2005 zal de Algemene Rekenkamer extra aandacht besteden aan de ontwikkeling van de inkoopfunctie. Zij verwacht duidelijke verbeteringen.
De Algemene Rekenkamer heeft in de bedrijfsvoering van het Ministerie van AZ in 2004 geen onvolkomenheden geconstateerd. Daarnaast heeft de Algemene Rekenkamer vastgesteld dat in 2004 vooruitgang is gerealiseerd op de volgende onderdelen:
• herstructurering inkooptraject en Planning en Controlcyclus;
• achterstanden inzake het activabeheer bij DP&C zijn gedurende 2004 ingelopen en de departementale richtlijn Materieelbeheer bij AZ is eind 2004 geactualiseerd;
• informatiebeveiliging: er zijn nog wel verbeteringen mogelijk. In het eerste halfjaar van 2005 zal een inventarisatie plaatsvinden om te bezien of actualisatie van de A&K-analyses noodzakelijk is;
• de beheersafspraken met het KdK, inclusief de (kwaliteit van) dienstverlening van de centrale stafdiensten van AZ, zijn inmiddels geformaliseerd;
• de beheersafspraken met de CvT, inclusief de (kwaliteit van) dienstverlening van de centrale stafdiensten van AZ, zijn inmiddels geformaliseerd.
4 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER
De minister-president, minister van Algemene Zaken, heeft op 21 april 2005 op het conceptrapport gereageerd. Hieronder volgt een samenvatting van zijn reactie. De volledige reactie is te vinden op de website van de Algemene Rekenkamer, www.rekenkamer.nl.
De minister gaat in op de opmerking van de Algemene Rekenkamer dat aandacht gevraagd wordt voor de kwaliteit van het inkoopproces. Hij geeft aan dat het ministerie in 2003 het project Herstructurering Inkoop in gang heeft gezet. Op 1 maart 2004 is het ministerie begonnen de nieuwe procedures te implementeren. Zoals te verwachten was, is deze implementatie door aanloop- en capaciteitsproblemen niet vlekkeloos verlopen.
Voor wat betreft het concreet maken van de doelstellingen merkt de minister op dat de (on)mogelijkheden hiertoe in de voorbereiding van de begroting 2006 kritisch zullen worden bezien. Dat zal het ministerie doen volgens de procedureafspraken die het met de Tweede Kamer heeft gemaakt naar aanleiding van de motie van het lid Douma bij het debat over de VBTB-evaluatie.
4.2 Nawoord Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer heeft kennisgenomen van de reactie van de minister. Zij zal in haar onderzoek naar het Rapport bij het Jaarverslag 2005 aandacht besteden aan de voortgang van de kwaliteitsverbeteringen van het inkoopproces. Ook zal de Algemene Rekenkamer met aandacht volgen of het ministerie de doelstellingen overeenkomstig de met de Tweede Kamer gemaakte procedure-afspraken concreet maakt.
BIJLAGE 1
TOTAALOVERZICHT BEGROTE EN VERANTWOORDE BEDRAGEN
Ministerie van AZ (bedragen x €1000)
| Uitgaven | Verplichtingen | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Begroting 2004 (stand bij 2e supp) | Verantwoording 2004 | verschil | Begroting 2004 (stand bij 2e supp) | Verantwoording 2004 | verschil | |
| abs | abs | |||||
| Beleidsartikelen | ||||||
| 1 Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid | 50 491 | 49 524 | – 967 | 50 491 | 49 371 | – 1 120 |
| Niet-beleidsartikelen | ||||||
| 3 Nominaal en Onvoorzien | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Totaal | 50 491 | 49 524 | – 967 | 50 491 | 49 371 | – 1 120 |
Kabinet der Konigin (bedragen x €1000)
| Uitgaven | Verplichtingen | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Begroting 2004 (stand bij 2e supp) | Verantwoording 2004 | verschil | Begroting 2004 (stand bij 2e supp) | Verantwoording 2004 | verschil | |
| abs | abs | |||||
| Beleidsartikelen | ||||||
| 1 Kabinet der Koningin | 2 178 | 2 043 | – 135 | 2 178 | 2 043 | – 135 |
| Totaal | 2 178 | 2 043 | – 135 | 2 178 | 2 043 | – 135 |
Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (bedragen x €1000)
| Uitgaven | Verplichtingen | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Begroting 2004 (stand bij 2e supp) | Verantwoording 2004 | verschil | Begroting 2004 (stand bij 2e supp) | Verantwoording 2004 | verschil | |
| abs | abs | |||||
| Beleidsartikelen | ||||||
| 1 Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten | 500 | 478 | – 22 | 500 | 478 | – 22 |
| Totaal | 500 | 478 | – 22 | 500 | 478 | – 22 |
BIJLAGE 2
Hieronder vindt u in alfabetische volgorde een aantal veel voorkomende belangrijke woorden en begrippen uit het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene Rekenkamer. Van iedere term wordt de betekenis omschreven. Waar relevant wordt ook het gebruik van de term in het onderzoek uitgelegd.
Schriftelijk verslag van een accountant over de bevindingen naar aanleiding van het onderzoek naar het jaarverslag van een departement dan wel het jaarverslag van het Rijk.
Schriftelijke mededeling van een accountant waarin een oordeel wordt gegeven over de deugdelijkheid van het departementale jaarverslag. De accountantsverklaring geeft aan of de gegevens in het jaarverslag betrouwbaar zijn en of het jaarverslag is opgesteld overeenkomstig de voorschriften, en bevat daarnaast ook een expliciete uitspraak over de rechtmatigheid.
Systemen waarin de uitkomsten van de uitvoeringssystemen aan de hand van boekingsdocumenten worden vastgelegd en worden verwerkt tot deugdelijke informatie over het beheer.
Zie baten-lastendienst.
Artikelgewijze oordeelsvorming
Wijze waarop het oordeel van de Algemene Rekenkamer over begrotingsartikelen tot stand komt. Om het budgetrecht van de Staten-Generaal voor de afzonderlijke begrotingsartikelen tot zijn recht te laten komen, hanteert de Algemene Rekenkamer kwantitatieve tolerantiegrenzen op het niveau van begrotingsartikelen.
Baseline financieel beheer en materieelbeheer
De algemene normen en de daaruit afgeleide criteria voor het financieel beheer en het materieelbeheer van departementen. De baseline is door het Ministerie van Financiën op 13 juni 2001 aan alle directeuren van de departementale accountantsdiensten en van de directies Financieel-Economische Zaken toegezonden met het verzoek deze vanaf 1 juli 2001 als handleiding toe te passen en in deze toepassing ook het management te betrekken.
Onderdeel van de rijksdienst met een grotere zelfstandigheid dan andere departementale (buiten)diensten. De ministeriële verantwoordelijkheid en het budgetrecht van de Tweede Kamer worden niet ingeperkt door de instelling van baten-lastendiensten. Een baten-lastendienst heeft een afzonderlijke plaats in de begroting en de financiële verantwoording en voert een administratie los van de begrotingsadministratie van het moederministerie.
De bedrijfsprocessen die tot doel hebben de door de minister geformuleerde beleidsdoelstellingen te bereiken, alsmede de sturing en beheersing van deze processen.
Norm voor vorm en presentatie van het jaarverslag van departementen. Informatie moet helder en eenvoudig gepresenteerd worden. Dit wordt bevorderd als er een duidelijke structuur is, als de informatie eenduidig is, als de informatie niet teveel vaktermen bevat, als het zelfstandig leesbaar is en zonodig duidelijke verwijzingen bevat. Ook is het belangrijk dat er een helder onderscheid is tussen middelen, activiteiten, prestaties en effecten.
Verhogingen van collectieve uitgaven en/of verlagingen van ontvangsten ten opzichte van de begroting en/of meerjarencijfers, waaraan een beleidsbeslissing ten grondslag ligt.
Speerpunten in het beleid van de minister. Deze kunnen gebaseerd zijn op het regeerakkoord en/of afspraken met de Tweede Kamer. Over de beleidsprioriteiten wordt apart verslag gedaan in het beleidsverslag.
Uitgaven waarmee de top van het ministerie zich persoonlijk bemoeit of die rechtstreeks aan de top ten goede komen.
Norm voor zowel de informatie in het jaarverslag van een ministerie zelf, als voor het proces van informatieverzameling en informatieverwerking. De informatie moet een getrouwe weergave vormen van hetgeen zij beoogt weer te geven. Dat wil zeggen: de informatie mag geen materiële onjuistheden of onvolledigheden bevatten en dient evenwichtig te zijn. Om betrouwbare informatie te kunnen krijgen, moet er goed gemeten worden en moet herhaalde meting tot hetzelfde resultaat leiden. Ook validiteit speelt een rol: er moet gemeten worden wat men beoogt te meten. Verder kan de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen een rol spelen.
Onderzoek ten behoeve van de besluitvorming door de Algemene Rekenkamer over het al dan niet maken van bezwaar. De Algemene Rekenkamer kan bezwaar maken op grond van artikelen 88 en 89 van de Comptabiliteitswet 2001. De Algemene Rekenkamer hanteert een selectief bezwaarbeleid.
Recht van het parlement om van tevoren toestemming te verlenen aan de regering voor het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het innen van ontvangsten (belastingen).
Conformiteit aan wettelijke regels (voor de inhoud)
De vereiste dat de beleidsinformatie van een ministerie voldoet aan bepaalde regels en richtlijnen. Een van de belangrijkste richtlijnen is de Regeling Prestatiegegevens en Evaluatieonderzoek Rijksoverheid (RPE). Hierin is vastgelegd dat (a) de kwaliteit van de systemen van reguliere prestatiegegevens en (b) de aanwezigheid van (en de onafhankelijkheid van) evaluatieonderzoek vast te stellen moeten zijn aan de hand van beschrijvingen van het systeem, de administratieve organisatie en/of de onderzoeksdossiers.
Conformiteit aan wettelijke regels (voor vormvereisten)
De presentatie van de informatie in het jaarverslag van een ministerie moet voldoen aan de verslaggevingseisen zoals die zijn opgenomen in de Rijksbegrotingsvoorschriften.
Departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD)
Onderdeel van het ministerie dat belast is met de controle van het financieel beheer van het departement en de verantwoording daarover. De DAD voert een wettelijke taak uit. De Algemene Rekenkamer beschouwt de DAD principieel als een interne accountant, zij het een relatief onafhankelijke. Een waarborg voor deze relatieve onafhankelijkheid vormt het feit dat de taak en de plaats van de DAD wettelijk geregeld zijn. De plaats, direct onder de secretaris-generaal, waarborgt de onafhankelijkheid ten opzichte van de te controleren afdelingen en diensten.
De financiële verantwoording dient het gevoerde beheer deugdelijk weer te geven. Dit houdt in dat de informatie betrouwbaar, aanvaardbaar en toereikend moet zijn, zodat de Staten-Generaal als gebruiker van de informatie een oordeel over de uitkomsten kan vormen.
Europese aanbestedingsrichtlijnen
Richtlijnen voor het openstellen van overheidsopdrachten voor leveranciers uit alle Europese lidstaten gebaseerd op de beginselen: non-discriminatie, transparant proces en objectieve selectie- en gunningscriteria.
Het geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële transacties en de saldi waarvoor de minister (mede)verantwoordelijkheid draagt. Deze begripsomschrijving is gebaseerd op de Comptabiliteitswet (CW 2001).
Financieel Jaarverslag en saldibalans van het Rijk
Deze vormen samen de jaarlijkse financiële verantwoording van het Rijk. Het jaarverslag bevat de rekening van uitgaven en ontvangsten van het Rijk. De saldibalans van het Rijk sluit op deze rekening aan. Beide worden opgesteld door de minister van Financiën.
Fouten zijn afwijkingen van de criteria rechtmatigheid en deugdelijke weergave. Rechtmatigheidsfouten en deugdelijke weergave fouten worden beide onderscheiden in onjuistheden en onvolledigheden.
Het departementale jaarverslag bestaat uit het beleidsverslag en de jaarrekening. Hiermee legt de minister verantwoording af over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering van het ministerie.
Het geheel van maatregelen genomen door ministers om misbruik en oneigenlijk gebruik van (subsidie)regelingen zoveel mogelijk te beperken.
De zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontvangst tot aan het moment van afstoting. Deze definitie is gebaseerd op het besluit Materieelbeheer 1996.
Overschrijding van de kwalitatieve tolerantiegrens van de Algemene Rekenkamer.
Oordeel dat de Algemene Rekenkamer in bepaalde gevallen geeft over het financieel beheer van een ministerie. Het oordeel onzeker wordt gegeven wanneer de Algemene Rekenkamer door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kan vaststellen of de betreffende bedragen al dan niet rechtmatig of al dan niet deugdelijk weergegeven zijn.
Subsidies en specifieke uitkeringen.
Onvolkomenheden in het financieel beheer of in de financiële verantwoording van een ministerie die de kwalitatieve of kwantitatieve tolerantiegrenzen van de Algemene Rekenkamer overschrijden.
Onder prestatiegegevens kunnen zowel effect(indicator)en als informatie over de prestaties van de overheid worden verstaan.
Norm waaraan de financiële verantwoordingen van de ministeries en van het Rijk moeten voldoen, inhoudende dat: (a) de verantwoordingen zijn opgesteld overeenkomstig de wijze waarop dat in wettelijke regelingen is voorgeschreven, en (b) de in de verantwoordingen opgenomen bedragen bij de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.
Rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT)
Instelling die een bij of krachtens de wet geregelde taak uitoefent en daartoe geheel of gedeeltelijk wordt bekostigd uit de opbrengst van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen.
De beoordeling van de controle die is uitgevoerd door de departementale accountantsdienst/auditdienst (DAD). Deze review dient om vast stellen of de DAD-controle zodanig is uitgevoerd dat de Algemene Rekenkamer gebruik kan maken van de resultaten ervan.
Directe link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-30100-III-2.html