29 546
Vermindering regeldruk OCW

nr. 13
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 11 april 2006

In het Algemeen Overleg op 23 maart 2006 (29 546, nr. 12) heb ik toegezegd u nader te informeren over de aard en omvang van de administratieve lasten en handelingen die samenhangen met de invoering van de leerrechten, met name in relatie tot de huidige lasten en handelingen.

In het Algemeen Overleg op 23 maart 2006 is een aantal onderdelen van het wetsvoorstel Financiering in het hoger onderwijs meer specifiek in relatie tot administratieve lasten en handelingen aan de orde gesteld. In de Nota naar aanleiding van het Verslag bij het wetsvoorstel Financiering in het hoger onderwijs, die op 28 maart 2006 bij u is ingediend, is mede op deze aspecten nader ingegaan. In de genoemde nota is in paragraaf 2 en 3.1.1 ingegaan op de aard en omvang van leerrechten in relatie tot studenten en instellingen. In paragraaf 3.1.2 is nader ingegaan op uitlooprechten. Tot slot is in de nota in paragraaf 4.1 ingegaan op de inrichting van de instellingsbekostiging en de daarin opgenomen diploma- en onderwijsopslag en gehanteerde bekostigingsniveaus.

Met deze brief geef ik invulling aan de toezegging u een kwalitatieve beschouwing te geven over de veranderingen in de administratieve lasten en handelingen. Deze brief is een aanvulling op mijn brief van 20 maart 2006 (Kamerstukken II 2005–2006, 29 546, nr. 11).

1. Naar een nieuwe procesgang

Voor een goede uitvoering van de leerrechtensystematiek is de wijze waarop de studentengegevens van het moment van inschrijven tot en met het berekenen van de rijksbijdrage worden verzameld, geregistreerd, geverifieerd en bewerkt van cruciaal belang. Hiervoor is essentieel dat de werkzaamheden en processen van de Informatie Beheer Groep en CFI naadloos op elkaar aansluiten, adequaat geborgd zijn en dat hierover helderheid bestaat bij instellingen en derden. In dit verband wordt in overleg met de betrokkenen een Proces- en Informatiemodel 2007 ontwikkeld waarin, binnen de kaders van de wet en het Bekostigingsbesluit WHW 2008, invulling wordt gegeven aan deze keten, gericht op een toereikende en adequate kwaliteitsborging van het nieuwe proces- en informatiemodel.

Bij de uitwerking van dit proces- en informatiemodel worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• er is sprake van een helder en hanteerbaar procesmodel, met duidelijke verantwoordelijkheden van de deelnemers in de keten en met eenduidige tijdslijnen,

• er is sprake een tijdige en efficiënte informatievoorziening van en gegevensuitwisseling met (aankomende) studenten;

• er is sprake van een beperkte tijd tussen de vaststelling van de juistheid van de leerrechten en verzenden van de Rijksbijdragebrief;

• er is sprake van controle van gegevens aan de voorkant van het proces en niet achteraf.

De VSNU en HBO-raad zijn uitgenodigd om met de Informatie Beheer Groep en CFI bij dit proces betrokken te blijven, om een adequate uitwerking en gedegen draagvlak te borgen. De HBO-raad en VSNU hebben beide aangegeven bij dit implementatietraject betrokken te willen zijn. Een onafhankelijke, externe programmamanager zal dit proces ondersteunen. Na afronding van het proces- en informatiemodel zal een contra-expertise geschieden zodat alle betrokkenen zich zeker weten van een degelijke uitwerking. In het Algemeen Overleg van 23 maart 2006 is toegezegd dat de Tweede Kamer geïnformeerd wordt over de implementatie van de leerrechtensystematiek.

Bij de uitwerking van het Proces- en informatiemodel 2007 zal naast de stabiele situatie ook aandacht geschonken worden aan de invoeringsperiode. In het invoeringsjaar 2007 zal voor alle zittende studenten de omvang van de aanspraak op leerrechten bepaald moet worden. Over de invoerings-periode worden afspraken met instellingen gemaakt, aangezien voor alle studenten die zich per 1 september 2007 in willen schrijven eenmalig een aantal gegevens gecontroleerd en geverifieerd moet worden. Dit zal specifieke acties vergen. In de stabiele situatie die zich na de beoogde inwerkingtreding van het wetsvoorstel per 1 september 2007 voordoet zal het gaan om een minder grote groep studenten.

Deze brief gaat in op de administratieve lasten en handelingen vanwege de invoering van de leerrechten en de daarmee gepaard gaande veranderingen voor de inschrijving, collegegeldsystematiek en instellingsbekostiging in de stabiele situatie. In de wet- en regelgeving is over deze handelingen het nodige gemeld en zal met invoering van de leerrechtensystematiek verandering optreden. In de onderstaande paragrafen is in hoofdlijnen ingegaan op de huidige situatie en op de wijzigingen die daarin zijn voorzien.

De brief richt zich op de lasten en handelingen die van belang zijn in de relatie tussen de:

• studenten en de Informatie Beheer Groep;

• studenten en instellingen;

• instellingen en de Informatie Beheer Groep;

• instellingen en CFI.

In deze relatie tussen genoemde partijen zijn ook andere aangelegenheden van belang zoals de studiefinanciering, invoering van het onderwijsnummer en Studielink; deze kennen een eigenstandig traject en staan los van leerrechten. De brief richt zich op de gevolgen voor instellingen en studenten, en gaat daarbij niet in op de relatie tussen de uitvoeringsorganisaties en de wijzigingen die daarin vanwege de invoering van leerrechten optreden.

Bij de beschrijving van de relatie tussen instellingen en de Informatie Beheer Groep is rekening gehouden met de aandachtspunten die in het reguliere overleg tussen de Informatie Beheer Groep en ondermeer vertegenwoordigers van studentenadministraties van hogescholen zijn verwoord. Het genoemde overleg richt zich op de uitwerking van de functionele en technische aspecten inzake gegevensuitlevering die vanwege deze en andere wijzigingen in wet- en regelgeving aan de orde zijn. In dit overleg zal nadere technische uitwerking van het onderstaande geschieden.

1.1 Tussen studenten en de Informatie Beheer Groep

De student en de Informatie Beheer Groep communiceren in verband met de deelname aan het hoger onderwijs nu met name bij de aanmelding voor een studie. Na invoering van leerrechten zal ook inschrijving voor een studie over de aanwending van leer- en uitlooprechten worden gecommuniceerd.

De Informatie Beheer Groep zal voorlichting plegen over de nieuwe systematiek en de gevolgen daarvan voor de student. De Informatie Beheer Groep bepaalt op basis van de wet of een (aanstaande) student al dan niet aanspraak heeft op leerrechten. De Informatie Beheer Groep communiceert daarover met instellingen en (aanstaande) studenten en doet ten minste één keer per jaar mededeling aan de betrokken studenten en aan de universiteiten en hogescholen over het verbruik van leer- en uitlooprechten. De student kan via Mijn IBG.nl inzicht krijgen in het aantal leerrechten waarop hij (nog) aanspraak maakt.

De Informatie Beheer Groep zal, indien sprake is van een wijziging in de status van de student (in- of uitschrijving, graadverlening en dergelijke), dit aan de relevante instellingen en aan de student melden. Na de beoogde wetswijziging is de student ingeschreven tot het moment dat hij zich uitschrijft. Het automatisme dat de student aan het einde van het studiejaar wordt uitgeschreven en zich dus steeds opnieuw moet inschrijven om onderwijs te blijven volgen, is daarmee voorbij. De Informatie Beheer Groep informeert de studenten over het aantal leer- en uitlooprechten dat de student gedurende deze inschrijving heeft aangewend.

1.2 Tussen de studenten en de instellingen

De student en de instellingen hebben vanzelfsprekend de meest nauwe banden in verband met het volgen van hoger onderwijs. De aanstaande student verstaat zich (in voorkomende gevallen na de aanmelding via de Informatie Beheer Groep) met de instelling over diens voornemen om bij de universiteit of hogeschool een bachelor- of masteropleiding te volgen. Mede op basis van de inhoudelijke informatie die de instelling verstrekt kan de aanstaande student er voor kiezen zich bij een opleiding in te willen laten schrijven. De instelling dient daarbij te borgen dat aan de wettelijke inschrijvingsvoor-waarden wordt voldaan, waarbij naast de vooropleiding in dit verband ook de verplichting om het collegegeld te (laten) betalen van belang is. Gedurende de periode dat de student is ingeschreven dient deze collegegeldverplichting te worden voldaan. Om moverende redenen kan de student er voor kiezen om zich uit te willen schrijven, waarbij de graadverlening de beste reden is. In voorkomende gevallen dient de instelling aan de student te veel betaald collegegeld terug te betalen.

In verband met het wetsvoorstel Financiering in het hoger onderwijs verandert een aantal wettelijke bepalingen die ingrijpen in de (administratieve) relatie tussen de student en de instellingen en de handelingen die daarmee samenhangen. Het gaat vooral om het volgende:

• het bepalen van het verschuldigde collegegeld, wettelijk of instellingscollegegeld, op basis van aanwenden leer- en uitlooprecht in plaats van leeftijdsgebonden;

• de inschrijving die gecontinueerd wordt tot het moment van uitschrijving, in plaats van de huidige jaarlijkse herinschrijving per studiejaar;

• De beëindiging inschrijving op verzoek van student, in plaats van onder wettelijke voorwaarden en naar inzicht van het instellingsbestuur.

1.3 Tussen de instellingen en de Informatie Beheer Groep

De Informatie Beheer Groep informeert de instelling over de aanmelding van een student bij deze instelling. De instelling verstrekt, na inschrijving door de student, aan de Informatie Beheer Groep de relevante studentgegevens. De Informatie Beheer Groep neemt de door het instellingsbestuur verstrekte studentgegevens op in het Centraal register inschrijvingen hoger onderwijs (CRI-HO), nadat zij deze gegevens heeft getoetst op juistheid en volledigheid. De Informatie Beheer Groep verstrekt de gegevens zoals zij voornemens is deze in het register op te nemen, aan het instellingsbestuur.

Vanwege de invoering van de leerrechtensystematiek zal op drie punten verandering optreden:

• de informatievoorziening in verband met leer- en uitlooprechten per student zal worden toegevoegd aan de al bestaande gegevensuitwisseling;

• inschrijving tot uitschrijving, in plaats van de jaarlijkse herinschrijving per studiejaar wat impliceert dat er tussen instellingen en de Informatie Beheer Groep enkel nog informatie wordt uitgewisseld over mutaties in studentgegevens;

• de registratie van studentgegevens in het CRI-HO is, net als dat al voor hogescholen het geval is, nu ook voor de universiteiten de enige informatiebasis om de rijksbijdrage te kunnen bepalen; gegevens die niet tijdig worden aangeleverd blijven buiten beschouwing voor de bekostiging.

In de brief van de HBO-raad van 29 maart 2006 over administratieve lastendruk, naar aanleiding van het Algemeen Overleg op 23 maart 2006, wordt terecht vastgesteld dat de Informatie Beheer Groep tijdig en geborgd informatie aan de instellingen verstrekt over de leerrechtstatus van de individuele student. Dit is in de toelichting bij het wetsvoorstel Financiering in het hoger onderwijs ook benadrukt.

De Informatie Beheer Groep kan en mag alleen op basis van te toetsen informatie over de aanstaande student aan instellingen en studenten informatie verschaffen over de leerrechten waarop iemand aanspraak maakt. Over het algemeen zal de informatie die de aanstaande student aan de Informatie Beheer Groep verschaft correct zijn en niet gewijzigd zijn op het moment van daadwerkelijke inschrijving. In de brief van 20 maart 2006 is uitgebreid ingegaan op het verschil tussen zogenoemde indicatieve en vastgestelde leerrechten. In de brief is aangegeven dat bij het bepalen van de aanspraak op leerrechten de nationaliteit, de woonplaats en de vooropleidingseisen van belang zijn.

De Informatie Beheer Groep vergewist zich bij het bepalen van de aanspraak op leerrechten van de aanstaande student van de correctheid van alle relevante gegevens. De aanspraak op leerrechten is persoonsgebonden en behoren bij een bepaalde bachelor/master-opleiding en instelling. Bij het bepalen van de aanspraak van de aanstaande student op leerrechten wordt rekening gehouden met in het hoger onderwijs aangewende leerrechten en verleende graden. Tevens zijn, zoals dat nu al het geval is, van belang de identificatie van de persoon, diens adresgegevens, diens nationaliteit en bij buitenlandse studenten de verblijfsstatus.

Eventueel eerder verbruikte leerrechten en/of eerder verleende graden zijn uitsluitend door de Informatie Beheer Groep te verifiëren, op basis van door de Informatie Beheer Groep beheerde registraties en bestanden. De Informatie Beheer Groep gebruikt bij het bepalen van de aanspraak op leerrechten gegevens, die rechtstreeks afkomstig zijn van de student (via de systematiek van aanmelding of anderszins) en bestanden en registraties die zij beheert of toegang toe heeft (zoals GBA). Wanneer een (aanstaande) student niet in Nederland woont, kan de Informatie Beheer Groep de adresgegevens en gegevens over de nationaliteit niet verifiëren en dient de instelling daarin te blijven voorzien. De Informatie Beheer Groep gaat uit van de juistheid van deze gegevens en accepteert de verificatie door de instelling als basis voor het bepalen van de aanspraak op leerrechten.

Slechts in twee specifieke situaties is sprake van een aanvullende handeling, door de instellingen. Het gaat hier om het verifiëren van de status op basis van de Vreemdelingenwet 2000 op grond waarvan een student aanspraak kan maken op studiefinanciering (en dus ook op leerrechten). Bezien wordt of deze handeling verder kan worden vereenvoudigd (en dus versneld uit te voeren). De tweede handeling betreft het verifiëren van de woonplaats van een student in Duitsland, waarbij wordt bezien of die in een van de grenslanden woont of niet. Dit onderscheid is en blijft relevant om te kunnen bepalen of het aannemelijk is dat iemand daadwerkelijk in Nederland onderwijs volgt.

De Informatie Beheer Groep kan en zal de instelling over de leerrechtstatus van de aanstaande student online berichten waarmee, in termen van de HBO-raad sprake is van «just in time» informatie om daarmee de student op correcte wijze te kunnen inschrijven. Zowel de instelling als de (aanstaande) student beschikken op deze wijze bij de inschrijving over geborgde helderheid over de aanspraak op leerrechten, waardoor alleen dan recht op inschrijving tegen wettelijk tarief mogelijk is. Er mag dus nimmer een situatie ontstaan waarbij een student zich kan inschrijven, zonder dat duidelijk is of hij wel/geen leerrechten heeft. In de aangehaalde brief van 20 maart 2006 is nader ingegaan op de raad-pleegfunctionaliteiten bij de Informatie Beheer Groep.

Op het moment dat aan de hand van de leerrechtstatus, die de Informatie Beheer Groep aan de instelling verstrekt, de instelling op verzoek van de student overgaat tot het vastleggen van de inschrijving bij een specifieke opleiding, is de instelling er dus van verzekerd dat die leerrechtstatus correct en «onomkeerbaar» is. Na de inschrijving en aanwending van het eerste leerrecht kunnen zich natuurlijk nieuwe feiten en ontwikkelingen voordoen (zoals verhuizing naar buiten Nederland) waarmee deze status verandert. Alsdan, na de inschrijving en aanwending van het eerste leerrecht, zal de Informatie Beheer Groep de instelling van deze statusverandering in kennis stellen (op grond waarvan de instelling vervolgens de student kan uitschrijven of indien de student dit wenst vanaf dat moment zonder gebruikmaking van leerrechten zijn opleiding tegen instellingstarief kan vervolgen).

Het Centraal register inschrijvingen hoger onderwijs (CRI-HO) zal na invoering van de nieuwe systematiek de basis voor de bekostigingsgegevens (aangewende leerrechten en verleende graden) worden. De Informatie Beheer Groep beheert dit register en is daarmee verantwoordelijk voor het bijhouden van de administratieve historie van studenten. De Informatie Beheer Groep biedt de instelling online inzicht in hoeveel leerrechten er zijn ingezet in een specifiek op te geven periode bij de betreffende instelling, gesorteerd per student, per opleiding of per bekostigingsniveau. Ook wordt inzage geboden in het totaal aantal leerrechten van alle instellingen. Tot slot wordt het saldo van de leerrechten van de ingeschreven studenten getoond. Verder zal de Informatie Beheer Groep, bij wijziging van de studentgegevens, altijd de instelling informeren.

Voor een volledig beeld van de administratieve lasten en handelingen dient te worden opgemerkt dat de instellingen in verband met de introductie van het collegegeldkrediet aan de Informatie Beheer Groep moeten melden welk instellingscollegegeld zij aan de studenten vragen. In de toelichting bij het wetsvoorstel en de nota naar aanleiding van het verslag is hier nader op ingegaan.

1.4 Tussen de instellingen en CFI

CFI is verantwoordelijk voor het berekenen en vaststellen van de rijksbijdrage op basis van de bepa-lingen in het Bekostigingsbesluit WHW.

De invoering van de leerrechtensystematiek heeft geen invloed op deze verantwoordelijkheid, maar wel op de handelingen die daarmee jegens instellingen gepaard gaan. CFI stelt de bekostiging vast die is verbonden aan de aangewende leerrechten. CFI heeft een wezenlijke rol bij het vaststellen of een verleende graad meetelt bij het berekenen van de rijksbijdrage, gelet op de bepaling over de termijn waarbinnen deze verleend moet zijn, alsmede het «gewicht» van de graad gelet op het bij de graad-verlenende instelling aantal aangewende leerrechten. De informatiestroom tussen CFI en de instelling over de voorlopige en vastgestelde voor de bekostiging relevante studentgegevens vervalt. De informatievoorziening richting de instellingen over deze studentgegevens geschiedt door de Informatie Beheer Groep. Oogmerk is om te komen tot een gewijzigde controlesystematiek waarbij wordt uitgegaan van systeemcontroles op de administratieve organisatie, te weten de inrichting van de studentenadministraties en de daarbij gehanteerde procedures en automatisering en de wijze waarop de instelling met de Informatie Beheer Groep over deze studentgegevens communiceert.

De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

M. Rutte