29 362
Modernisering van de overheid

nr. 138
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 16 juni 2008

De departementen pakken sinds 2005 gezamenlijk de verantwoordelijkheid op voor de achterstanden in de archieven van de Rijksoverheid tot en met 1975.

Op 8 juni 2005 ontving u hierover het Plan van Aanpak (Kamerstukken TK 2004–2005, 29 800, VIII, nr. 248) en op 26 februari 2007 de eerste Voortgangsrapportage van het Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) (Kamerstukken TK 2006–2007, 29 362, nr. 118).

Bij de departementen bleek in totaal nog 74 kilometer archiefmateriaal aanwezig wat nog moest worden bewerkt, geselecteerd en overgedragen aan het Nationaal Archief over de periode tot 1976. Op initiatief van de toenmalige bewindpersonen van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is in 2005 het tijdelijk centraal gestuurde Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) opgericht. Hierin werken alle ministeries, het Nationaal Archief (NA) en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) samen. Doel is om in 3,5 jaar tijd de 74 kilometer weg te werken, dus voor 1 januari 2009. Het beraad van plaatsvervangend Secretarissen Generaal (pSG-beraad) van alle departementen is opdrachtgever van het project en verantwoordelijk voor sturing en voortgangsbewaking. De projectorganisatie zelf is gefinancierd middels € 12 miljoen bij voorjaarsnota 2005. Het wegwerken zelf wordt door de departementen afzonderlijk betaald naar rato van de achterstanden.

In het Interdepartementale plan van aanpak Wegwerken achterstanden overdracht archieven t/m 1975 zijn in 2005 acties beschreven om deze doelstelling te bereiken. De projectorganisatie richt zich op zowel het versneld opstellen van selectielijsten als de daadwerkelijke selectie en bewerking (beschrijving en overdracht) van archieven, als op de centrale coördinatie van het werk dat verricht wordt bij departementen en bij de CAS.

Daartoe worden de (selectie)procedures vereenvoudigd binnen het kader van de Archiefwet 1995. Die archieven die politiek en maatschappelijk het meest interessant zijn, krijgen in principe voorrang binnen de werkvoorraad. De projectorganisatie heeft een nieuwe aanpak ontwikkeld voor het wegwerken van de archiefachterstanden van de rijksoverheid en biedt hiermee ook handvatten voor de archieven vanaf 1976.

Jaarlijks wordt de Tweede Kamer geïnformeerd over de voortgang. Het project rapporteert ieder kwartaal aan het pSG-beraad. In de bijlage¹ bij deze brief ontvangt u een beknopt verslag van de voortgang van het project over het kalenderjaar 2007.

De staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en ik zijn tevreden over de vorderingen. Het project is goed op stoom en de uitvoering ligt op schema. De prognose is dat de deadline van 1 januari 2009 door alle partijen wordt gehaald.

De vereenvoudigde procedures voor het versneld opstellen van selectielijsten blijken te werken. Er zijn 77 selectielijsten vastgesteld. De resterende selectielijsten worden in de loop van 2008 vastgesteld, zodat hierdoor geen stagnatie in de bewerking optreedt.

Aan het einde van 2007 is de bewerking van 45 km archief afgerond. Hieruit is 1316 meter archief geselecteerd die voor permanente bewaring in aanmerking komt. Dit materiaal wordt overgedragen aan het Nationaal Archief waar het toegankelijk is voor publiek.

In het jaar 2007 zijn de procesverbeteringen in het bewerken van de archieven uitgebreid onder de aandacht gebracht van de ketenpartners door workshops en een symposium. In samenwerking met een opleidingsbureau is een gecertificeerde maatwerk-opleiding op MBO-niveau ontwikkeld, die goed aansluit bij de (zich vernieuwende) werkwijze van de departementen.

De leerervaringen van PWAA zijn ook van belang voor het Programma «Informatie op Orde». Dat geeft uitvoering aan de kabinetsvisie «Informatie op Orde; vindbare en toegankelijke overheidsinformatie» (Kamerstukken TK 2005–2006, 29 362, nr. 101) en is gericht op de verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid. De kwaliteitverbetering is enerzijds gericht op digitalisering en onderzoek naar duurzame toegankelijkheid van digitale bestanden en anderzijds op de bewerking van papieren en digitale archieven van na 1976. De leerervaringen uit dit Project Wegwerken Archief Achterstanden zullen worden benut om de werkvoorraden van na 1976 aan te pakken. Momenteel onderzoeken de departementen of zij een intensiever samenwerkingsverband voor dergelijke archiefprojecten kunnen vormen. Samen met PWAA en in overleg met de ketenpartners zijn zij in gesprek om ook te zorgen dat de opgedane kennis en kunde tijdig worden geborgd. In de voortgangsrapportage die u voor de zomer ontvangt over de uitvoering van de actielijnen uit de nota Informatie op Orde wordt hier ook aandacht aan besteed.

De Erfgoedinspectie, sector Archieven ziet toe op de voortgang van PWAA en rapporteert jaarlijks over de bevindingen. In de vorige voortgangsrapportage over 2006 (Brief aan de Tweede Kamer 2006–2007, 29 362, nr. 118) is aangegeven dat de Erfgoedinspectie berichtte over mogelijk meerwerk. Dit is in de praktijk meegevallen. Er is op 1 januari 2008 sprake van ruim 6 km meerwerk. De projectorganisatie zal deze meters budgetneutraal wegwerken in het derde en vierde kwartaal van dit jaar.

Bijgevoegd is de tweede deelrapportage van de Erfgoedinspectie, sector Archieven. De inspectie is positief over het project.¹

De inspectie is zeer positief over de prestatie die PWAA levert met de 77 selectielijsten die opgesteld zijn. De inspectie heeft er vertrouwen in dat ook de laatste 30 selectielijsten snel vastgesteld kunnen worden. De toepassing van de selectielijsten op complexere archieven vereist actieve begeleiding en controle tijdens de bewerking, aldus de inspectie. Hierop zal door de projectorganisatie in Rotterdam nauwlettend worden toegezien.

De aanbevelingen over 2007 richten zich op het instrument voor planning en monitoring en de presentatie van de cijfergegevens. EGI wijst op de complexiteit van de voortgangsbewaking binnen het project. In het laatste jaar zal de regie van PWAA zich daarom nadrukkelijk richten op de rol van de departementen en hun taak om te zorgen voor het vaststellen van de documentatie die nodig is voor de overdracht aan het Nationaal Archief. Zonder deze administratieve afhandeling is de feitelijke bewerking en selectie wel afgerond, maar kan het archief nog niet overgedragen worden aan het Nationaal Archief. Wanneer de cijfermatige presentatie in de loop van 2008 daar aanleiding toe geeft, zal de mogelijkheid van een externe cijferanalyse, zoals de EGI aanbeveelt, worden overwogen. Alle inspanningen worden nu zo ingericht, dat de projectorganisatie in Rotterdam aan het einde van 2008 volgens planning kan afronden.

Mede namens de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

A. Th. B. Bijleveld-Schouten,

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

R. H. A. Plasterk

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.