29 362
Modernisering van de overheid

nr. 118
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 26 februari 2007

Op 8 juli 2005 bent u geïnformeerd over de gezamenlijke aanpak van de archiefachterstanden van de rijksoverheid (Kamerstukken TK 2004–2005, 29 800 VIII, nr. 248). Voor deze gezamenlijke aanpak is gekozen, omdat weliswaar niet alle departementen dezelfde mate van achterstand hebben, maar zij wel de opvatting delen dat het hier om een gezamenlijke verantwoordelijkheid gaat met vergelijkbare knelpunten.

Uit een voorafgaande inventarisatie bleek dat in totaal nog 74 kilometer archiefmateriaal uit de periode tot en met 1975 door de ministeries moest worden bewerkt, geselecteerd en overgedragen aan het Nationaal Archief of een andere rijksarchiefbewaarplaats. Op initiatief van de toenmalige bewindspersonen van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is daarvoor in 2005 het tijdelijke centraal gestuurde Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) opgericht waarin alle ministeries, het Nationaal Archief (NA) en de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) samenwerken. Gezamenlijk dragen ze zorg voor het wegwerken van de 74 kilometer in 3,5 jaar tijd (dus voor 1 januari 2009). Het beraad van plaatsvervangend Secretarissen-Generaal (pSG-beraad) van alle departementen is opdrachtgever van het project en verantwoordelijk voor sturing en voortgangsbewaking. De projectorganisatie is gefinancierd middels € 12 miljoen bij voorjaarsnota in 2005. Het wegwerken van de achterstanden zelf wordt door de departementen afzonderlijk betaald naar rato van de achterstanden.

In het bijbehorende Interdepartementale plan van aanpak Wegwerken achterstanden overdracht archieven t/m 1975 zijn in 2005 de acties beschreven om deze doelstelling te bereiken. De projectorganisatie moest zich gaan richten op zowel het versneld opstellen van selectielijsten en de daadwerkelijke selectie en bewerking (beschrijving en overdracht) van archieven, als op de centrale coördinatie van werk dat verricht wordt bij departementen en bij de CAS. Hiervoor zouden ook (selectie)procedures zo veel mogelijk vereenvoudigd moeten worden binnen het kader van de Archiefwet 1995 en moesten de maatschappelijk en politiek meest interessante archieven prioriteit krijgen binnen de werkvoorraad. Kortom, de projectorganisatie moest zorgen voor een nieuwe aanpak en werkwijze van en regie op de activiteiten binnen de Rijksoverheid. De nieuwe manier van werken biedt ons ook handvatten voor de archieven van na 1976.

Zoals u toegezegd zal de Tweede Kamer jaarlijks over de voortgang worden geïnformeerd. Dit gebeurt op basis van de kwartaalrapportages van het project aan het pSG-beraad. In de bijlage bij deze brief ontvangt u een beknopt verslag van de voortgang van het project over de periode juli 2005-december 2006.¹ Daarnaast is bijgevoegd de eerste deelrapportage van de Erfgoedinspectie, sector Archieven.¹ De inspectie ziet toe op de voortgang van het project en rapporteert daar jaarlijks over.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties en ik zijn tevreden over de vorderingen tot nu toe. Het Project Wegwerken Archief Achterstanden is vanaf 1 januari 2006 operationeel. De uitvoering van het plan van aanpak ligt nog niet geheel op schema. De bij de start opgelopen vertraging zal naar verwachting worden ingelopen. Indien nodig kan extra capaciteit worden ingezet. Wij verwachten een versnelling te kunnen bewerkstelligen door het aanscherpen van de procedures en een verscherpte monitoring daarop. Wij zullen hierbij rekening houden met de aanbevelingen die de Erfgoedinspectie in haar eerste deelrapportage over PWAA doet. De aanpak van de projectorganisatie, die is gericht op resultaat en blijvende procesvereenvoudiging, slaat aan bij de betrokken partijen en leidt tot daadwerkelijke versnelling van het proces. Ook de samenwerking tussen de partijen is hierdoor aanzienlijk verbeterd.

De Erfgoedinspectie stelt vragen over de omvang van de achterstand. De inspectie geeft aan dat het om meer dan de eerder geïnventariseerde 74 km gaat. Het meer- en minderwerk zou niet in balans zijn. De inspectie beveelt aan om al in 2007 steekproeven te doen en vraagt ons om te bevestigen dat alle achterstanden voor 2009 zijn weggewerkt.

De opdracht die wij aan het PWAA hebben gegeven is: het wegwerken van 74 km archiefachterstanden in drieënhalf jaar. Deze «werkvoorraad» van 74 km is gebaseerd op een inventarisatie die gecontroleerd is en vervolgens door de departementen bevestigd is. Het is in theorie mogelijk dat er nog meer achterstanden zijn maar gezien de degelijke inventarisatie menen wij dat in gevallen waar dat zo is, de verantwoordelijkheid voor het vinden van een oplossing in eerste instantie bij de departementen zelf ligt. Het ligt voor de hand dat hiervoor door het PWAA wel hulp geboden zal worden. Overigens is in het pSG-beraad afgesproken dat ruim voor de afloop van het project zal worden bezien hoe wordt omgegaan met meer/minder werk. Wij zijn van mening dat er hiermee voldoende zekerheid is dat de achterstanden voor 2009 worden weggewerkt.

Tenslotte wil ik u nog attenderen op het volgende. Deze zomer verscheen de kabinetsvisie Informatie op orde; vindbare en toegankelijke overheidsinformatie (Kamerstukken TK 2005–2006, 29 362, nr. 101). Deze beschrijft de bredere aanpak die het kabinet de komende jaren voor ogen heeft om de kwaliteit van de informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren. Naast aandacht voor digitalisering en onderzoek, komen ook de papieren en digitale archieven van na 1976 daarin aan bod.

De komende jaren zullen de leerervaringen van het project worden benut om departementen te helpen bepalen hoe zij deze werkvoorraden gaan aanpakken. In de voortgangsrapportages over de uitvoering van de actielijnen uit de nota Informatie op orde wordt hier ook aandacht aan besteed.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

R. H. A. Plasterk

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.