28 844 Integriteitsbeleid openbaar bestuur en politie

Nr. 187 BRIEF VAN DE MINISTER VAN INFRASTRUCTUUR EN WATERSTAAT

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 10 juli 2019

Op 12 maart jl. heb ik u op de hoogte gesteld van een ernstig integriteitsincident binnen mijn ministerie.

Het incident heeft betrekking op een medewerker van Rijkswaterstaat die wordt verdacht van fraude. Op basis van de informatie die op dat moment bekend was heb ik u bericht dat het zich liet aanzien dat deze medewerker vanaf 2014 valse facturen heeft ingediend, waarmee voor zover toen bekend een bedrag is gemoeid van circa € 1,7 miljoen. Ik heb dit zeer hoog opgenomen.

Naar aanleiding hiervan heb ik u laten weten een aantal maatregelen te hebben genomen.

Ik informeer u hierbij over de voortgang van de genomen maatregelen.

Intern onderzoek

Na de melding is direct gestart met een intern onderzoek. Op basis van dit onderzoek is vastgesteld dat de fraude heeft plaatsgevonden door middel van het indienen van valse facturen via het zogenoemde proces van de light inkopen. Dit zijn eenvoudige inkoopopdrachten voor producten of diensten tot een maximum van € 15.000 excl. BTW, waarvan uitgesloten zijn de opdrachten waarvoor raamovereenkomsten bestaan, opdrachten voor inhuur, reisdeclaraties en aanschaf van activa. Hiervoor bestaat ministerie-breed een vereenvoudigd beheersregime¹, waarbij de opdrachtverstrekking en het vaststellen van de prestatie in één hand is, met achteraf goedkeuring door de budgetverantwoordelijke. De betrokkene van het integriteitsincident was in de positie van een light inkoper op basis waarvan betrokkene tot € 15.000 opdrachten kon verstrekken en akkoord kon geven voor prestatie. Zowel uit het interne onderzoek alsook uit het politie-onderzoek tot nu toe zijn geen aanwijzingen naar voren gekomen dat andere ambtenaren zijn betrokken. Dit geldt ook voor de betrokken budgethouders. Dat dit toch kon gebeuren wordt in belangrijke mate geweten aan de vertrouwensrelatie tussen budgethouder en medewerkers.

De eerste vastlegging van de crediteurengegevens gebeurt voor het gehele departement door de directie Integrale Bedrijfsvoering IenW. Dit is één van de centrale directies van het kerndepartement. Bij de indiening van de eerste factuur van een nieuwe crediteur stuurt Rijkswaterstaat deze factuur, via een workflow, door naar het ministerie en worden de stamgegevens van deze nieuwe crediteur bij het ministerie aangemaakt ten behoeve van deze en volgende betalingen. Uit het interne onderzoek is gebleken dat de controle van de gegevens van een nieuwe leverancier niet 100% sluitend is, waardoor deze fictieve crediteuren in de administratie konden worden opgenomen.

Uit het interne onderzoek is voorts gebleken dat, in aanvulling op de eerder reeds gemelde fraude die heeft plaatsgevonden tussen 2014 en 2019, ook in de periode juni 2012 tot en met juni 2014 door betrokkene voor ruim € 634.000 aan valse facturen is betaald. Dit betekent dat het totale fraudebedrag op dit moment ruim € 2,3 miljoen omvat. Ook bij deze facturen gaat het, op één uitzondering na, om light inkopen (één valse factuur is via het «reguliere» bestellingenproces gelopen).

Verder heeft de politie gesignaleerd dat er in 2012 sprake is geweest van rechtstreekse betalingen van een leverancier aan betrokkene. Het zou hier gaan om een situatie waarin betrokkene voor eigen gewin goederen van RWS aan de leverancier heeft verkocht voor een totaal bedrag van € 18.000,-. Dit is nog onderwerp van het interne onderzoek.

Het interne onderzoek nadert de eindfase. Er vindt op dit moment nog nader onderzoek plaats naar de hiervoor genoemde verkoop van goederen, waarbij ook specifiek wordt gekeken naar de wijze waarop dit heeft kunnen plaatsvinden. Daarnaast wordt voor alle zekerheid nog onderzocht of er aanwijzingen zijn voor fraude op andere gebieden, zoals het P-domein (bijv. onterechte declaraties). De verwachting is dat het interne onderzoek in de zomer kan worden afgerond.

Disciplinaire maatregelen

De eerste resultaten van het interne onderzoek zijn aan betrokkene voorgelegd. Deze feiten zijn door betrokkene bevestigd. Op basis hiervan is aan betrokkene per 15 mei jl. strafontslag opgelegd.

Politieonderzoek

De politie is met prioriteit eveneens direct na de melding gestart met haar onderzoek. Het politieonderzoek zal naar verwachting binnenkort worden afgerond. Op dat moment zal de totale fraude in een definitieve aangifte worden vastgelegd. Na afronding van het politieonderzoek zal het Openbaar Ministerie de zaak beoordelen om te kunnen beslissen over het instellen van vervolging.

Extern onderzoek

Ook is in opdracht van Rijkswaterstaat door een extern bureau onderzoek gedaan naar het inkoop- en betaalproces. De hoofdconclusie is dat het light inkoopproces en de vastlegging van de crediteuren nog onvoldoende waarborgen bevatten om onverschuldigde betalingen in geval van een integriteitsincident te kunnen uitsluiten. Het rapport geeft diverse aanbevelingen om het (light) inkoopproces verder te borgen. De conclusie op de vraag of zich (vergelijkbare) gevallen van dubieuze facturen hebben voorgedaan, is dat op basis van de uitgevoerde analyse dit op dit moment nog niet met zekerheid kan worden vastgesteld. Er zijn geen concrete aanwijzingen. Dit wordt wel nader onderzocht. Geconcludeerd wordt voorts dat light inkopen verdergaand onder bestaande raamcontracten kunnen plaatsvinden, dan wel onder nieuwe raamcontracten of andere inkoopkanalen kunnen worden gebracht.

De aanbevelingen richten zich op:

• De vastlegging van de crediteurenstamgegevens en de controle hierop;

• Het verduidelijken van de rol en verantwoordelijkheid van alle betrokkenen in het light inkoopproces, inclusief de vastlegging van de crediteurenstamgegevens;

• Het aanscherpen van verschillende controles, onder andere door het uitvoeren van spendanalyses en het meer gebruik maken van beschikbare technologie voor het geautomatiseerd uitvoeren van controles;

• Onderzoek naar mogelijkheden om light inkopen onder raamcontracten of andere inkoopkanalen te doen.

Ik neem deze aanbevelingen ter harte om herhaling te voorkomen. De verbetermaatregelen richten zich op korte termijn (met prioriteit) op:

• Een integrale controle van alle crediteurenstamgegevens SAP met de gegevens van de Kamer van Koophandel;

• Een eenmalige naam (crediteur) – (bankrekening)nummer controle, daarna structureel in te regelen;

• Nadere afspraken tussen Rijkswaterstaat en het ministerie over de rollen en verantwoordelijkheden bij het aanleveren, vastleggen, wijzigen en controleren van de crediteurenstamgegevens;

• Het verduidelijken – en zo nodig nader ondersteunen – van de rol en verantwoordelijkheid van de budgethouder en andere betrokkenen;

• Het versterken van de monitoring op het light inkoopproces.

Daarnaast wordt bezien op welke wijze spendanalyses de beheersing van de light inkopen kunnen versterken, waarbij mogelijk light inkopen onder bestaande dan wel nieuwe raamcontracten of andere inkoopkanalen kunnen worden gebracht. Dit valt onder een zwaarder beheersregime met een beperkt aantal leveranciers, waardoor de risico’s voor de light inkopen zullen afnemen. Tevens wordt bezien of geautomatiseerde controles kunnen bijdragen aan het professionaliseren van het proces en het detecteren van afwijkingen.

Ik zal uw Kamer informeren over de voortgang en resultaten van de verbeteracties.

De Minister van Infrastructuur en Waterstaat, C. van Nieuwenhuizen Wijbenga

---

1 IenW-breed beheersregime; in 2008 verhoogd van € 1.250 naar € 15.000 om redenen van reductie administratieve lasten en vereenvoudiging van processen.