28 610
Personeelsbrief 2003

nr. 5
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR BESTUURLIJKE VERNIEUWING EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 30 juni 2004

Bij brief d.d. 7 juli 2003 (TK 2002–2003, 28 610, nr. 2) heb ik u het kabinetsbesluit tot oprichting van een Shared Service Center HRM voor Personeelsregistratie en Salarisadministratie doen toekomen. Bij brief d.d. 1 juni jl. heeft de Vaste Commissie voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties mij verzocht om toezending van een tweetal rapporten over de gang van zaken rond het Shared Service Center HRM. In mijn brief d.d. 7 juni jl. (Bzk-04-390), waarmee ik u de gevraagde rapporten deed toekomen, kondigde ik aan u de voortgangsrapportage over de oprichting van het SSC HRM te zullen toesturen na vaststelling daarvan door het kabinet. Het kabinet heeft deze rapportage op 25 juni jl. vastgesteld. Ik doe u hierbij de voortgangsrapportage toekomen¹.

Vanuit het Hoofdlijnenakkoord «Meedoen, meer werk, minder regels» van het kabinet Balkenende II is de interne organisatie en werkwijze van het Rijk een expliciet thema op de politieke agenda. Vanuit het Programma Andere Overheid (PAO) richt ik mij in dat kader onder meer op het beheer en de bedrijfsvoering binnen de rijksdienst, hetgeen bij uitstek een gebied is waarin tot kwaliteitsvergroting en efficiencywinst kan worden gekomen. De oprichting van het SSC HRM (hierna te noemen P-Direkt) is een onderdeel van het PAO. Het doel van de oprichting is om voor de rijksdienst te komen tot één gezamenlijke, doelmatige en doeltreffende organisatie op het gebied van personeelsregistratie en salarisadministratie. Op dit moment worden deze taken nog door ieder ministerie afzonderlijk uitgevoerd. P-Direkt zal gebruik maken van moderne ICT-toepassingen, waardoor een groot aantal administratieve handelingen door managers en medewerkers vanaf de eigen werkplek en geautomatiseerd zal worden uitgevoerd, zonder tussenkomst van medewerkers vanuit personeels- en salarisadministraties. Met de oprichting van P-Direkt worden op innovatieve wijze en door slim gebruik te maken van ICT-oplossingen administratieve processen efficiënter en effectiever vormgegeven. In meerjarig perspectief zal P-Direkt daarmee voor de ministeries direct bijdragen aan de invulling van hun taakstellingen op volume en efficiency, meer dan bij een individuele aanpak per ministerie.

Ik concludeer dat de resultaten van het afgelopen jaar in meerdere opzichten een goede invulling zijn van het PAO en daarmee van het kabinetsbeleid zoals voorgenomen in het Hoofdlijnenakkoord. De gevolgde aanbestedingsprocedure (inclusief het gebruik van reeds door de rijksdienst geïnvesteerd kapitaal), de instelling van een interdepartementaal medezeggenschapsplatform, de toegepaste methodiek ten aanzien van de kosten-batenanalyse zijn concrete voorbeelden die een illustratie zijn dat de rijksdienst ook daadwerkelijk in staat blijkt te zijn te evolueren naar een meer innovatief denkende en werkende organisatie. Dit overigens in het besef dat er nog tal van hobbels zijn te nemen alvorens het project daadwerkelijk succesvol kan worden afgerond. Ook de wijze waarop de interdepartementale samenwerking in het kader van de oprichting van P-Direkt het afgelopen jaar heeft plaatsgevonden, is een voorbeeld dat navolging verdient.

De voorliggende rapportage is een concrete invulling van het kabinetsbesluit van juli 2003 om een plan van aanpak op te stellen voor de oprichting van P-Direkt.

Deze voortgangsrapportage biedt zowel een overzicht van de belangrijkste resultaten zoals die sinds juli 2003 zijn geboekt als een doorkijk naar de activiteiten voor de komende periode. Algemene conclusie is dat de lijn die het kabinet op 4 juli 2003 heeft uitgezet de juiste is. Dit geldt over de hele linie, namelijk ten aanzien van de organisatievorm, de inschatting van kosten en baten, het innovatief aanbesteden en het gebruiken van gedane investeringen. De fase van voorbereiding is nu afgerond, de ministeries zijn op koers en de realisatiefase start. Hieronder wordt ingegaan op de relevante politiek-bestuurlijke aspecten uit de rapportage.

Aanbesteding ICT-infrastructuur

Conform het kabinetsbesluit van 4 juli 2003 is gestart met een aanbestedings-procedure voor de verwerving van de ICT-infrastructuur (inclusief procesinrichting). Daarbij is gekozen voor een openbare procedure met onderhandelingen en gunning met bekendmaking. Het ziet er, op basis van de finale aanbieding van de beoogde leverancier, naar uit dat binnenkort een meerjarig marktconform prestatiecontract kan worden afgesloten (voorzien is 1 september a.s.). In de aanbesteding is nadrukkelijk rekening gehouden met reeds werkende oplossingen binnen de rijksdienst, waarvan de dienstverlening van P-Direkt gebruik kan maken Door gebruik te maken van reeds eerder gedane investeringen zijn versnellingen in het traject te realiseren. De aangeboden ICT-infrastructuur (inclusief procesinrichting) kan als «goed, goedkoop en toekomstvast» worden betiteld.

Opbouw en inrichting van P-Direkt naar 1 januari 2006

Voor de opbouw en inrichting van P-Direkt is een «Masterplan P-Direkt» opgesteld waarin het kritieke pad is opgenomen om op 1 januari 2006 daadwerkelijk de deuren te openen. Het voornemen is om P-Direkt op 1 januari 2006 te vestigen op twee locaties: de frontoffice in de regio Haaglanden en de backoffice op de tweede locatie te Amersfoort.

Gelet op het feit dat de bemensing van P-Direkt zoveel mogelijk gebeurt met medewerkers van de ministeries die thans werkzaam zijn op het gebied van personeelsregistratie en salarisadministratie en deze medewerkers op dit moment verspreid werken over het gehele land, is deze keuze in afstemming met alle ministeries gemaakt. P-Direkt zal op 1 januari 2006 beschikken over ca. 440 fte. Op dit moment worden ca. 1500 fte bij alle ministeries ingezet op het terrein van personeelsregistratie en salarisadministratie. Een beperkt aantal functies zal bij de ministeries achterblijven. De rijksdienst probeert om gedwongen ontslagen te voorkomen; wanneer dit niet kan worden voorkomen, zal het bestaande sociaal flankerend beleid van toepassing zijn. Gelet op de forse personele consequenties en de betrokkenheid van alle ministeries daarbij, is het traject van medezeggenschap nauwgezet voorbereid en vormgegeven.

Zo ben ik verheugd dat er een interdepartementaal Medezeggenschapsplatform P-Direkt tot stand is gebracht, waarmee periodiek informatie-uitwisseling plaats vindt en waaraan het Masterplan P-Direkt voor zienswijze en beoordeling is aangeboden.

Daarnaast vindt uiteraard afstemming plaats met de GOR van BZK als «verantwoordelijk» medezeggenschapsorgaan.

Overgang van de ministeries naar P-Direkt (transitie)

Vergelijkbaar met het Masterplan van P-Direkt hebben alle ministeries een departementaal Masterplan opgesteld, waarin zij de aansluiting op P-Direkt hebben beschreven. Voor ministeries betreft het veelal een verandertraject op meerdere gebieden (mens en organisatie, procesinrichting, techniek en werkwijze). Ministeries liggen na de noodzakelijke voorbereiding van het afgelopen jaar op koers en het Masterplan biedt hun de marsroute voor een betrouwbaar en beheerst migratieproces. Vanuit het kabinetsbesluit dat alle ministeries uiterlijk op 1 januari 2008 de diensten afnemen van P-Direkt, hebben bijna alle ministeries ingezet om op 1 januari 2006 de overgang naar P-Direkt gerealiseerd te hebben. Buitenlandse Zaken (2007) en Verkeer en Waterstaat (gefaseerde overgang van organisatieonderdelen in 2006, 2007 en 2008) hebben gekozen voor een ander migratiepad. Alle ministeries hebben hun eigen Masterplan voor advies voorgelegd bij hun departementale medezeggenschaporgaan. Ook in de komende realisatiefase zullen zij periodiek overleg voeren.

De vorming van een dienst die een baten-lastenstelsel voert

In het kabinetsbesluit van 4 juli 2003 is vastgesteld dat P-Direkt een agentschap (hierna te noemen: een dienst die een baten-lastenstelsel voert) van het ministerie van BZK zal worden. In juni 2004 heeft een eerste toetsing op dit voornemen plaatsgevonden door de Toetsingscommissie Verzelfstandigingen ter voorbereiding op de definitieve groenlicht-meting in februari 2005. Voorzien wordt dat P-Direkt per 1 januari 2006 een dienst zal worden die een baten-lastenstelsel voert.

Kosten-batenanalyse

Het besluit tot oprichting van P-Direkt is mede genomen op basis van een bedrijfseconomische business case. In het verlengde hiervan heeft het kabinet een nadere kosten-batenanalyse (KBA) laten opstellen. De KBA bevestigt het kabinetsbesluit van 4 juli 2003, dat de oprichting van P-Direkt een verantwoorde investeringsbeslissing is voor de twaalf participerende ministeries¹. De eerdergenoemde personeelsreductie is daarbij een belangrijke component. Daarnaast is sprake van lagere ICT-kosten doordat nieuwe investeringen in de ICT-infrastructuur en het beheer en onderhoud daarvan gezamenlijk worden gerealiseerd en niet alle ministeries deze uitgaven individueel hoeven te doen.

Met het kabinetsbesluit van 4 juli jl. zijn vorig jaar ook afspraken gemaakt over de financiering van het project. Afgesproken is dat elk ministerie zelf de transitiekosten draagt en dat besparingen ook aan het ministerie toekomen. De resultaten van de KBA zijn interdepartementaal afgestemd.

Een beheersbaar proces

Ondanks het gegeven dat de ministeries op koers liggen, blijft de overgang naar P-Direkt een complex verandertraject, waarin nog veel moet gebeuren.

In een betrekkelijk korte periode dienen door alle betrokkenen vele werkzaamheden te worden verricht, zoals het voorbereiden van de migratie, de uitvoering van soms omvangrijke reorganisaties met de daaraan verbonden personele zorg en het vormgeven van de governance voor de productiefase van P-Direkt. Ten aanzien van de governance zal voor de definitieve groenlicht-meting in februari 2005 een sturingsmodel worden ontwikkeld dat geldt voor diensten die een baten-lastenstelsel voeren en dat recht doet aan de verschillende rollen van eigenaar, de departementale opdrachtgevers en de beleidsmatige opdrachtgever. Op dit moment is er nog geen eenduidige governance-structuur beschikbaar voor een organisatie die taken rijksbreed uitvoert. De voortgangs- en kwaliteitsbewaking tijdens de realisatiefase vindt plaats door de Stuurgroep SSC HRM. Ter ondersteuning daarvan wordt een monitoring- en auditkader ontwikkeld om de waarneembare risico's te kunnen beheersen. Om dit proces zo betrouwbaar mogelijk in te richten, wordt in de realisatiefase gekozen voor een aanpak waarbij op diverse terreinen (waaronder personeelsdossiers en de personeelsregistratie en salarisadministratie) ministeries als zogenaamde voorlopers fungeren om de risico's die gepaard gaan met een big bang scenario te verkleinen. Dit resulteert in een stapsgewijze overgang naar P-Direkt. Bovendien kunnen de leerervaringen die worden opgedaan met deze voorlopers naar verwachting leiden tot voordelen bij de andere ministeries.

Risicoborging (externe reviews en Commissie Second Opinion)

Ten behoeve van de risicoborging hebben externe reviews plaatsgevonden op de thema's inrichting van de ICT-infrastructuur en aspecten rondom mens & organisatie. Daarnaast heeft een onafhankelijke en deskundige reviewboard de kosten-batenanalyse beoordeeld.

Daarnaast heeft een Commissie Second Opinion een overall oordeel gegeven over de achterliggende stukken ten behoeve van de oprichting van P-Direkt en heeft zij een audit uitgevoerd op de governance gedurende de realisatiefase. De bevindingen van de Commissie Second Opinion treft u aan in de bijlage. 1) In de voortgangsrapportage is aangegeven welke maatregelen zijn genomen om de door de Commissie gesignaleerde risico's te beheersen.

Ten slotte zal in de realisatiefase de Commissie Second Opinion werkzaam blijven. De Commissie zal halfjaarlijks haar oordeel geven over de voortgang en mij terzake adviseren.

Conclusie

Het kabinet stelt met instemming vast dat er sinds het kabinetsbesluit van 4 juli 2003 veel voortgang is geboekt in de voorbereiding van P-Direkt. Geconstateerd wordt dat de conclusies in het kabinetsbesluit tot oprichting van het SSC HRM ook bij nadere toetsing valide zijn gebleken. Zowel het ministerie van BZK ten aanzien van de oprichting van P-Direkt als de ministeries in de voorbereiding op hun transitie, liggen op koers. De realisatiefase kan daarmee starten. Ik concludeer, met alle betrokkenen, dat de vorming van P-Direkt, ondanks de goede voortgang, een traject is dat ook risico's kent. Mede daarom zal ik het kabinet en de Tweede Kamer halfjaarlijks over de voortgang informeren, waarbij risicoborging een vast onderdeel zal betreffen van deze rapportages.

De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties

Th. C. de Graaf

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.

1 Voor het ministerie van Buitenlandse Zaken zal de impact van de aansluiting van het postennetwerk nader worden afgewogen in de tweede helft van 2004.