27 859
Modernisering Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA)

nr. 7
BRIEF VAN DE MINISTER VOOR BESTUURLIJKE VERNIEUWING EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 18 juli 2006

Tijdens de behandeling van het wetsvoorstel tot wijziging van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Handelingen II, 1999–2000, 26 228, nr. 49, blz. 3608) op 15 februari 2000, is toegezegd de Tweede Kamer te informeren over de kwaliteitsverbetering die met de invoering van de GBA-audit gepaard gaat. Naar aanleiding hiervan bent u op 27 juli 2001 (BZK0100705) geïnformeerd over de uitkomsten van de eerste ronde audits die bij gemeenten is uitgevoerd en over de evaluatie van het auditinstrument. Met deze brief wordt u geïnformeerd over de resultaten van de tweede ronde. Tevens geef ik u inzicht in de acties die ik zal nemen ter verbetering van het auditinstrument. Dit naar aanleiding van de vernieuwingen in het stelsel van overheidsinformatievoorziening waarvan de GBA een belangrijk onderdeel is en de audit nauw op moet aansluiten. Tweede aanleiding is de evaluatie die naar het auditinstrument is uitgevoerd. Het evaluatierapport is als bijlage bij deze brief gevoegd¹.

De GBA-audit

Op basis van art. 120a van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) worden bij elke gemeente eens in de drie jaar de persoonsgegevens uit de GBA gecontroleerd. Deze audit betreft een administratieve controle op de kwaliteit van de GBA bij gemeenten en op de wijze waarop de gemeenten de GBA wet- en regelgeving uitvoeren. De GBA-audit wordt uitgevoerd door drie auditinstellingen die door mij zijn aangewezen op advies van de Raad voor Accreditatie.

De audit bestaat uit drie delen. In het inhoudelijke deel wordt een administratieve controle uitgevoerd op de inhoudelijke juistheid van de gegevens die zijn opgenomen op persoonslijsten in de GBA. In het procesmatige deel worden de processen rondom de opslag van gegevens getoetst. In het privacydeel worden de privacytechnische voorzieningen getoetst.

Een gemeente slaagt voor de audit als deze voor alle drie de onderdelen afzonderlijk binnen een bepaalde foutmarge blijft. Voldoet een gemeenteniet aan de daarvoor gestelde norm, dan dient binnen een jaar voor het onderdeel waarop onvoldoende gescoord wordt, een heraudit plaats te vinden, nadat alle fouten hersteld zijn.

Resultaten tweede ronde audit

De audit is nu voor de tweede keer uitgevoerd bij de gemeenten. De resultaten van 370 audits in de tweede ronde zijn bekend. De uitkomsten bij deze gemeenten laten het volgende beeld zien. De cijfers zijn tevens afgezet tegen de cijfers van de eerste ronde GBA-audits. De resultaten zijn als volgt:

1. 92% van de gemeenten (339) zijn direct geslaagd voor het inhoudelijk deel van de audit. Eerste ronde GBA-audits: 74%.

2. 46% van de gemeenten (172) zijn direct geslaagd voor het procesmatig deel van de audit. Eerste ronde GBA-audits: 55%.

3. 65% van de gemeenten (242) zijn direct geslaagd voor het privacy deel van de audit. Eerste ronde GBA-audits: 40%.

4. 44% van de gemeenten (161) zijn direct geslaagd voor zowel het inhoudelijke deel als het procesmatige en het privacydeel van de audit. In de eerste auditronde was dit 35%. Niet alle gemeenten hebben in de eerste auditronde alle drie de onderdelen uitgevoerd omdat het privacydeel van de audit pas op 1 oktober 2001 is ingevoerd.

Geconcludeerd kan worden dat:

1. het aantal geslaagde gemeenten voor het inhoudelijk deel fors is gestegen;

2. het aantal geslaagde gemeenten voor het privacydeel eveneens fors is gestegen;

3. het aantal geslaagde gemeenten voor het procesmatig deel gedaald is van 55% naar 46%;

4. het aantal gemeenten dat in één keer voor alle drie de onderdelen slaagt, gestegen is tot ruim boven de 40%.

De daling van het aantal geslaagde gemeenten op het procesdeel heeft te maken met het feit dat op 1 juli 2002 de regeling periodieke audit voor dit onderdeel is aangescherpt:

1. het onderdeel beveiliging kreeg op sommige onderdelen een verplichtend karakter;

2. voor het onderdeel beveiliging, back-up, herstel en uitwijk wordt vanaf 1 juli 2002 het bestaan en de werking van bepaalde onderdelen getoetst.

Deze wijzigingen betekenen dat gemeenten voor meer vragen kunnen zakken. Het inhoudelijke en privacydeel van de audit zijn niet gewijzigd.

De heraudit leidt in principe tot een 100% slagingspercentage, omdat deze heraudit wordt uitgevoerd nadat de problemen zijn opgelost.

Vernieuwing van het GBA-auditinstrument

De veranderende omgeving

De GBA is een hoeksteen van het Programma Andere Overheid. De invoering van de GBA als basisregistratie en het Burgerservicenummer zullen leiden tot intensiever, breder en verplicht gebruik van de GBA en noodzaken daarmee tot maximalisering van de kwaliteit van de gegevens in de GBA, gericht op datgene wat voor de afnemers van belang is.

In de komende tijd worden op verschillende vlakken maatregelen genomen om de kwaliteit van GBA-gegevens te verhogen. Het programma Modernisering GBA, dat vooral is opgezet om het systeem van gegevenslevering en actualisering beter aan te laten sluiten op de wensen en behoeften van de gebruikers, gaat belangrijke extra mogelijkheden bieden om fouten en onvolkomenheden in de GBA-gegevens op tijd op te sporen. Tevens zal het aanpassen van de wet GBA in het kader van het stelsel van basisregistraties, waarvoor het wetsontwerp u zojuist heeft bereikt, een systeem van verplicht gegevensgebruik en verplichte terugmelding van foutvermoedens introduceren, waardoor een krachtig correctiemechanisme ontstaat.

De huidige GBA-audit moet, vanuit het belang dat de overheid met de GBA heeft, hierop aansluiten en sterker worden toegespitst op de kwaliteitvereisten van de GBA-gegevens. Nu is het instrument overwegend gericht op de kwaliteit van de administratieve processen voor de GBA. De nieuwe audit zal beide aspecten in zich moeten dragen.

De evaluatie van het auditinstrument

Aan het einde van de tweede auditronde is een evaluatie van het auditinstrument uitgevoerd. Doel van de evaluatie was inzicht te verkrijgen in de inrichting, werking en effecten van de GBA-audit en aanbevelingen te krijgen voor het verder ontwikkelen van de GBA-audit.

Conclusie van de evaluatie is dat deze aanpassing behoeft. De inhoud en wijze sluiten onvoldoende aan bij huidige en toekomstige gemeentelijke praktijk en bij de behoeftes van afnemers van de GBA-gegevens, aldus het onderzoeksbureau.

a. Gemeenten vinden de huidige audit niet effectief genoeg: de GBA richt zich te sterk op procesafspraken en te weinig op resultaten die voor afnemers van belang zijn, zoals de aansluiting van de administratie op de werkelijkheid.

b. De GBA-audit is niet alleen op waardevolle zaken gericht maar ook op details die minder relevant zijn.

c. De audit wordt gezien als stok achter de deur voor het eigen kwaliteitsbeleid en als drukmiddel van de afdelingen burgerzaken richting het gemeentebestuur. Eens in de drie jaar is daarvoor te weinig. De aandacht voor de kwaliteit ebt tussentijds weg.

d. Veel gemeenten ervaren de huidige audit, die wordt uitgevoerd met door de minister geaccrediteerde auditinstellingen, teveel als een controle-instrument, dat te weinig de eigen verantwoordelijkheid van gemeenten voor de kwaliteit benadrukt.

e. Er bestaan verschillen tussen de werkwijze van de auditinstellingen en de controle van de Raad voor Accreditatie is hier niet op toegespitst.

Om de kwaliteit continu te kunnen monitoren zal de audit anders moeten worden ingericht, zowel inhoudelijk als qua opzet. De aanbevelingen van het onderzoeksbureau komen in het kort op het volgende neer:

– behouden van een verplicht, periodiek, extern instrument maar met een meer structurele werkwijze en een meer institutionele inbedding;

– het instrument moet een toets op genoemde kwaliteitsaspecten aspecten zijn, meer gericht op een juist resultaat van de GBA dan op de administratie, een langdurig effect teweegbrengen en een risicoanalyse opleveren;

– afhandeling van terugmeldingen van afnemers over fouten opnemen in audit;

– onderzoek naar meningen van afnemers over de kwaliteit van de GBA-gegevens.

Tot slot beveelt het onderzoeksbureau iets aan de marktwerking voor auditinstellingen te doen, de rol van de Raad voor Accreditatie te heroverwegen en de rol van de Minister voor BVK te versterken. Het onderzoeksbureau stelt voor de minister een stevige rol te geven met betrekking tot de regie en een meer faciliterende rol in de kwaliteitszorg, gekoppeld aan duidelijke communicatie.

Aanpak herziening audit

Over de gewenste herziening van het auditinstrument is gesproken met de Vereniging Nederlandse Gemeenten en de Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken. Geconcludeerd is dat herziening goed moet aansluiten op de vernieuwingen rondom de GBA en de controle op de feitelijke werkelijkheid voorop moet staan.

De modernisering van de GBA voorziet in een centrale verstrekkingsvoorziening en een nieuw burgerzakensysteem. Binnen deze voorzieningen worden standaard kwaliteitscontroles ingebouwd. In het kader van een nieuwe auditsystematiek kan van deze standaard kwaliteitscontroles gebruik worden gemaakt. Verder zal bezien worden hoe bestandsvergelijkingen een rol kunnen spelen binnen de audit. Ook wordt gedacht aan een onderdeel zelfevaluatie, analoog aan de zelfevaluatie die voor het onderzoek reisdocumenten wordt toegepast. Hiermee wordt het auditinstrument niet alleen een controle-instrument maar ook een kwaliteitsinstrument voor de gemeenten zelf.

Een en ander zal aansluiten bij het dan geldende kabinetsstandpunt over interbestuurlijk toezicht naar aanleiding van het rapport «interbestuurlijk toezicht Herijkt» van de bestuurlijke werkgroep Alders.

Voor deze herziening is het nodig de GBA-wet enbesluit aan te passen.

De vernieuwingen, zoals de modernisering GBA en de invoering van de GBA als basisregistratie, lopen echter nog volop. Een nieuwe ronde audits had al weer gestart moeten zijn. Verder uitstel is onwenselijk. Dit gezien de wettelijke verplichting en de ongewenstheid dat er voor een langere periode geen verplichte kwaliteitscontroles zouden zijn. Daarom wordt de herziening nu in fases doorgevoerd.

Korte termijn

In opmaat naar de voornoemde herziening van de auditsystematiek wordt voor de komende auditronde gekozen voor een partiële verandering van de auditsystematiek. De wijziging houdt in dat de audit ontdaan wordt van onderdelen die geen toets zijn op de kwaliteit van de feitelijke werkelijkheid en die wel heraudits veroorzaken. Het gaat dan bijvoorbeeld om bepaalde administratieve handelingen van gemeenten die worden getoetst, terwijl de uiteindelijke resultaten buiten beeld blijven.

De audit wordt verder aangevuld met nieuwe onderdelen die veel meer een toets zijn op de feitelijke werkelijkheid. Zo worden er onder meer vragen opgenomen voor het proces van terugmelden. Ook wordt een zelfevaluatie ingebouwd voor onderdelen van het procesdeel.

Deze aanpassingen blijven binnen de huidige GBA-wet en -besluit. De aanpassingen die nu nog voor de derde ronde zullen worden verwerkt, betreffen alleen wijzigingen in de Regeling periodieke audit (Staatscourant 26 september 2000, nr. 186 / pag. 8). De nieuwe auditronde zal dan eind van dit jaar kunnen starten en lopen tot eind 2009.

Tot slot

De uitwerking van de herziening voor de lange termijn zal in nauwe samenspraak met de gemeenten plaatsvinden. De plannen voor de uiteindelijke herziening van de audit zullen u worden voorgelegd.

De Minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties,

A. Nicolaï

---

1 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.