26 966
Actieplan Professioneel Inkopen en Aanbesteden

nr. 4
BRIEF VAN DE STAATSSECRETARIS VAN ECONOMISCHE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 september 2006

Na vijf jaar is op 1 juli 2006 een einde gekomen aan het project Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA). In deze periode is veel veranderd en hebben we veel bereikt. Het belang van professionele inkoop is in alle lagen van de overheid onderkend. Netwerkvorming, kwaliteitsmeting en -verbetering en ondersteuning van inkoopprocessen met moderne ICT-middelen hebben een flinke impuls gekregen. Met het Programma Inkoop Taakstelling (PIT) hebben we niet alleen 150 miljoen euro aan besparingen kunnen realiseren, maar ook de inkooporganisatie efficiënter gemaakt en de samenwerking tussen de ministeries een stevige stimulans gegeven.

Om de resultaten en effecten van het PIA-project in beeld te brengen is in opdracht van de Stuurgroep Professioneel Inkopen en Aanbesteden¹ een evaluatie uitgevoerd door Bureau Bartels b.v. in de periode april–juni 2006. Kosten van de evaluatieopdracht bedroegen € 70 100 incl. BTW.

In de bijlagen vindt u een korte samenvatting van de belangrijkste conclusies en het integrale evaluatierapport². Enkele vermeldenswaardige punten zijn:

– Het PIA-project heeft het inzicht van de ministeries in hun inkoop(stromen) vergroot, (kennis)netwerken voor overheidsinkopers ontwikkeld, gezamenlijk inkopen en aanbesteden bevorderd en elektronisch inkopen en aanbesteden gestimuleerd. Daarnaast heeft het PIA-project bijgedragen aan thema’s als duurzaam inkopen en Europees aanbesteden.

– Hoewel het PIA-project primair gericht was op (professionalisering van) inkopen en aanbesteden bij de overheid, heeft ook het bedrijfsleven er profijt van gehad. Dat geldt met name voor PIT, dat tot grote gezamenlijke aanbestedingen leidde. Deze hebben voordelen voor het bedrijfsleven: standaardisatie, minder versnippering, efficiencywinst, beter inzicht in behoeften.

– Tenslotte heeft het PIA-project de positie van de inkooporganisaties op de departementen versterkt. Het aanzien van de inkoopfunctie en het inkoopvak is gestegen. Inkoop staat meer op de agenda van de departementale bedrijfsvoering en bij de ambtelijke top (SG’s en pSG’s).

Zo is een goede basis gelegd voor de komende jaren, waarin we thema’s als innovatiebevorderend en duurzaam inkopen serieus kunnen gaan oppakken. Immers, met het einde van het project PIA houdt de professionalisering van het inkoopvak niet op. In de beleidsbrief Professioneel Inkopen en Aanbesteden Rijksoverheid 2006–2010¹ is beschreven hoe de rijksoverheid vanaf 2006 de ingeslagen weg met kracht wil voortzetten. Enerzijds via het kennisnetwerk PIANOo, anderzijds via oprichting van het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid. Dit Regiebureau, vanaf november 2006 geleid door een Chief Procurement Officer², zal de samenwerking tussen de ministeries in de komende jaren gaan regisseren en aanjagen.

De Staatssecretaris van Economische Zaken,

C. E. G. van Gennip

BIJLAGE Bijlage brief Regiebureau 6065502

SAMENVATTING BELANGRIJKSTE UITKOMSTEN EVALUATIE PIA-PROJECT

Om de resultaten en effecten van het PIA-project in beeld te brengen is in opdracht van de Stuurgroep Professioneel Inkopen en Aanbesteden een evaluatie uitgevoerd door Bureau Bartels b.v. in de periode april–juni 2006. Kosten van de evaluatieopdracht bedroegen € 70 100 incl. BTW. De antwoorden op zes hoofdvragen vormen samen het eindoordeel over het PIA-project. In het kort luiden de antwoorden als volgt.

1. Wat heeft het PIA-project opgeleverd in termen van professionalisering?

Het PIA-project heeft sterk bijgedragen aan de professionalisering van inkopen en aanbesteden bij de (rijks)overheid. De projectdirectie PIA heeft dit gerealiseerd door buitenboordmotor te zijn bij de uitvoering van het actieplan PIA, met name door:

– het inzicht van de ministeries in hun inkoop(stromen) te vergroten,

– (kennis)netwerken voor overheidsinkopers te ontwikkelen,

– gezamenlijk inkopen en aanbesteden te bevorderen en

– elektronisch inkopen en aanbesteden te stimuleren.

Daarnaast heeft het PIA-project bijgedragen aan thema’s als duurzaam inkopen en Europees aanbesteden.

2. Wat heeft het PIA-project financieel en in termen van efficiency opgeleverd?

Tijdens het het PIA-project zijn twee inkooptaakstellingen afgesproken, die samen oplopen tot 150 miljoen euro structureel in 2007. De taakstellingen zijn verdeeld over de ministeries en ingeboekt, waarbij het aan de ministeries zelf is overgelaten hoe zij de inkooptaakstellingen zouden realiseren (door inkoopbesparingen, efficiencyverbeteringen of op andere wijze). In de praktijk blijken inderdaad zowel activiteiten binnen het PIA-project als andere activiteiten te zijn benut om de taakstellingen te realiseren.

3. Wat heeft het bedrijfsleven gemerkt van het PIA-project, met name van het Programma Inkoop Taakstelling?

Het PIA-project en de deelprojecten daarbinnen waren was vooral gericht op (inkoopprofessionalisering bij) de rijksoverheid. Hierdoor heeft het bedrijfsleven er relatief weinig mee te maken gehad. Uitzondering is het Programma Inkoop Taakstelling (PIT), dat tot grote gezamenlijke aanbestedingen leidde. Deze hebben voordelen voor het bedrijfsleven: standaardisatie, minder versnippering, efficiencywinst, beter inzicht in behoeften. Er zijn bovendien nog verdere verbeteringen mogelijk (integrale benadering productgroep, minder fixatie op prijs alleen, strikter gebruik van afgesloten raamcontracten.

4. Welke invloed of effect heeft het PIA-project gehad op de departementale organisaties en in het bijzonder de positie van de inkooporganisatie?

Belangrijkste effecten:

– Het aanzien van de inkoopfunctie en het inkoopvak is gestegen.

– Inkoop staat meer op de agenda van de departementale bedrijfsvoering en bij de ambtelijke top (SG’s en pSG’s).

– Het «PIA-gedachtengoed» zal worden verankerd in de lijn doordat het Regiebureau Inkoop Rijksoverheid zal worden aangestuurd door het Kernteam Inkoop van het pSG-beraad.

– Het CDI-overleg is opgezet en ontwikkeld.

– De CDI’s hebben een sterkere en duidelijker positie gekregen.

– De onderlinge samenwerking, netwerkvorming en kennisuitwisseling tussen de ministeries en de CDI’s is verbeterd.

5. Welke relatie was er tussen het PIA-project en beleid op het gebied van MKB, duurzaam inkopen en innovatiebevordering?

MKB-beleid: Gezamenlijke aanbestedingen in PIT-verband betroffen vaak markten waarop het MKB niet of nauwelijks actief is (energie, post). Bundeling van inkopen op markten waarop het MKB wel actief is kunnen tot verdringingseffecten leiden. De aanbestedende overheid zal hier ook in de toekomst een bewuste afweging moeten maken tussen haar verschillende (beleids)doelstellingen (zoals efficiencybevordering, innovatiebevordering en stimulering van het MKB).

Duurzaam inkopen: dit thema heeft binnen het PIA-project structureel aandacht gekregen door goede afstemming met het programma Duurzaam Inkopen van VROM, door PIA-lunches over duurzaam inkopen en door in de PIT-productgroepen expliciet aandacht te besteden aan duurzaamheidsaspecten.

Innovatiebevorderend inkopen: aan innovatiebevordering is in het PIA-project minder aandacht besteed, vooral omdat dit in de PIA-periode nog een brug te ver was voor de ministeries (om innovatiebevorderend te kunnen inkopen moet je eerst professioneel kunnen inkopen). Wel is aandacht besteed aan innovatieve aanbestedingsmethoden, zoals elektronisch veilen en elektronisch bestellen en factureren.

6. Welke meer algemene lessen voor interdepartementale samenwerking zijn er uit de evaluatie van het PIA-project te destilleren?

– Zorg voor actieve participatie van de ambtelijke top in het project om zaken in gang te zetten en knopen door te hakken.

– Zorg voor een eigen «werkkapitaal» zodat het project snel en flexibel kan inspelen op kansen en behoeften.

– Zet initiatieven en projectorganisatie zodanig op dat alle ministeries projecteigenaar worden, om zodoende de betrokkenheid te borgen.

– Bied voldoende ruimte voor experimenten, vooral aan de start, waar posities, draagvlak en doelstellingen helder moeten worden. Daarna kan het accent verschuiven naar realisatie van de gezamenlijke (gedragen) doelstellingen.

– Streef niet te geforceerd naar deelname van alle ministeries; er kunnen goede redenen voor uitzonderingen zijn.

– Selecteer management en projectmedewerkers zorgvuldig, op basis van duidelijke profielschetsen.

– Zorg van meet af aan voor communicatie en bijbehorende voorzieningen.

– Huisvest het project bij voorkeur fysiek buiten de ministeries en zorg voor bemensing vanuit meerdere ministeries, om te voorkomen dat een interdepartementaal project te veel gelieerd wordt aan één departement.

– Schenk voldoende aandacht aan praktische zaken rond de detachering van medewerkers (gelijkheid, voorkomen van dubbele handelingen, afspraken over financiering van opleidingen). Voorkom dat onthechting met het moederdepartement optreedt.

Bureau Bartels baseert zijn bevindingen op desk research en op interviews met direct betrokkenen uit de PIA-organisatie, de Coördinerend Directeuren Inkoop (CDI’s) van alle ministeries, projectleiders van diverse deelprojecten en vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven. De evaluatie is begeleid door een commissie onder leiding van drs. P.H.B. Pennekamp (Ministerie van Binnenlandse Zaken, Kwartiermaker ABD-Interim).

---

1 Leden: drs. J.W. Oosterwijk (EZ), mr J. Thunnissen (Belastingdienst), drs. P.R. Heij (V&W), drs. M. Sint (VROM), mr. R. Bekker (VWS).

2 Ter inzage gelegd bij het Centraal Informatiepunt Tweede Kamer.

1 Tweede Kamer 2005–2006, 26 966, nr. 3.

2 De heer B.S. Eilander, thans directeur van ICTU.