26 653
Wijziging van de begroting van de uitgaven en de ontvangsten van het Ministerie van Economische Zaken (XIII) voor het jaar 1998 (slotwet)

26 654
Wijziging van de begroting van de uitgaven en de ontvangsten van het Fonds Economische structuurversterking voor het jaar 1998 (slotwet)

26 541
Financiële verantwoordingen over het jaar 1998

nr. 5
BRIEF VAN DE MINISTER VAN ECONOMISCHE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 22 oktober 1999

Hierbij doe ik u de beantwoording toekomen van de vragen die tijdens het algemeen overleg met de Vaste Kamercommissie zijn gesteld inzake de financiële verantwoording 1998 van het Ministerie van Economische Zaken (XIII).(26 653/26 654/26 541, nr. 4).

De Minister van Economische Zaken,

A. Jorritsma-Lebbink

Onderstaand is de toegezegde beantwoording opgenomen van de gestelde vragen in het algemeen overleg met de vaste Kamercommissie over de financiële verantwoording 1998 van Economische Zaken.

Vraag

Kan de Minister een verklaring geven voor de stijging van het gemiddelde budget per FTE van de Algemene Leiding van f 150 000,– (begroting 1998) naar f 200 000,– (realisatie 1998).

Antwoord

De stijging van het gemiddelde budget kent zowel een personele als een materiele component. De stijging in personele kosten (f 0,2 mln) vloeit onder meer voort uit CAO-afspraken en incidentele loonontwikkeling. Hiervoor is loonbijstelling ontvangen. Daarnaast ligt de oorzaak in veranderingen in de interne wijze van budgettering waarbij lopende het jaar 1998 decentralisatie van budgetten (bijv. opleidingen, werving en selectie etc.) heeft plaatsgevonden die in de begroting 1998 nog centraal werden geraamd. Deze wijziging van de budgetteringsmethodiek heeft voor alle EZ-diensten geleid tot een verhoging van de realisatie ten opzichte van het oorspronkelijk geraamde bedrag.

De verklaring voor de stijging van de materiele kosten (f 0,3 mln) wordt voor een deel gevonden in toekenning van extra budget in het kader van het oplossen van het millenniumprobleem. Deze kosten zijn naar rato van het aantal FTE's over de dienstonderdelen verdeeld. Overige materiele kosten zijn op diverse onderdelen in meer of mindere mate gestegen. De belangrijkste zijn buitenlandse missies en huisvestingskosten.

Vraag

Kan de Minister een verklaring geven voor de stijging van het gemiddelde budget per FTE van f 160 000,– (begroting 1998) naar f 210 000,– (realisatie 1998) bij de directie WJZ.

Antwoord

De stijging van het gemiddelde budget kent een kleine personele component en een materiele component. De stijging in personele kosten (f 0,1 mln) vloeit voort uit CAO-afspraken en incidentele loonontwikkeling. Hiervoor is loonbijstelling ontvangen. Daarnaast ligt de oorzaak in veranderingen in de interne wijze van budgettering waarbij lopende het jaar 1998 decentralisatie van budgetten (bijv. opleidingen, werving en selectie etc.) heeft plaatsgevonden die in de begroting 1998 nog centraal werden geraamd. Vacatureruimte bij WJZ maakt dat de stijging van personele kosten die hieruit voortvloeit in absolute termen relatief klein is.

De verklaring voor de stijging van de materiele kosten (f 0,4 mln) kan geheel worden toegeschreven aan hogere uitgaven voor de inzet van de landsadvocaat. Deze kosten waren niet van te voren te ramen. Hierbij gaat het vooral om inhuur van expertise die niet binnen EZ aanwezig is.

Door de vacatureruimte binnen WJZ is het effect van bovenstaande stijgingen op het gemiddelde budget per FTE groter.

Vraag

Sommige ministeries laten extern onderzoek niet meer op de post «extern personeel» drukken, maar bijvoorbeeld op programmakosten. Doet EZ dit ook?

Antwoord

Verreweg het grootste deel van de uitgaven voor extern onderzoek wordt geboekt op de post «extern personeel» (apparaatskosten). Slechts een klein deel van de uitgaven voor extern onderzoek komt terug in beleidsartikelen. Dit is echter onvermijdelijk omdat het in alle gevallen uitgaven betreft ten behoeve van evaluatie- en beleidsonderzoek dat samenhangt met de desbetreffende beleidsuitgaven. Overigens zijn deze uitgaven voor evaluatieen beleidsonderzoek binnen de betreffende begrotingsartikelen wel afgescheiden van de beleidsuitgaven, omdat deze op aparte artikelonderdelen (bijvoorbeeld beleidsonderbouwend onderzoek) worden geraamd en verantwoord.

Vraag

Kan de Minister aangeven wat de twee grootste verschillen zijn tussen de lijsten die de accountants aanvankelijk hebben gebruikt voor hun controle terzake de financiële verantwoording 1998 en de lijsten van de directie FEZ.

Antwoord

Zoals reeds tijdens het overleg over de financiële verantwoording 1998 aan u is gemeld, gebruiken de accountants voor hun controle een eigen systeem. De indeling in dat systeem naar verantwoordelijke budgethouders bleek achteraf niet te sporen met de indeling die door de directie FEZ wordt gehanteerd.

Over het totaal van de financiële verantwoording was er geen discussie. Het departementale systeem en het accountantssysteem lopen op dat punt volledig synchroon, aangezien de gegevens van het accountantssysteem afkomstig zijn uit het FEZ-systeem.

De omvang van de verschillen bedroeg voor wat betreft de aangegane verplichtingen f 298 000,– en voor wat betreft de kas f 1 262 000,–. De twee grootste verschillen betroffen:

Op artikel sub. 01.01 111 «Materieel Voorlichting DG BEB» is als aangegane verplichtingen een bedrag verantwoord van f 270 000,–. FEZ heeft dit bedrag ondergebracht bij de directie Voorlichting. De accountants hebben dit ten onrechte opgenomen in cijfers van de directie Interne Zaken .

Op artikel sub 07.04 120 «Promotie en Publiciteit Buitenland» staat als kasbedrag verantwoord f 1 150 000,–. Door FEZ is deze post opgenomen onder de Economische voorlichtingsdienst. De accountants hebben in hun systeem DG BEB als budgethouder opgenomen.

Aangezien de voornoemde problematiek zich bij het opstellen van de jaarrekening in 1999 niet meer mag voordoen, is er een procedure opgesteld. Een en ander blijkt ook uit mijn antwoord aan de Algemene Rekenkamer.

Vraag

Kan de Minister een beschrijving van de onderhoudsorganisatie van de administratieve organisatie ter beschikking stellen.

Antwoord

Het onlangs binnen het departement vastgestelde kader is als bijlage bij deze antwoorden opgenomen.

BIJLAGE Werkwijze AO-Onderhoudsorganisatie

In het AO-Coördinatieteam van 18 februari 1999 is een notitie vastgesteld waarin de aanpassing van de bestaande AO-Onderhoudsorganisatie is vastgelegd. In deze notitie is niet geregeld op welke wijze het onderhoud van de AO is geregeld. Op dit terrein is er nog geen departementaal voorschrift. Een en ander blijkt ook uit de conclusies die de AR trekt uit haar onderzoek naar de onderhoudsorganisatie van de AO.

Zie hiervoor pagina 22 van het Rapport bij de financiële verantwoording 1998 van het Ministerie van Economische Zaken, zoals dat door de AR op 29 juni 1999 is uitgebracht.

Om dit openstaande punt te regelen is onderstaand een opsomming gegeven van de zaken die naar de mening van de AR in een AO-Onderhoudsprocedure zouden moeten worden geregeld. Deze beheersregels dienen in het AO-handboek van het desbetreffende dienst-onderdeel te worden opgenomen. Door de minister van EZ is aan de AR toegezegd dat de AO-Onderhoudsprocedure vóór ultimo 1999 bij alle dienstonderdelen zal zijn opgesteld. Tevens is toegezegd dat de door de Rekenkamer gehanteerde norm over de tijdigheid van de aanpassing van de AO-beschrijving, aan de AO-Onderhoudsorganisatie zal worden opgelegd. Deze norm houdt in dat wijzigingen als gevolg van reorganisatie en wijzigingen in de regelgeving binnen één jaar zijn aangebracht in de desbetreffende AO-beschrijvingen.

Deze AO-Onderhoudsprocedure moet de volgende punten bevatten:

1. De wijze waarop de AO-aanpassingen worden verzameld.

2. Het aanwijzen van degenen die verantwoordelijk zijn voor het initiëren en het vastleggen van de aanpassingen.

3. Nagegaan moet worden wat de invloed is op ander AO-beschrijvingen.

4. Indien er sprake is van invloed op andere AO-beschrijvingen moeten die ander beschrijvingen ook worden aangepast.

5. De termijnen waarbinnen de aanpassingen moeten worden opgesteld.

6. De controle op de naleving van de onderhoudsvoorschriften.

7. Het gremium waar de AD en FEZ hun oordeel kunnen uitspreken over de aanpassingen van de AO, zoals bijvoorbeeld het AO-team of een regulier overleg.

8. De wijze waarop de AO formeel wordt vastgesteld.