26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 596 BRIEF VAN DE MINISTER VAN BINNENLANDSE ZAKEN EN KONINKRIJKSRELATIES

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 5 maart 2019

Hierbij bied ik u het BIT-advies op het project Gemeenschappelijke Centrale Meldkamer (GCMK) aan¹ met mijn reactie op het advies. Het BIT-advies geeft aan dat het project GCMK in ernstige problemen verkeert en al geruime tijd in voorbereiding is zonder iets op te leveren. Het BIT-advies is voor mij aanleiding het project tijdelijk on hold te zetten. Hieronder licht ik dit toe.

Aangezien sprake is van een geheim inkooptraject, mogen bepaalde zaken, zoals de naam van de installateur, niet genoemd worden omdat dit «gerubriceerde informatie» betreft. Vandaar dat deze informatie zowel in deze reactie als in het BIT-advies is «afgelakt».

Advies 1: Neem een besluit over voortzetting van het project

BIT stelt voor de kwalitatieve baten van de GCMK, zoals een gebiedsgerichte aanpak, concreet te maken en na te gaan of er goedkopere alternatieven zijn om deze baten te bereiken. Hoewel de positieve financiële businesscase waarmee het project is gestart, inmiddels grotendeels is verdwenen, ben ik van mening dat het veranderende veiligheidsklimaat andere eisen stelt aan de organisatie rondom gebouw overstijgende calamiteiten en incidenten. Ik ben van mening dat de GCMK hierin een belangrijk rol zou kunnen vervullen. Desalniettemin neem ik het advies van het BIT in deze over en heb ik COT (Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement) gevraagd mij hierover nader te adviseren. Naast het COT is ook de Rijks-BVA nauw betrokken. Ik zal u over de uitkomsten van dit onderzoek informeren.

Advies 2: Neem maatregelen om uitloop in tijd en geld te voorkomen

Ik herken de conclusies van het BIT. De opstart van het project is indertijd moeizaam geweest. Draagvlak voor gemeenschappelijkheid moest nog gevonden worden in een tijd waarin de verantwoordelijkheden voor beveiliging en veiligheid aan het verschuiven waren. Toen de uitvoerende organisaties de eigen projectorganisatie op orde hadden, werd voortgang geboekt. De afgelopen twee jaar zijn er systeeminventarisaties gedaan, architectonische uitgangspunten bepaald, het functioneel ontwerp is afgerond en het inkooptraject is opgestart. Inmiddels is het project zo ver dat er gegund zou kunnen worden, wat betekent dat er begonnen zou kunnen worden met de feitelijke realisatie van de GCMK. Onderdeel van dat inkooptraject is onder meer ook het borgen van de beheersing van het project. In dat kader is bewust gekozen voor het beproefde concept van Design & Build om verdere uitloop in tijd en geld te voorkomen.

BIT stelt voor dat ........... verantwoordelijkheid neemt voor het hele systeem, inclusief ............ Er is door de opdrachtgever uitgebreid onderzoek gedaan naar de geschiktheid van............ Als dit platform wordt voorgeschreven past het niet de verantwoordelijkheid daarvoor bij........... te leggen. Overigens ligt het door BIT benoemde risico qua pakketkeuze vooral in de koppelbaarheid van het platform op onderliggende systemen, en was dit bij de onderzoeksfase juist het doorslaggevende criterium om voor........... te kiezen............ is een systeem dat expliciet is ontwikkeld om als managementplatform te kunnen functioneren met de diverse beveiligingsystemen zoals uiteenlopende leveranciers deze op de markt aanbieden met leveranciers-eigen specificaties............ is een van de meest universele koppelplatformen die op de markt verkrijgbaar zijn, waardoor maatwerk tot een absoluut minimum wordt teruggedrongen.

BIT stelt voor op korte termijn afspraken te maken met het consortium Poort Centraal voor Rijnstraat over het verstrekken van de technische specificaties (...). Ik kan me goed vinden in de suggestie van het BIT om hier goede afspraken over te maken. Daarbij merk ik op dat alle functionele specificaties inmiddels volledig door de leverancier van het beveiligingssysteem zijn gedocumenteerd, en we in vergevorderd stadium zijn met de gesprekken met het consortium Poort Centraal, waarmee dit punt door de actualiteit is ingehaald.

BIT stelt voor te zorgen dat validatie om de juiste werking van de GCMK vast te stellen met voldoende diepgang wordt uitgevoerd. Als het project wordt voortgezet zal Quality Assurence van de markt benut worden om met en voor het RVB vorm te geven aan de acceptatie. Overigens is inherent aan Design & Build trajecten dat er gewerkt wordt met zogenaamde systeemgerichte contractbeheersing, waarbij de opdrachtnemer moet aantonen te voldoen aan de eisen van de opdracht en de opdrachtgever vooral toetst op het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer. Met deze contractvorm wordt nadrukkelijk de verantwoordelijkheid voor en het risico van de deugdelijkheid van het ontwerp en de uitvoering bij de opdrachtnemer gelegd (toetsing van ontwerpen en uitvoeringen door de opdrachtgever) en de constatering dat de opdrachtnemer aan de opdracht heeft voldaan bij de opdrachtgever (acceptatie van het feit dat het functioneren is aangetoond). Rijkswaterstaat hanteert al een groot aantal jaren deze werkwijze in al haar grote infrastructurele projecten. Het RVB evenzo.

BIT stelt voor te zorgen voor vaste prijscontracten met leveranciers ........... en ............ Alle opdrachten van het RVB kennen een vaste prijs. Opdrachtstukken worden bij het RVB niet verstuurd zonder dat deze de afdeling Verificatie zijn gepasseerd. De opname van de opdrachtsom is één van de controle punten van de verificatie. Onderdeel van de voor de inschrijving aan........... verstuurde contractstukken is de concept-opdrachtformulering. Daarin is te lezen dat ook in dit project het RVB de opdracht op basis van een vaste prijs verstrekt. Daarnaast kent het RVB standaard een boetebeding in het contract voor overschrijding van de opleverdatum.

Advies 3: verbeter de projectsturing

BIT stelt voor de projectbesturing terug te brengen tot de opdrachtgever, een stuurgroep en een projectleider die afkomstig is van het RVB.

Ik volg het advies van BIT in deze, en kies er alleen voor als projectleider niet iemand namens de dienstverlener te nemen, maar iemand namens de opdrachtgever. De huidige project-besturing volgt de structuur die gebruikelijk is bij aan huisvesting gerelateerde projecten. Bij dergelijke projecten is het van belang dat integrale afwegingen worden gemaakt tussen de belangen van de dienstverlener, de gebruikers en de opdrachtgever.

Ook bij het GCMK-traject is een integrale afweging in de aansturing van belang om te voorkomen dat het een technisch gedreven project wordt en het organisatie-aspect uit het oog wordt verloren. Daarom kies ik ervoor te werken met een onafhankelijke Gemandateerd Opdrachtgever (GO), die namens mij sturing geeft aan het project.

BIT stelt voor te zorgen dat de stuurgroep weer regelmatig bijeenkomt, beslissingen neemt en inzicht krijgt in de voortgang.

In de aangepaste opdrachtbrief zal expliciet komen te staan:

• dat de stuurgroep GCMK regelmatig(afhankelijk van de benodigde besluitvorming en tenminste eens per kwartaal)bijeen komt;

• dat de gemandateerd opdrachtgever op regelmatige basis de opdrachtgever informeert;

• dat er ten minste twee maal per jaar strategisch overleg op directeursniveau tussen RVB, FMH en DGOO zal plaatsvinden.

BIT stelt voor te zorgen voor basis-projecthygiëne.

Ik hecht aan de projecthygiëne. Zo zal ik toezien op het nog beter documenteren van relevante stukken in het documentmanagementsysteem Digidoc dan nu al gebeurt. Vergaderingen van het projectteam zullen aan de hand van vooraf gedeelde agenda’s worden gevoerd en de goedgekeurde notulen zullen in Digidoc worden opgeslagen. De procedures ten aanzien van vertrouwelijke informatie zijn op orde. Op mijn departement is een werkplek beschikbaar voor het werken met Staatsgeheime documentatie. Deze documentatie is opgeslagen in een beveiligde ICT-omgeving. Gewaarmerkte documentatie is beschikbaar in een kluis. Uitwisseling van staatsgeheime informatie vindt plaats op basis van een goedgekeurd rubriceringskader ten einde de belangen van de Staat, zijn bondgenoten of van één of meer ministeries te beschermen.

Wanneer het nader onderzoek van het Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement (COT) gereed is, zal ik u over de uitkomst hiervan informeren.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, K.H. Ollongren

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl