26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 555 BRIEF VAN DE MINISTER VAN ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 28 augustus 2018

Bijgaand bied ik u het advies van het Bureau ICT-Toetsing (BIT) over het Programma ICT-werkplekdienstverlening OCW aan¹. In deze brief geef ik u mijn reactie op dit advies.

Om te beginnen wil ik graag mijn waardering uitspreken voor het BIT. De bevindingen zijn scherp en de adviezen zijn stevig. Ik ben ervan doordrongen dat bijsturing van het programma nodig is om het resultaat te kunnen behalen zonder vertraging en kostenstijging. Ik heb de sponsorgroep met daarin de secretaris-generaal en plaatsvervangend directeur-generaal DUO opdracht gegeven de adviezen van het BIT op te volgen en noodzakelijke aanpassingen in werkwijze en sturing door te voeren. Door het BIT-advies en de aanbevelingen zijn belangrijke stappen gezet voor het welslagen van het programma.

Voordat ik nader op het BIT-advies in ga en aangeef op welke manier ik hier opvolging aan wil geven, licht ik eerst kort het programma ICT-werkplekdienstverlening OCW toe.

Programma ICT-werkplekdienstverlening

Met het Programma ICT-werkplekdienstverlening OCW wordt de ICT-werkplekdienstverlening van het gehele concern OCW, conform de Rijksregel, overgebracht naar een Rijksaanbieder namelijk de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Voor het Bestuursdepartement, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE), het Nationaal Archief (NA) en de Inspectie voor het Onderwijs (IvhO) geldt dat deze op dit moment nog hun ICT-werkplekdienstverlening afnemen van marktpartij Atos. Voor DUO geldt dat zij al gebruik maakt van de zelf beheerde werkplek.

Het programma is onderverdeeld in drie verschillende plateaus:

• 1. De migratie naar de werkplek van DUO en het beëindigen van de dienstverlening bij Atos. Dit gedeelte moet in de eerste helft van 2019 zijn afgerond.

• 2. De technische doorontwikkeling van de werkplek naar Windows 10 en een nieuwe Office-versie, alsmede de (hiervoor benodigde) modernisering van het applicatielandschap. Deze fase heeft als deadline 1 januari 2020.

• 3. De verdere doorontwikkeling van de werkplek, zodat deze aansluit op de meest recente Rijksbrede kaders en voorwaarden. Dit plateau kent vooralsnog geen einddatum.

Het advies van het BIT concentreert zich op het eerste plateau van het programma; de initiële overgang van de ICT-werkplekdienstverlening naar DUO.

BIT-advies

Het BIT stelt dat het op de huidige wijze voortzetten van het programma zou leiden tot een vertraging in de uitrol, overschrijding van het programmabudget en extra exploitatiekosten. Het BIT adviseert dan ook snel en stevig bij te sturen en doet daar concrete aanbevelingen voor.

Ik onderschrijf over het algemeen de constateringen en adviezen en neem mede naar aanleiding daarvan verschillende maatregelen om te borgen dat de migratie naar de DUO-werkplek succesvol en op tijd kan plaatsvinden. Hieronder ga ik in op de bevindingen en adviezen en geef ik aan hoe opvolging is of wordt gegeven.

A. DUO-werkplek en DUO-dienstverlening

Het BIT constateert:

DUO en OCW hanteren hun eigen een-op-een overgang voor de komst van OCW naar de DUO-werkplek.

Het BIT adviseert:

Blijf zo dicht mogelijk bij de DUO-werkplek en de DUO-dienstverlening.

Ik neem dit advies over.

Inmiddels zijn maatregelen genomen om te borgen dat op 1 januari 2019 kan worden gestart met het leveren van een nieuwe werkplek waarmee OCW-medewerkers hun werk kunnen doen. De huidige DUO-werkplek en -dienstverlening worden daarbij als uitgangspunt genomen. Langs de assen dienstverlening, applicaties, apparatuurbeheer en techniek is bekeken welke aanvullingen en/of aanpassingen nodig zijn om de haalbaarheid binnen de tijd te vergroten en de meest urgente belemmeringen vanuit business-perspectief weg te nemen.

Ik wil zoveel mogelijk aansluiten op de DUO-werkplek en -dienstverlening. Echter, hier één-op-één op overgaan is niet opportuun gebleken gezien de reeds gedane investeringen en uitgevoerde werkzaamheden. Dit zou zorgen voor veel extra werk en daardoor zelfs langer duren (en meer geld kosten) dan op de huidige voet doorgaan.

B. Gebruikte projectmethoden

Het BIT constateert:

Verschil in gebruikte projectmethoden hindert de samenwerking.

Het BIT adviseert:

Kies binnen dit programma voor de ontwikkelmethode van DUO.

Ik neem dit advies over.

In de besturing en rapportage van de projectvoortgang wordt de «DUO Way of working» gevolgd.

Er is een centrale product owner (CPO) benoemd, die de afnemers binnen OCW vertegenwoordigt, prioriteiten stelt en participeert in de werkwijze van DUO.

In plaats van uitvoerige verantwoordingsrapportages te vragen, wordt de DUO werkwijze gevolgd waarbij resultaten tastbaar worden gemaakt in de vorm van een demonstratie aan de toekomstige afnemers.

In kortcyclische stappen (sprints) worden de geprioriteerde producten ingericht, ontwikkeld en vervolgens gedemonstreerd en gerapporteerd. Het programma wordt in toenemende mate ingericht rondom deze sprints. Daarnaast is het uitgangspunt van het programma gewijzigd: het einddoel is niet meer een werkplek die functioneel en qua dienstverlening conform de huidige Atos-werkplek is, maar wat minimaal nodig is voor OCW.

C. Programmabesturing

Het BIT constateert:

Programmabesturing is ineffectief.

Het BIT adviseert:

Maak de besturing van het programma slagvaardig.

Ik neem dit advies over.

De besturing van het programma is aangepast door de program board compacter van samenstelling te maken en te voorzien van voldoende mandaat en daadkracht. De program board wordt voorgezeten door de nieuw aangestelde senior responsible owner (SRO).

De CPO en programma manager rapporteren de kerninformatie over de voortgang van het programma en leggen afwijkingen in de lijn van program board en sponsorgroep voor. Via de programmacontroller wordt geborgd dat aan de hand van actuele cijfers over realisatie en prognose op het programma kan worden gestuurd.

D. Uitgangspunten middellange termijn

Het BIT constateert:

Zakelijke afwegingen zijn lastig door ontbreken van uitgangspunten middellange termijn.

Het BIT adviseert:

Maak binnen een jaar richtinggevende keuzes over de toekomstige werkplekdienstverlening.

Ik neem dit advies over.

De sponsorgroep zal borgen dat richtinggevende keuzes over de toekomstige werkplekdienstverlening tijdig worden genomen. Inmiddels worden het projectplan en de startarchitectuur voor plateau 2 nader uitgewerkt. In het voorjaar van 2019 ontstaat dan ruimte en aandacht om plateau 3 voor te bereiden en keuzes over de uiteindelijke werkplekdienstverlening te maken.

Ten slotte

Door de voortgang die sinds het BIT-advies is geboekt en de aanpassingen die mede als gevolg van het BIT-advies de afgelopen periode zijn gedaan, zijn de voorwaarden gecreëerd om op 1 januari 2019 succesvol te kunnen starten met de uitrol van de VDI-werkplek voor het concern OCW.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, I.K. van Engelshoven

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl.