26 643 Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Nr. 435 BRIEF VAN DE MINISTER VOOR WONEN EN RIJKSDIENST

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 20 december 2016

Met deze brief bied ik u het advies aan van het Bureau ICT-Toetsing (BIT) over het project Harmonisatie Applicaties en Rijksvastgoedprocessen (HARP) van het Rijksvastgoedbedrijf¹. Deze brief geeft de bevindingen en aanbevelingen van het BIT weer en mijn reactie hierop. Allereerst wordt een toelichting gegeven op het project HARP.

Programma HARP

Het Rijksvastgoedbedrijf is per 1 juli 2014 gefuseerd uit het voormalige Rijksvastgoed- en Ontwikkelingsbedrijf (RVOB), de Rijksgebouwendienst (RGD), de directie Rijksvastgoed (dRV) en de Dienst Vastgoed Defensie (DVD). Deze organisaties hebben in het Rijksvastgoedbedrijf ieder hun eigen «huishouding» aan medewerkers, competenties, procesinrichting en technologische ondersteuning ingebracht. Het Rijksvastgoedbedrijf beschikt daarmee over één organisatie met drie volledig werkende inrichtingen van vastgoedprocessen en ondersteunende vastgoedtechnologie, die echter nog niet zijn geïntegreerd.

Het programma Harmonisatie Applicatie- en Rijksvastgoed Processen (HARP) leidt tot één geïntegreerd proces- en applicatielandschap voor het Rijksvastgoedbedrijf, uiteraard onder de voorwaarde dat de continuïteit van het primaire proces gegarandeerd blijft. HARP verandert de organisatie, de applicaties, de werkwijzen en processen maar de productie gaat gewoon door en heeft de hoogste prioriteit.

De strategie van HARP is het realiseren van één proces voor ieder type product dat door het Rijksvastgoedbedrijf geleverd wordt, ondersteund door één applicatie. Het uitgangspunt daarbij is dat gebruik wordt gemaakt van applicaties die reeds gebruikt werden door één van de fusiepartners. Ook zijn er nieuwe processen ontstaan als gevolg van de Rijksvastgoedbedrijf fusie. Ik noem in dit verband alles dat samenhangt met de strategische sturing op de vastgoedportefeuille. De voormalige fusiepartners gaven hier geen inhoud aan en juist daar ligt de toegevoegde waarde van het ontstaan van het Rijksvastgoedbedrijf, op de vastgoedinhoud.

Daarnaast staat het bedrijfsvoeringsprogramma HARP binnen het Rijksvastgoedbedrijf zeker niet op zichzelf. De voortgang van het HARP-proces wordt mede bepaald door exogene factoren betreffende de huisvesting van het Rijksvastgoedbedrijf binnen de context van de masterplannen voor rijkskantoren, de afbouw van de huisvesting van voormalige defensielocaties en de daarmee samenhangende ontvlechting van de Defensiesystemen en de opbouw van de overheidsdatacenters. Ook dient HARP rechtmatig te handelen bij de overerving van de applicatielandschappen van de fusiediensten.

De initiële HARP-planning is met 5 maanden vertraagd op een totale doorlooptijd van drie jaar. Het besluit om de eerste grote levering op te schuiven naar 1 juni 2017 had als reden de vertraging bij de totstandkoming van het overheidsdatacenter en onvoldoende voortgang bij de procesuitwerking. Gegeven de continuïteit in het werk van het Rijksvastgoedbedrijf is de opgetreden vertraging niet kritisch.

Het BIT-advies

Ik heb met interesse kennisgenomen van het BIT-advies over het programma HARP van het Rijksvastgoedbedrijf. In het BIT-advies worden vier aanbevelingen gedaan; op het gebied van doelapplicaties en processen, een stappenplan voor het applicatielandschap, de relatie met SSC-ICT en de gegevensconversie. Ik deel de analyse van het Bureau ICT Toetsing dat deze punten in het programma HARP het meest nadrukkelijk aandacht verdienen.

Het BIT-advies ziet vooral toe op ICT en werkprocessen en de gegeven adviezen zijn een bevestiging van de door het Rijksvastgoedbedrijf genomen besluiten. De fusie van het Rijksvastgoedbedrijf omvat het totaal van huisvesting, processen, ICT en organisatieontwikkeling. In de aansturing van de fusie staat continuïteit voorop: het tempo van de fusie en daaraan gerelateerde activiteiten zoals het programma HARP mag nooit ten koste gaan van de continuïteit van de productie van het Rijksvastgoedbedrijf.

Bij het merendeel van de risico’s die BIT ziet, is het advies opgevolgd. De adviezen zijn een steun in de rug om deze activiteiten voortvarend invulling te blijven geven. Hieronder gaan wij in op deze adviezen.

Advies 1. Kies het proces dat bij de doelapplicatie hoort

Voor zover dat rechtmatig is, wordt de doelapplicatie geselecteerd uit applicaties die reeds in gebruik zijn. Het doellandschap van applicaties is vooraf bepaald in de eerste maanden na de fusie in 2014, onder andere door de keuze voor Oracle EBS dat door voormalig RGD werd gebruikt en het inrichten van een kernregistratie met als basisfunctionaliteit de vastgoedregistratie die de voormalig DVD in gebruik heeft. De bestaande processen in de gekozen bestaande doelapplicatie zijn leidend, en worden enkel aangepast waar dat strikt noodzakelijk is om het Rijksvastgoedbedrijf in de volle breedte te kunnen ondersteunen. Uiteraard dienen nog niet bestaande processen (zoals met betrekking tot de strategische sturing op de vastgoedportefeuille) hieraan toegevoegd te worden. Deze werkwijze is in de eerste fase van HARP niet strak genoeg gevolgd, en daar is in lijn met het BIT advies in augustus 2016 op bijgestuurd door de procesharmonisatie volledig te richten op de eerste Rijksvastgoedbedrijf-brede ingebruikname van Oracle per 1 juni 2017.

Advies 2. Werk stappenplan uit voor realisatie van beoogde applicatielandschap

Ten tijde van de BIT-toets waren de stappenplannen naar het beoogde applicatielandschap onvoldoende uitgewerkt. Inmiddels is in lijn met de bevinding van het BIT de uitwerking gereed van de doelapplicaties op de verschillende leveringsmomenten, de stappen daar naartoe en de eindsituatie bij afronding van HARP.

Advies 3. Voorkom doormodderen als verhuizing naar SCC-ICT verder vertraagt

Het HARP programma boekt concrete successen blijkens het feit dat de eerste succesvolle overdrachten van ICT-systemen van het Rijksvastgoedbedrijf aan het overheidsdatacenter inmiddels hebben plaatsgevonden. Het Rijksvastgoedbedrijf sluit conform het vigerende rijksbeleid aan bij SSC-ICT. De overgang naar SSC-ICT is noodzakelijk voor de verdere ICT-integratie. Het onderbrengen bij een externe marktpartij zal niet tot tijdwinst leiden ten opzichte een eventuele vertraging bij de overgang naar SSC-ICT. Dit vanwege de verplichte aanbesteding die dan plaats zou moeten vinden, de feitelijke overdracht en kennisopbouw die dan bij een marktpartij moet plaatsvinden. Overigens zou dan in een later stadium gegeven het vigerende rijksbeleid alsnog een overstap naar SSC-ICT plaats moeten vinden.

Advies 4. Neem meer tijd voor conversie van SAP naar Oracle EBS

Met betrekking tot de conversie merk ik op dat de BIT-toets heeft plaatsgevonden op basis van de planning die in mei/juni 2016 beschikbaar was. De aangepaste planning als gevolg van voornoemde vertraging heeft het Rijksvastgoedbedrijf in de gelegenheid gesteld het conversieplan aan te passen. In het aangepaste conversieplan is voorzien in een drietal proefconversies verspreid over 5 maanden in plaats van de eerder geplande 3 maanden. Hierdoor wordt gedeeltelijk gehandeld in lijn met het BIT-advies: het Rijksvastgoedbedrijf voorziet in de nieuwe planning in drie proefconversies, waar het BIT vier conversies adviseert.

De Minister voor Wonen en Rijksdienst, S.A. Blok

---

1 Raadpleegbaar via www.tweedekamer.nl