26 642
Europees Sociaal Fonds (ESF)

nr. 14
BRIEF VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 februari 2001

Ter griffie van de Tweede Kamer der Staten-Generaal ontvangen op 2 februari 2001.

De wens over het verlenen van de status van agentschap nadere inlichtingen te ontvangen kan door of namens de Kamer of door ten minste dertig leden van de Kamer te kennen worden gegeven uiterlijk op 22 maart 2001.

De Kamer kan zich tegen het voorgenomen besluit uitspreken uiterlijk op 16 februari 2001 dan wel binnen veertien dagen na het verstrekken van de in de vorige volzin bedoelde inlichtingen.

Bij de termijnen is rekening gehouden met de recesperiode van de Tweede Kamer.In het Algemeen Overleg met de vaste commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid d.d. 24 januari 2001 heb ik u onder meer toegezegd aanvullende informatie toe te zenden met betrekking tot de inrichting van een agentschap bij SZW. Ook heb ik toegezegd aanvullende informatie te verstrekken met betrekking tot de start van ESF-nieuw. Verder heeft u mij om aanvullende informatie verzocht met betrekking tot door de Algemene Rekenkamer gedane aanbevelingen. Mede in overleg met de minister van Financiën bericht ik u het volgende.

Een agentschap bij SZW

In mijn brief van 17 januari jl. over de positionering van het ESF 2000–2006 (26 642, nr. 13) heb ik aangegeven dat de geconstateerde problemen bij de uitvoering van het ESF 1994–1999 en de SUWI-operatie de twee belangrijkste overwegingen zijn geweest voor mijn besluit een agentschap in te richten.

Ik ben van mening dat om de problemen bij de uitvoering van het ESF in de toekomst te kunnen voorkomen een directere aansturing van de uitvoering van het ESF een noodzakelijke stap is. Dit betekent dat een verdere uitvoering van het ESF-programma door Arbeidsvoorziening niet in rede ligt, aangezien in de relatie departement-ZBO mijn sturings- en interventiemogelijkheden minder direct én beperkt zijn. Het Rekenkamerrapport van november jl. bevestigt dit. Voorts moest ik nog een beslissing nemen over de positionering van het ESF in het kader van SUWI.

Om het ESF directer te kunnen aansturen, zijn twee uitvoeringsmodaliteiten mogelijk; de uitvoering van het ESF onderbrengen als een regulier dienstonderdeel binnen SZW of positionering in een agentschap.

Ik heb gekozen voor een agentschap aangezien dit voor een dienst onder ministeriële verantwoordelijkheid de beste mogelijkheden biedt voor resultaatgericht management en bedrijfseconomische aansturing. Met een agentschap kunnen in een opdrachtgever- opdrachtnemerrelatie heldere en ook zakelijk vormgegeven afspraken over prestaties, kwaliteit en kosten worden gemaakt. Als agentschap moet ESF Nederland direct verantwoording afleggen over de bereikte resultaten en zal hier ook op afgerekend worden. De positionering in een agentschap biedt aldus een heldere relatie met het departement, hetgeen de transparantie van de uitvoering vergroot. Ik denk dat hiermee aan de uitvoering van de taken van het ESF een belangrijke kwaliteitsimpuls kan worden gegeven.

In bovengenoemde brief (26 642, nr. 13) en tijdens het AO van 24 januari jl. heb ik instemming van de Tweede Kamer gevraagd om ESF-Nederland, bij wijze van uitzondering en vanaf het moment van organisatorische overgang naar mijn departement, een tijdelijke status van agentschap te verlenen. ESF Nederland kan dan de bestaande baten-lastenadministratie blijven voeren en tegelijkertijd het traject doorlopen waarbij alsnog aan alle instellingsvoorwaarden voor een agentschap wordt voldaan. Tevens krijgt ESF-Nederland dan reeds, vanaf het moment van overgang naar het departement, een duidelijke status, hetgeen van groot belang is voor het op orde krijgen van het beheer en de controle van de ESF-uitvoering.

De reden waarom ik u dit verzoek heb gedaan is de volgende. Aangezien ESF Nederland nog niet aan de instellingsvoorwaarden voldoet kan het formeel nog niet op korte termijn de status van agentschap voeren. Omdat alleen agentschappen een baten-lastenadministratie mogen voeren, zou ESF Nederland daardoor in principe tijdelijk (totdat aan de instellingsvoorwaarden wordt voldaan) van een baten-lastenadministratie over moeten gaan naar een kas-verplichtingenadministratie. Mijn collega van Financiën is het met mij eens dat deze administratieve heen-en-weer beweging om meerdere redenen onwenselijk is. Niet alleen betekent dit een extra belasting van de organisatie en het daarbij betrokken personeel. Ook is deze beweging ondoelmatig.

Het is mijn streven om ESF Nederland zo spoedig mogelijk een duidelijke organisatorische status te geven. Zoals vermeld zal het overgangstraject naar een agentschap een kwaliteitsimpuls geven aan de uitvoering van de taken van ESF Nederland. Met het verlenen van een tijdelijke agentschapstatus aan ESF Nederland wordt voorkomen dat de administratie moet overgaan van een baten-lastenadministratie naar een kasverplichtingenstelsel, hetgeen een vertragende en extra complicerende factor zou betekenen. Het verlenen van een tijdelijke agentschapstatus aan ESF Nederland is aldus van positieve invloed op een spoedige uitvoering van ESF-nieuw. Spoedige uitvoering van ESF-nieuw is tevens van belang om de clusteraanvragers voldoende tijd te geven ESF-aanvragen in te dienen, zodat de kans op volledige benutting van de middelen toeneemt.

Instemming van uw Kamer met de tijdelijke agentschapstatus is mijns inziens dan ook een belangrijke stap in het op orde brengen van de uitvoering van het ESF.

Met mijn brief van 17 januari jl., waarin ik mijn voorgenomen besluit tot de instelling van een agentschap aan uw Kamer aankondigde, bedoelde ik de voorhangprocedure als bedoeld in artikel 70 van de Comptabiliteitswet op te starten.

Artikel 70 schrijft voor dat uit de daartoe strekkende kennisgeving aan de Kamer kan worden ontleend welke afwijkende beheersregels voor het agentschap gelden. Tevens moet daarin worden aangegeven welke produkten het agentschap levert en welke produktinformatie in de begroting en de verantwoording wordt verstrekt. Op hoofdlijnen heb ik de Kamer deze informatie verstrekt. Zodra een verdere uitwerking gereed is zal ik de Kamer nader informeren.

De voorwaarden voor instelling van een Agentschap zijn u gemeld bij brief van 31 januari 2000 van de Minister van Financiën (TK(1999–2000, 26 541, nr. 70). De belangrijkste passage heb ik als bijlage 1 bij deze brief gevoegd).

Door de verandering in bestuursvorm, namelijk van een Zelfstandig BestuursOrgaan (ZBO) naar een agentschap als onderdeel van SZW, verandert de toezichtsrelatie tussen het departement en de uitvoerder van het ESF-programma. Het toezicht zoals SZW (directie Toezicht) dat uitoefende op de Arbeidsvoorzieningsorganisatie, verschuift nu naar een interne toezicht- en controlestructuur, zoals die binnen het departement gangbaar is. In Bijlage 2 heb ik de toezichtskolom als thans voorzien opgenomen. Hiermee geef ik tevens een invulling van mijn toezegging om een nader beeld te schetsen van de beheer-, controle- en toezichtstructuur bij de besteding van ESF-middelen zoals ik heb gedaan in de door de Minister van Financien op 20 december 2000 verstuurde rapportage, waarin een overkoepelend beeld wordt gegeven van de bij de uitvoering van het EU-structuurbeleid betrokken ministeries.

Ik kan u verder meedelen dat de Europese Commissie bij meerdere gelegenheden heeft aangegeven het positief te waarderen dat ik besloten heb de rol van «beheersautoriteit» bij Arbeidsvoorziening weg te halen en onder te brengen bij (een agentschap van) SZW met als doel een betere controle en efficiëntere inzet van het ESF te verzekeren.

Ik wil er hier op wijzen dat het agentschap naast de uitvoering van het nieuwe ESF-programma, tevens de (tijdelijke) taak krijgt ten aanzien van de afwikkeling van de oude ESF-programma's. Deze laatste taak zal afzonderlijk worden belegd en uitgevoerd in het agentschap.

Verwachte start uitvoering ESF

Zoals ik in mijn eerdere «agentschapsbrief» en tijdens het AO heb aangegeven verwacht ik dat de beheer- en controlestructuur voor ESF-nieuw dit voorjaar gereed zal zijn (uitgaande van toestemming van de Kamer voor het agentschapsmodel). Dit betekent dat het agentschap in het voorjaar kan beginnen met het uitvoeren van de entreetoets bij de diverse clusteraanvragers.

Er zijn tevens vragen gesteld naar de stand van zaken met betrekking tot de vaststelling van de ESF-subsidieregelingen. Het betreft hierbij een tweetal subsidieregelingen, te weten een ten behoeve van ESF-3, en een ten behoeve van het Communautair initiatief EQUAL. De eerstgenoemde regeling was reeds in een vergaande staat van voorbereiding op het moment dat ervoor gekozen werd de uitvoering niet meer door de Arbeidsvoorzieningsorganisatie maar door het agentschap te laten verrichten. Op het ogenblik worden daarin de wijzigingen aangebracht die uit dit voornemen voortvloeien. Op basis van het concept van het door de Europese Commissie goed te keren EPD wordt thans voorts gewerkt aan de uitwerking van een EQUAL-subsidieregeling. Nadere informatie over EQUAL treft u aan als bijlage 3. Er kan van worden uitgegaan dat deze werkzaamheden tijdig voor 1 april zullen kunnen worden afgerond.

Als wordt besloten tot een agentschap kan het agentschap de uitvoering van de programma's ESF 3 en EQUAL derhalve rond de datum van 1 april starten. In bijlage 4 wordt ingegaan op het risico van het verlies van middelen.

In het AO van 24 januari heb ik aangegeven niet te willen starten met de uitvoering van het ESF voordat ik de goedkeuring van de Europese Commissie heb. Ik bedoel hiermee het volgende. Zoals ik u heb meegedeeld in mijn brief over de opdracht aan de heer Koning is een van de missies van de werkgroep van de Europese Commissie, SZW en Financiën om gezamenlijk een «strategy paper» vast te stellen. Dit document valt uiteen in drie hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk zal worden aangegeven welke typen onregelmatigheden zich in de periode 1994–1999 hebben voorgedaan. Voorts zal in hoofdstuk 2 worden beschreven welke acties Nederland hierop onderneemt. In hoofdstuk 3 zal worden beschreven op welke wijze kan worden voorkomen dat deze en andere onregelmatigheden zich in de toekomst gaan voordoen. Op het moment dat dit strategy-paper door de «joint working group» (Europese Commissie, SZW en Financiën) is vastgesteld ga ik ervan uit dat de Europese Commissie akkoord is met de Nederlandse aanpak om voor de periode 2000–2006 onregelmatigheden in de uitvoering van het ESF te voorkomen. Ook het in deze brief beschreven systeem van beheer- en controle (bijlage 2) maakt onderdeel uit van hoofdstuk 3.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

W. A. F. G. Vermeend

BIJLAGE 1 Passage uit brief Minister van Financiën, d.d. 31 januari 2000 (TK 1999–2000, 26 541, nr. 70)

In paragraaf 3.3 van de brief is aangegeven dat de drie instellingsvoorwaarden zijn geoperationaliseerd en het uitgangspunt vormen voor de begeleiding en toetsing van diensten die zich hebben aangemeld om agentschap te worden. Onderstaand zijn de geoperationaliseerde instellingsvoorwaarden nader uitgeschreven. Tevens is daarbij de relatie gelegd met de grondslagen van het agentschapmodel, te weten een resultaatgericht besturingsmodel in combinatie met een baten- en lastenadministratie. De genoemde activiteiten zullen gedeeltelijk naast elkaar moeten worden opgepakt om de vereiste interactie te bewerkstelligen. De opsomming impliceert derhalve geen volgtijdelijkheid.

1. een omgevingsanalyse:

Van de tot agentschap om te vormen dienst wordt de relevante omgeving in kaart gebracht in termen van rollen (opdrachtgever, opdrachtnemer, eigenaar, financier, toezichthouder) en verantwoordelijkheden (beslissen, bepalen, betalen en genieten). Tevens worden hieraan gekoppeld financieringsstromen en informatiestromen. Deze fase moet voorzien in een eenduidig besturingsmodel voor de tot agentschap om te vormen dienst.

2. een identificatie van producten en diensten:

Afgeleid van de na te streven doelstellingen, worden de producten en diensten van de dienst in kaart gebracht. De producten en diensten worden beoordeeld op criteria als kwantificeerbaarheid, specificeerbaarheid (m.a.w. eenduidig interpreteerbaar), homogeniteit en representativiteit. Gelijktijdig met het benoemen van producten en diensten worden de kwaliteitsindicatoren meegenomen. De criteria moeten duidelijkheid verschaffen over de mogelijkheid de producten en diensten het aangrijpingspunt van een outputgerichte sturing te laten zijn.

3. een beschrijving van de bedrijfsprocessen:

Om de gewenste producten en diensten te kunnen opleveren, worden diverse primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen uitgevoerd. De beschrijving van de bedrijfsprocessen moet duidelijkheid verschaffen over de aansluiting tussen de interne planning & controlcyclus, de geïdentificeerde producten en diensten en de daarvoor geldende kostprijzen.

4. een kostprijsmodel:

In het kostprijsmodel wordt de koppeling gelegd tussen de geïdentificeerde producten en diensten en de aan perioden toegerekende uitgaven. De kostprijzen kunnen afwijken van de uiteindelijk in rekening te brengen tarieven. Het kostprijsmodel moet inzicht bieden in de mogelijkheden om de producten en diensten kostendekkend aan te bieden.

5. aansluiting tussen de interne en externe planning & controlcyclus:

Het agentschap heeft zijn eigen planning & controlinstrumentarium. De eigenaar en de opdrachtgever binnen het moederministerie hebben dit ook. De invulling van de planning & controlcyclus is onder meer afhankelijk van de aard van de producten. In de praktijk zal de planning & controlcyclus veelal bestaan uit een mix van reguliere (prestatiegegevens) en niet-reguliere instrumenten (beleidsevaluaties en audits). Het is van belang dat deze beide planning & controlcycli op elkaar aansluiten. Een goede aansluiting moet zeker stellen dat de aangrijpingspunten voor sturing door agentschap en moederministerie in het verlengde van elkaar liggen.

6. aantonen op welke wijze doelmatiger gewerkt zal worden:

Doelmatiger werken is één van de doelstellingen van de introductie van het agentschapmodel. Doelmatiger werken kan zich manifesteren in het kostprijsverlagingen en in kwaliteitsverbeteringen van producten en diensten. Het is in het verleden lastig gebleken om het doelmatiger werken aan te tonen. Diensten die agentschap beogen te worden, gaan daarom zoveel mogelijk eerder dan de beoogde startdatum te proefdraaien in het resultaatgerichte besturingsmodel en gaan zo mogelijk tevens een periode een schaduwadministratie aanhouden in termen van baten- en lasten. Dit moet tot betere mogelijkheden leiden om het doelmatiger werken aan te kunnen tonen. Dit biedt de mogelijkheid om meer zekerheid te krijgen over de vergelijkbaarheid van prestatiegegevens voor en na de start als agentschap.

7. een draaiboek voor het opstellen van een openingsbalans:

De praktijk heeft aangetoond dat het opstellen van een openingsbalans niet eenvoudig is. Om die reden is het van belang vroegtijdig een draaiboek voor het opstellen ervan uit te werken. Dit draaiboek bevat een tijdsplanning en een overzicht van de afspraken die tussen eigenaar en agentschap gaan gelden. De departementale accountantsdienst beoordeelt dit draaiboek. Door vooraf afspraken te maken over de in de openingsbalans op te nemen posten en de daarvoor te hanteren waarderingsgrondslagen, wordt het risico van niet tijdige en niet volledige afronding van de openingsbalans verkleind.

8. een plan van aanpak voor de in het financieel beheer aan te brengen wijzigingen:

Het financieel beheer van een dienst die een kas/verplichtingenadministratie voert wijkt op een aantal punten af van het financieel beheer bij een agentschap dat een baten/lastenstelsel voert. Een goedkeurende accountantsverklaring is weliswaar vereist voor diensten die agentschap willen worden, maar geeft nog niet voldoende zekerheid over de kwaliteit van het financieel beheer. Om die reden wordt van deze diensten gevraagd een plan van aanpak op te stellen waarin wordt aangegeven hoe bestaande tekortkomingen worden opgelost en waarin geanticipeerd wordt op de aan te brengen wijzigingen in het financieel beheer om agentschap te worden. Dit plan van aanpak wordt beoordeeld door de departementale accountantsdienst. Deze fase voorziet er in dat zoveel mogelijk onverwachte problemen met het financieel beheer worden voorkomen.

BIJLAGE 2 Beheer en controle Agentschap

Door de verandering in bestuursvorm, namelijk van een Zelfstandig Bestuurs Orgaan (ZBO) naar een agentschap als onderdeel van SZW, verandert de toezichtsrelatie tussen het departement en de uitvoerder van het ESF-programma. Het toezicht zoals SZW (directie Toezicht) dat uitoefende op de Arbeidsvoorzieningsorganisatie, verschuift naar de interne toezicht- en controlestructuur, zoals die binnen het departement gangbaar is.

Het agentschap valt binnen de departementale toezichts- en controle structuur. De (departementale)toezichts- en controle keten wordt gevormd door het agentschap, de opdrachtgever, de directie Financieel- Economische Zaken en de departementale Accountantsdienst.

Beheer en controle Agentschap

Het agentschap heeft een eigen verantwoordelijkheid voor het intern financieel beheer en voor de controle en toezicht op de interne (financiële) bedrijfsvoering en beleidsuitvoering door projectuitvoerders (eerste lijnscontrole). Het agentschap doet dat binnen de kaders die door het departement en Brussel zijn opgesteld. Het agentschap heeft een eigen financiële en personele administratie, doet betalingen ten laste van een eigen rekening-courant met de Rijkshoofdboekhouding, en organiseert het eigen controle apparaat. Binnen het agentschap wordt een duidelijke scheiding aangebracht tussen apparaatsuitgaven en programmauitgaven.

Het agentschap ontvangt op declaratiebasis geld van het kerndepartement om de programmauitgaven aan de projecten te bekostigen. De toewijzing van het geld vindt plaats door de service-eenheid. Het agentschap is in het kader van haar toezichtsactiviteiten verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de eerstelijns controle. Deze controles bestaan uit preventieve, tussentijdse- en eindcontroles van ESF-projecten.

Bij de preventieve controles onderwerpt het agentschap de clusteraanvragers aan een entreetoets, waarbij aan de hand van toetsingscriteria wordt beoordeeld of de clusteraanvrager een deugdelijk systeem van beheer en controle hanteert tot en met het niveau van de projectuitvoering. De toetsingscriteria zijn mede tot stand gekomen op basis van opmerkingen van de Algemene Rekenkamer en de Europese Commissie. De clusteraanvrager is vervolgens verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de projecten.

De clusteraanvragers fungeren in het nieuwe systeem van beheer en controle als tussenpersonen tussen het ministerie/agentschap en de te subsidiëren projecten. Zij zijn subsidieaanvrager en -ontvanger, en zijn jegens het ministerie, integraal verantwoordelijk voor de naleving van alle verplichtingen, die voortvloeien uit de subsidiëring van de individuele projecten, waarvoor zij als clusteraanvrager optreden.

Gedurende de uitvoering van een project wordt halfjaarlijks gerapporteerd door de aanvrager over de voortgang van de projectactiviteiten en de financiële stand van zaken. De lijnorganisatie beoordeelt de projectrapportages.

Het agentschap voert tussentijdse (controle) bezoeken bij de projecten uit om het financiële beheer over deze middelen bij de projecten zelf te beoordelen. Het Agentschap kan hierbij ook de departementale accountantsdienst verzoeken tot het uitvoeren van dossierreviews bij de externe accountants die een verklaring hebben afgegeven bij de einddeclaratie van een project.

Bij de eindcontrole controleert het agentschap op basis van de vereiste accountantsverklaring, de door de clusteraanvragers ingediende eindrapportage en einddeclaratie op de naleving van de gestelde voorwaarden. Bij geconstateerde onjuistheden en/of vermoedens van onregelmatigheden, vindt al dan niet na gericht dossieronderzoek, correctie plaats. Het agentschap houdt hiertoe een overzicht bij van onregelmatigheden per project, per uitvoerder en per aanvrager. Dit overzicht zal mede als basis dienen voor een risico-analyse aan de hand waarvan projecten geselecteerd kunnen worden voor het uitoefenen van controles ter plaatse. Het overzicht van onregelmatigheden zal dienen als basis voor het periodiek aan de Europese Commissie (OLAF) melden van geconstateerde onregelmatigheden. De DAD zal deze rapportages controleren in het kader van zijn controlerende taak.

Daarnaast voert de afdeling Interne Controle van het Agentschap een kwaliteitstoets uit op het intern beheer en de goede werking van de bedrijfsprocessen binnen het Agentschap. Hierbij kunnen steekproefsgewijs de interne dossiers van de business units op de juiste en rechtmatige afhandeling van het project (eindbeschikking en verrekening voorschot) worden beoordeeld.

Beheer en controle Kerndepartement

De directie FEZ fungeert als concerncontroller ten behoeve van de departementsleiding. FEZ houdt toezicht op en beoordeelt de verantwoording van zowel de opdrachtgever(s) als de departementsleiding.

Daarnaast oefent de directie FEZ het primaire toezicht uit op de beheersmatige aspecten van het agentschap (o.a. apparaatskosten, bezettingsresultaat, intern beheersverslag, kwaliteit bedrijfsvoering). Hierbij kan de directie FEZ gebruik maken van de interne controlebevindingen van het agentschap en de controlebevindingen van de departementale Accountantsdienst.

De controles van de DAD hebben tot doel het vaststellen van de rechtmatigheid van de ontvangsten en uitgaven van het agentschap (zowel apparaatskosten als programmauitgaven) en de toereikendheid van het door het agentschap gevoerde financiële beheer. In dit kader beoordeelt de DAD de opzet en werking van de financiële beheersprocessen van het agentschap, onder meer door het uitvoeren van steekproeven.

Onderdeel van het financiële beheer van het agentschap is het toezicht dat het agentschap zelf uitvoert op de juiste besteding van subsidiegelden door aanvragers en eindbegunstigden. Om de goede werking van dit toezicht te toetsen voert de DAD ook zelfstandig controles uit bij aanvragers en eindbegunstigden en worden reviews uitgevoerd bij accountants die verklaringen geven bij einddeclaraties van projecten. Overigens zal in voorkomende gevallen een beroep kunnen worden gedaan op de nog in te richten Inspectie Werk en Inkomen (IWI), zoals dat thans eveneens gebeurt bij de Arbeidsinspectie.

Toezicht door overige instanties

De Europese Commissie houdt de lidstaten verantwoordelijk voor de naleving en doeltreffende uitvoering van het ESF-beleid en voor het beheer van en de controle op de ESF-geldstromen. De Europese Commissie voert controles uit in de lidstaten om zich te vergewissen dat de lidstaten aan deze verantwoordelijkheden voldoen. Deze controles vinden over het algemeen op projectniveau plaats.

De Algemene Rekenkamer doet, uit eigen beweging of desgevraagd, onafhankelijk onderzoek naar het functioneren van het rijk en de daarmee verbonden organen, op recht- en doelmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van de interne (financiële) bedrijfsvoering. De onderzoeken spitsen zich toe op de wijze waarop de ministers invulling geven aan hun verantwoordelijkheid. De Algemene Rekenkamer baseert zich daarbij mede op de uitkomsten van de controles van de Accountantsdienst. De Algemene Rekenkamer rapporteert aan het Parlement en de verantwoordelijke ministers over onderzoeksbevindingen, oordelen en aanbevelingen over organisatie, beheer en beleid. De onderzoeksrapporten worden gepubliceerd als Kamerstuk. Het agentschap zal, als onderdeel van het ministerie van SZW, in de reguliere onderzoeksactiviteiten van de Algemene Rekenkamer worden betrokken. Ten opzichte van de oude situatie verandert er in dat opzicht niet zoveel; de Algemene Rekenkamer was reeds bevoegd onderzoek te doen bij Arbeidsvoorziening/ESF Nederland. Nieuw ten opzichte van de oude situatie is, dat het agentschap zal worden betrokken in het jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene Rekenkamer, dat leidt tot het Rapport bij de financiële verantwoording van de ministeries. Bovendien mag verwacht worden dat het Agentschap betrokken wordt in onderzoek van de Rekenkamer naar alle Agentschappen.

De Europese Rekenkamer heeft een vergelijkbare positie en taak als de Algemene Rekenkamer. Zij doet onafhankelijk onderzoek naar de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven van de Europese Gemeenschap. De Europese Rekenkamer gaat tevens na of er goed financieel beheer wordt gevoerd. De controle geschiedt zowel bij de instellingen van de Europese Unie als bij de lidstaten. Het onderbrengen van de uitvoering van de ESF-subsidiestroom in een agentschap onder het ministerie van SZW brengt hierin geen verandering.

De controle- en toezichtstructuur ESF bestaat derhalve uit; een accountantscontrole op projectniveau, de interne controle van het agentschap, het departementale toezicht en controle (FEZ en DAD) en toezicht en controle vanuit de Algemene Rekenkamer, De Europese Rekenkamer en de Europese Commissie (DG V, DG XX en de fraudebestrijdingsdienst OLAF).

BIJLAGE 3 Aanvullende informatie over Equal 2000–2006

Inleiding

Het EQUAL-programma zal worden uitgevoerd door het te vormen agentschap van het Ministerie van SZW. Het systeem van beheer, controle en toezicht voor EQUAL 2000–2006 zal daarom nauw aansluiten bij het systeem voor ESF-nieuw. Het EQUAL-programma heeft echter een aantal specifieke kenmerken die verschillen van ESF3. Bij EQUAL gaat het om transnationale samenwerkingsprojecten waarbij Europese landen met financiële steun uit Brussel vernieuwende initiatieven kunnen ontwikkelen ter bestrijding van discriminatie en ongelijkheid op de arbeidsmarkt.

Hieronder wordt nader ingegaan op de specifieke kenmerken van het EQUAL-programma.

EQUAL 2000–2006

Inleiding

Op 15 september 2000 is het EQUAL-programma naar Brussel gestuurd. Nederland heeft ten behoeve van de Europese Commissie een zogeheten Programmadocument opgesteld waarin de hoofdlijnen van het EQUAL-programma alsmede de uitvoeringsstructuur zijn aangegeven. Op 17 januari 2001 is de Europese Commissie het Programmadocument ter goedkeuring aangeboden. Volgens de planning zal door de Europese Commissie in de loop van maart 2001 bekend worden gemaakt of het Programmadocument wordt goedgekeurd.

Het streven van de Europese Commissie is om alle lidstaten op 15 november 2001 met de projecten te laten beginnen. De inspanningen van Nederland zijn hierop gericht.

Verantwoordelijkheidsverdeling

De lidstaten van de Europese Unie (EU) zijn op grond van het zogenoemde subsidiariteitsbeginsel zelf belast met de uitvoering van het EU-beleid.

Voor EQUAL houdt dit in dat het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) namens Nederland verantwoordelijk is voor het beheer, de uitvoering en de controle van het gehele programma. De Verordening spreekt hierbij zowel over een «beheersautoriteit» als een «betalingsautoriteit».¹

Het EQUAL-programma zal worden uitgevoerd door het te vormen agentschap van het Ministerie van SZW.

Hoofdlijnen uitvoeringsproces in 2001

In het EQUAL uitvoeringsproces zullen diverse activiteiten door SZW, het Agentschap of de Ontwikkelingspartnerschappen (OP's)² worden uitgevoerd:

1. Activiteiten in de voorbereidingsfase hebben in principe een eenmalig karakter en zijn gericht op het opzetten van de nieuwe beheerstructuur en het ontwikkelen van diverse uitvoeringsinstrumenten. De voorbereidingsfase wordt afgesloten met de publicatie in de Staatscourant van de Ministeriële subsidieregeling voor EQUAL. Dan vindt tegelijkertijd de oproep plaats tot het indienen van voorstellen, de zogenoemde «call for proposals».

2. De fase waarin de projectvoorstellen van de OP's beoordeeld en geselecteerd worden begint feitelijk na de publicatie van de eerste «call for proposals» op 1 april 2001. Van april tot 1 juli 2001 kunnen de projectvoorstellen worden ingediend bij het Agentschap.

Daarna volgt vanaf 1 juli tot 15 november 2001 de beoordeling van de voorstellen. Goedkeuring van de projectvoorstellen leidt tot een beschikking waarna deze projecten kunnen starten met Actie 1. Deze actie is voornamelijk gericht op het (verder) opzetten en uitwerken van de ontwikkelingspartnerschappen en transnationale samenwerking. Vanaf 15 mei 2002 kunnen de projecten bij goed functioneren overgaan tot Actie 2, die bestaat uit het op basis van de in Actie 1 ontwikkelde «werkprogramma's» feitelijk uitvoeren van de subsidiabele activiteiten in het kader van EQUAL.

Voorlichting

Momenteel worden door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en ESF-Nederland al verschillende voorlichtingsinstrumenten gebruikt om de doelstellingen, opzet en procedures van EQUAL zo breed mogelijk bekend te maken. Dit gebeurt door informatie op de website van het ministerie en ESF-Nederland te plaatsen (deze worden vanaf heden steeds meer gevuld) en door het verspreiden van brochures naar relevante doelgroepen.

Daarnaast worden een aantal themabijeenkomsten georganiseerd. De vier bijeenkomsten die in het eerste kwartaal 2001 (1, 12, 15 en 19 maart) worden georganiseerd, zijn opgezet naar thema en voor alle doelgroepen toegankelijk. Doel van de bijeenkomsten is:

1 Het informeren en enthousiasmeren van potentiële projectuitvoerders over de doelstellingen, eisen, nieuwe uitvoeringsstructuur met ontwikkelingspartnerschappen en werkwijze van het EQUAL-programma, teneinde zo optimaal mogelijk subsidieaanvragen te genereren en te begeleiden.

2 Het bijeenbrengen van projectuitvoerders ADAPT en EMPLOYMENT en andere mogelijke nieuwe uitvoerders van EQUAL projecten.

Informatie over het project «Be Equal, be different»

Tijdens het Algemeen Overleg van 24 januari jl. werd het project «Be Equal, be different» ter sprake gebracht. Hieronder staat de informatie die hierover bekend is bij het Ministerie van SZW.

Het project «Be Equal, be different» wordt niet bekostigd uit gelden van het EQUAL-programma. Het EQUAL-programma is nog niet van start gegaan.

«Be equal be different« is een internationaal samenwerkingsproject gericht op discriminatiebestrijding. Hierin werken Nederlandse niet-gouvernementele organisaties op het gebied bestrijding van discriminatie op grond van sekse, seksuele voorkeur, leeftijd en etniciteit (E-Quality, COC, LBL en LBR) samen met verwante organisaties in Ierland, Italië en Finland.

In november 2000 zijn in de vier landen de gezamenlijke eindproducten gepresenteerd, een reizende fototentoonstelling en een praktisch handboek dat aan ambtenaren, personeelsfunctionarissen, onderwijskrachten en sleutelfiguren in het bedrijfsleven handvatten aanreikt om discriminatie tegen te gaan. In 2001 zal het gebruik van het handboek in gemeenten en instellingen worden ondersteund. De implementatie wordt door de Ministerie van VWS, SZW en BZK gezamenlijk financieel mogelijk gemaakt.

Ook in 2001 wordt het vervolgproject ontwikkeld. Dit richt zich op de implementatie van de in het handboek omschreven methodieken door het uitvoeren van trainingen bij organisaties in de betrokken landen. Het project wordt afgesloten met een internationale conferentie. Deze projecten worden tegelijkertijd in Nederland en in het buitenland uitgevoerd.

BIJLAGE 4 Risico op verloren gaan budgetten ESF nieuw 2000 en 2001

De EU-Verordening 1260/99 houdende algemene bepalingen inzake de Structuurfondsen stelt in artikel 30 lid 2 dat «Het gedeelte van een betalingsverplichting waarvoor op het einde van het tweede jaar na het jaar waarin de betalingsverplichting is aangegaan, of, in voorkomend geval, en voor de betreffende bedragen na de datum van een latere beschikking van de Commissie die nodig was om een maatregel of een verplichting toe te staan of op de uiterste datum voor de indiening van het in artikel 37, lid 1, bedoelde eindverslag geen voorschot is betaald of waarvoor geen ontvankelijke betalingsaanvraag als omschreven in artikel 32, lid 3, bij de commissie is ingediend, wordt ambtshalve door de Commissie geannuleerd; de bijdrage van de fondsen aan het betrokken bijstandspakket wordt met dat bedrag verminderd». Ik heb hiertoe op 15 september 2000 een brief aan de Commissie laten sturen met daarin mijn interpretatie van dit artikel.

Mijn interpretatie van dit artikel luidt als volgt: Het is mogelijk dat deel van de jaartranche t dat in het jaar t niet is verplicht in het jaar t+1 en t+2 te verplichten. Dit betekent dat in t+1 en t+2 een beschikking kan worden afgegeven welke ik ten laste breng van jaartranche t. Ik zal ten behoeve van deze projecten uiterlijk t+2 een ontvankelijke betalingsaanvraag moeten indienen bij de Commissie teneinde een «ambtshalve annulering» te voorkomen.

De Commissie heeft per brief van 13 oktober 2000 bevestigd dat mijn interpretatie van artikel 32 lid 2 correct is. Dit betekent dat ik de ESF-allocatie 2000 kan verplichten en betalen tot en met 2002, mits ik uiterlijk 31 oktober 2002 een ontvankelijke betalingsaanvraag (declaratie) over dit bedrag indien bij de Europese Commissie. De ESF-allocatie 2000 en 2001 zijn derhalve niet verloren. Wel is het zo dat, naarmate de tijd vordert, het risico toeneemt dat het volledige budget 2000 niet meer tijdig kan worden gedeclareerd bij de Europese Commissie.

---

1 Beheersautoriteit wordt beschreven in artikel 9, n van Verordening 1260/1999 en betalingsautoriteit wordt beschreven in artikel 9, o van Verordening 1260/1999.

2 Tweede Kamer, vergaderjaar 2000–2001, 26 642, nr. 11, hoofdstuk 3.