26 399 Jaarrapportage procedureregeling Grote Projecten

30 351 Regeling grote projecten

Nr. 17 BRIEF VAN DE MINISTER VAN FINANCIËN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

Den Haag, 1 december 2016

In uw brief van 28 oktober jl. heeft u mij in de gelegenheid gesteld om te reageren op de bevindingen van de evaluatie van de Regeling Grote Projecten (RGP) en op de invulling die de commissie aan de evaluatie wil geven. Gelet op de bijzondere positie van de Auditdienst Rijk in de RGP heeft de commissie besloten om langs deze weg ook de ADR in de gelegenheid te stellen om te reageren.

Dank dat u mij in de gelegenheid heeft gesteld om te reageren. In algemene zin kan ik mij vinden in de bevindingen van de evaluatie RGP en de invulling die uw commissie hieraan wil geven. In de bijlage vindt u opmerkingen op een drietal aanbevelingen. Deze opmerkingen zijn afgestemd met de ministeries. In dezelfde bijlage treft u ook de reactie van de Auditdienst Rijk (ADR) aan.

Ik hoop dat u hiermee voldoende bent geïnformeerd.

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem

Bijlage

Aanbeveling 7: Herijk de grootprojectstatus van een project minimaal elke vijf jaar waarbij een formeel besluit moet worden genomen om de status al dan niet te handhaven

Reactie

In verband met de administratieve last lijkt het een goed idee om de groot projectstatus van tijd tot tijd te herijken. Voor programma’s met een looptijd langer dan 5 jaar kan worden overwogen om periodiek, elke 5 jaar, een evaluatiemoment in te bouwen of de groot project status nog van kracht moet blijven. In plaats van een 5 jaar periode, of aanvullend daarop, is ook het denkbaar om te werken met expliciete aanknopingspunten voor beëindiging. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn de vergaande realisatie van uitgaven of substantiële verlaging van het risicoprofiel.

Specifiek voor IenM geldt, dat in het WGO Begrotingsonderzoek van IenM ook door de Kamercommissie IenM is stilgestaan bij de Procedureregeling Grote Projecten. Het Kamerlid dhr. Hoogland heeft de Minister verzocht om een set projecten neer te leggen waarin op basis van criteria wordt gemeld welke projecten uit de lijst van externe grote projecten kunnen. De Minister heeft toegezegd om na te gaan welke projecten in feite aflopen en hierop terug te komen voor het Notaoverleg MIRT in november. IenM zal een uitgewerkte set criteria/aanknopingspunten in overweging geven aan de Kamercommissie IenM.

Aanbeveling 9: Herzie het criterium «Het Rijk draagt alleen of grotendeels verantwoordelijkheid voor het project» (art. 2, lid 2b) met het oog op de toenemende uitvoering van grote projecten in samenwerkingsverbanden

De Commissie kiest ervoor om de aanbeveling van Policy Research op dit punt niet over te nemen, vanwege de vraag of dat leidt tot zinnige discussies tussen Kamer en bewindspersoon.

Reactie

Vanwege de toename van complexere projecten met cofinanciering, kan het toch zinvol zijn om nog eens goed naar dit criterium te kijken. Het risico dat de Commissie signaleert is te ondervangen door in de uitgangspuntennotitie helder aan te geven waarover de rapportage plaats vindt in relatie tot de verantwoordelijkheid van de betreffende Minister.

Aanbeveling 10: Standaardiseer naast de eindevaluatie ook een midtermevaluatie. Vraag bij de eindevaluatie op te nemen wanneer een evaluatie van de maatschappelijke doelen van het project wordt uitgevoerd

Reactie

De vrees bestaat dat het eenduidig opvolgen van deze aanbeveling tot veel extra inspanning leidt. De Vaste Commissie Financiën kan specifieke informatie vragen in de periodieke rapportages. Op die manier kan in iedere informatiebehoefte worden voorzien zonder dat het leidt tot een formele tussentijdse evaluatie. Defensie is het niet eens met deze aanbeveling.

Derhalve stellen wij de volgende onderstreepte aanpassing voor:

Policy Research concludeert dat midtermevaluaties bij kunnen dragen aan de beheersing van projecten voor zowel projectorganisaties als de Kamer. Het lijkt daarmee een zinnige toevoeging, met name bij langjarige projecten. Daarbij zou er al van uit kunnen worden gegaan van het feit dat een ministerie zelf dergelijke midtermevaluaties uitvoert dan wel dit eigenlijk zou moeten doen bij dergelijke langjarige projecten en dat aanwezige rapportages door de betreffende Kamercommissie kunnen worden gehanteerd als tussentijdse («midterm») rapportage(s) over betreffende projecten.

Reactie van de Auditdienst Rijk (ADR)

De ADR kan zich goed vinden in de aanbevelingen uit de evaluatie van de Regeling Grote Projecten en de voorgenomen invulling daarvan door de Commissie Financiën. Dit geldt zeker ook voor de bevindingen die het werkterrein van de ADR direct raken.

Zo hecht de ADR in het bijzonder veel waarde aan aanbevelingen 1 en 2 waarin de betrokkenheid van de ADR bij de dialoog omtrent de uitgangspuntennotitie (per fase) wordt geregeld. De ADR stelt voor dat de concrete invulling van de rol van de ADR in overleg met de betreffende Kamercommissie in/via de uitgangspuntennotitie zal plaatsvinden. Bij deze invulling spelen de aard en omvang van het project alsmede de fase waarin het project zich bevindt een belangrijke rol. De eisen waaraan de accountantscontrole en het accountantsrapport dienen te voldoen dienen dan per project(fase) te worden vastgelegd. Te denken valt hierbij aan aspecten als: oordelen of alleen bevindingen over (onderdelen van) de voortgangsrapportages, te onderzoeken onderdelen van de projectorganisatie en de projectbeheersing, wel of geen controleverklaring bij financiële informatie alsmede de frequentie en vorm van de rapportage.

Dit zou, zoals de Commissie voorstelt, goed geregeld kunnen worden in een aanvullende bepaling in artikel 9 (lid 1) van de Regeling. Een aanpassing van artikel 10 lid 4 en artikel 13 lid 1 en lid 2 lijkt ons in dit verband eveneens noodzakelijk. De tekst in artikel 10 lid 4 en in artikel 13 lid 1 en lid 2 zou dan vervangen dienen te worden door de bepaling dat ten minste éénmaal per jaar een accountantsrapport wordt toegevoegd en dat de aard en reikwijdte daarvan wordt bepaald via/in de uitgangspuntennotitie. Op deze wijze kan door het leveren van maatwerk per project(fase) maximaal invulling gegeven worden aan de accountantscontrole, rekening houdend met specifieke omstandigheden, wensen van de Tweede Kamer en vaktechnische mogelijkheden en beperkingen.

Graag zou de ADR bij de concrete aanpassing van de Regeling betrokken willen worden, zeker waar hij direct in beeld is. Vanwege de samenhang tussen diverse zaken zou het zeer op prijs worden gesteld als dit op een interactieve wijze zou kunnen plaatsvinden.

Ook de mogelijkheid tot het houden van technische briefings (aanbeveling 1) wordt door ons van harte ondersteund. Mede vanwege het in een aantal gevallen (commercieel) vertrouwelijke karakter van de daarbij te bespreken onderwerpen gaat onze voorkeur daarbij uit naar «besloten zittingen».

Tot slot vraagt de ADR aandacht voor een adequate overgangsregeling die er in voorziet dat nieuwe en lopende grote projecten zo snel mogelijk onder het regime van de herziene Regeling komen te vallen.