25 809
Archieven Militaire Inlichtingendienst (MID)

nr. 8
BRIEF VAN DE MINISTER-PRESIDENT, MINISTER VAN ALGEMENE ZAKEN

Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

's-Gravenhage, 17 juni 1998

Hierbij doe ik u toekomen, mede namens de ministers van Binnenlandse Zaken en Defensie en de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de heer Nuis, mijn reactie op het rapport van de Werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten «Beheren en Beweren» (Tweede Kamer, vergaderjaar 1997–1998, 25 809, nrs. 4–5–6).

De Minister-president, Minister van Algemene Zaken,

W. Kok

Naar aanleiding van het voorgenomen overleg van de vaste commissies voor Binnenlandse Zaken, voor Defensie en voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen geef ik u hierbij, mede namens mijn ambtgenoten van Binnenlandse Zaken en Defensie en de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de heer Nuis, de reactie van de regering op het rapport «Beheren en beweren» van de Werkgroep Onderzoek Archieven van de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten van de Tweede Kamer. Ik bepaal mij daarbij tot de conclusies en aanbevelingen van het rapport.

A. De conclusies

De conclusies van de Werkgroep worden door de regering onderschreven met de volgende aantekeningen.

1. BVD

De minister van Binnenlandse Zaken heeft met voldoening kennis genomen van de conclusie van de Werkgroep dat er, voor zover waarneembaar, bij de BVD kan worden gesproken van een professioneel archiefbeheer. Wat betreft de in het verleden door de BVD uitgevoerde vernietigingen wordt er aan herinnerd dat de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen mede namens de minister van Binnenlandse Zaken reeds op 6 mei 1996 de Tweede Kamer schriftelijk berichtte dat deze vernietigingen formeel bezien onjuist waren (TK 1995/96, 22 036, nr. 12).

2. IDB

De Werkgroep merkt terecht op dat de kwaliteit van de bij de IDB bewaard gebleven microfilms en de conserveringstoestand matig zijn. Door de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) wordt momenteel onderzoek gedaan naar de te prefereren wijze van omgaan met de gefilmde bestanden. De uitkomst daarvan is nog niet bekend. Ik verwacht echter dat er grote bedragen mee gemoeid zullen zijn.

3. MID

De minister van Defensie heeft op 17 december 1997 aan de Tweede Kamer een plan van aanpak gepresenteerd om het archiefbeheer van de MID te verbeteren. De heer dr. D. Engelen werd in het kader van dat plan onder andere belast met het onderzoek naar de aard en omvang van de vernietigde documenten en de vraag hoe de vernietiging heeft kunnen plaatsvinden. Parallel aan dit onderzoek is de CAS begonnen met een inventarisatie en de beschrijving op hoofdlijnen van het MID-archief. De resultaten van beide onderzoeken heeft de minister van Defensie op 29 april 1998 aan de Tweede Kamer aangeboden.

Het rapport van de Werkgroep archieven van de Tweede Kamer heeft eveneens aandacht besteed aan het archiefbeheer van de MID. Uit de betrokken rapporten en het onderzoek van de Werkgroep Archieven blijkt dat er geen sprake is van moedwillige vernietiging van archiefbescheiden. Wel is er oneigenlijk vernietigd. Over de aard en de omvang van het in de loop der jaren oneigenlijk vernietigd materiaal kan zonder een afgerond institutioneel onderzoek moeilijk een uitspraak worden gedaan. De resultaten van dit onderzoek zullen, zoals in de brief van 29 april 1998 is toegezegd, eind dit jaar aan de Tweede Kamer worden aangeboden.

De minister van Defensie heeft de rapporten van de Werkgroep archieven, de CAS en de heer Engelen aangeboden aan de interne en externe deskundigen, waaronder de Algemene Rijksarchivaris (ARA). De inmiddels genomen maatregelen voorzien in de oplossing van de archiefproblematiek. In afwijking van de brief van de minister van Defensie van 9 december 1997 blijkt echter dat het papieren archief van de MID geen 200 maar ongeveer 1400 meter omvat. De bewerking zal daardoor langer duren. De CAS kan in verband met andere verplichtingen op korte termijn maar beperkt extra personeel inzetten. Daarnaast dient, gegeven de vertrouwelijke en geheime aard van de bescheiden, te worden voorkomen dat de kring van ingewijden te groot wordt. De totale bewerking van het papieren archief zal, in afwijking van de brief van 20 januari 1998 geen twee of drie jaar, maar naar een voorlopige schatting circa zes jaar vergen. Nadere studie zal uitwijzen op welke wijze het fotografische en digitale archief kan worden geordend.

B. Beleidsmatige aanbevelingen

Aanbeveling 1

De Werkgroep bepleit de archieven van de IDB reeds nu over te dragen aan de ARA.

De vraag of vervroegde overbrenging in de rede ligt dient te worden beantwoord aan de hand van de volgende criteria

a. de mate waarin archiefbescheiden door de administratie nog gebruikt worden en

b. de mate waarin openbaarheidsbeperkingen noodzakelijk zijn.

In verband met het gestelde onder a merk ik op dat de archiefbescheiden nog regelmatig gebruikt worden. Overbrenging is daardoor een weinig praktische oplossing voor het probleem van een goede en zorgvuldige bewaring. Er zal sprake zijn van het regelmatig heen en weer zenden van stukken, met alle veilgheidsrisico's van dien.

In verband met het gestelde onder b merk ik op dat indien noodzakelijk geachte openbaarheidsbeperkingen tot gevolg hebben dat het archief na overbrenging slechts zeer beperkt raadpleegbaar is, dit geen recht doet aan de primaire functie van het Algemeen Rijksarchief om informatie aan het publiek ter raadpleging ter beschikking te stellen.

Indien de Werkgroep de vervroegde overbrenging aanbeveelt als een middel om een beter beheer van het betreffende archief te waarborgen, dan is dit een principieel onjuiste oplossing. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de zorgdrager te voldoen aan de in artikel drie van de Archiefwet 1995 gestelde eisen. De minister van Algemene Zaken zal er, in goed overleg met de ARA, voor zorgdragen dat het beheer van het IDB-archief op het gewenste niveau gebracht wordt.

Aanbeveling 2

De Werkgroep bepleit dat de Rijksarchiefinspectie tenminste om de drie jaar de archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten aan een inspectie onderwerpt en daarover rapporteert in haar openbare Jaarverslag.

Wij zijn van oordeel dat het van belang is dat de archieven en het archiefbeheer binnen afzienbare tijd op orde zijn. Teneinde dat te bereiken achten wij het beter om gedurende de komende jaren een jaarlijkse inspectie bij de BVD en de MID uit te voeren door de ARA. Uit het jaarlijks verslag over het toezicht zal blijken hoe de realisatie verloopt.

Aanbeveling 3

De Werkgroep beveelt aan om bij de MID beleidsmatig in te grijpen in het beheersmatig management.

Het belang van een goede selectie van leidinggevend personeel, waarbij aandacht wordt besteed aan kennis, inzicht en vaardigheden op beheersmatig terrein wordt onderschreven. Een periode van functievervulling van 3–5 jaar wordt aanvaardbaar geacht. Inmiddels is begonnen met de deskundigheidsbevordering op archiefgebied en het terugbrengen van het aantal locaties waar archieven zijn opgeslagen. De organisatie en de werkwijze op het gebied van archieven binnen de MID worden aangepast en in procedures verankerd. Binnen de MID zal centraal worden toegezien op de kwaliteit van het archiefbeheer.

Op dit moment voert de ARA een inspectie uit bij de MID. De resultaten zullen worden betrokken bij de aanpassing van de organisatie en werkwijze op het gebied van archieven. De interne archiefdienst zal in aanvulling op de jaarlijkse inspectie van de ARA inspectie uitvoeren. Met deze aanpak wordt inhoud gegeven aan het beleidsmatig ingrijpen in het beheersmatig management van de archieven. Het inmiddels maandelijkse overleg tussen de MID en de interne en externe deskundigen is een waarborg voor de verbetering van het archiefbeheer van de MID. De Tweede Kamer zal, zoals eerder toegezegd, halfjaarlijks op de hoogte worden gehouden van de vorderingen. In de memorie van toelichting 1999 zal een eerste rapportage worden opgenomen.

Aanbeveling 4 en 5

De Werkgroep doet aanbevelingen over de openbaarheid en de overdracht van archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

De definitieve standpuntbepalingen ten aanzien van deze aanbevelingen zal plaats vinden in het kader van de behandeling van de nu bij de Tweede Kamer in procedure zijnde nieuwe Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten (Wiv).

Aanbeveling 6

Aan de aanbeveling om te onderzoeken hoe de openbaarheid en overdracht van archiefbescheiden aan archiefdiensten in het buitenland is geregeld zal gevolg worden gegeven. De situatie in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Frankrijk, Denemarken en Noorwegen zal onderzocht worden. De uitkomsten van dit onderzoek zullen worden ingebracht bij de behandeling van de nieuwe Wiv.

Aanbeveling 7

De Werkgroep constateert dat de Rijksarchiefinspectie te klein is om volledig en zelfstandig te kunnen inspecteren en doet de aanbeveling de huidige formatie uit te breiden.

De staatssecretaris van OCenW staat welwillend tegenover deze aanbeveling en maakt daarbij de volgende aantekening. Op dit moment zijn ter zake nog geen concrete uitspraken te doen. Toezicht is geen instrument dat op zichzelf staat. Voor een effectief toezicht is het essentieel dat zorgdragers structureel beleid voren op het gebied van archiefbeheer. Daartoe zou een systeem van kwaliteitszorg een zeer geschikt instrument zijn, waaronder de jaarlijkse rapportage zoals aangegeven in aanbeveling 8 van de Werkgroep. Nog dit kalenderjaar wordt een onderzoek naar het beleid, positie en bezetting van de Rijksarchiefinspectie ingesteld. De staatssecretaris van OCenW zal u over de uitkomst van dit onderzoek informeren.

Aanbeveling 8

De Werkgroep beveelt aan dat de uitgaven voor archiefbeheer per departement weer afzonderlijk op de begroting worden vermeld, althans zichtbaar worden gemaakt voor de begrotingswetgever. Tevens beveelt de Werkgroep aan dat bepaald moet worden dat elk departement jaarlijks verslag over het archiefbeheer aan de Rijksarchiefinspectie uitbrengt ten behoeve van het jaarverslag van de ARA.

De minister van Financiën heeft in overleg met de Commissie voor de Rijksuitgaven van de Tweede Kamer rijksbegrotingsvoorschriften opgesteld. Uitgangspunt daarbij is dat op de afzonderlijke begrotingen van de departementen slechts budgettair relevante informatie op hoofdlijnen vermeld wordt. Hierdoor wordt een evenwicht geschapen tussen de diverse begrotingen. Het voorstel van de Werkgroep past daar niet bij. Wij onderschrijven de aanbeveling dat per departement jaarlijks een verslag over het departementale archiefbeheer aan de Rijksarchiefinspectie wordt uitgebracht ten behoeve van het jaarverslag van de ARA. Een dergelijk verslag is een belangrijke voorwaarde voor een goed toezicht. Door in het verslag tevens een afzonderlijke financiële paragraaf op te nemen kan voldoende aandacht worden gegeven aan de departementale uitgaven op het gebied van het archiefbeheer. Op deze wijze kan inhoud worden gegeven aan de aanbeveling ten aanzien van de afzonderlijke paragrafen in de begrotingen.

Aanbeveling 10

De aanbeveling betreffende de archieven van de RID's, voorheen PID's, wordt op hoofdlijnen onderschreven. Het is in dit verband van belang volledige duidelijkheid te hebben over de zorg voor de archiefbescheiden die op basis van artikel 18 van de Wiv bij de RID's ten behoeve van de BVD worden gevormd en beheerd. Het ministerie van Binnenlandse Zaken zal over dit aspect met de ARA overleggen. Ik stel mij voor dat u hierover wordt geïnformeerd bij de behandeling van de Wiv.

C. Technische aanbevelingen

Aanbevelingen 1, 2 en 3

De regering onderschrijft deze technische aanbevelingen. De CAS doet een onderzoek naar de wijze waarop microfilms van archieven alsmede ander film en fotomateriaal toegankelijk gemaakt kunnen worden en naar het beheer en de bewaring van dergelijk materiaal. Ter zake wordt nauw overleg gevoed met de ARA. Ten aanzien van overige geheugendragers merkt de regering op dat dit onderwerp wordt besproken in het kader van het project «Digitale Duurzaamheid», waarbij de minister van Binnenlandse Zaken het voortouw heeft.

De in de aanbevelingen bedoelde wettelijke regeling zal nog dit jaar door de staatssecretaris van OCenW worden vastgesteld.

Voor zover het de inlichtingen- en veiligheidsdiensten betreft zal de ARA ter zake adviseren en bij de voorgenomen jaarlijkse inspectie ook toezien op de tijdige en juiste realisatie van deze punten.

De Regering wijst er op dat, indien voor overbrenging van archieven van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten een langere termijn dan 20 jaar gaat gelden, dit kan leiden tot het stellen van hogere eisen aan de archiefruimten waarin deze archiefbescheiden worden bewaard.