25 295 Infectieziektenbestrijding

Nr. 2145 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

Vastgesteld 13 oktober 2023

De vaste commissie voor Financiën heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport over de brief van 3 juli 2023 inzake het afbakeningsdocument van het Ministerie van Financiën met overzicht van de beschikbare informatie over de hotspot COVID-19 (Kamerstuk 25 295, nr. 2108).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 6 oktober 2023. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Tielen

Adjunct-griffier van de commissie, Meijerink

Vraag 1

Kunt u versies 0.1, 0.2 en 0.3 van het afbakeningsdocument aan de Kamer doen toekomen?

Antwoord 1

Eerdere versies van het document betreffen ambtelijke tussenversies. Deze worden conform de gehanteerde kabinetslijn niet openbaar gemaakt.

Vraag 2

Kunt u aangeven hoe is omgegaan met het archiveren van de chatberichten van de bewindspersonen? Welke richtlijnen zijn in welke tijdsvakken gebruikt?

Antwoord 2

De hotspot Covid-19 pandemie beslaat bij het Ministerie van Financiën de periode van maart 2020 tot juli 2022. Gedurende deze periode is de rijksbrede instructie¹ gehanteerd. De richtlijn daarbij is dat voor bestuurlijke besluitvorming het gebruik van SMS en berichtenapps wordt afgeraden. Wanneer berichtenapps toch bestuurlijke besluitvorming bevat, dient deze informatie middels een nota of e-mail te worden formaliseert én, als dat niet mogelijk is, moet het bericht zelf gearchiveerd worden. Zie verder antwoord op vraag 3.

Vraag 3

Kunt u aangeven wat de huidige richtlijnen rondom het bewaren van chatberichten zijn?

Antwoord 3

De richtlijn zoals geduid bij vraag 2 is nog van kracht. Daarnaast worden per 4 oktober 2022 de chatberichten op de telefoons van bewindspersonen veiliggesteld, conform de tijdelijke instructie van de MR. Eind 2023 zullen de zakelijke chatberichten van de huidige bewindspersonen en ambtelijke top op een locatie staan die onder beheer van de organisatie is.

Vraag 4

Hoe is de staat van het hotspotarchief? Is het compleet over de periode of zijn er nog lacunes en zo ja, hoe worden die opgelost?

Antwoord 4

Reconstructie van de besluitvorming op het beleidsterrein van Financiën is mogelijk op basis van het archief. Zie voor het overige het antwoord bij vragen 5, en 6.

Vraag 5

Hoeveel berichtenapps zijn bewaard van de bewindspersonen van Financiën? Kunt u dat uitsplitsen naar bewindspersoon en naar maand van de crisis?

Antwoord 5

Zie ook vraag 3. Chatberichten van bewindspersonen zijn niet in het archief opgenomen, maar bewaard op de telefoons van bewindspersonen.

Vraag 6

Kunt u aangeven in de maatregelentabel van het beleidsdepartement van Financiën per ¨nee¨ hoe dat bij de duurzame toegang gewaarborgd staat, het toch gewaarborgd wordt?

Antwoord 6

Duurzame toegankelijkheid onvoldoende geborgd	Genomen maatregelen
Dossiers in het archiefsysteem die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen. Zoals: Adviseren MR en onderraden; Voorbereiding deelname internationale organisaties; Budgettaire inpassing maatregelen pandemie	De bewaartermijn is in het archiefsysteem gewijzigd van «vernietigen op termijn» naar «bewaren», daardoor is de permanente bewaring geborgd.
Afdelingsschijven	• De aanwezigheid van Covid-19 gerelateerde bestanden op afdelingsschijven is geïnventariseerd. Het betreft vaak kopieën, eerste versies van documenten en documentatie. • De bestandseigenaren hebben vervolgens zelf beoordeeld of deze informatie nog in het archiefsysteem opgenomen moest worden. • Voor Douane, Toeslagen en Belastingdienst wordt de verzamelde covid-19 informatie in het archiefsysteem van het beleidsdepartement opgenomen.
Persoonlijke schijven	Hier is geen maatregel voor genomen. Dit is het persoonlijke domein van de medewerker. Eventuele corona informatie hier is (nog) niet gedeeld en niet archiefwaardig en valt buiten de reikwijdte van de hotspot.
E-mailboxen	Van geïdentificeerde functionarissen met een centrale functie zijn de e-mails, met ondersteuning van informatiespecialisten, in het archiefsysteem opgenomen. De e-mails van overige medewerkers bij het beleidsdepartement zijn nog gedurende 10 jaar beschikbaar.
Berichtenapps	Alle medewerkers en directeuren zijn in juni 2020 middels mail en intranet geïnformeerd over: – het belang om alle beleidsinformatie over de pandemie te bewaren, ook chatberichten – om terughoudend te zijn met het sturen van chatberichten over bestuurlijke aangelegenheden. – welke chatberichten voor archivering in aanmerking komen – hoe archivering van chatberichten uitgevoerd moet worden. Er is inmiddels een werkwijze ontwikkeld om de berichten periodiek op te halen bij leden van de Bestuursraad en bewindspersonen conform de rijksbrede instructie. Dezelfde werkwijze wordt gebruikt om berichten uit de coronaperiode bij deze doelgroep op te halen en te archiveren.

Vraag 7

Hoe komt het dat het Catshuisoverleg nergens in de werkstromen van Financiën voorkomt, terwijl daar toch de belangrijkste besluiten genomen werden?

Antwoord 7

Dit is een omissie in het afbakeningsdocument. De adviezen die vanuit Financiën ter voorbereiding voor de Catshuisoverleggen aan de bewindspersoon meegegeven zijn, zijn echter gearchiveerd in het archiefsysteem als onderdeel van de crisiscoördinatie en daarmee onderdeel van het hotspotarchief.

Vraag 8

Bent u gezien het feit dat de bewaartermijn van de voorbereiding deelname internationale organisaties vijf jaar is, bereid om die termijn ook standaard naar 20 jaar te verlengen omdat er internationaal erg belangrijke afspraken gemaakt worden door het Ministerie van Financiën?

Antwoord 8

Financiën is bereid om de bewaartermijn aan te passen als uit een risicoanalyse blijkt dat dit noodzakelijk is. Deze actie is al gepland in het kader van herziening van de selectielijst waarin de huidige bewaartermijn is vastgelegd. De risicoanalyse zal uitwijzen wat hiervoor een passende termijn is.

Vraag 9

Kunt u, gezien dat feit dat bij de «berichtenapps» staat dat duurzame toegankelijkheid niet geborgd is, aangeven hoe het staat met de beide opvolgingsacties?

Antwoord 9

Zie antwoord bij vraag 6

---

1 Bewaren chatberichten; handreiking voor de rijksoverheid, versie 1.0, 2020