Subsidieregeling Evenementen met maatschappelijke meerwaarde gemeente Stichtse Vecht 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht;

- Gelet op de Algemene subsidieverordening gemeente Stichtse Vecht 2020 (hierna ASV);

- Gelet op artikel 4:23 van de Algemene wet Bestuursrecht;

Overwegende dat:

• 1. We evenementen met maatschappelijke meerwaarde in Stichtse Vecht koesteren;

• 2. De kosten voor het organiseren van deze evenementen stijgen;

• 3. Het op succesvolle wijze organiseren van deze evenementen steeds complexer wordt;

• 4. De financiële risico’s voor organisatoren van deze evenementen daarmee toenemen;

• 5. Dit de levensvatbaarheid en continuïteit van deze evenementen kan bedreigen;

Besluit :

vast te stellen de navolgende subsidieregeling Evenementen met maatschappelijke meerwaarde gemeente Stichtse Vecht 2026:

Subsidieregeling Evenementen met maatschappelijke meerwaarde gemeente Stichtse Vecht 2026

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Evenement: een publieke activiteit met tijdelijk karakter die plaatsvindt binnen de gemeentegrenzen van Stichtse Vecht en waarvoor een evenementenvergunning vereist is.

b. Maatschappelijke meerwaarde: een bijdrage aan leefbaarheid, sociale cohesie, cultuur, sport of andere publieke doelen zoals benoemd in het gemeentelijk beleid van de gemeente Stichtse Vecht.

c. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht.

d. Organisatoren: natuurlijke personen of rechtspersonen die als vrijwilligers actief zijn vanuit een stichting zonder winstoogmerk, die geen winst beogen met het evenement en voor hun inzet geen inkomsten genieten van het evenement, noch langs andere wegen in verband met het evenement.

e. Voor de continuïteit noodzakelijke maar onrendabele investeringen: kapitaalkosten of uitgaven voor duurzame middelen, zoals infrastructuur, apparatuur of andere voorzieningen, die essentieel zijn voor het voortbestaan of de kwaliteit van het evenement, maar die niet direct rendabel zijn.

f. Vrijwilligers: personen die onbetaald en zonder winstoogmerk werkzaamheden verrichten ten behoeve van het evenement, in overeenstemming met de doelstellingen van de organiserende stichting of vereniging.

g. Stichting of vereniging zonder winstoogmerk: een rechtspersoon die volgens haar statuten activiteiten ontplooit van maatschappelijke, sociale of culturele aard, waarbij geen winst wordt nagestreefd en eventuele inkomsten uit toegangsgelden en verkoop drank- en etenswaren volledig worden aangewend voor de kas van de stichting/vereniging of ter realisatie van de statutaire doelstellingen.

h. Algemene reserve: het financiële overschot van een evenement dat wordt gereserveerd voor toekomstige edities van het evenement, met een maximum van 50% van de begroting van het betreffende jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

i. Risicoprofiel: een document waarin de potentiële risico’s van het evenement, zoals financiële, organisatorische of veiligheidsrisico’s, worden beschreven, inclusief de maatregelen om deze risico’s te beperken.

j. Veiligheidsplan: een door de organisator opgesteld plan dat de maatregelen beschrijft om de veiligheid van bezoekers, vrijwilligers en andere betrokkenen tijdens het evenement te waarborgen, zoals vereist voor de evenementenvergunning.

k. Evenementenvergunning: een formele toestemming van de gemeente Stichtse Vecht om een evenement te organiseren binnen de gemeentegrenzen.

l. Overfinanciering: het geheel of gedeeltelijk toekennen van subsidie waardoor de totale inkomsten van de aanvrager voor de gesubsidieerde activiteit de begrote en redelijkerwijs te maken kosten overschrijden.

Artikel 2 – Doel van de regeling

Deze regeling heeft tot doel het waarborgen van de continuïteit van evenementen met een maatschappelijke meerwaarde, door middel van subsidiëring van kosten die samenhangen met risico’s, veiligheid, door overmacht ontstane financiële tekorten en voor de continuïteit van het evenement noodzakelijke investeringen.

Artikel 3 – Budget en subsidieplafond

a. Voor de uitvoering van deze regeling is voor het kalenderjaar 2026 een budget beschikbaar van maximaal € 100.000,=

b. Het college beslist op volgorde van binnenkomst van volledige aanvragen, totdat het plafond is bereikt. Aanvragen die het plafond van € 100.000,= overschrijden, worden afgewezen.

c. Een evenementenorganisator mag per kalenderjaar in totaal niet meer dan € 10.000 aanvragen voor subsidies in het kader van deze regeling.

Artikel 4 – Subsidiabele activiteiten

Subsidie kan uitsluitend worden verleend voor de volgende activiteiten:

1. Het dekken van onvoorziene tekorten ontstaan door aantoonbare overmacht, zoals:

- het plotseling afhaken van een hoofdsponsor;

- extreem weer;

- annulering door overheidsmaatregelen.

2. Investeringen die noodzakelijk zijn voor het doorgaan of de continuïteit van het evenement.

3. Het opstellen en uitvoeren van een veiligheidsplan, waaronder begrepen:

- inhuur van verkeers- en veiligheidsadvies door erkende adviseurs;

- inhuur van erkende private beveiligingsorganisaties;

- inhuur van professionele toezichthouders of verkeersregelaars.

4. Het afsluiten van verzekeringen ter beperking van risico’s, zoals:

- aansprakelijkheidsverzekeringen;

- schadeverzekeringen;

- annuleringsverzekeringen.

Artikel 5 – Aanvraagprocedure

1. Aanvragen worden schriftelijk ingediend bij het college, uiterlijk acht weken vóór aanvang van het evenement.

2. Bij de aanvraag wordt ten minste overlegd:

- een projectplan met begroting;

- onderbouwing van maatschappelijke meerwaarde;

- een risicoprofiel of eerder vergund veiligheidsplan.

3. De begroting dient te voldoen aan de volgende eisen:

• 1. Een gedetailleerd en controleerbaar overzicht van alle verwachte inkomsten (waaronder tenminste inbegrepen sponsorgelden, entreegelden, verkoop drank- en voedselwaren, schenkingen, subsidies en overige bijdragen) en uitgaven (zoals inkoop drank- en voedselwaren, huur van installaties, inhuur beveiliging, verzekeringen).

• 2. Een specificatie van de subsidieaanvraag, inclusief een onderbouwing van de gevraagde bedragen.

• 3. Een indicatie van de algemene reserve van het evenement (indien aanwezig) en hoe deze zich verhoudt tot de begroting.

• 4. Een toelichting op de financiële risico’s en hoe deze worden ondervangen (bijv. via verzekeringen of andere maatregelen).

Artikel 6 – Weigeringsgronden

Een aanvraag wordt geweigerd indien:

a. de weigeringsgronden van artikel 12 van de Algemene Subsidieverordening Stichtse Vecht 2020 van toepassing zijn;

b. sprake is van onvoldoende onderbouwing van maatschappelijke meerwaarde;

b. sprake is van onvoldoende onderbouwing van kosten of risico’s;

c. de activiteit al voldoende via andere bronnen wordt gefinancierd;

d. het subsidieplafond is bereikt.

e. de organiserende stichting, vereniging of organisatoren niet op non profit basis het evenement organiseren en/of er bij een evenement meerjarig winst wordt gemaakt of een batig saldo wordt geboekt. Uitzondering betreft het maken van winst en/of boeken van een batig saldo dat ten goede komt aan de algemene reserve van het betreffende evenement. Deze algemene reserve mag niet groter zijn dan 50% van de gehanteerde begroting van het betreffende jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

f. organisatoren of bestuurders van de organiserende stichting of vereniging langs andere weg op enigerlei wijze inkomsten genieten van het betreffende evenement.

g. het evenement niet primair gericht is op inwoners van de gemeente Stichtse Vecht;

h. inkomsten uit toegangsgelden en/of verkoop drank- en voedselwaren niet volledig worden aangewend voor de kas van de stichting of vereniging en/of ter realisatie van de statutaire doelstellingen;

i. toekenning zou leiden tot overfinanciering, gelet op de totale inkomsten, gemeentelijke subsidie en bijdragen van derden in verhouding tot de begroting.

Artikel 7 – Verlening en vaststelling

a. Subsidies worden verleend bij beschikking.

b. Voor subsidies tot € 5.000 vindt vaststelling plaats direct bij verlening.

c. Verantwoording subsidies boven € 5.000,- tot en met € 10.000, - . De aanvraag tot vaststelling bevat een op een door het college beschikbaar gesteld format ingevulde verklaring waarbij wordt aangegeven dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht.

d. Mocht blijken dat de subsidie(s) op oneigenlijke gronden zijn verkregen, dan kunnen deze worden teruggevorderd.

Artikel 8 – Meldingsplicht

a. De subsidieontvanger is verplicht om het college zo snel mogelijk in kennis te stellen van omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering van het evenement of de subsidieverstrekking, waaronder substantiële begrotingswijzigingen.

b. De subsidieontvanger doet zo snel mogelijk melding aan het college, zodra aannemelijk is dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, deels niet of geheel niet zullen worden verricht of dat niet of geheel niet aan de aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden verplichtingen zal worden voldaan.

Artikel 9 – Hardheidsclausule

Het college kan afwijken van deze regeling indien strikte toepassing zou leiden tot onredelijke uitkomsten.

Artikel 10 – Inwerkingtreding en Citeertitel

• 1. Deze regeling treedt, na bekendmaking, in werking op 1 januari 2026 en vervalt van rechtswege met ingang van 1 januari 2027.

• 2. Deze subsidieregeling wordt aangehaald als: “Subsidieregeling Evenementen met maatschappelijke weerwaarde gemeente Stichtse Vecht 2026”

Aldus vastgesteld in de vergadering van 28 oktober 2025.

Het college van burgemeester en wethouders,