/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Oirschot
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Oirschot | Gemeenteblad 2026, 919 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Budgethouders regeling Gemeente Oirschot januari 2026
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt volstaan onder:
Het aangaan van een overeenkomst die betrekking heeft op levering van goederen, aanneming van werk of van diensten aan of door de gemeente Oirschot. Voor de definiëring van de begrippen werken, leveringen en diensten wordt verwezen naar het “Inkoopbeleid gemeente Oirschot 2025”.
Het interne document (of interne procedure) waarmee de bestelling en het bestelproces wordt omschreven via een vast format.
De middelen die via de begroting of begrotingswijziging zijn toegekend aan (sub)taakvelden, kostenplaatsen, voorzieningen, investeringskredieten en/of projecten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties. Een budget is dus een taakgebonden bedrag op het niveau van (sub)taakveld, kostenplaats, voorziening, investeringskrediet of project.
De functionaris die bevoegd is om door het bestuur of het college aan hem of haar toegewezen budgetten in naam van het bestuur of het college besluiten te nemen met financiële gevolgen.
De door de budgethouder aangewezen medewerker die op aanwijzing van en namens de budgethouder verantwoordelijk is voor het beheren van de door de budgethouder aan hem of haar toegewezen budgetten. De budgethouder geeft via een mail een wijziging van het budgethoudersregister door aan financieel beheer.
Medewerker die ten behoeve van de budgetbeheerder administratief ondersteunende taken uitvoert ter voorbereiding van een bestelling en/of ter voorbereiding van de accordering van de factuur. Bijvoorbeeld het toevoegen van de prestatie akkoord verklaring aan de factuur in K2Financiën.
Het register waarin per budgethouder/ budgetbeheerder is vastgelegd voor welke budget hij/ zij verantwoordelijk is. Een budgetbeheerder wordt pas in het budgethouder register opgenomen na aanwijzing door de budgethouder. Het beheer van het budgethoudersregister geschiedt in Key2Financiën en is belegd bij financieel beheer. Wijziging van het budgethoudersregister geschiedt enkel na schriftelijke opdracht (per mail) van de budgethouder.
Economische categorie (ECL) (in de administratie aangeduid als kosten- of opbrengstensoort)
De eenheid waarin de baten en lasten van activiteiten binnen een grootboekrekening (FCL) worden onderverdeeld.
De medewerker die is belast met de financiële advisering en ondersteuning van de budgethouders, budgetbeheerders en projectleiders en zorgt voor de consolidatie van bijdragen van budgethouders, -beheerders en projectleiders aan P&C producten.
De organisatorische eenheid die - in het kader van het budgetbeheer - belast is met de inrichting en het beheer van de financiële administratie. Deze taak omvat het beheer van het rekeningschema, het vastleggen van de budgetten in de administratie, het verwerken van mutaties in verplichtingen, het verwerken en betalen van facturen en de taken op het gebied van geldverkeer, het ontsluiten van gegevens uit de financiele administratie en het opstellen van de jaarrekening.
De eenheid waarin de baten en lasten van activiteiten worden gerubriceerd.
Het team bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter), de teammanagers en de concerncontroller. Het team heeft conform artikel 6 van de organisatiebesluit gemeente Oirschot 2024 onder andere als taak – onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris - het coördineren van het middelenbeleid.
Prestatie (akkoord) verklaring (PAV)
Een toetsbare onderbouwing van een geleverde prestatie door een opdrachtnemer, waaruit blijkt dat de geleverde prestatie overeenkomt met de afgesproken prestatie. De prestatieverklaring is opgenomen als onderdeel van of als bijlage bij een factuur en is toegevoegd aan Key2financiën.
Een door de raad vastgestelde verzameling van beleidskaders en beleidsdoelen. In de begroting worden daaraan financiële middelen gekoppeld onderverdeeld in een aantal taakvelden.
Degene die via een interne opdrachtbrief van de teammanager verantwoordelijk is voor de uitvoering van een project en daarvoor over een eigen projectbudget beschikt. En die daardoor in de hoedanigheid van budgetbeheerder functioneert.
De eenheid waarin activiteiten van de gemeente worden gegroepeerd volgens de indeling van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. In Oirschot is ervoor gekozen deze indeling te hanteren als specificatie van de programma’s.
Een taakveld dat over meer programma’s actief is.
Organisatie-eenheid belast met een functionele taakstelling die volgens het sturingsprincipe van de organisatie wordt geleid door een teammanager.
Functionaris die is belast met de algemene en dagelijkse (hiërarchische, functionele en operationele) leiding van een team.
Een uit het aangaan van een bestelling voortvloeiende plicht tot betalen of ontvangen van geldmiddelen. Verplichtingen worden vastgelegd in de financiële administratie als dat uit oogpunt van budgetbeheer noodzakelijk wordt geacht. In deze budgethouders regeling zijn daarvoor criteria opgenomen.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan wijst het college op het niveau van (sub)taakvelden budgetten toe aan de secretaris en de teammanagers in overeenstemming met de aan hen toegewezen taken. Een budget kan ook de vorm hebben van een voorziening, investeringskrediet of projectbudget.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
- 11.
- 12.
- 13.
- 14.
- 15.
De budgetbeheerder accordeert de facturen voortvloeiende uit de bestellingen c.q. inkopen nadat hij heeft geconstateerd dat is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in de bestelorder. Tevens borgt de budgetbeheerder het “4-ogen principe” doordat ofwel de prestatie akkoordverklaring door de budgetbesteder is toegevoegd aan de factuur in Key2Financiën ofwel doordat de aan de factuur voorafgaande verplichting is ondertekend door de budgethouder.
- 16.
De budgetbeheerder zorgt voor een zodanige afhandeling van de facturen dat kan worden voldaan aan de tijdige betaling binnen de wettelijke termijn. In gevallen waarbij dit niet mogelijk is (bijv. door het ontvangen van een onjuiste factuur of dat de levering nog niet heeft plaatsgevonden) en de wettelijke betaaltermijn in het geding komt, neemt de budgetbeheerder (evt. in overleg met de budgetbesteder) hierover contact op met de leverancier en informeert de financiële administratie door een notitie vast te leggen bij de factuur in de workflow.
- 17.
- 18.
- 19.
Artikel 6 Prestatie akkoordverklaringen
Voor prestatie akkoordverklaringen gelden de volgende regels:
- 1.
- 2.
Voor leveringen, werken en/of diensten met een factuurbedrag groter dan € 5.000 geldt als regel dat deze dienen te worden onderbouwd door toetsbare aanvullende documentatie zoals afleverbonnen, urenverantwoordingen, verklaringen van toezichthouders of visueel vastgelegde resultaten met uitzondering van facturen voor leveringen en diensten die zich naar hun aard niet lenen voor een prestatie akkoordverklaring.
- 3.
- 4.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de prestatie akkoordverklaring en de toevoeging aan Key2Financiën. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de accordering van de factuur incl. de prestatie akkoordverklaring, waarbij hij toetst dat de vooraf afgesproken prestatie is geleverd tegen de vooraf afgesproken prijs.
- 1.
De onderverdeling van een budget in economische categorieën (kosten- en opbrengstensoorten) is toelichtend van aard. Dat betekent dat onder- en overschrijdingen van ramingen met elkaar zonder autorisatie vooraf met elkaar kunnen worden gecompenseerd op voorwaarde dat dit niet leidt tot een overschrijding van het budget op niveau van de FCL (=grootboekrekening).
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 1.
Verplichtingen, anders dan die ten laste van een budget voor een vastgesteld investeringskrediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht als de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.
- 2.
- 3.
Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar op voorwaarde dat de opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering/werkzaamheden/activiteiten zijn uitgevoerd. Deze verplichtingen worden geboekt ten laste van het budget van het oude boekjaar.
- 4.
- 5.
- 6.
Van restantkredieten wordt eens per jaar door de budgethouder en budgetbeheerder – in overleg met de financieel adviseur - vastgesteld of handhaving van het restantkrediet nodig is voor het realiseren van het activum. De voorstellen van alle te handhaven restantkredieten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad.
- 7.
Jaarlijks wordt een post onvoorzien opgenomen in de begroting. Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk als tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
De beschikkingsbevoegdheid over de post onvoorzien ligt bij het college. Op de post onvoorzien kunnen geen baten en lasten worden verantwoord. De raad autoriseert achteraf de beschikkingen van het college via de reguliere P&C cyclus.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2026-919.html