Mandaatregeling griffie gemeente Stein 2026

het college van de gemeente Stein, de burgemeester van de gemeente Stein, de gemeenteraad, ieder voor zover zij daartoe bevoegd zijn;

overwegende dat uit oogpunt van doelmatigheid en legaliteit het verlenen van mandaat, volmacht en machtiging voor de uitoefening van diverse bevoegdheden gewenst is;

Besluit

De Mandaatregeling griffie gemeente Stein 2026 vast te stellen.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In het kader van deze regeling wordt onder de hieronder omschreven begrippen verstaan:

• a. Bijlage: de bij dit besluit behorende bijlage waarin de verleende mandaten, volmachten en machtigingen zijn opgenomen.

• b. Burgemeester: de burgemeester van de gemeente Stein.

• c. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stein.

• d. Functionaris: medewerkers van de griffie, welke hiërarchisch onder de griffier vallen, inclusief de plaatsvervangend griffier.

• e. Gemachtigde: degene aan wie machtiging is verleend;

• f. Gemandateerde: degene aan wie mandaat is verleend;

• g. Gevolmachtigde: degene aan wie de volmacht is verleend;

• h. Griffier: de ambtenaar als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet.

• i. Mandaat: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan een besluit te nemen;

• j. Machtiging: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (‘feitelijke handelingen’).

• k. Machtigingverlener: degene die de machtiging verleent;

• l. Mandaatgever: degene die het mandaat verleent;

• m. Plaatsvervangend griffier: de plaatsvervanger van de griffier, zoals bedoeld in artikel 107d van de Gemeentewet.

• n. Presidium:het presidium is een overlegorgaan binnen de gemeenteraad waarin de fractievoorzitters en de voorzitter van de raad samenkomen. Het presidium neemt besluiten over o.a. organisatie gerelateerde en rechtspositionele zaken met betrekking tot de raad (geen politieke inhoud).

• o. Raad: de gemeenteraad van de gemeente Stein.

• p. Volmacht: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

• q. Volmachtgever: degene die de volmacht geeft;

• r. Werkgeverscommissie: de door de raad ingestelde bestuurscommissie die de uitvoering van het werkgeverschap voor de griffie regelt.

Artikel 2. Mandaat

• 1. De uitoefening van de bevoegdheden, aangeduid in de bijlage bij dit besluit, wordt gemandateerd, aan de daarin genoemde functionaris.

• 2. De mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen (artikel 10:7 Awb).

• 3. De mandaatgever kan het mandaat te allen tijde intrekken. Een algemeen mandaat wordt schriftelijk ingetrokken (artikel 10:8 Awb).

Artikel 3. Griffier

• 1. Aan de griffier worden die bevoegdheden gemandateerd dan wel bij volmacht of machtiging toegekend die nodig zijn voor de uitvoering van de aan hem opgedragen taken en verantwoordelijkheden, een en ander zoals genoemd in de bijlage bij dit besluit.

• 2. De griffier is gemachtigd tot uitvoering van de aan hem bij of krachtens de Gemeentewet dan wel anderszins opgedragen taken en verantwoordelijkheden zoals omschreven in de door de raad vastgestelde instructie voor de griffier, alsook tot het voeren van correspondentie ter uitvoering van besluiten van de raad.

Artikel 4. Functionarissen

• 1. Elke functionaris is gemachtigd tot het uitvoeren van besluiten van de raad en tot het namens de gemeente voeren van correspondentie, een en ander voor zover dit voortvloeit uit de aan hem of haar opgedragen taken.

• 2. In de bijlage behorende bij dit besluit wordt aangegeven aan welke door een functionaris beklede functie, welke bevoegdheid wordt verbonden.

• 3. Een aan een functionaris verleend mandaat geldt tevens voor de griffier.

• 4. De functionaris volgt bij de uitoefening van een hem of haar toekomende bevoegdheid/ mandaat, de door de griffier verstrekte aanwijzingen en instructies.

• 5. Als een bevoegdheid is gemandateerd aan de griffier, wordt deze bij diens afwezigheid uitgeoefend door de plaatsvervangend griffier.

• 6. Mandaten aan externe medewerkers mogen alleen uitgeoefend worden indien deze schriftelijk zijn toegekend en nadat hiermee door hen is ingestemd.

• 7. Bij de uitoefening van een toegekende bevoegdheid dient steeds te worden gehandeld binnen de toepasselijke functiebeschrijving en met inachtneming van de wettelijke kaders, financiële en andere beleidskaders alsmede het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 8. Van een toegekende bevoegdheid mag geen gebruik gemaakt worden indien bij het te nemen besluit – direct of indirect – een persoonlijk belang is betrokken.

• 9. Voor externen geldt dat zij nimmer opdrachten mogen verstrekken aan het bedrijf waarvoor zij werkzaam zijn.

• 10. Een toegekende bevoegdheid geldt zowel voor positieve als negatieve besluiten en mag ook uitgeoefend worden voor herroepings-, intrekkings-, wijzigings- en/of vervangingsbesluiten.

• 11. De griffier en de functionarissen zijn te allen tijde bevoegd feitelijke werkzaamheden te verrichten welke verband houden met een goede functievervulling. Hieronder valt het beantwoorden van eenvoudige vragen van raadsleden, burgers, bedrijven, verenigingen of andere organisaties en het inwinnen van informatie ten behoeve van de voorbereiding of uitvoering van besluiten.

Artikel 5. Wijze van ondertekenen

• 1. Een in mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

• 2. Bij uitoefening van het mandaat ondertekent de gemandateerde op de volgende wijze:

  De raad / de werkgeverscommissie / het college van burgemeester en wethouders / de

  burgemeester van de gemeente Stein,

  Namens deze,

  <de functienaam van de gemandateerde en zijn naam en handtekening>.

• 3. Ingeval van uitoefening van ondermandaat ondertekent de ondergemandateerde als volgt:

  De raad / de werkgeverscommissie / het college van burgemeester en wethouders / de

  burgemeester van de gemeente Stein,

  Namens deze,

  [de functienaam van de gemandateerde],

  Voor deze,

  [de functienaam van de ondergemandateerde en zijn naam en handtekening].

Artikel 6. Nieuwe wet- en regelgeving

Indien het in werking treden van nieuwe wet- en regelgeving gevolgen heeft voor de bij deze regeling behorende bijlage en deze wet- en regelgeving niet leidt tot een wijziging van de inhoud en reikwijdte van de verleende bevoegdheden, worden de in de bijlage vermelde bevoegdheden geacht in overeenstemming met de nieuwe wet- en regelgeving te zijn verleend.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Dit besluit kan worden aangehaald als Mandaatregeling griffie gemeente Stein 2026.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders, gehouden op 20 januari 2026.

De secretaris,

De burgemeester,

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 5 februari 2026

De griffier,

De voorzitter,

Aldus besloten door de burgemeester,

De burgemeester,

Voor akkoord (art 10.4 Awb)

Griffier

Raadsadviseur

Griffiemedewerker

Bijlage 1: overzicht mandaten als bedoeld in de Mandaatregeling griffie gemeente Stein 2026

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Mandaat
	Algemeen
1	Correspondentie die uitsluitend mededelingen, inlichtingen of feitelijke informatie bevat. Correspondentie die vooraf gaat aan of ter uitvoering van besluitvorming. Ontvangstbevestigingen en tussenberichten. Aanvragen van offertes.	Griffier (Griffier I) Griffiemedewerker (Medewerker beleidsuitvoering II)
2	Het opstellen van een voorstel aan de agendacommissie voor de wijze van afdoening van ingekomen stukken van de raad en dit voorstel tevens verwerken in de vergaderapplicatie.	Griffier (Griffier I) Griffiemedewerker (Medewerker beleidsuitvoering II)
3	Het namens de commissievoorzitters ondertekenen van de schriftelijke oproep voor een commissievergadering en beeldvormende bijeenkomsten. Het namens de voorzitter van de themabijeenkomst/raadsconferentie ondertekenen van de uitnodiging voor een themabijeenkomst/raadsconferentie.	Griffier (Griffier I)
	Algemene wet bestuursrecht (Awb)
4	Doorzenden van een geschrift aan een ander bestuursorgaan en doen van mededeling	Griffier (Griffier I) Griffiemedewerker (Medewerkers beleidsuitvoering II)
5	Bekendmaking besluiten aan geadresseerde en aanvrager	Griffier (Griffier I) Griffiemedewerker (Medewerkers beleidsuitvoering II)
6	Vertegenwoordiging van gemeente of raad en innemen van standpunten bij voeren van bestuurlijke, civielrechtelijke en fiscale procedures, inclusief indiening verweerschriften, conclusies, re- en dupliek en op procedure betrekking hebbende stukken, opstellen notitie ten behoeve van de behandeling van een bezwaarschrift door de bezwaarschriftencommissie, het indienen van een verweerschrift, beroepschrift en opstellen van een pleitnota in procedures bij de in de algemene machtiging opgenomen (rechtelijke) instanties alsmede het indienen van nadere reacties en verstrekken aanvullende informatie aan deze instanties, inclusief het zich hierbij laten bijstaan door de griffier aangewezen ambtelijke of externe deskundigen, een en ander in de meest ruime zin des woords.	Griffier (Griffier I) Juridisch medewerker (Medewerker beleidsuitvoering III) (Beleids) Medewerker RO (Medewerker Ontwikkeling II)
7	Bevestigen van ontvangst van een bezwaarschrift Verdagen van een beslissing op bezwaarschrift Verzoek aanhouden behandeling bezwaarschrift Bekendmaken beslissing op bezwaarschrift van door de raad genomen besluiten Verlangen van een schriftelijke machtiging Het stellen van een termijn waarbinnen verzuim kan worden hersteld Het verzenden van stukken in het kader van de behandeling van het bezwaarschrift door de bezwaarschriftencommissie aan partijen en gemachtigde Het ter inzage leggen van het bezwaarschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen Het buiten toepassing verklaren van het bepaalde in artikel 7:6 lid 3 Awb voor zover geheimhouding om gewichtige redenen is geboden Doen van mededeling omtrent toepassing van artikel 7:3 Awb	Griffier (Griffier I) Medewerkers secretariaat bezwaarschriftencommis-sie (Medewerker administratief & secretarieel II)
8	Het nemen van beslissingen op bezwaarschriften. Idem als bij het bezwaarschrift is verzocht om vergoeding van kosten als bedoeld in artikel 7:15 Awb of anderszins en dit verzoek wordt afgewezen.	Griffier (Griffier I) N.B. voorzitter presidium wordt van tevoren geïnformeerd.
	Wet open overheid (Woo)/ Wet hergebruik overheidsinformatie (Who)/ Het verstrekken van informatie op verzoek of ter uitvoering van een wettelijke taak	Griffier (Griffier I)
9	Verdagen van de beslissing op een verzoek dat ziet op informatie die bij de raad berust.	Griffier (Griffier I) Juridisch medewerker (Medewerkers beleidsuitvoering III) Woo-coördinator (Medewerker beleidsuitvoeringI)
10	Reactie op informatieverzoek dat ziet op informatie die bij de raad berust.	Griffier (Griffier I) N.B. voorzitter presidium wordt van tevoren geïnformeerd.
11	Besluitvorming m.b.t. een woo-verzoek dat ziet op informatie die bij de raad berust.	Griffier (Griffier I) N.B. voorzitter presidium wordt van tevoren geïnformeerd.
12	Besluitvorming Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)	Griffier (Griffier I) Voorzitter presidium wordt van tevoren geïnformeerd. Verwerkersovereenkomsten dienen voor ondertekening te zijn voorzien van een positief advies van de privacyfunctionaris.
	Contractuele verplichtingen en facturen
13	Aangaan en ondertekenen van contractuele verplichtingen mits daarvoor budget beschikbaar is.	Griffier (Griffier I)
14	Aangaan en ondertekenen van contractuele verplichtingen die een waarde vertegenwoordigen van maximaal € 5.000,- mits daarvoor budget beschikbaar is.	Griffiemedewerker (Medewerker beleidsuitvoering II)
15	Fiatteren facturen aangaande contractuele verplichtingen.	Griffier (Griffier I) Griffiemedewerker (Medewerker beleidsuitvoering II)
	Werkgeverstaken raad
16	Alle besluiten betreffende het aangaan, wijzigen, beëindigen of anderszins betreffende de arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren.	Werkgeverscommissie
17	De uitoefening van het werkgeverschap ten aanzien van de griffier.	Werkgeverscommissie
18	De uitoefening van het werkgeverschap ten aanzien van de bij de griffie werkzame ambtenaren conform de toepasselijke rechtspositieregeling(en).	Griffier (Griffier I)
19	Het accorderen en ondertekenen van declaraties van de griffier.	Voorzitter werkgeverscommissie
20	Het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst van de griffier.	Voorzitter werkgeverscommissie
21	Het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst betreffende de medewerkers van de griffie.	Griffier (Griffier I)
	Overig
22	Besluiten op basis van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen.	Griffier (Griffier I)
23	Controle van het verslag en het uitbrengen van een advies aan het presidium over de verantwoorde uitgaven, reserve en eventuele verrekening.	Griffier (Griffier I) Na afstemming met financieel adviseur.
24	Vaststellen van de bedragen van de uitgaven, reserve en eventuele verrekening op basis van de vigerende verordening op de fractieverantwoording.	Presidium
25	De uitvoering van de vigerende verordening op de fractieondersteuning	Griffier (Griffier I) Medewerkers griffie (Medewerkers beleidsuitvoering II)