Controleverordening Hoorn 2025

Zaaknummer: 2249472

De raad van de gemeente Hoorn;

• Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 9 september 2025;

• Gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet;

Besluit:

- De ‘Controleverordening 2023 en Controleprotocol 2023’ in te trekken;

- de ‘Controleverordening Hoorn 2025’ vast te stellen.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b. accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c. auditcommissie: een door de raad ingestelde raadscommissie als bedoeld in artikel 82 van de gemeentewet;

• d. deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• e. jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• f. rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;

• g. verslag van bevindingen: rapport van de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De raad benoemt de accountant die de accountantscontrole uitvoert.

• 2. Het college bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voor en stelt in overleg met de auditcommissie het programma van eisen vast. In het programma van eisen kunnen voor de jaarlijkse accountantscontrole worden opgenomen:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;

• b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

• c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

• e. de frequentie en inrichtingseisen van aanvullende tussentijdse rapportering;

• f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht moet besteden;

• g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• h. in afwijking van het gestelde in f en g kan het college in het programma van eisen opnemen, dat de auditcommissie jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij moet hanteren.

• 3. De raad legt in een controleprotocol nadere aanwijzingen vast voor de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, als bedoeld in de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de Gemeente Hoorn’, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2. Het college zorgt voor de uitvoering van het beleid voor de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, als dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening hoe de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, aard en omvang van de werkzaamheden.

• 2. De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3. Er vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, auditcommissie en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, volgens de geldende wet- en regelgeving. Het college overlegt de jaarrekening aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het college zorgt ervoor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende documenten voor de accountant beschikbaar zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle informatie, die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant, is verstrekt.

• 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 14 juli, volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft, aan de raad.

• 5. Alle informatie die, na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad, beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt onmiddellijk door het college aan de raad, de auditcommissie en de accountant gemeld.

• 6. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie

• 1. Het college zorgt ervoor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle data, locaties en informatiedragers van de gemeente, zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, en de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

• 2. De accountant mag van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen verlangen die voor de controle nodig zijn. Het college zorgt ervoor dat de ambtenaren hieraan meewerken.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, of afwijkingen constateert die kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de auditcommissie en zendt een afschrift hiervan aan het college en de raad.

• 2. Na afronding van de accountantscontrole legt de accountant het concept verslag van bevindingen en de concept controleverklaring voor aan het college, met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 3. Het college voorziet tijdig in een schriftelijke reactie op het concept verslag van bevindingen en de concept controleverklaring.

• 4. De accountant bespreekt voor de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De ‘Controleverordening 2023 en Controleprotocol 2023’ wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na vaststelling, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2025 en later.

Artikel 10. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Controleverordening Hoorn’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad,

Hoorn, 28 oktober 2025,

de griffier,                          de voorzitter,

Bekendmaking:

• door opname in het Gemeenteblad

• publicatie via Overheid.nl