Protocol geheimhouding gemeenteraad Kampen 2026

De gemeenteraad van de gemeente Kampen;

gelezen het voorstel met kenmerk 81023-2025;

gelet op artikel 87 e.v. van de Gemeentewet, artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 5.1 van de Wet open overheid;

gelezen de reactie van het college van Burgemeester en wethouders en de burgemeester

besluit vast te stellen het

Protocol geheimhouding gemeenteraad Kampen 2026

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1:1 Reikwijdte

Dit protocol is van de gemeenteraad en is bedoeld voor informatie die wordt gedeeld tussen bestuursorganen. Het protocol ziet niet op informatie-uitwisseling tussen de gemeente en inwoners, pers, bedrijven en instellingen.

Artikel 1:2 Geheimhouding als uitzondering

• 1. In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad, de commissies en naar de Rekenkamer, en in de beraadslagingen tussen college en burgemeester met de gemeenteraad en de raadscommissies is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering.

• 2. De keuze voor geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd, voor zover dat kan in een openbaar stuk of een openbare vergadering.

Hoofdstuk 2 Geheimhouding van informatie

Artikel 2:1 Geheim hanteren en embargo

• 1. Informatie die door het college of de burgemeester wordt gedeeld met de raad, commissies of rekenkamer wordt gedeeld als openbare informatie of geheime informatie zoals bedoeld in artikel 87 van de Gemeentewet. Dit wordt aangeduid met de tekst “geheim” op documenten. Bij het delen van informatie worden de termen ‘vertrouwelijk’ of ‘niet openbaar’ niet gehanteerd.

• 2. Wanneer geheimhouding niet noodzakelijk is, maar het wel zeer wenselijk is dat de informatie tijdelijk nog niet openbaar wordt, kan informatie door het college of de burgemeester ‘onder embargo’ worden verstrekt aan de raad en de commissies.

• 3. ‘Onder embargo’ heeft geen juridische status en is uitsluitend bedoeld voor informatie waarop kort na het delen met de raad een (pers)bericht volgt van het college. Het doel is om de raad tijdig een goede informatiepositie te verschaffen. De raad zal deze informatie onder zich houden totdat het (pers)bericht is gepubliceerd.

Artikel 2:2 Opleggen geheimhouding door college, burgemeester, raad of commissie

• 1. Het college, de burgemeester, de raad of een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet legt enkel geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid van toepassing is.

• 2. Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende stuk vermeld.

• 3. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar is ook openbaar kan zijn.

• 4. Als de raad, het college, de burgemeester of een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet geheime informatie aan de raad, het college, de burgemeester, een commissie of de rekenkamer overlegt, wordt daarbij in het besluit vermeld:

  • a. de grondslag in de Gemeentewet en grond(en) uit artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid;

  • b. de horizonbepaling (termijn van geheimhouding);

  • c. welke onderdelen van de informatie/het document geheim zijn.

• 5. In de toelichting bij het besluit wordt de motivering voor de geheimhouding opgenomen.

• 6. Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop geheimhouding wordt opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen "voor onbepaalde tijd."

Artikel 2:3 Geheime informatie ter inzage

• 1. Geheime informatie wordt alleen ter inzage gelegd in een kluis op de griffie.

• 2. De toegang tot deze informatie is beperkt tot raadsleden, commissieleden, medewerkers van de griffie, collegeleden en de gemeentesecretaris.

Artikel 2:4 Delen geheime informatie met anderen

• 1. Geheime schriftelijke informatie wordt in principe met alle raadsleden en commissieleden gedeeld. Indien geheime informatie door het college of de burgemeester schriftelijk wordt verstrekt aan een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet waarin raadsleden zitten, beschikt de raad als geheel hier ook over, zoals vastgelegd in artikel 88, vijfde lid van de Gemeentewet.

• 2. Uitgangspunt is dat raads- en commissieleden geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling ontvangen, mogen delen met andere raads- en commissieleden die niet aanwezig waren.

• 3. De raad kan informatie waarop een verplichting tot geheimhouding is gelegd op grond van artikel 88, zesde lid van de Gemeentewet tevens aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de Rekenkamer, de accountantsdienst of een - op grond van artikel 155a van de Gemeentewet - door de raad ingestelde onderzoekscommissie).

• 4. Uitsluitend voor zover dit voor de werkzaamheden van het college of de burgemeester noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur, mag het college of de burgemeester informatie waarop het geheimhouding heeft opgelegd en die verstrekt is aan de raad, ook delen met anderen, onder de vermelding dat geheimhouding in acht wordt genomen door eenieder die kennis van die informatie draagt, totdat de raad deze opheft. Het college of de burgemeester informeert de raad zo spoedig mogelijk over welke informatie om welke reden aan wie is verstrekt.

Hoofdstuk 3 Vergaderen in beslotenheid

Artikel 3:1 Openbare aankondiging en opening

• 1. Raads- en commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten.

• 2. Alle raads- en commissievergaderingen worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend.

• 3. Op de openbare agenda wordt een agendapunt dat met gesloten deuren moet worden besproken in algemene termen benoemd.

Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren

• 1. Op verzoek van tenminste één vijfde deel van de aanwezige leden, dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.

• 2. Als de deuren worden gesloten besluit de commissie of de raad of er naast de raads- en commissieleden zelf, de (commissie)griffier, de leden van het college, de directie en de direct betrokken ambtenaren nog andere personen aanwezig mogen zijn.

• 3. Als de deuren worden gesloten zorgt de griffie ervoor dat de uitzending via internet wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer in nevenruimtes is te volgen. Er wordt wel een opname gemaakt.

Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren

• 1. Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad of de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.

• 2. Bij aanvang van de besloten vergadering licht de voorzitter de consequenties van vergaderen in beslotenheid nog een keer kort toe.

• 3. Besluit de raad of commissie tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad of commissie de geheimhouding opheft.

• 4. De raad of commissie legt bij aanvang van een besloten vergadering, onder vermelding van de grondslag uit de Wet open overheid, geheimhouding op eventuele documenten die als stuk aan de besloten vergadering zijn toegevoegd en waarop door het college of de burgemeester nog geen geheimhouding is gelegd (zoals presentaties en beantwoording van technische vragen).

• 5. Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen, hebben zonder enige belemmering toegang. Ook kunnen zij tussentijds de vergaderzaal verlaten. Voor het verslag maakt de voorzitter melding van raads- en commissieleden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken en attendeert hen op de beslotenheid van de vergadering.

• 6. Als de raad of commissie de geheimhouding op hetgeen is besproken heeft opgeheven wordt het schriftelijke verslag ook openbaar gemaakt.

Artikel 3:4 Verslaglegging

• 1. Bij raads- en commissievergaderingen wordt in de openbare besluitenlijst opgenomen wie wel en niet hebben ingestemd met het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen.

• 2. Van een besloten raads- of commissievergadering wordt altijd een beknopt schriftelijk verslag en een videoverslag opgemaakt.

• 3. Van informatieavonden wordt een beknopt schriftelijk verslag gemaakt, aangevuld met de presentatie (indien beschikbaar). Er wordt waar mogelijk ook een videoverslag gemaakt.

• 4. In het verslag worden in ieder geval de namen van de aanwezige raads-, commissie-, en collegeleden alsook eventuele overige aanwezigen opgenomen.

• 5. Concepten van verslagen van besloten raads- en commissievergaderingen worden zo spoedig mogelijk ter vaststelling aangeboden in een volgende commissie- of raadsvergadering. Dit geschiedt in de openbare vergadering zolang vaststelling kan geschieden zonder het verslag te bespreken of in een besloten vergadering, indien om bespreking van het verslag is verzocht.

• 6. Videoverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en zijn te raadplegen op de griffie door alle raads- en commissieleden en andere aanwezigen bij de desbetreffende besloten vergadering.

Hoofdstuk 4 Opheffen en schending geheimhouding

Artikel 4:1 Opheffen geheimhouding

• 1. Het orgaan dat geheimhouding oplegt (college, burgemeester, raad of commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet) is bevoegd de geheimhouding op te heffen, tenzij het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, dan is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

• 2. Als een commissie geheimhouding heeft opgelegd, is naast deze commissie ook de raad (als orgaan dat de commissie heeft ingesteld) bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.

• 3. Als de raad voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt daarover, voor zover daar bij de raad en/of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd behoefte aan is, in een besloten raadsvergadering met dit orgaan overleg gevoerd.

• 4. De griffie en het college zorgen ervoor dat de registers, zoals bedoeld in artikel 5:1, minimaal een keer per jaar ter kennisname aan de raad worden aangeboden inclusief een voorstel voor opheffing van de geheimhouding op de documenten en verslagen waarvan de geheimhouding kan worden opgeheven.

Artikel 4:2 Opheffing op initiatief van college of burgemeester

In aanvulling op artikel 4:1, eerste lid, kan het college of de burgemeester ook op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie. Het is aan de raad om hier over te besluiten.

Artikel 4:3 Publicatie openbaar geworden informatie

Nadat de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie is opgeheven, wordt de desbetreffende informatie indien mogelijk door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Artikel 4:4 Schending geheimhouding

• 1. Bij schending van de geheimhouding besluit de burgemeester of hij namens de gemeente aangifte doet op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.

• 2. Bij schending van de geheimhouding kan de raad conform artikel 89, vijfde lid van de Gemeentewet besluiten het betreffende raads- of commissielid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust. Deze maatregel is bedoeld als afkoelingsperiode, niet als (straf) sanctie.

• 3. Bij een signaal van mogelijke schending gaat de griffie in gesprek met raads- en commissieleden om te achterhalen wat er is gebeurd en om bewustwording te creëren.

• 4. Als is gebleken is dat er sprake is van schending van de geheimhouding vindt er een gesprek plaats tussen het betreffende raads- of commissielid, de burgemeester en de griffier om opheldering te verkrijgen over de toedracht van de schending.

• 5. Bij het opleggen van de maatregel wordt afgewogen of een afkoelingsperiode zinvol is. Als bijvoorbeeld duidelijk is dat er sprake is van een vergissing, wordt er geen maatregel opgelegd. Als blijkt dat de geheimhouding eerder is geschonden of dat redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de geheimhouding opnieuw zal worden geschonden, is er wel aanleiding voor het opleggen van een maatregel.

• 6. De griffie stelt namens de voorzitter van de gemeenteraad een voorstel op voor het fractievoorzittersoverleg met daarin de afwegingen om wel of geen maatregel op te leggen. Als er voorgesteld wordt om een maatregel op te leggen, wordt deze rechtstreeks geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering. Over dit voorstel wordt - in lijn met het bepaalde in artikel 26, derde lid van de Gemeentewet - niet beraadslaagd.

Hoofdstuk 5 Registratie geheime informatie

Artikel 5:1 Register

• 1. De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle geheime documenten die door het college en de burgemeester aan een commissie of de raad zijn aangeboden en van alle documenten waar een commissie of de raad zelf geheimhouding op heeft gelegd.

• 2. De griffie houdt in samenwerking met het college een register bij van alle raads- en commissievergaderingen of delen van raads- en commissievergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden waardoor op het verhandelde van rechtswege geheimhouding rust.

• 3. De registers bevatten de datum van de vergadering, de datum van oplegging van geheimhouding, de grondslag voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding kan worden opgeheven.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 6:1 Slotbepalingen

• 1. Dit protocol treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 2. Dit protocol wordt aangehaald als: Protocol geheimhouding gemeenteraad Kampen 2026

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 februari 2026,

De raad van de gemeente Kampen,

de griffier,

M.E. Veldhoen

de voorzitter,

S. de Rouwe