Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg,

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere,

Gelet op hoofdstuk I en VIII van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Overwegende dat

de colleges van burgemeester en wethouders van Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen, het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen hebben besloten om, na verkregen toestemming van de raden van de gemeenten onderscheidenlijk provinciale staten van de provincie Zeeland en het algemeen bestuur van het waterschap Scheldestromen toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling;

er als gevolg van de voormelde toetreding een wijziging van de gemeenschappelijke regeling vereist is;

gelet op de bepalingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten:

vast te stellen de tweede wijziging van de Gemeenschappelijke regeling ‘Zeeuws archief’, waardoor deze als volgt komt te luiden:

Artikel I

HOOFDSTUK I. BEGRIPSBEPALINGEN

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de archiefdienst;

archiefdienst: het Zeeuws Archief;

archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

collecties: de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en digitale bescheiden in de meest ruime zin van het woord, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of in beheer bij de gemeenten, de provincie en het waterschap voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden onder het beheer van de archiefdienst;

colleges B&W: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten;

dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de archiefdienst;

deelnemers: de minister, de colleges B&W, gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur van het waterschap;

directeur: de door het dagelijks bestuur benoemde directeur van de archiefdienst;

gemeenten: de gemeente Middelburg, de gemeente Veere, de gemeente Terneuzen, de gemeente Schouwen-Duiveland, de gemeente Vlissingen;

gedeputeerde staten: het college van gedeputeerde staten van de provincie Zeeland;

minister: Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

overheidsorgaan: orgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

provinciale staten: provinciale staten van de provincie Zeeland;

provincie: de Provincie Zeeland;

regeling: de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief;

waterschap: het Waterschap Scheldestromen;

Wgr: Wet gemeenschappelijke regelingen.

HOOFDSTUK II. OPENBAAR LICHAAM ZEEUWS ARCHIEF

Artikel 2

• 1. Er is een openbaar lichaam genaamd Zeeuws Archief, dat gevestigd is in de gemeente Middelburg.

• 2. Het openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid.

• 3. De bestuursorganen van de archiefdienst zijn:

• a. het algemeen bestuur;

• b. het dagelijks bestuur;

• c. de voorzitter.

• 4. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van de archiefdienst.

HOOFDSTUK III. DOELEN EN TAKEN

Artikel 3

• 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden en collecties, die berusten bij de archiefdienst dan wel onder het beheer van de archiefdienst vallen, in gezamenlijkheid te behartigen.

• 2. De archiefdienst voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de minister, de gemeenten, de provincie en het waterschap uit.

• 3. De archiefdienst kan met instemming van het algemeen bestuur ook diensten aan derden aanbieden.

Artikel 4

Aan het bestuur van de archiefdienst zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemers overgedragen:

• a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden en collecties die berusten bij, dan wel vallen onder het beheer van de archiefdienst;

• b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17 tot en met 20, 29, eerste en derde lid, 32, eerste en derde lid, 37, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;

• c. de bevoegdheid van de minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan;

• d. de bevoegdheid van gedeputeerde staten om op grond van artikel 29 van de Archiefwet 1995 de provinciearchivaris aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan;

• e. de bevoegdheid van de colleges B&W om op grond van artikel 32 van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan;

• f. de bevoegdheid van het bestuur van het waterschap om op grond van artikel 37 van de Archiefwet 1995 de waterschapsarchivaris aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan.

• g. het adviseren en het doen van voorstellen aan de deelnemers over de taken en bevoegdheden, die door de deelnemers worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5 tot en met 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 27 en 29, tweede lid, 30 en 32, tweede lid, 35 en 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

• h. het verrichten van door de deelnemers opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid.

HOOFDSTUK IV. HET ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 5

• 1. Het algemeen bestuur bestaat uit zoveel leden als dat er deelnemers zijn, plus twee. De colleges B&W, gedeputeerde staten, en het dagelijks bestuur van het waterschap wijzen ieder uit hun midden één lid aan. De minister wijst drie leden aan.

• 2. Deelnemers kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid.

• 3. Het lidmaatschap van de leden van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege bij beëindiging van het lidmaatschap in de besturen van de deelnemers, zij het dat het lidmaatschap van het lid dat is aangewezen door de minister eindigt op het moment dat de zittingsperiode van de rijksbestuurder afloopt.

• 4. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de desbetreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Artikel 6

• 1. De stemverhouding binnen het algemeen bestuur is gebaseerd op de financiële bijdrage van de deelnemers bij aanvang van deze regeling (zie bijlage 1), waarbij ieder lid het volgende aantal stemmen heeft:

• a. minister: 13 stemmen per rijksbestuurder;

• b. gedeputeerde staten van de Provincie Zeeland: 10 stemmen;

• c. college B&W van de Gemeente Middelburg: 7 stemmen;

• d. college B&W van de Gemeente Schouwen-Duiveland: 6 stemmen;

• e. college B&W van de Gemeente Terneuzen: 6 stemmen;

• f. dagelijks bestuur van het Waterschap Scheldestromen: 4 stemmen;

• g. college B&W van de Gemeente Vlissingen: 4 stemmen;

• h. college B&W van de Gemeente Veere: 2 stemmen.

• 2. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat.

• 3. Een aanwijzing gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 4. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van de leden die zitting hebben en zich niet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, heeft deelgenomen aan de stemming.

• 5. Het vierde lid is niet van toepassing:

• a. indien opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een aanwijzing, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was; en

• b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande vergadering als bedoeld in 5a, aan de orde waren gesteld.

• 6. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming is een meerderheid van stemmen vereist, tenzij elders in de regeling anders is bepaald.

• 7. Bij het staken van stemmen vindt een herstemming plaats. Indien de stemmen wederom staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. Indien de stemmen opnieuw staken, is het voorstel niet aangenomen.

• 8. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een stembriefje.

• 9. Het algemeen bestuur kan een reglement van orde vast stellen.

HOOFDSTUK V. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET ALGEMEEN BESTUUR

Artikel 7

• 1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan de archiefdienst toegekende taak alle bevoegdheden toe die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

• 2. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 95 jo. 77 van de Wgr, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van de artikelen 18, 18a en 19 van deze regeling.

• 3. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij gekwalificeerde meerderheid van tweederde van de stemmen.

HOOFDSTUK VI. HET DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 8

• 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden.

• 2. De leden van het dagelijks bestuur worden door en vanuit het algemeen bestuur op de volgende wijze aangewezen:

• één lid op voordracht van de minister;

• twee leden op voordracht van de overige leden van het algemeen bestuur.

• 3. Het aantal stemmen dat de leden van het dagelijks bestuur samen in het algemeen bestuur mag uitbrengen, mag niet groter zijn dan de helft van het totaal in het algemeen bestuur uit te brengen aantal stemmen.

• 4. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra het desbetreffende lid ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

• 5. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in deze regeling.

• 6. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal leden die zitting hebben, vertegenwoordigd is.

• 7. Indien het vereiste aantal leden niet vertegenwoordigd is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 9

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als een of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 10

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

HOOFDSTUK VII. DE TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN HET DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 11

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. het voeren van het dagelijks bestuur van de archiefdienst;

• b. het uitvoeren van de taken, werkzaamheden en bevoegdheden, bedoeld in artikel 4 van deze regeling;

• c. het voorbereiden en uitvoeren van de beslissingen van het algemeen bestuur;

• d. het vaststellen van regels over de personele organisatie van de archiefdienst;

• e. het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen door de archiefdienst, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 7, derde lid;

• f. het besluiten tot het namens de archiefdienst, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures of het verrichten van handelingen ter voorbereiding daarop, tenzij het algemeen bestuur, voor zover dit het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

• g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

• h. het beheer van de activa en passiva van de archiefdienst;

• i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van de archiefdienst.

HOOFDSTUK VIII. DE VOORZITTER

Artikel 12

• 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

• 2. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 8, eerste lid, worden één of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen.

• 3. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

• 4. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 5. De voorzitter vertegenwoordigt de archiefdienst in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

HOOFDSTUK IX. INFORMATIE- EN VERANTWOORDINGSPLICHT

Artikel 13

• 1. Het dagelijks en algemeen bestuur geven de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap schriftelijk alle inlichtingen die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Belangrijke financiële, beleidsmatige of organisatorische ontwikkelingen of belangrijke afwijkingen van de werkzaamheden genoemd in artikel 3 en 4, zendt het dagelijks bestuur door middel van een tussentijdse rapportage tijdig ter informatie aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap.

• 2. Het dagelijks en algemeen bestuur geven de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap, op verzoek van de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten of de algemene vergadering van het waterschap of één of meer leden daarvan zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen.

• 3. Een lid van het algemeen bestuur verschaft de deelnemer die hem heeft aangewezen schriftelijk alle inlichtingen die door de deelnemer of één of meer leden van een college B&W, gedeputeerde staten of het dagelijks bestuur van het waterschap worden verlangd.

Artikel 14

De deelnemers, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap kunnen het door de desbetreffende deelnemer aangewezen lid van het algemeen bestuur, nadat de inlichtingen in een vergadering schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 15

Ingezetenen van de provincie Zeeland en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures voor burgerparticipatie van de deelnemers en de gemeenteraden, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid van de archiefdienst.

HOOFDSTUK X. FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 16

• 1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de deelnemers door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen op basis van een goedgekeurde begroting van de archiefdienst.

• 2. Het algemeen bestuur stelt een financieel bijdrageoverzicht vast, dat de uitgangspunten voor de toerekening van de kosten bevat. Het besluit tot het vaststellen van dit financieel bijdrageoverzicht wordt genomen met een tweederde meerderheid van de stemmen.

• 3. De kosten over het lopende kalenderjaar worden bij de deelnemers in rekening gebracht op basis van de door het algemeen bestuur voor het betreffende jaar, bij de begroting, vastgestelde uitgangspunten.

• 4. Deelnemers dragen er zorg voor dat de archiefdienst te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan zijn verplichtingen te voldoen.

• 5. De in het eerste lid bedoelde deelnemersbijdragen, met uitzondering van de bijdrage door de minister, worden jaarlijks aangepast volgens de indexeringsmethodiek op basis van de som van twee derde van de prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers en een derde van de prijs overheidsconsumptie, netto materieel (IMOC), zoals gepubliceerd in de septembercirculaires gemeenten- en provinciefonds van het begrotingsjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar waarop het indexpercentage wordt toegepast. De bijdrage van de minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen zoals dit in voorkomend geval door de minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld.

• 6. Voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende deelnemers vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden met de deelnemers.

• 7. Indien de deelnemers een bijzondere taak opdragen als bedoeld in artikel 4, onderdeel h, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de desbetreffende deelnemer in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren schriftelijke overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 17

• 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

• 2. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap, die daarbij gedurende twaalf weken in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt het beleidsplan en de meerjarenbegroting vervolgens vast. Ten minste dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap.

Artikel 18

• 1. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de ontwerpbegroting en de financieel-beleidsmatig onderbouwde meerjarenraming aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap.

• 2. Het dagelijks bestuur zendt jaarlijks de ontwerpbegroting twaalf weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden, toe aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap met een toelichting op de ontwerpbegroting en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

• 3. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste en tweede lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid, bedoeld in artikel 3, tweede lid, in acht.

• 4. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten de archiefdienst met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 5. De ontwerpbegroting wordt door de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld.

• 6. De minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

• 7. Het dagelijks bestuur stelt de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijzen, bedoeld in het zesde lid van artikel 18, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 18a

• 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt bij meerderheid van stemmen vastgesteld.

• 2. Nadat de begroting is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap die ter zake bij de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 19

• 1. Het algemeen bestuur kan begrotingswijzigingen tot uiterlijk 30 september van het betreffende begrotingsjaar vaststellen. De artikelen 18 en 18a, eerste lid, zijn van overeenkomstige toepassing.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan het algemeen bestuur begrotingswijzigingen zonder zienswijzeprocedure tot het eind van het betreffende begrotingsjaar vaststellen indien geen verandering wordt aangebracht in de hoogte van de deelnemersbijdragen.

Artikel 20

• 1. De deelnemers voldoen de verschuldigde bijdragen bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

• 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de deelnemers in overleg met de archiefdienst de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in nader te bepalen termijnen.

Artikel 21

• 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens accountants van de minister, gemeenten, provincie of waterschap in te stellen onderzoeken naar de door de accountant van de archiefdienst verrichte (controle)werkzaamheden.

• 3. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks voor 30 april aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

• 4. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 5. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop het betrekking heeft aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 6. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop het betrekking heeft aan de minister, de raden van de gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap.

• 7. Het dagelijks bestuur stelt de in het vierde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 22

• 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de algemene reserve dan wel bestemmingsreserves. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur.

• 2. Het voorstel voor bestemming van een positief rekeningsaldo of de verdeling van een negatief rekeningsaldo wordt gelijktijdig met het voorstel tot vaststelling van de jaarstukken aan het algemeen bestuur aangeboden.

• 3. De algemene reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan 5% van de totale bijdragen van dat jaar van de minister, de gemeenten, de provincie en het waterschap en andere overheidsinstellingen, tenzij het (op basis van een jaarlijkse risicoanalyse) benodigde weerstandsvermogen een ander percentage vraagt.

Artikel 23

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de minister, de gemeenten, de provincie en het waterschap vast.

Artikel 24

• 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, van het kasbeheer en van de boekhouding van de archiefdienst. Bij deze regels wordt bepaald welke medewerkers van de archiefdienst met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer.

Artikel 25

Het algemeen bestuur kan nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, het jaarverslag en de aandachtspunten voor de accountantscontrole.

HOOFDSTUK XI. HET ARCHIEF

Artikel 26

• 1. Het dagelijks bestuur is belast met de zorg en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de archiefdienst, overeenkomstig een door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling.

• 2. Deze regeling wordt aan de minister van Binnenlandse Zaken toegestuurd.

HOOFDSTUK XII. DE DIRECTEUR

Artikel 27

• 1. Het dagelijks bestuur beslist omtrent het aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de directeur van de archiefdienst.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat er periodiek een functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur plaatsvindt.

Artikel 28

• 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

• 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 29

• 1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 2. Met inachtneming van artikel 12, vierde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan, door de directeur mede ondertekend.

HOOFDSTUK XIII. TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING, GESCHILLEN EN OPHEFFING

Artikel 30

• 1. Een overheidsorgaan dat wenst toe te treden, richt het verzoek hiertoe aan het algemeen bestuur.

• 2. Het algemeen bestuur stuurt een verzoek als bedoeld in het eerste lid na ontvangst door aan de minister, de besturen van de deelnemende gemeenten, provincie en waterschap onder overlegging van zijn advies over de toetreding en de eventueel daaraan te verbinden voorwaarden.

• 3. Toetreding vindt plaats indien de deelnemers daarmee instemmen.

Artikel 31

• 1. Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van een daartoe strekkend besluit van de uittredende deelnemer aan het algemeen bestuur. De colleges B&W, gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur van het waterschap overleggen daarbij ook het besluit tot toestemming van de raden van de gemeente, provinciale staten of de algemene vergadering van het waterschap. De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het algemeen bestuur het besluit heeft ontvangen.

• 2. Het algemeen bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in het concept-uittredingsplan.

• 3. Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die het directe gevolg zijn van de uittreding.

• 4. De uittreding gaat in op 1 januari van het jaar volgend op het verstrijken van een termijn van drie jaren na het nemen van het besluit tot uittreding, tenzij het algemeen bestuur bij unanimiteit en de uittredende deelnemer een andere opzegtermijn overeenkomen.

Artikel 32

• 1. Het uittredingsplan bepaalt de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding.

• 2. Het uittredingsplan bevat een voorlopige berekening van de financiële gevolgen van de uittreding te betalen door de uittredende deelnemer, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom.

• 3. Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan kan het algemeen bestuur een onafhankelijke externe deskundige aanwijzen die in opdracht van het algemeen bestuur het concept-uittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke externe deskundige komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 4. Het algemeen bestuur wijst de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het algemeen bestuur de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden van het algemeen bestuur, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger van het bestuur van de uittredende deelnemer.

• 5. Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. Het algemeen bestuur baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de bijdragen in de vastgestelde jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar.

• 6. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het algemeen bestuur baseert de berekening van de definitieve uittreedsom op de bijdragen in de vastgestelde jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar en zal de bijdrage over een periode van vijf jaar toerekenen.

• 7. Bij de berekening van de kosten voor uittreding zoals bedoeld in het zesde lid wordt een risico- opslag van 10% op de uittreedsom toegepast om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorziene kosten.

• 8. Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan biedt het algemeen bestuur de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in één keer. In het uittredingsplan bepaalt het algemeen bestuur of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen, met een maximum van vijf jaartermijnen, of in één keer dient te betalen.

Artikel 33

• 1. De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, waaronder ook een reëel aandeel in het vermogen van deelnemingen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen als bedoeld in artikel 7, derde lid.

• 2. Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten, te maken door de archiefdienst die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn.

• 3. Onder desintegratiekosten worden verstaan, alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de archiefdienst die samenhangen met de afbouw van structurele en incidentele overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere structurele en incidentele verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.

• 4. Het algemeen bestuur brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, in rekening bij de uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, binnen drie maanden nadat het algemeen bestuur de definitieve uittreedsom, als bedoeld in artikel 32, zesde lid, heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan overeenkomstig artikel 32 anders is vastgelegd.

• 5. Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 6. De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding, bedoeld in artikel 31, vierde lid.

• 7. Indien de kosten van de inzet van een externe deskundige als bedoeld in artikel 32, derde lid in relatie tot de verwachtte uittreedsom daartoe aanleiding geeft, kan het algemeen bestuur in overleg met de uittredende deelnemer besluiten om in afwijking van het bepaalde in de voorgaande leden de uittreedsom te bepalen op de eigen bijdrage, zoals deze is vastgesteld in de jaarrekening van het jaar van uittreding, waarbij die bijdrage ieder jaar met 20% afneemt (1e jaar 100%, 2e jaar 80%, 3e jaar 60%, 4e jaar 40% en 5e jaar 20%).

• 8. Het openbaar lichaam is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittreedsom zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande hoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer.

Artikel 34

• 1. De uittredende deelnemer is gehouden zich in te spannen om medewerkers van de archiefdienst die als gevolg van de uittreding boventallig zijn geworden, met behoud van arbeidsvoorwaarden in dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende deelnemer overneemt van de archiefdienst wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom.

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van de archiefdienst die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden.

Artikel 35

• 1. De regeling wordt gewijzigd, indien de deelnemers bij tweederde meerderheid daartoe besluiten.

• 2. Voorstellen tot wijziging van de regeling kunnen worden gedaan door het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur of één of meer van de deelnemers.

• 3. Voorstellen uitgaande van het algemeen bestuur worden toegezonden aan de minister, colleges B&W, gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur van het waterschap ter voorlegging aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de raden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten, onderscheidenlijk de algemene vergadering van het waterschap, die in de gelegenheid worden gesteld om binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp van de regeling hun zienswijze over de ontwerpregeling naar voren te brengen.

• 4. Voorstellen uitgaande van één of meer van de deelnemers worden toegezonden aan het algemeen bestuur, dat het voorstel met zijn beschouwingen ter zake binnen acht weken aan de minister, de colleges B&W, gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur van het waterschap ter voorlegging aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal, de raden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap doen toekomen, waarna deze verder handelen conform het bepaalde in het vorige lid van dit artikel.

Artikel 36

• 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 136 van de Grondwet worden geschillen over de toepassing van de regeling, in de ruimste zin van het woord, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het in het eerste lid bedoelde deskundigenadvies, wordt het geschil besproken tussen een afvaardiging van het dagelijks bestuur en een afvaardiging van de deelnemer waarmee het geschil bestaat.

• 3. Indien het in het tweede lid bedoelde overleg niet tot een oplossing leidt, benoemen het dagelijks bestuur en de deelnemer waarmee het geschil bestaat elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen een derde deskundige, die tevens als voorzitter van de adviescommissie optreedt. Het dagelijks bestuur treedt mede namens de desbetreffende deelnemer op als opdrachtgever van de commissie. In de opdracht wordt tenminste het probleem geschetst, worden de te beantwoorden vragen geformuleerd en wordt de termijn genoemd waarbinnen de commissie haar advies dient uit te brengen.

• 4. De in het derde lid bedoelde commissie regelt zelf de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt tegelijkertijd toegezonden aan het dagelijks bestuur en aan de desbetreffende deelnemer.

• 5. Op basis van het advies treden de in het tweede lid bedoelde personen nogmaals in overleg om te trachten tot een oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 136 van de Grondwet te laten beslechten.

• 6. De kosten van de adviescommissie worden door het dagelijks bestuur en de desbetreffende deelnemer ieder voor de helft gedragen.

Artikel 37

• 1. De regeling kan worden opgeheven, op voorstel van het algemeen bestuur, conform artikel 95 jo. 74 jo. 9 van de Wgr, bij een daartoe strekkend besluit van de deelnemers minus één.

• 2. Het besluit tot opheffing wordt niet genomen voordat de minister, de raden van de gemeenten onderscheidenlijk provinciale staten en de algemene vergadering van het waterschap gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op de voorgestelde opheffing hun zienswijze naar voren te brengen.

• 3. Ingeval van een besluit tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in het eerste lid, stelt het algemeen bestuur daarvoor een liquidatieplan op ter vereffening van het vermogen van de archiefdienst. Dit besluit wordt met een tweederdemeerderheid genomen.

• 4. Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de deelnemers, de financiële gevolgen van de opheffing van de regeling ende gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.

• 5. Het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

• 6. Het besluit tot opheffing van deze regeling wordt direct gezonden aan de deelnemers.

• 7. De organen van de gemeenschappelijke regeling blijven ook na het tijdstip van ontbinding in functie, totdat de vereffening is voltooid.

• 8. Gedurende de vereffening wordt de aanduiding van de regeling aangevuld met de afkorting van ‘in liquidatie’, zodat het opschrift komt te luiden: Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2026 (i.l.).

HOOFDSTUK XIV. OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 38

• 1. De werking van de regeling kan geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen.

• 2. Gedeputeerde staten maken deze regeling, alsmede besluiten tot wijziging, uittreding, toetreding en opheffing daarvan, bekend door publicatie in het provinciaal blad overeenkomstig artikel 74 lid 1 sub l, gelezen in samenhang met artikel 26 lid 1 Wgr.

• 3. Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig 26 lid 2 Wgr.

Artikel 39

Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2026’.

Artikel II

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte in het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

• 2. De artikelen 31 tot en met 34, zoals vastgesteld in artikel I zijn niet op de uittreding van de minister van toepassing. Op de uittreding van de minister blijven de artikelen 35 en 36 van de Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 2024 (Gmb. 2025, nr [PM] van toepassing, zoals die golden direct voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit wijzigingsbesluit.

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Middelburg

De burgemeester, De secretaris

Burgemeester en wethouders van de gemeente Veere

De burgemeester De secretaris

Toelichting

Algemeen

Het college van B&W van de gemeente Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen, gedeputeerde staten van de provincie Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen hebben besloten toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief. Ten behoeve van deze toetreding, is de onderhavige regeling gewijzigd. Waar nodig is in de artikelen naar de (organen van de) toetreders verwezen. Ook zijn de verwijzingen naar de juiste artikelen van de Wet gemeenschappelijke regelingen waar nodig aangepast. Enkele overige wijzigingen worden hierna per artikel nader toegelicht.

Artikelsgewijs

Artikel 1

De definitiebepalingen zijn uitgebreid met de (organen van) de toetreders.

Artikel 4

Dit artikel ziet op de werkzaamheden, taken en bevoegdheden die de deelnemers aan het bestuur van de archiefdienst overdragen. De verwijzingen naar de artikelen uit de Archiefwet, die zien op de archiefbescheiden van provincies en waterschappen, zijn aan dit artikel toegevoegd.

Artikel 5 en 6

De artikelen 4 en 5 zijn vernummerd tot de artikelen 5 en 6. Deze artikelen zien op het aantal leden van en de stemverhoudingen binnen het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Dit is aangepast vanwege de voormelde toetreding. Zo is onder meer het aantal stemmen dat ieder lid van het algemeen bestuur heeft, uitgewerkt. Ook is de bepaling die ziet op de situatie van het staken van stemmen herzien. Aangesloten is bij de regeling uit artikel 32 van de Gemeentewet.

Artikel 8

Artikel 7 is vernummerd tot artikel 8. De wijze waarop de leden van het dagelijks bestuur door en vanuit het algemeen bestuur worden aangewezen, is aangepast.

Artikelen 16 tot en met 25

Deze artikelen bevatten de financiële bepalingen. Waar nodig zijn de artikelen aangepast vanwege het toegenomen aantal deelnemers. Ook zijn enkele data nader gespecificeerd, zoals het moment tot wanneer het algemeen bestuur uiterlijk begrotingswijzigingen kan nemen.

Artikelen 30 tot en met 37 Deze artikelen zien op de toetreding, uittreding, wijziging, geschillen en opheffing. Dit waren de artikelen 34 tot en met 38. De regeling hieromtrent is inhoudelijk gewijzigd, met inachtneming van (de toename van) het aantal (nieuwe) deelnemers. Zo zijn onder meer de regeling omtrent de uittreedsom en het wijzigen van de regeling nader uitgewerkt. De uittredingsregeling sluit nu aan bij het format van de Zeeuwse gemeenten.

Voor de uittreding van de minister is een uitzondering op de bepalingen over de (financiële) gevolgen van de uittreding gemaakt. Reden hiervoor is dat de minister heeft aangekondigd ook na uittreding de financiering aan het Zeeuws Archief in stand te houden op het niveau van het laatste jaar van deelname aan deze gemeenschappelijke regeling. De afspraken over de samenwerking en ondersteuning van het Zeeuws Archief zijn opgenomen in het “Bestuursconvenant duurzame samenwerking ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de regionale historische centra” d.d. 1 februari 2024. Het vierde lid van artikel 31 en artikel 32 tot en met 34 zijn om deze reden niet van toepassing op de uittreding van de minister. Wel zal de minister bij zijn uittreding met het Zeeuws Archief in gesprek gaan over kosten die mogelijk alsnog met de uittreding samenhangen.