Mandaat- en machtigingsbesluit, aanwijzing elektronische kanalen en besluit accepteren gescande stukken kandidaatstelling

Het centraal stembureau voor de verkiezing van de leden van de raad van de gemeente Epe (CSB)

vindt het gewenst dat medewerkers van de gemeente Epe de meer met de uitvoering betrokken handelingen kunnen verrichten en daaraan verbonden besluiten kunnen nemen;

vindt het gewenst om elektronische kanalen aan te wijzen voor berichten aan het CSB;

vindt het gewenst om bepaalde gescande stukken te accepteren;

gelet op titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op artikel 2:13 en volgende van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op het standpunt van de Kiesraad over gescande stukken;

B E S L U I T :

• 1. De medewerker KCC Backoffice, medewerker KCC Frontoffice en Projectleider Verkiezingen te machtigen om namens het centraal stembureau handelingen te verrichten die geen besluit zijn en ook geen privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Zij mogen ook correspondentie over die handelingen ondertekenen.

• 2. De Projectleider Verkiezingen te machtigen en mandateren om namens het centraal stembureau:

  • a. gelegenheid te bieden om een aanvraag aan te vullen en daarvoor de termijn te bepalen;

  • b. geschriften door te zenden naar het bevoegde bestuursorgaan, naar de bevoegde bestuursrechter of terug te sturen naar de afzender;

  • c. een nieuwe aanvraag zonder nieuwe feiten of omstandigheden af te wijzen;

  • d. de beslissing op een aanvraag te verdagen;

  • e. de beslissing op een bezwaarschrift te verdagen;

  • f. de verschuldigdheid en de hoogte van de dwangsom vast te stellen;

  • g. te beslissen op een verzoek op grond van artikel 4.1 van de Wet open overheid en artikel 4 van de Wet hergebruik overheidsinformatie;

  • h. verweerschriften op te stellen en te ondertekenen, processtukken in te dienen en op te treden als vertegenwoordiger van het CSB in beroepsprocedures bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, een en ander met recht van substitutie.

• 3.1 Voor het doen van meldingen als bedoeld in artikel P 1b van de Kieswet kan iemand uitsluitend gebruik maken van het daarvoor bestemde webformulier.

• 3.2 Een bericht als bedoeld in artikel 2:13, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht dat niet valt onder 3.1 of een ander bericht bestemd voor het centraal stembureau kan iemand indienen via verkiezingen@epe.nl. Het bericht voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • a. een bericht met een persoonsgebonden karakter bevat de naam en het adres van de indiener;

  • b. de omvang van het bericht blijft binnen de capaciteit voor inkomende e-mail;

  • c. eventuele bijlagen zijn te raadplegen via de software die de gemeente Epe gebruikt;

  • d. eventuele bijlagen bevatten geen wachtwoorden;

  • e. een versleuteld bericht wordt vergezeld van een ontsleuteling die de gemeente Epe kan verwerken.

    Voldoet een bericht niet aan deze voorwaarden? Dan ontvangt de afzender een bericht met een suggestie voor herstel. Zodat het bericht wel voldoet aan de voorwaarden. Tenzij het bericht de gemeente Epe helemaal niet bereikt.

    Bij voorkeur verzendt de indiener een e-mail op een beveiligde manier.

• 4. Het centraal stembureau accepteert geprinte scans of kopieën als blijkt dat de ondertekening naar het oordeel van het centraal stembureau voldoende betrouwbaar is. Dat geldt alleen voor:

  • a. machtiging om aanduiding boven kandidatenlijst te plaatsen (model H 3-1);

  • b. machtiging om samengevoegde aanduiding boven kandidatenlijst te plaatsen (model H 3-2);

  • c. instemmingsverklaring (model H 9);

  • d. betalingsbewijs waarborgsom bij kandidaatstelling (model H 12).

• 5. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 18 november 2025.

Epe, 6 januari 2026

Centraal stembureau gemeente Epe

Dhr. dr. T.C.M. Horn

Voorzitter

mw. J. van Zwam

lid

dhr. mr. F.E. Contant

lid

Niet eens met dit besluit?

Als uw belang rechtstreeks bij dit besluit is betrokken, mag u hiertegen bezwaar indienen. Dat kan op twee manieren.

• 1. via de e-mail naar verkiezingen@epe.nl. Wij adviseren om een e-mail beveiligd te versturen, bijvoorbeeld via Zivver.

• 2. per post naar het CSB, Postbus 600, 8160 AP te Epe.

In het bezwaar schrijft u tegen welk besluit u bezwaar maakt en waarom u het er niet mee eens bent. U zet uw naam, adres, de datum en handtekening op het bezwaarschrift. Het bezwaar moet u indienen binnen zes weken nadat dit besluit in het gemeenteblad is bekendgemaakt.

Toelichting

Algemeen

Het centraal stembureau (hierna: CSB) is een bestuursorgaan. Dat betekent dat de bepalingen uit onder andere de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) van toepassing zijn. Het CSB bestaat uit drie personen. De uitvoerende werkzaamheden van het CSB vinden niet plaats door de leden zelf. Dat is vergelijkbaar met het college van B&W. In Epe ligt de uitvoering bij het (project)team verkiezingen en met name bij de projectleiders daarvan.

Puntsgewijze toelichting

• 1. Voor het college van B&W en de burgemeester zijn mandaten en volmachten geregeld in de Mandaat- en volmachtregeling Epe 2024 (hierna: mandaatregeling). Die regeling geldt niet voor het CSB. Om te voorzien in een efficiënte uitvoering van de werkzaamheden van het CSB is het verlenen van mandaat en machtiging noodzakelijk. De machtiging voor het verrichten van uitvoeringshandelingen die in dit beslispunt wordt geregeld, stemt overeen met artikel 6 uit de mandaatregeling.

• 2. De reguliere besluiten die het CSB op basis van de Kieswet neemt, worden niet gemandateerd. Voor de meer procedurele beslissingen is het gewenst dat het CSB daar niet zelf mee belast wordt. De projectleiders verkiezingen – in Epe zijn dat momenteel twee functionarissen – zijn inhoudelijk goed bekend met de Kieswet. Zijn er aangelegenheden waarover zij twijfelen? Dan laten zij zich adviseren door juridische zaken. Hieronder staan de wetsartikelen waarin deze bevoegdheden zijn geregeld en - voor zover van toepassing - de overeenkomstige bepaling uit de mandaatregeling:

  Onderdeel	Wettelijke bepaling	Mandaatregeling
  a.	Artikel 4:5, lid 1, Awb	n.v.t.
  b.	Artikel 2:3 Awb Artikel 6:15 Awb	A. 18 C.2
  c.	Artikel 4:6, lid 2, Awb	n.v.t.
  d.	Artikel 4:14 Awb	A. 19
  e.	Artikel 7:10, lid 3, Awb	A. 20
  f.	Artikel 4:17 Awb Artikel 4:18 Awb	A. 24
  g.	Artikel 4.1 Woo Artikel 4. Who	A. 25
  h.	Hoofdstuk 8 Awb	A. 30

• Hierna volgen nog enkele nadere toelichtingen op de mandaten en machtigingen.

  • a. In de mandaatregeling is het buiten behandeling laten van een aanvraag gemandateerd. In dit besluit kiezen we daar niet voor. Het gaat om een essentiële aangelegenheid rondom verkiezingen die de democratische rechtstaat raken. Naar onze mening verzet de aard van de bevoegdheid zich in dit geval tegen mandaatverlening. Dat ligt anders voor het stellen van een termijn waarbinnen de aanvrager zijn verzoek kan aanvullen. Dat is bij uitstek een aangelegenheid die in de uitvoering plaatsvindt.

  • c. Wanneer een verzoek is afgewezen kan iemand opnieuw een verzoek indienen. Is zo’n verzoek een herhaling van zetten is en is er geen nieuwe informatie? Dan wijst het bestuursorgaan dat verzoek af. Zo’n geval kan de projectleider in mandaat afdoen. Het is niet doelmatig als het CSB daarvoor een beslissing moet nemen. Deze bevoegdheid is in de mandaatregeling (kennelijk) niet gemandateerd.

  • h. Tegen bepaalde besluiten van het CSB staat beroep bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (hierna: Afdeling) open. De termijnen daarvoor zijn heel kort. Ook de termijnen waarbinnen de Afdeling moet besluiten op zo’n beroep zijn heel kort. Dat is nodig om binnen een redelijke tijd verkiezingen te kunnen organiseren. Omdat de termijnen zo kort zijn is ook voorzien in het recht om die gemandateerde bevoegdheid door te mandateren (recht van substitutie). Bijvoorbeeld als bepaalde specialistische kennis ontbreekt of de projectleider niet beschikbaar is en extern juridische hulp ingeschakeld moet worden.

    Anders dan bij artikel 7 van de mandaatregeling kiest het CSB ervoor om de vertegenwoordiging direct in dit besluit te regelen. Vanwege de korte termijnen bestaat de kans dat het op dat moment niet meer mogelijk is om nog een mandaatbesluit te nemen. Daarom doet het CSB dat nu. 

• 3.1 Kiezers kunnen schriftelijk een onderbouwde melding doen aan het CSB als ze een fout vermoeden. Om dat goed te kunnen stroomlijnen richten we een webformulier in. Daarmee is het ook mogelijk om anoniem een melding te doen. Dit webformulier zal te vinden zijn op www.epe.nl/verkiezingen. Het doen van meldingen is volgens de wet alleen mogelijk in een beperkte tijd. Het webformulier zal alleen in die periode online zijn.

• 3.2 1 januari 2026 is (een deel van) de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden. Een aspect daarvan is dat bestuursorganen in principe elektronisch bereikbaar moeten zijn. Dat geldt dus ook voor het CSB. Als een vormvoorschrift zich daartegen verzet geldt die verplichting niet. Dat laatste speelt bij het inleveren van de kandidatenlijst op de dag van kandidaatstelling. Dat moet volgens de Kieswet persoonlijk door een kiezer gebeuren. Dat kan dus niet elektronisch.

  Voor die elektronische bereikbaarheid moet het bestuursorgaan een of meerdere kanalen aanwijzen. Het gangbare kanaal waarmee nu gecommuniceerd kan worden is het e-mailadres verkiezingen@epe.nl. Dat kanaal wijze we daarom aan voor dergelijke communicatie. Het is niet doelmatig om voor het zeer sporadische contact een webformulier of zaak te bouwen. De kans is groot dat mensen dat niet weten te vinden. Het is aan de indiener om ervoor te zorgen dat hij of zij de e-mail op voldoende betrouwbare wijze verstuurt. Dat kan bijvoorbeeld via Zivver. Zo voorkomt men dat persoonsgegevens onbedoeld verkeerd terecht komen. De verplichting om zo’n kanaal aan te wijzen geldt voor ‘officiële’ berichten. Die staan in artikel 2:13 van de Algemene wet bestuursrecht. Voor andere berichten geldt die verplichting niet. We vinden het niet praktisch als dergelijke berichten niet op dezelfde manier ingediend kunnen worden. Daarom staat er ook ‘of een ander bericht’. Daarmee bedoelen we een bericht zoals dat in artikel 2:14 van de Algemene wet bestuursrecht beschreven staat.

  De wet maakt het mogelijk dat het bestuursorgaan voorwaarden stelt. In de toelichting op die wet staat dat dat technische voorschriften mogen zijn. In de wet zelf staat die beperking trouwens niet. Om ervoor te zorgen dat we berichten goed kunnen beantwoorden, zijn er een paar aanvullende eisen.

  • a. Vraagt iemand iets over zichzelf of voor zichzelf? Dan kunnen we hem alleen goed helpen als we weten wie het is. Daarom vragen we bij berichten met een persoonsgebonden karakter om de naam en het adres van de indiener. Dit is niet echt een technische eis, maar wel een logische. Vergeet iemand om zijn naam en adres te vermelden? Dan vragen we om dat alsnog door te geven. Deze eis is alleen belangrijk als iemand weigert om zijn naam en adres door te geven. Dan kunnen we hem niet helpen.

  • b. De mailserver van de gemeente Epe kan berichten verwerken tot een bepaalde omvang. Als iemand hele grote bestanden meestuurt, komen die niet aan bij ons. Die kunnen we dan om die technische reden niet beantwoorden.

  • c. Vaak is de e-mail alleen een korte aankondiging. Het eigenlijke bericht staat dan in een bijlage. Gemeente Epe heeft gangbare software, zoals Microsoft Word en Excel en Acrobat reader. Daarmee kunnen we veel formaten openen of lezen. Maar niet allemaal. Daarom is deze voorwaarde opgenomen. Iemand zal het bestand in een voor ons leesbaar formaat moeten aanleveren.

  • d. Bevat een bijlage een wachtwoord? Dan kunnen we die niet openen en lezen. We weten dan niet wat iemand van ons vraagt. We vragen diegene dan ons het wachtwoord geven of de bijlage opnieuw aan te bieden. Maar dan zonder wachtwoord.

  • e. Iemand kan zijn e-mail beveiligen of versleutelen. Dat vergroot de veiligheid van het bericht. We moeten dan wel de ontsleutelingscode ontvangen. Er zijn verschillende manieren waarop iemand een bericht kan versleutelen. Gebeurt dat op een manier waarop wij het ook met de ontsleutelingscode niet kunnen openen? Dan moet iemand het zo versleutelen dat we het wel kunnen openen. Anders kunnen we het bericht niet lezen.

Verder staat er dat we iemand natuurlijk proberen te helpen als een bericht niet aan deze eisen voldoet. We denken mee hoe iemand het bericht zo kan indienen dat het wel aan de eisen voldoet. De indiener blijft zelf verantwoordelijk voor wat hij indient.

• 4. De Kiesraad geeft op zijn site aan dat het CSB zelf kan bepalen of het ook scans of kopieën accepteert. De Kieswet gaat in feite uit van papieren met zelf geschreven handtekeningen erop. Dat kan goed werken, maar het betekent in de praktijk ook dat partijen veel moeite moeten doen om alle papieren bij elkaar te krijgen. De Kiesraad accepteert, als hij optreedt als centraal stembureau, in een aantal gevallen ook scans of kopieën.

  De Kiesraad doet dat bij model H 3-1/3-2 en model H 9.

  Er is geen vormvoorschrift dat de elektronische registratie van een aanduiding verhindert. De documenten die daarmee samenhangen mag iemand om die reden al met gescande handtekening indienen. Die modellen noemen we niet in het besluit zelf. Voor de volledigheid staan die hierna:

  • a. verzoek registratie van een aanduiding (en logo) (model G 1-1);

  • b. verzoek tot wijziging van de aanduiding (artikel G 3, lid 6, Kieswet);

  • c. wijziging van de aanwijzing van een (plaatsvervangend) gemachtigde (artikel G 3 Kieswet);

  • d. betalingsbewijs van de waarborgsom bij registratie (model G 1-3).

• Model H 1 (kandidatenlijst) en model H 4 (ondersteuningsverklaring[1]) mogen niet gescand zijn. Die accepteert de Kiesraad evenmin. Model H 1 levert een kiezer persoonlijk in op de dag van kandidaatstelling.

  De ondersteuningsverklaring legt iemand in het gemeentehuis af, in aanwezigheid van een medewerker van de gemeente. Er is dus altijd een ‘natte handtekening’ gezet. En een stempel van de gemeente. Die waarborg is om ronselpraktijken te voorkomen. Een scan is in principe te manipuleren. Daarmee zou die waarborg teniet gedaan kunnen worden. Daarom staan we geen gescande of gekopieerde ondersteuningsverklaringen toe.

  In de besluitonderdelen a en b kan het gaan om formulieren die door gemachtigden van landelijke partijen moeten zijn ondertekend. Dat is het geval als er sprake van zogenaamde doorwerking. We vinden het een onnodige belasting dat de landelijke partijen in alle gemeenten waarin zij mee willen doen aan de verkiezing per post een exemplaar moeten opsturen naar hun lokale afdeling. Hoewel dit voor lokale partijen waarschijnlijk minder een probleem is, trekken we één lijn. Ook zij mogen (maar hoeven niet) dat formulier gescand indienen. De Kiesraad staat dit eveneens toe.

  Ook de instemmingsverklaring (model H 9) mag gescand zijn. De Kiesraad staat dat eveneens toe. Bij die instemmingsverklaring moet een kopie van het ID-bewijs zitten. Tenminste als het gaat om iemand die nog niet in de raad zit. Zo is de handtekening van de kandidaat te controleren. Het voorkomt dat kandidaten de instemmingsverklaring in persoon aan de indiener moeten afgeven of per post opsturen.

  Tenslotte het betaalbewijs van de waarborgsom (model H 12). Dit is in feite een wat achterhaalde bepaling in de wet. Deze stamt uit een tijd waarin een bankoverschrijving soms meerdere dagen in beslag nam. Tegenwoordig staat een overgemaakt bedrag direct op de rekening. Het betaalbewijs is dan meer een formaliteit, die ook nog eens vooral in handen van de gemeente zelf ligt. Het is de gemeente die dat betaalbewijs afgeeft. Het centraal stembureau van de gemeente bestaat uit medewerkers van de gemeente. De ondersteuning van het CSB vindt plaats door medewerkers van de gemeente. Kortom: de lijnen zijn kort. Het is vergezocht dat zo’n verklaring dan met natte handtekening ingediend zou moeten worden.

  In de tekst staat de zinsnede ‘naar het oordeel van het CSB’. Bij een gescande handtekening moet het gaan om een handtekening die door de ondertekenaar zelf op het papier is geschreven. Vervolgens is dat papier gescand of gekopieerd. Het is dus nadrukkelijk niet toegestaan dat iemand een eerder gescande handtekening op zijn computer heeft staan en die in een formulier ‘plakt’. Zo’n gescande handtekening kan in handen van onbevoegden geraken die zich dan kunnen voordoen als de betrokkene. Dat valt voor het CSB niet te controleren. Evenmin is het toegestaan dat de handtekening elektronisch is geplaatst, bijvoorbeeld met een muis of vinger op een scherm. Zo’n handtekening wijkt in de praktijk vaak toch te veel af van een echte handtekening op papier. Het CSB vormt zich dus een oordeel over de betrouwbaarheid van de gescande of gekopieerde handtekening. Bij twijfel zal het CSB daarom toch (kunnen) vragen om een zelf geplaatste handtekening op papier. Dit geldt op dezelfde manier voor stukken die langs elektronische weg ingediend mogen worden.

  [1] Alleen nieuwe partijen moeten ondersteuningsverklaringen indienen.

• 5. Een besluit treedt altijd pas in werking na de bekendmaking. Dat vindt plaats via het gemeenteblad. We verlenen daaraan terugwerkende kracht tot 18 november 2025. Dat is voor de zekerheid. Op dat moment ontvingen we de eerste concrete e-mail waarin een partij aankondigde dat het zijn aanduiding wilde laten registreren.