Controlstatuut gemeente Oldambt

Het college van burgemeester en wethouders van 9 september 2025;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

Controlstatuut gemeente Oldambt

Artikel 1. Inleiding

In dit statuut worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de controlorganisatie uitgewerkt. Daaronder is begrepen de positionering en taken van de concerncontroller. Het Controlstatuut, benoemt alleen bijzonderheden en vervangt niet de reguliere werkwijze, verantwoordelijkheden en aansturing van de organisatie.

Artikel 2. Definities

• 1. In dit Controlstatuut wordt verstaan onder:

  Control: beheersen en sturen. Het realiseren van de vooraf vastgestelde doelstellingen van werkprocessen, projecten of beleid met de overeengekomen kwaliteit (effectief-doeltreffend), inzet van middelen (efficiënt-doelmatig) en binnen de daartoe geldende regelgeving (rechtmatig).

• 2. Concerncontroller: de functionaris die door de gemeentesecretaris is aangewezen om de onafhankelijke controlfunctie uit te oefenen. Deze functionaris is tevens verantwoordelijk voor de auditfunctie en verantwoordelijk voor het systeem van control. De concerncontroller is tevens teammanager van het team Kwaliteit en Control.

• 3. Bedrijfsvoering: dit omvat de teams van Advies en Services en het team van de Staf.

• 4. Lijnmanagement: de gemeentesecretaris/algemeen directeur, concerndirecteur en het managementteam.

• 5. Auditcommissie: de auditcommissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid en de getrouwheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Zie ook verordening op de auditcommissie gemeente Oldambt 2012.

• 6. Afstemmingsoverleg: op uitnodiging van de auditcommissie nemen de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de concerndirecteur en de concerncontroller deel aan de vergaderingen van de auditcommissie (verordening op de auditcommissie gemeente Oldambt 2012 art. 4.2).

• 7. 3-lijnen model (three lines of defence): model voor de verdeling van verantwoordelijkheden binnen het ‘systeem van control’ binnen de gemeentelijke organisatie. Met als doel het bevorderen van een effectieve samenhang van controlwerkzaamheden. Het 3-lijnen model bestaat uit:

  • a. de eerste lijn: het lijnmanagement van de gemeente Oldambt;

  • b. de tweede lijn: organisatieonderdelen die belast zijn met de bewaking van controlrol en kaderstelling. Dit zijn de teams Advies en Services ( o.a. financiën, inkoop, HRM, juridische zaken) en het team Kwaliteit en Control

  • c. c. de derde lijn: de auditfunctie waaronder ook de Verbijzonderde Interne Controle-functie en concerncontrol als toezichthouder op het systeem van control.

Artikel 3. Positie van de controller

• 1. De concerncontroller is hiërarchisch geplaatst onder de gemeentesecretaris en namens deze belast met control-aangelegenheden.

• 2. De concerncontroller wordt in het uitoefenen van haar functie ondersteund door de medewerkers van het team Kwaliteit en Control is tevens lijnmanager van dit team.

• 3. De concerncontroller is adviserend lid van de directievergaderingen.

• 4. De concerncontroller heeft een open uitnodiging voor de staven en bestuurlijke afstemmingsoverleggen.

• 5. De concerncontroller neemt op uitnodiging van de auditcommissie deel aan haar vergaderingen.

Artikel 4. Bevoegdheden van de concerncontroller

• 1. De concerncontroller is bevoegd om, na het in kennis stellen van de gemeentesecretaris, rechtstreeks het college van burgemeester en wethouders te informeren en adviezen te geven over rechtmatigheid, effectiviteit en efficiëntie.

• 2. De concerncontroller kan van het college verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt gebracht aan de auditcommissie als onderdeel van de gemeenteraad. En de concerncontroller is bevoegd om namens het college de auditcommissie op ambtelijk niveau schriftelijk en mondeling te informeren.

• 3. De concerncontroller is bevoegd het bestuur en lijnmanagement rechtstreeks te informeren en te adviseren over de rechtmatigheid, effectiviteit en efficiëntie van gemeentelijke bedrijfsprocessen.

• 4. De concerncontroller is bevoegd het bestuur en lijnmanagement te informeren en te adviseren over de naleving van kaders en richtlijnen bij besluitvorming; en in het bijzonder over de kwaliteit van en het proces voor Planning & Control-producten en periodieke managementrapportages.

• 5. De concerncontroller is bevoegd om kaders te ontwikkelen en het doen van voorstellen voor (de ontwikkeling van) de kaderstellingen met betrekking tot het sturen en beheersen van de organisatie, over de rechtmatigheid, effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen van de gemeentelijke producten.

• 6. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de inrichting van een effectiefdoeltreffende en efficiënte-doelmatige controlorganisatie en draagt verantwoordelijkheid hiervoor uit hoofde van haar functie.

• 7. De concerncontroller is bevoegd te oordelen en te adviseren over de werking van het systeem van control.

• 8. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de organisatiebrede implementatie van het risicomanagement.

• 9. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de inrichting van en regie over het proces van verbijzonderde interne controle.

• 10. De concerncontroller is verantwoordelijk voor het uitvoeren van onderzoek en audits met name gericht op rechtmatigheid, effectiviteit en efficiëntie van processen, systemen, projecten / programma’s, organisatieonderdelen en/of gevoerd beleid; het systeem van sturing en beheersing; en de integriteit van de ambtelijke organisatie (anders dan de verantwoordelijkheden die belegd zijn bij de integriteit coördinator) (conform artikel 213a Gemeentewet).

• 11. De concerncontroller heeft voor het doen van onderzoek toegang tot alle daarvoor benodigde informatie.

Artikel 5. Opzet en inrichting van het systeem van control

• 1. Het systeem van control voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie is gebaseerd op het 3-lijnen model (three lines of defence). Het uitgangspunt is dat de primaire verantwoordelijkheid voor control is verankerd in de lijnorganisatie.

• 2. De inrichting en werking van de eerste lijn is een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor realisatie van doelstellingen en de wijze waarop de middelen worden ingezet, alsmede op de borging dat dit plaatsvindt binnen daartoe geldende regelgeving (doeltreffend, doelmatig en rechtmatig).

• 3. De tweede lijn toetst op kaders en adviseert hoe aan de kaders kan worden voldaan, vanuit een onafhankelijke adviserende en signalerende positie. Deze lijn wordt uitgevoerd door de teams van Advies en Services en het team Kwaliteit en Control. Het waarborgen van duidelijk onderscheid in de kaderstellende rol en de adviserende en ondersteunende rol van bedrijfsvoeringsteams is hierbij een belangrijk uitgangspunt.

• 4. Andere organisatieonderdelen, anders dan onder artikel 5, lid 3 bedoeld, kunnen worden aangewezen als tweede lijn en kaderstellend. Bijvoorbeeld bij de inkoopprocessen heeft het subteam Inkoop een toetsende en kaderstellende rol.

• 5. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de opzet en werking van het systeem van control, en voor de uitvoering van de auditfunctie en vervult de derde lijn. De medewerkers van het team Kwaliteit en Control treden op namens de concerncontroller in hun rol als derde lijn.

• 6. De kwaliteitseisen die gesteld worden aan functionarissen in de derde lijn zijn divers van aard en vastgelegd in de specifieke functieprofielen die horen bij die functies. Per functie worden de relevante eisen bepaald aan de hand van het functieprofiel en de functiebeschrijving, zoals dat geldt voor alle functies.

• 7. Voor uitvoering en de samenhang tussen de operationele activiteiten in de tweede lijn zijn teammanagers en de concerndirecteur verantwoordelijk.

• 8. In de voorkomende gevallen dat de eerste en/of tweede lijn niet werkt dan kan het lijnmanagement en/of medewerkers verantwoordelijk voor de tweede lijn rechtstreeks, met medeweten van het lijnmanagement, signaleren naar de concerncontroller.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt

op 9 september 2025.

Secretaris, Burgemeester,

Berlinda Aukema Cora-Yfke Sikkema