Verordening op de klankbordcommissie gemeente Hoeksche Waard 2025

De raad van de gemeente Hoeksche Waard;

Gelezen het voorstel van het presidium van 30 oktober 2025 tot vaststelling van een verordening voor het houden van klankbordgesprekken met de burgemeester;

Overwegende dat:

• er periodiek klankbordgesprekken met de burgemeester worden gehouden;

• het wenselijk is hiervoor een commissie vanuit de raad in te stellen,

Gelet op de artikelen 84 en 149 Gemeentewet;

B E S L U I T:

• 1. Vast te stellen de Verordening op de klankbordcommissie gemeente Hoeksche Waard 2025.

Artikel 1 begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Commissie: klankbordcommissie burgemeester

• Klankbordgesprek: het periodiek gesprek tussen de commissie en de burgemeester over het functioneren van de burgemeester.

Artikel 2 Instelling commissie en taakomschrijving

• 1. Er is een commissie. Deze houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek.

• 2. In het klankbordgesprek vindt een tweezijdige gedachtewisseling plaats over het functioneren van de burgemeester.

• 3. Onverminderd het bepaalde in het eerste lid houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt. In dat geval vindt het gesprek zo spoedig mogelijk plaats nadat de in de vorige zin genoemde wens kenbaar is gemaakt.

Artikel 3 Samenstelling commissie en ambtelijke ondersteuning

• 1. De commissie bestaat uit maximaal vier door de raad aan te wijzen fractievoorzitters. Hierbij gaat de voorkeur uit naar raadsleden die deel uitmaakten van de vertrouwenscommissie die de aanbeveling inzake benoeming en/of herbenoeming van de zittende burgemeester heeft voorbereid.

• 2. Vervanging van de leden is niet mogelijk.

• 3. De raad kan de samenstelling van de commissie wijzigen.

• 4. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter fungeert als contactpersoon van de commissie.

• 5. Het lidmaatschap eindigt door:

  • a. Het periodiek aftreden van de raad als bedoeld in artikel 18 Gemeentewet;

  • b. Het ontslag van het lid als raadslid;

  • c. Een schriftelijk bericht aan de raad waarin het lid ontslag neemt als lid van de commissie;

  • d. Een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 6. De commissie wordt ambtelijk ondersteund door de griffier dan wel door een door de griffier aan te wijzen persoon.

Artikel 4 Vergaderingen en geheimhouding

• 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

• 2. De voorzitter draagt er zorg voor dat de commissie haar standpuntbepalingen en haar beslissingen formuleert respectievelijk neemt op basis van consensus.

Artikel 5 Voorbereiding en inhoud klankbordgesprek

• 1. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek

• 2. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand de gelegenheid om bespreekpunten en namen van mogelijke informanten aan te leveren.

• 3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

Artikel 6 Bijzondere bepalingen inzake het verslag

• 1. De commissie stelt het verslag van het klankbordgesprek vast. Alvorens hiertoe wordt overgegaan, stelt de voorzitter van de commissie de burgemeester in de gelegenheid schriftelijk te reageren op het concept.

• 2. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de commissie en de burgemeester.

• 3. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Artikel 7 Archivering en vernietiging van stukken

• 1. De griffier draagt zorg voor een juridisch correcte archivering van de stukken die de klankbordcommissie produceert.

• 2. De leden van de commissie zijn er persoonlijk voor verantwoordelijk dat stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9 Citeertitel en Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening op de klankbordcommissie gemeente Hoeksche Waard 2025’ en treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Met de inwerkingtreding van deze verordening komt de Verordening op de klankbordcommissie gemeente Hoeksche Waard te vervallen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hoeksche Waard gehouden op 9 december 2025.

M.J.E.M. van Dam

Griffier a.i.

M. Witte

Voorzitter

TOELICHTING VERORDENING OP DE KLANKBORDCOMMISSIE

In deze verordening zijn bepalingen opgenomen over de wijze van organisatie van en gang van zaken voor, tijdens en na klankbordgesprekken met de burgemeester.

Het betreft in elk geval de volgende punten die vervolgens nader worden toegelicht:

• 1. Samenstelling commissie

• 2. Aantal te voeren klankbordgesprekken

• 3. Periodieke terugkeer van de klankbordgesprekken

• 4. Verslaglegging van de klankbordgesprekken

Artikel 1

Hierin staan enkele begripsomschrijvingen

Artikel 2

Met dit artikel wordt de commissie ingesteld die als taak heeft het periodiek voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester. Bedoeling is dat deze gesprekken niet eenzijdig doch tweezijdig plaatsvinden. Dit tweezijdige karakter biedt de burgemeester de gelegenheid om van zijn kant te reflecteren op de gemeenteraad.

De klankbordgesprekken vinden in elk geval jaarlijks plaats. Mocht er hetzij bij de commissie hetzij bij de burgemeester tussentijds behoefte ontstaan voor het voeren van een extra klankbordgesprek dan biedt deze bepaling daartoe de benodigde ruimte.

Artikel 3

Bij voorkeur wordt de commissie samengesteld uit fractievoorzitters die deel uitmaakten van de vertrouwenscommissie (her)benoeming van de zittende burgemeester. In principe ondersteunt de griffier de commissie. Het staat hem vrij om hiervoor iemand anders aan te wijzen.

Artikel 4

Hiermee wordt toepassing gegeven aan artikel 84 lid 3 Gemeentewet: de raad moet de al dan niet openbaarheid van de vergaderingen van de klankbordcommissie regelen. Gezien de aard en inhoud van de klankbordgesprekken is beslotenheid van vergadering gewenst. Dit betekent automatisch dat er geheimhouding rust op het verhandelde tijdens de vergaderingen, met inbegrip van de verslagen.

Artikel 5

Een goed klankbordgesprek heeft een tweezijdig karakter en vergt een goede voorbereiding. Dit betekent dat zowel de commissie als de burgemeester bespreekpunten en namen van mogelijke informanten aan kan dragen. Uit een oogpunt van zorgvuldigheid wint de commissie informatie in over (het functioneren van) de burgemeester en maakt aan de burgemeester kenbaar bij wie dit zal gebeuren. De profielschets is in elk geval de basis voor het klankbordgesprek. Opdat alle betrokkenen zich op het gesprek zelf kunnen voorbereiden wordt de uitnodiging tijdig verstuurd, met daarin naast tijdstip en locatie ten minste de agenda en bespreekpunten.

Artikel 6

Van de klankbordgesprekken wordt verslag opgemaakt. Te zijner tijd hebben de verslagen een functie in het kader van de voorbereiding voor de aanbeveling inzake herbenoeming van de zittend burgemeester. Ondertekening geschiedt door de voorzitter van de commissie en de burgemeester. Tot ondertekening zal niet worden overgegaan dan nadat de burgemeester in de gelegenheid is gesteld om te reageren op de inhoud van het verslag.

Artikel 7

Op de verslagen van de vergaderingen rust geheimhouding. Archivering dient met de daarbij passende zorgvuldigheid te geschieden. Van de leden van de klankbordcommissie wordt verwacht dat zij eveneens gepaste zorgvuldigheid betrachten en zorgdragen voor vernietiging van bij hen in bezit zijnde verslagen van de klankbordcommissie.

Artikel 8

Het kan zijn dat de verordening niet voorziet in een specifieke situatie. In dat geval ligt het op de weg van de voorzitter om een oplossing te formuleren waarover de commissie een beslissing neemt.