Gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest, ieder voor zover voor de eigen gemeente bevoegd;

gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet, Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet 1995;

gezien de toestemming van de gemeenteraden van Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest op grond van artikel 1, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

overwegende dat:

• ter behartiging van de gemeenschappelijke belangen op het terrein van de inkoop van voorzieningen in het kader van jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en leerlingenvervoer een nauwe samenwerking in de regio geboden is;

• met een gemeenschappelijke regeling meer samenhang en doelmatigheid in de samenwerking tussen de gemeenten in de regio wordt gerealiseerd;

• samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijk inkoopbureau een goede basis biedt om zoveel mogelijk maatschappelijke waarde te halen uit de door of namens gemeenten af te sluiten zorgcontracten en het daarbij behorende contractbeheer en

• management;

• de opdracht van inkooptaken en daarbij behorende inkoopbevoegdheden aan het gemeenschappelijk inkoopbureau de verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeenten in de omvang en inhoud van in te kopen zorg onverlet laat;

• het bestuur van de gemeenschappelijke regeling hoofdzakelijk gericht is op de bedrijfsmatige aspecten van het functioneren van het gemeenschappelijk inkoopbureau;

• de samenstelling van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling daarom beperkt kan blijven tot een in omvang compact en eenvormig bestuur;

b e s l u i t e n :

vast te stellen de Gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. bestuur: bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, bedoeld in artikel 14a van de wet;

• b. colleges: colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten;

• c. contractbeheer: het registreren en actualiseren van contractinformatie zoals productcodes, tarieven en dergelijke, zoals bedoeld in artikel 4 van deze regeling;

• d. contractmanagement: het meten en monitoren van de contractafspraken en het sturen op de kwaliteit, de nakoming en de kosten van de contracten en, indien nodig, het voeren van escalatiegesprekken en eventuele juridische maatregelen en procedures evenals het beëindigen van overeenkomsten, zoals bedoeld in artikel 4 van deze regeling;

• e. deelnemers: colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten;

• f. gemeente(n): gemeente(n) Alkmaar, Bergen, Castricum, Dijk en Waard, Heiloo en Uitgeest;

• g. inkoop: het proces van inkoop van maatwerkvoorzieningen voor Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en leerlingenvervoer en het sluiten van overeenkomsten, zoals bedoeld in artikel 4 van deze regeling;

• h. raden: gemeenteraden van de gemeenten;

• i. regeling: Gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar;

• j. het GISD Regio Alkmaar: de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie, bedoeld in artikel 2 van deze regeling;

• k. secretaris: directeur van het GISD Regio Alkmaar;

• l. voorzitter: voorzitter van het bestuur, bedoeld in artikel 7 van deze regeling;

• m. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen

Artikel 2. Bedrijfsvoeringsorganisatie

• 1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, derde lid, van de Wet, genaamd Gemeenschappelijk Inkoop- en contractmanagementbureau Sociaal Domein Regio Alkmaar, hierna in deze regeling het GISD Regio Alkmaar genoemd.

• 2. Het GISD Regio Alkmaar is gevestigd te Alkmaar.

• 3. Het rechtsgebied van het samenwerkingsverband omvat het grondgebied van de gemeenten.

HOOFDSTUK 2. BELANG, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 3. Belang

Het GISD Regio Alkmaar behartigt de belangen van de gemeenten op het terrein van uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 4 van deze regeling op de onderdelen jeugdhulp, maatschappelijke ondersteuning en leerlingenvervoer binnen het sociaal domein.

Artikel 4. Taken

• 1. Ter behartiging van de in artikel 3 van deze regeling genoemde belangen is het GISD Regio Alkmaar belast met de volgende taken:

  • a. de uitvoering van de gezamenlijke inkoop, aanbesteding en contractering, dat wil zeggen het bepalen van de wijze van inkoop, het uitvoeren van de inkoop/aanbestedingsprocedure, contractbeheer en het contract- en leveranciersmanagement, overeenkomstig het door de gemeenten vastgestelde regionaal inkoopkader. Hieronder wordt in ieder geval het volgende verstaan:

    • I. Inkoop:

      • inventariseren van de inkoopbehoefte van de gemeenten;

      • opstellen van de inkoopstrategie;

      • advisering en uitvoering van de inkoopprocedure of aanbestedingsprocedure;

      • het nemen van het besluit tot gunning van de opdracht/toelating van inschrijvers;

      • het sluiten van overeenkomsten met aanbieders namens de gemeenten;

      • het bewaken van de juridische rechtmatigheid bij het doorlopen van de procedure;

      • juridische toetsing en controle van opgestelde stukken en beantwoorden van gestelde vragen;

      • het zorg dragen voor de afhandeling van klachten en het voeren van juridische procedures met betrekking tot het inkoopproces.

    • II. Contractbeheer en - management:

      • Controleren of alle gecontracteerde aanbieders voldoen aan de gemaakte afspraken en het erop toezien dat de door de gemeenten beoogde doelstellingen worden gehaald;

      • het inventariseren van de bestaande knelpunten in de gesloten overeenkomsten en het monitoren, en als nodig afdwingen van de nakoming daarvan middels de benodigde privaatrechtelijke rechtshandelingen;

      • bewaken van het administratieve proces van het beheren/archiveren van overeenkomsten;

      • het verstrekken van Informatie en het verzorgen van de communicatie naar de gemeenten en aanbieders;

      • het beëindigen en ontbinden van overeenkomsten.

  • b. de coördinatie op de regionale beleidsinzet van de gemeenten;

  • c. het zorg dragen van bestuurlijke afstemming ten aanzien van de door het GISD Regio Alkmaar te verrichten taken in een regionaal inkoopkader;

  • d. het op verzoek van een individuele (of aantal) gemeente(n) of derden contracteren van leveranciers (individuele inkoop en contractering) in het kader van het in artikel 3 van deze regeling genoemde belang, op basis van een dienstverleningsovereenkomst.

• 2. In de dienstverleningsovereenkomst als bedoeld in het vorige lid, onderdeel d, worden samenwerkingsafspraken vastgelegd met betrekking tot de financiering en af te nemen diensten van het GISD Regio Alkmaar. De uit te voeren diensten zien op het aangaan en beëindigen van inkoopcontracten en contractmanagement ter uitvoering van de taken in de Jeugdwet en/of de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en/of leerlingenvervoer.

Artikel 5. Algemene bevoegdheidstoedeling

• 1. De deelnemers dragen geen bevoegdheden over aan het GISD Regio Alkmaar.

• 2. De deelnemers zorgen voor toereikende mandaten, volmachten en machtigingen die het GISD Regio Alkmaar nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken.

• 3. Ondermandaat/-volmacht/-machtiging is toegestaan, tenzij dat uitdrukkelijk door de deelnemers is uitgesloten;

• 4. Alle bevoegdheden die bij of krachtens enige wet van toepassing zijn op het GISD Regio Alkmaar komen toe aan het bestuur;

• 5. Er wordt door het bestuur een register bijgehouden van de overeenkomstig het tweede en derde lid verleende bevoegdheden.

HOOFDSTUK 3. HET BESTUUR EN DE VOORZITTER

Artikel 6. Samenstelling bestuur

• 1. Het bestuur bestaat uit 6 leden. De colleges wijzen elk uit hun midden een lid van het bestuur aan. De colleges wijzen tevens elk een plaatsvervangend lid uit hun midden aan, dat het lid bij afwezigheid in het bestuur kan vervangen.

• 2. Na gehouden gemeenteraadsverkiezingen vindt aanwijzing telkens plaats in de eerste vergadering van de colleges van de gemeenten in de nieuwe samenstelling.

• 3. Een lid van het bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Het lid deelt dit mede aan het college dat hem heeft aangewezen en aan het bestuur. Het lid blijft de functie waarnemen totdat een opvolger is aangewezen en deze de aanwijzing heeft aanvaard.

• 4. De leden van het bestuur die in strijd handelen met het bepaalde in artikel 20 van de Wet kunnen door het bestuur worden geschorst.

Artikel 7. Voorzitter

• 1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan, die een goede behartiging van de zaken van het GISD Regio Alkmaar bevordert. De voorzitter wordt gekozen voor een periode van twee jaar. Het voorzitterschap rouleert tweejaarlijks op 1 januari tussen de deelnemers, tenzij het bestuur anders besluit.

• 2. De voorzitter belegt de vergaderingen en bepaalt de plaats en het tijdstip van de vergadering.

• 3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en tevens voor de vergaderorde binnen het bestuur, onverminderd het bepaalde bij of krachtens artikel 8, tweede lid, van deze regeling.

• 4. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

• 5. Het bestuur kan de voorzitter machtigen om namens het bestuur te handelen.

• 6. Het bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

• 7. De voorzitter vertegenwoordigt het GISD Regio Alkmaar in en buiten rechte. Hij kan deze vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon.

• 8. In gedingen met de gemeente van welk bestuur de voorzitter deel uitmaakt, wordt het GISD Regio Alkmaar vertegenwoordigd door de vicevoorzitter.

Artikel 8. Werkwijze van het bestuur

• 1. Het bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en werkzaamheden vast. Het reglement en eventueel daarin aan te brengen wijzigingen brengt het bestuur zo spoedig mogelijk ter kennis van de gemeenten.

• 2. Artikel 22, eerste lid, van de Wet is van overeenkomstige toepassing.

• 3. Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en verder zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of indien dit door tenminste drie leden van het bestuur schriftelijk en onder opgave van redenen wordt gevraagd. In het laatste geval wordt de vergadering binnen drie weken gehouden.

• 4. Een vergadering van het bestuur wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de zitting hebbende leden aanwezig is. Indien dit niet het geval is, wordt door de voorzitter een nieuwe vergadering uitgeschreven.

• 5. Het aantal stemmen per lid van het bestuur wordt jaarlijks op 1 januari bepaald naar inwonertal van de gemeenten op basis van de meest recente CBS-cijfers.

  De stemverhouding is als volgt:

  • a. elk lid dat afkomstig is uit een gemeente met een inwonertal tot 20.000 inwoners heeft één stem;

  • b. elk lid dat afkomstig is uit een gemeente met een inwonertal van 20.000 tot 40.000 heeft drie stemmen;

  • c. elk lid dat afkomstig is uit een gemeente met een inwonertal van 40.000 of meer heeft vijf stemmen.

• 6. Het bestuur beslist bij gewone meerderheid van stemmen.

• 7. Van het bepaalde in het zesde lid zijn uitgezonderd besluiten omtrent:

  • a. het opnemen van een taakstelling ten aanzien van de begroting van het GISD Regio Alkmaar;

  • b. een voorstel tot wijziging van deze regeling als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van deze regeling.

  In deze gevallen is unanieme besluitvorming door de deelnemers noodzakelijk.

• 8. Bij staking van stemmen wordt het nemen van een besluit tot de volgende vergadering uitgesteld. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan is het voorstel niet aangenomen.

• 9. Ten aanzien van het beraadslagen en besluiten is artikel 28 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 10. Het bestuur kan geheimhouding opleggen als bedoeld in artikel 23 van de Wet .

Artikel 9. Bevoegdheden bestuur

• 1. Alle bevoegdheden bij of krachtens enige wet van toepassing op het GISD Regio Alkmaar komen toe aan het bestuur.

• 2. Naast de uitoefening van de taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:

  • a. het vaststellen en wijzigen van de begroting;

  • b. het vaststellen van de jaarrekening;

  • c. het vaststellen van de jaarlijkse kadernota;

  • d. het vaststellen van de benodigde verordeningen, regelingen en nota’s ten behoeve van het GISD Regio Alkmaar;

  • e. de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

  • f. het beheer van de inkomsten en uitgaven van het GISD Regio Alkmaar;

  • g. het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures, het instellen van bezwaar en beroep alsmede het vragen om een voorlopige voorziening;

  • h. het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van de bedrijfsvoering van het GISD Regio Alkmaar;

  • i. het behartigen van de belangen van het GISD Regio Alkmaar bij andere overheden, instellingen of personen;

  • j. de uitoefening van zgn. afgeleide bevoegdheden zoals het behandelen en besluiten op klachten, Woo-verzoeken en schadeverzoeken.

• 3. Een bevoegdheid kan niet worden overgedragen als de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.

• 4. Het bestuur neemt alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit van het GISD Regio Alkmaar.

• 5. Onverminderd het bepaalde in artikel 31a, tweede lid, van de Wet kan het bestuur besluiten tot het oprichten van en deelnemen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen als dat bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang en niet voordat de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijzen naar voren te brengen.

HOOFDSTUK 4. DIRECTEUR, SECRETARIS EN PERSONEEL

Artikel 10. Directeur

• 1. Het GISD Regio Alkmaar kent een bezoldigd directeur.

• 2. De directeur is voor het bestuur ambtelijk opdrachtnemer en is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van het GISD Regio Alkmaar. Ter uitvoering hiervan draagt de directeur zorg voor de kwaliteit van personeel en organisatie, beheer en bedrijfsvoering.

• 3. De directeur is als adviseur bij de vergaderingen van het bestuur aanwezig en staat het bestuur bij in de uitvoering van zijn taken.

• 4. Het bestuur regelt het functioneren van de directeur in het Directiestatuut.

• 5. De directeur regelt de secretariële ondersteuning van het bestuur

Artikel 11. Secretaris

• 1. De directeur is tevens secretaris van het bestuur, maar is geen lid van het bestuur.

• 2. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van het bestuur.

• 3. De secretaris medeondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

• 4. Het bestuur regelt de vervanging van de secretaris.

Artikel 12. Personeel

• 1. Het bestuur is belast met het in dienst nemen van, schorsen en ontslaan van het personeel.

• 2. Het bestuur regelt de rechtspositie van het personeel en neemt daartoe de benodigde besluiten.

• 3. Voor de rechtspositie van het personeel wordt de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties gehanteerd.

HOOFDSTUK 5. VERANTWOORDING EN KWALITEITSBORGING

Artikel 13. Informatieplicht van bestuur

• 1. Het bestuur verstrekt de raden de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.

• 2. Het bestuur verstrekt de raden de inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken.

  Bij de verstrekking van de inlichtingen geldt dat:

  • a. relevante informatie in een zo vroeg mogelijk stadium wordt verschaft;

  • b. informatie op hoofdlijnen wordt verstrekt, behalve als een detail (politiek) relevant is of als er specifiek om is gevraagd.

  • c. schriftelijke inlichtingen zendt het bestuur rechtstreeks naar en gelijktijdig aan de raden en in cc aan de colleges.

Artikel 14. Informatie- en verantwoordingsplichten van bestuursleden

• 1. Een lid van het bestuur legt aan het college dat hem heeft aangewezen verantwoording af over het door hem in het bestuur gevoerde beleid. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen.

• 2. Een lid van het bestuur verstrekt het college dat hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van dat college of die gemeenteraad gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt.

• 3. Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raden, onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.

• 4. Een lid van het bestuur kan door het college dat hem heeft aangewezen worden ontslagen, indien dit lid niet langer het vertrouwen van dat college bezit.

Artikel 15. Kwaliteitsborging

• 1. Het GISD Regio Alkmaar draagt zorg voor een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de taken, zoals vermeld in artikel 4 van deze regeling.

• 2. Het GISD Regio Alkmaar hanteert een of meer kwaliteitssystemen. De directeur stelt de kwaliteitssystemen vast en legt hierover verantwoording af aan het bestuur van het GISD Regio Alkmaar.

• 3. Indien sprake is van onvoldoende kwalitatief of onzorgvuldig c.q. onrechtmatig handelen van het GISD Regio Alkmaar ten aanzien van een of meer gemeenten als gevolg waarvan schade is ontstaan of dreigt te ontstaan, wordt dit zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na het constateren van de geleden of dreigende schade, bij het betreffende college of de betreffende colleges gemeld.

• 4. Het bestuur draagt zorg voor beperking en zo nodig tot herstel van geleden schade.

• 5. In het verlengde van hetgeen bepaald is in het eerste lid, draagt het GISD Regio Alkmaar zorg voor een adequate verzekering van de risico’s die samenhangen met de uitvoering van zijn taken en die niet vallen onder de dekking van de aansprakelijkheidsverzekering van de gemeenten.

• 6. Over de wijze van afhandeling van aan (vertegenwoordigers van) het GISD Regio Alkmaar toe te rekenen schade die in het kader van de uitvoering van de taken van het GISD Regio Alkmaar is ontstaan, maar niet voor vergoeding door een verzekeraar in aanmerking komt, wordt besloten door het bestuur.

HOOFDSTUK 6. FINANCIËN

Artikel 16. Gemeentewet

De artikelen 186 tot en met 213 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing, voor zover daarvan bij of krachtens de Wet niet is afgeweken.

Artikel 17. Financiële verantwoordelijkheid

• 1. De gemeenten dragen er zorg voor dat het GISD Regio Alkmaar te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. De door het bestuur vastgestelde begroting is daarbij leidend.

• 2. Indien een gemeente weigert deze uitgaven op de gemeentelijke begroting te zetten, dan doet het bestuur onverwijld aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet.

• 3. In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage elke gemeente verschuldigd is voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft.

• 4. Als verdeelsleutel voor de bijdrage als bedoeld in het derde lid, wordt gehanteerd het aantal inwoners volgens de door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor de bijdrage verschuldigd is, dan wel indien bedoelde bevolkingscijfers op genoemd tijdstip niet openbaar gemaakt zijn, de laatste door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers.

• 5. Het bestuur stelt bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede de regels voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Op deze regels is artikel 212 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 6. Het bestuur stelt bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Op deze regels is artikel 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18. Kadernota

• 1. Het bestuur biedt uiterlijk 15 december van het jaar voorafgaand aan de behandeling van de begroting, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raad voor zienswijze.

• 2. De raden geven uiterlijk 1 maart hun zienswijze over de kadernota aan het bestuur.

• 3. Het bestuur stelt de raden voorafgaand aan het vaststellen van de kadernota schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het tweede lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 19. Zienswijzenprocedure en vaststelling begroting

• 1. Het bestuur biedt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient de ontwerpbegroting aan de raden aan voor zienswijze.

• 2. De ontwerpbegroting wordt door de colleges voor eenieder ter inzage gelegd en algemeen (digitaal) verkrijgbaar gesteld, zodra zij aan de raden zijn aangeboden. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaar stelling wordt openbaar kennisgegeven.

• 3. De raden geven uiterlijk 25 juni hun zienswijze over de ontwerpbegroting aan het bestuur.

• 4. Het bestuur stelt de raden voorafgaande aan het vaststellen van de begroting voor 15 juli schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vierde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

• 5. Het bestuur zendt de begroting voor 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

• 6. Het bepaalde in het tweede, derde, vierde en vijfde lid is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met uitzondering van:

  • a. wijzigingen van de begroting die voortvloeien vanuit maatwerkafspraken met de deelnemende gemeenten.

  • b. wijzigingen die voortvloeien vanuit autonome ontwikkelingen zoals cao-afspraken, stijging van premiepercentages, stijging van verzekeringspremies.

• 7. Het bepaalde in het vierde lid is van toepassing, met dien verstande dat wijzigingen in de begroting ook kunnen worden vastgesteld gedurende het jaar waarvoor de begroting geldt, en in dat geval inzending aan gedeputeerde staten niet voor 15 september hoeft plaats te vinden.

Artikel 20. Jaarrekening

• 1. Het bestuur zendt de conceptjaarrekening uiterlijk 15 april na het jaar waarvoor de jaarrekening dient aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 2. Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 3. Indien de vastgestelde jaarrekening sluit met een positief saldo wordt dit aan het einde van het jaar waarin de jaarrekening is vastgesteld geheel uitgekeerd aan de deelnemers in de verhouding waarin zij ingevolge het bepaalde in artikel 17, vierde lid, bijdragen in de begroting.

• 4. Een negatief saldo wordt ten laste gebracht van de deelnemers volgens de op grond van artikel 17, vierde lid, vastgestelde verdeelsleutel. De deelnemers voldoen hun aanvullende bijdrage binnen 60 dagen na de vaststelling van de jaarrekening.

• 5. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten en de deelnemers.

HOOFDSTUK 7. DUUR, WIJZIGING, TOETREDING, EVALUATIE, UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 21. Duur

Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd.

Artikel 22. Wijziging

• 1. Deze regeling kan worden gewijzigd indien de colleges van burgemeesters en wethouders van tenminste tweederde van het aantal deelnemers hiertoe besluiten.

• 2. In afwijking van het eerste lid is unanieme besluitvorming door de deelnemers noodzakelijk indien de wijziging van deze regeling (mede) betrekking heeft op een wijziging van de verdeelsleutel als bedoeld in artikel 17, vierde lid, van deze regeling de stemverhouding als bedoeld in artikel 8, vijfde lid, van deze regeling en/of de toetreding van 1 of meerdere gemeenten als bedoeld in artikel 23 van deze regeling.

• 3. Een voorstel tot wijziging kan worden ingediend door een college van burgemeester en wethouders van één van de deelnemers dan wel het bestuur.

• 4. Een voorstel van een college wordt aan de voorzitter gezonden, die het onverwijld doorzendt aan het bestuur.

• 5. Indien het bestuur wijziging wenselijk acht, doet het een daartoe strekkend voorstel aan de deelnemers.

Artikel 23. Toetreding

• 1. Toetreding tot deze regeling kan plaatsvinden bij daartoe strekkende besluiten van alle deelnemers alsmede de potentiële deelnemer, na verkregen toestemming van de raden.

• 2. Het bestuur doet een voorstel tot toetreding en regelt daarbij de voorwaarden die aan de toetreding zijn verbonden.

• 3. De toetreding treedt in werking op een in overleg tussen het bestuur en de toetredende deelnemer te bepalen tijdstip, dat niet ligt vóór het tijdstip waarop de in het eerste lid genoemde besluiten zijn genomen en bekendgemaakt.

Artikel 24. Evaluatie

• 1. Een evaluatie vindt minimaal 1 keer per 4 jaar plaats en heeft pas doorgang als de evaluatie en het betreffende onderwerp met een meerderheid van stemmen van de colleges wordt aangenomen.

• 2. Het bestuur zorgt er voor dat 1 jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar de colleges, met daarbij een procesbeschrijving over het aandragen van de onderwerpen en het stemmen daarover.

• 3. Wanneer met een evaluatie wordt ingestemd draagt het bestuur zorg voor de uitvoering van de evaluatie.

• 4. De uitvoering van de evaluatie begint met een procesbeschrijving met daarin een beschrijving van het onderwerp, de manier waarop de evaluatie wordt uitgevoerd en binnen welke termijn. De procesbeschrijving vermeldt ook of de evaluatie extra kosten voor de gemeenten tot gevolg heeft.

• 5. Als de evaluatie conclusies en aanbevelingen bevat, dan verwerkt het bestuur deze in een voorstel of hieraan vervolg wordt gegeven en hoe dit vervolg er dan uit ziet.

• 6. De gevolgen als bedoeld in het vorige lid, kunnen aanleiding zijn om te betrekken in de daaropvolgende evaluatieperiode.

Artikel 25. Uittreding

• 1. Gedurende een termijn van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum van deelname aan/toetreding tot deze regeling, is uittreding niet mogelijk.

• 2. Een gemeente kan (geheel of gedeeltelijk) uittreden door toezending aan het bestuur van de daartoe strekkende besluiten van de raad en het college van burgemeester en wethouders. De procedure voor uittreding vangt aan op de dag nadat het bestuur de betreffende besluiten heeft ontvangen.

• 3. Van gedeeltelijke uittreding is sprake indien de gemeente slechts een deel van de door het samenwerkingsverband ten behoeve van alle gemeenten uitgevoerde taken, als bedoeld in artikel 4 van deze regeling, wenst terug te nemen.

• 4. Het bestuur zendt de besluiten tot (gedeeltelijke) uittreding van een gemeente aan de raden en colleges van de overige deelnemende gemeenten.

• 5. Uittreding, geheel of gedeeltelijk, geschiedt per 1 januari van enig jaar, waarbij een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht wordt genomen.

• 6. Na ontvangst van de in het tweede lid bedoelde besluiten, komen de uittredende gemeente en het bestuur, uiterlijk 6 maanden voor de datum van uittreding, een concept-uittredingsregeling overeen, welke door de gemeenten wordt vastgesteld, waarbij de belangen van de uittredende gemeente en die van de achterblijvende gemeenten op reële en evenwichtige wijze worden afgewogen. In de concept-uittredingsregeling worden de personele, juridische, organisatorische en financiële gevolgen, waaronder de gevolgen voor het vermogen van de uittreding geïnventariseerd, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan, de voorwaarden voor uittreding, de hoogte van de uittreedsom en de overname van personeel en/of overige verplichtingen door de uittredende gemeente. Indien blijkt dat, als gevolg van een mogelijk verlies aan arbeidsplaatsen, een overleg met de bij de sector betrokken vakbonden noodzakelijk is ten behoeve van het opstellen van een sociaal plan, wordt de conclusie van dit overleg opgenomen in de concept-uittredingsregeling.

• 7. Indien het bestuur constateert dat de besluiten tot uittreding van de bestuursorganen van de gemeente de vraag oproepen of continuering van de samenwerking in het GISD Regio Alkmaar redelijkerwijs nog wel mogelijk is, doet zij de gemeenten een voorstel tot opheffing van het GISD Regio Alkmaar als bedoeld in artikel 26 van deze regeling.

• 8. Het bestuur van het GISD Regio Alkmaar en de uittredende gemeente zullen zich inspannen om de nadelige gevolgen van de uittreding voor het GISD Regio Alkmaar en de uittredende gemeente zo veel mogelijk te beperken, bijvoorbeeld door personeel of andere verplichtingen over te nemen of anderszins in stand te doen houden.

• 9. Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende gemeente de reële schade van het GISD Regio Alkmaar én de overblijvende gemeenten dient te vergoeden, die rechtstreeks gevolg is van het (gedeeltelijk) uittreden uit deze regeling, waarbij bij het bepalen van de hoogte van de schade in beginsel een afbouwperiode van 5 jaar wordt gehanteerd, te rekenen vanaf de datum van uittreding.

• 10. De hoogte van de uittreedsom als bedoeld in lid 9 wordt slechts verhoogd indien er sprake is van substantiële langlopende en niet te mitigeren financiële verplichtingen, indien vast staat dat deze zich zullen voor doen én in die becijferde omvang, waarbij de bijdrage in de kosten door de uittredende gemeente naar rato wordt vastgesteld.

• 11. De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten) in de in lid 9 genoemde afbouwperiode, waarbij geen verrekening van het vermogen plaats vindt.

• 12. Op de uittreedsom wordt het aandeel van de uittredende gemeente in de algemene reserve van het GISD Regio Alkmaar op de datum van uittreding in mindering gebracht, voor zover deze algemene reserve het benodigde weerstandsvermogen overschrijdt. Het aandeel in de algemene reserve wordt berekend naar rato van het inwoneraantal van de uittredende deelnemer. Indien er sprake is van een tekort in de algemene reserve ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen wordt de uittreedsom met dit tekort verhoogd overeenkomstig de hiervoor benoemde berekeningswijze.

• 13. Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten in verband met de uittreding van de gemeente, zoals de kosten van inhuur externe dienstverlening, kosten onderzoek accountant, kosten boventallig primair personeel, kosten opstellen sociaal plan, kosten boventallig decentrale personele overhead, kosten afwaardering activa.

  De frictiekosten komen volledig ten laste van de uittredende gemeente.

• 14. Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle doorbelaste kosten als gevolg van overcapaciteit in personele en materiele sfeer en andere verplichtingen, die ontstaan als direct gevolg van de uittreding gedurende de in lid 9 genoemde afbouwperiode.

  De desintegratiekosten die direct aan de uittredende gemeente kunnen worden toegerekend, komen integraal voor rekening van de uittredende gemeente voor de duur van maximaal 5 jaar. Desintegratiekosten die niet direct aan de uittredende gemeente kunnen worden toegerekend, zoals investeringskosten, afschrijvingskosten, kantoorhuur, salariskosten en inhuur van personeel etc. komen naar rato van de kostenverdeelsleutel als bedoel in artikel 17 van deze regeling, voor rekening van de uittredende gemeente bij algehele uittreding. Bij gedeeltelijke uittreding komen de desintegratiekosten voor rekening van de uittredende gemeente naar rato van uittreding.

• 15. De kosten als bedoeld in lid 13 en lid 14 worden door de accountant van het GISD Regio Alkmaar bepaald aan de hand van de jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de datum van uittreding. De beoordeling van de kosten van uittreden wordt gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding.

• 16. Met het oog op het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom, als bedoeld in het negende tot en met elfde lid, vragen de uittredende gemeente en het bestuur gezamenlijk om een bindend advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten voor het inschakelen van de externe deskundige zijn, als onderdeel van de frictiekosten, voor rekening van de uittredende gemeente.

• 17. Het bestuur stelt de concept-uittredingsregeling vast en stuurt deze aan de deelnemende bestuursorganen ter besluitvorming. De uittredingsregeling is vastgesteld indien tenminste twee derde van het aantal gemeenten hiertoe besluiten.

• 18. Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende gemeente gehouden al haar verplichtingen na te komen.

• 19. De uittreedsom dient binnen een termijn van 6 maanden na vaststelling als bedoeld in het zestiende lid door de uittredende gemeente te zijn voldaan, tenzij in de uittredingsregeling een andere afspraak is gemaakt.

Artikel 26. Opheffing

• 1. Deze regeling kan worden opgeheven bij daartoe strekkende besluiten van alle gemeenten.

• 2. Het bestuur stelt, gehoord de raden van de gemeenten, binnen zes maanden na besluitvorming een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen.

• 3. Het GISD Regio Alkmaar blijft, zo nodig, na het tijdstip van de opheffing in functie totdat de liquidatie is afgerond.

HOOFDSTUK 8. OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 27. Archiefzorg

Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het GISD Regio Alkmaar.

Artikel 28. Archiefbeheer

• 1. De directeur van het GISD Regio Alkmaar is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het GISD Regio Alkmaar, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. Het bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het GISD Regio Alkmaar, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

• 3. De kosten, verbonden aan de uitoefening van de in het tweede lid bedoelde zorg, komen ten laste van het GISD Regio Alkmaar.

Artikel 29. Archiefbewaarplaats

Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het GISD Regio Alkmaar wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

Artikel 30. Toezicht

Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het GISD Regio Alkmaar, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

Artikel 31. Verantwoording

• 1. De archivaris van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar brengt minimaal tweejaarlijks aan het bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het GISD Regio Alkmaar, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. Het bestuur brengt minimaal tweejaarlijks verslag uit aan de colleges over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het GISD Regio Alkmaar.

Artikel 32. Terbeschikkingstelling

• 1. De deelnemers stellen aan het bestuur de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de gemandateerde taken.

• 2. De zorgdragers van partijen, genoemd in lid 1, stellen een verklaring van terbeschikkingstelling op waarin de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden geregeld.

Artikel 33. Beheer archiefbescheiden opgedragen taken

• 1. De deelnemers besteden het beheer van de archiefbescheiden, ontvangen en opgemaakt als gevolg van de opgedragen taken, uit aan het GISD Regio Alkmaar.

• 2. Voor de uitvoering van het beheer zoals bepaald in het vorige lid, dragen de deelnemers de bevoegdheden voortvloeiende uit de Archiefwet, Archiefbesluit en Archiefregeling over aan het bestuur van het GISD Regio Alkmaar.

Artikel 34. Klachtenregeling

• 1. Overeenkomstig titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan een ieder bij het bestuur een klacht indienen over gedragingen van een bestuursorgaan van het GISD Regio Alkmaar.

• 2. Het bestuur stelt een interne klachtenregeling vast.

• 3. De Nationale ombudsman is, onverminderd het bepaalde in artikel 1a, eerste lid, van de Wet Nationale ombudsman, bevoegd tot behandeling van klaagschriften als bedoeld in titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 4. Het bestuur stelt een jaarverslag vast betreffende de afhandeling van de ingekomen klachten en biedt deze jaarlijks uiterlijk 1 juli aan de deelnemers aan.

Artikel 35. Geschillenregeling

• 1. In geval van geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wet, geldt eerst de in dit artikel beschreven procedure, alvorens het geschil wordt voorgelegd aan gedeputeerde staten.

• 2. Indien een geschil ontstaat treden het bestuur en het college en/of de burgemeester van de betreffende gemeente(n) terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen.

• 3. Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan. Deze deskundigen brengen, zijnde een geschillencommissie, gezamenlijk een advies uit aan het bestuur over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te brengen. Voorafgaand aan het uitbrengen van het advies hoort de commissie de bij het geschil betrokken bestuursorganen.

• 4. Na ontvangst van het advies treden de in het tweede lid bedoelde partijen nogmaals in overleg om te trachten tot een oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 28 van de Wet, voor te leggen aan gedeputeerde staten.

• 5. De kosten voor de geschillencommissie worden door het GISD Regio Alkmaar en de betreffende gemeente(n) ieder in gelijke delen gedragen.

HOOFDSTUK 9. SLOTBEPALINGEN

Artikel 36. Afwijkende bepalingen bij inwerkingtreding regeling

• 1. De leden van het bestuur die voor de eerste keer worden benoemd door de colleges treden, ongeacht het tijdstip van hun benoeming, af op de dag waarop in het kader van een nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad een nieuw geïnstalleerd college een besluit neemt tot aanwijzing van leden van het bestuur. Aftredende leden kunnen opnieuw als lid worden aangewezen.

• 2. De begroting wordt voor de eerste keer vastgesteld voor de periode die begint op de dag waarop de regeling in werking treedt tot het einde van het kalenderjaar, dan wel, wanneer het bestuur dit bepaalt, tot het einde van het volgende kalenderjaar.

• 3. De eerste jaarstukken hebben betrekking op de periode waarvoor de eerste begroting geldt.

Artikel 37. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin de regeling niet voorziet beslist het bestuur.

Artikel 38. Bekendmaking

Het college van de gemeente Alkmaar draagt zorg voor bekendmaking zoals bedoeld in artikel 26 van de Wet.

Artikel 39. Inwerkingtreding

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2026.

• 2. Indien het Gemeenteblad waarin deze regeling wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 1 januari 2026, treedt zij in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst, en werkt zij terug tot en met 1 januari 2026.

Artikel 40. Citeerwijze

Deze regeling wordt aangehaald als: “Gemeenschappelijke regeling GISD Regio Alkmaar”.

Besluitvorming colleges Alkmaar, Dijk en Waard, Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo heeft plaatsgevonden 26 januari 2026

Voorzitter

Antoine Tromp Wethouder Heiloo

Secretaris

Margriet Zondervan