Goedgekeurd inkoopmandaat met ID 462

  • 1.

    Vaststellen van het nieuwe inkoopbeleid van de gemeente Utrechtse Heuvelrug geldend vanaf 1 januari 2026 en het intrekken van Inkoopbeleid 2021-2024.

  • 2.

    Instemmen met de voorgestelde wijziging van het inkoopmandaat nr. 462 in het mandaatregister per 1 januari 2026 onder voorbehoud van de mogelijkheid om per deze datum in mandaat genomen besluiten te kunnen rapporteren aan het college.

  • 3.

    Het versturen van de raadsinformatiebrief ‘MotieProces van inkopen en aanbesteden afgehandeld’ en de motie Proces van inkopen en aanbesteden (2023/10) als afgehandeld te beschouwen.

Van het starten tot en met de definitieve gunning doorlopen van een inkoopprocedure

(Onder)mandaat geldt voor zover dit het werkterrein van het eigen thema betreft. (Onder)mandaat geldt alleen als dit past binnen de begroting.

(Onder)mandaat geldt alleen als wordt gehandeld conform het geldende inkoopbeleid en daarbij behorende regels met betrekking tot inkoop en conform de regeling budgetbeheer.

  • Mandaat medewerkers geldt tot een bedrag van € 55.000,-.

  • Mandaat themamanagers voor inkopen van leveringen en diensten geldt tot € 500.000,-

  • Mandaat themamanagers geldt voor inkopen van leveringen en diensten vanaf € 500.000,- wanneer het college het betreffende inkoopplan of inhuurplan heeft vastgesteld.

  • Mandaat themamanagers voor inkopen van werken en concessies geldt tot € 1.500.000,-.

  • Mandaat themamanagers geldt voor inkopen van werken en concessies vanaf € 1.500.000,- tot het Europese drempelbedrag wanneer de gemeentesecretaris het betreffende inkoopplan heeft vastgesteld.

  • Mandaat themamanagers geldt voor inkopen van werken en concessies vanaf het Europese drempelbedrag wanneer het college het betreffende inkoopplan heeft vastgesteld.

Mandaat themamanagers vanaf een bedrag van € 55.000,- geldt alleen wanneer een inkoopadviseur positief advies heeft uitgebracht op het inkoop- of inhuurplan.

 

Toelichting:

De gemeente werkt met inkoop- en inhuurplannen. Deze plannen worden intern ondertekend waarbij betrokken adviseurs bezien of het plan voldoet aan de eisen die hun eigen vakgebied stelt aan de betreffende inkoop of inhuur, zie het inkoopbeleid en het intranet. Een inkoop- of inhuurplan is dus altijd het resultaat van meerdere adviezen.

 

Was/wordt-tabel voor mandaat met ID 462

 

Was

Wordt

Toelichting

Bevoegdheid

Het starten en doorlopen van een aanbestedingsprocedure.

Bevoegdheid

Van het starten tot en met de definitieve gunning doorlopen van een inkoopprocedure

De nieuwe formulering voorkomt onduidelijkheid omdat het leek dat op meerdere momenten het college moest worden geraadpleegd: bij a) starten, b) doorlopen, c) voorlopig gunnen, d) definitief gunnen. Met de voorgestelde tekst wordt dat eenmalig en voorafgaand aan een inkoop- of inhuurtraject om te voorkomen dat het college meerdere malen dezelfde stukken moet beoordelen maar het college wel (vooraf!) invloed blijft hebben op het aanbestedingstraject.

Dit mandaat geldt voor het starten, doorlopen en voorlopig en definitief gunnen in een aanbestedingsprocedure.

Grondslag

Artikel 160 eerste lid onder d Gemw / BW, Aanbestedingswet, Inkoopbeleid gemeente Utrechtse Heuvelrug 2021-2024

Grondslag

Artikel 160 eerste lid onder d Gemw / BW, Aanbestedingswet, Inkoopbeleid gemeente Utrechtse Heuvelrug

Nieuw inkoopbeleid per 1 januari 2026.

Ondermandaat medewerkers geldt tot een bedrag van € 50.000,-.

Mandaat medewerkers geldt tot een bedrag van € 55.000,-.

De nieuwe drempel tot waar een enkelvoudig onderhandse aanbesteding mag worden gedaan gaat van 40.000 naar 55.000 euro (dit is een voorzichtig gemiddelde van vergelijkbare gemeenten).

(Onder)mandaat themamanagers geldt tot een bedrag van € 500.000,-.

Mandaat themamanagers vanaf een bedrag van € 55.000,- geldt alleen wanneer a) in het geval van inkoop een inkoopadviseur positief advies heeft uitgebracht op een Inkoopplan Deel II, of b) in het geval van inhuur een HR-adviseur en financieel adviseur positief advies hebben uitgebracht op een inhuurplan.

De werkwijze is per 1 september veranderd omdat nu met digitale sjablonen van inkoop- en inhuurplannen wordt gewerkt die voorafgaand aan een traject moeten worden ingevuld en intern goedgekeurd. Deze plannen maken het mogelijk om onderscheid te maken wie voor goedkeuring moet tekenen (ValidSign) zonder trajecten te vertragen.

Mandaat themamanagers voor inkopen van leveringen en diensten geldt tot € 500.000,-.

Blijft hetzelfde voor leveringen en diensten. Deze 500.000 euro is meer dan tweemaal het Europese drempelbedrag. Het is daarom logisch om voor werken het mandaat iets te verruimen, maar het MT wenst dat de gemeentesecretaris meekijkt tussen 1.500.000 euro en het EU-drempelbedrag (5.404.000 euro).

Mandaat themamanagers voor inkopen van werken en concessies geldt tot € 1.500.000,-.

Mandaat themamanagers geldt voor inkopen van werken en concessies vanaf € 1.500.000,-. tot het Europese drempelbedrag wanneer de gemeentesecretaris het betreffende inkoopplan heeft vastgesteld.

Mandaat themamanagers geldt voor inkopen van leveringen en diensten vanaf € 500.000,- wanneer het college het betreffende inkoopplan of inhuurplan heeft vastgesteld.

Grotere inkoop wordt nog steeds voorgelegd aan het college. Dat zal gebeuren o.b.v. een inkoopplan waarin uitgebreid staat toegelicht wat de inkoopbehoefte is (waarom, wat, wanneer, hoeveel), welke inkoopstrategie daarbij past (hoe, door wie, welke risico’s), welke financiële gegevens van toepassing zijn, welke procedure wordt gevolgd, hoe aan beleid en regels wordt voldaan (ook: duurzaamheid, social return, JZ), wat de gewenste kenmerken van het contract zijn etc. De volledige programma’s van eisen / bestekken zijn geen onderdeel van een inkoopplan; het is immers wenselijk dat het college waar nodig stuurt op het plan en de strategie voordat het programma van eisen tot in detail wordt uitgewerkt.

 

Schematische weergave werkwijze en mandaat voor inkoop en inhuur per 1 januari 2026

 

INKOOP

Leveringen en diensten

Werken en concessies

Werkwijze en mandaat

Tot € 10.000

Tot € 10.000

Medewerker heeft ondermandaat.

Van € 10.000 tot € 55.000

Van € 10.000 tot € 55.000

Medewerker heeft ondermandaat. Accorderen Inkoopplan Deel I door: 1) Budgethouder

-

Van € 55.000 tot € 150.000

Themamanager heeft mandaat. Accorderen Inkoopplan Deel I door: 1) Budgethouder

Van € 55.000 tot € 500.000

Van € 150.000 tot € 1.500.000

Themamanager heeft mandaat. Inkoopplan Deel I en II ingevuld. Inkoopadviseur tekent Inkoopplan Deel I voor gezien. Accorderen Inkoopplan Deel II door: 1) Inkoopadviseur 2) Budgethouder 3) Themamanager

-

Van € 1.500.000 tot EU-drempel werken

Themamanager heeft mandaat. Inkoopplan Deel I en II ingevuld. Inkoopadviseur tekent Inkoopplan Deel I voor gezien. Accorderen Inkoopplan Deel II door: 1) Inkoopadviseur 2) Budgethouder 3) Themamanager 4) Gemeentesecretaris

Groter dan € 500.000

Groter dan EU-drempel werken

Inkoopplan Deel I en II ingevuld. Inkoopadviseur tekent Inkoopplan Deel I voor gezien. Accorderen Inkoopplan Deel II door: 1) Inkoopadviseur 2) Budgethouder 3) Themamanager Er geldt geen mandaat dus Inkoopplan Deel I en Deel II moeten naar college voor goedkeuring.

 

INHUUR

Externe inhuur

Werkwijze en mandaat

Van € 0 tot € 55.000

Teamleider (budgethouder) heeft mandaat en vult Inhuurplan in. Accorderen Inhuurplan door: 1) HR-adviseur 2) Financieel adviseur

Van € 55.000 tot € 500.000

Themamanager heeft mandaat. Teamleider (budgethouder) vult Inhuurplan in. Accorderen Inhuurplan door: 1) Inkoopadviseur 2) Themamanager 3) HR-adviseur 4) Financieel adviseur

Groter dan € 500.000

Teamleider (budgethouder) vult Inhuurplan in. Accorderen Inhuurplan door: 1) Inkoopadviseur 2) Themamanager 3) HR-adviseur 4) Financieel adviseur Er geldt geen mandaat dus Inhuurplan moet naar college voor goedkeuring.

 

Naar boven