Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,

Gelezen het voorstel van de burgemeester van 27 januari 2026;

overwegende dat:

• Rotterdam in de haven- en logistieke sector en op het gebied van duurzaamheid en watermanagement een wereldspeler is. De stad daarnaast internationale sport-, cultuur-, congres- en toerismeambities heeft. Ook onderwerpen als het bevorderen van een gezonde, actieve en vitale stad, het vergroten van de weerbaarheid van vitale infrastructuur en het bestrijden van huiselijk geweld en femicide zijn belangrijke onderwerpen. Om tot versterking van deze posities te komen of ervaringen op andere terreinen uit te wisselen, het vanzelf spreekt dat meerdere collegeleden internationaal zijn georiënteerd en in dat verband buitenlandse ambtsreizen maken.

• de burgemeester portefeuillehouder Internationale Betrekkingen is en het college opereert vanuit een bij wet gegeven publiek belang. Het noodzakelijk is spelregels met betrekking tot buitenlandse ambtsreizen af te spreken. Deze Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam 2026 (hierna: de Regeling) uitsluitend bedoeld is om buitenlandse ambtsreizen, als hierboven beschreven te faciliteren;

• algemene bestuurlijke uitgangspunten van redelijkheid en billijkheid zoals doelmatigheid, soberheid en het vermijden van (de schijn van) belangenverstrengeling ook de basis van het handelen van bestuurders in het kader van buitenlandse ambtsreizen zijn;

• overwegingen van duurzaamheid een rol spelen bij de beslissing van een bestuurder om een ambtsreis aan te vragen en bij de wijze waarop reis, verblijf, het aantal mee reizende ambtenaren en andere aspecten worden georganiseerd. Bij de afweging om van technologie (bijvoorbeeld videoconferentie) gebruik te maken dan wel te reizen, adequate behartiging van het belang van de gemeente Rotterdam voorop staat;

• het college relevante stakeholders betrekt bij de afwegingen vooraf aangaande de reisagenda en bij de verslagen achteraf;

• de leden van het college bij hun aantreden een exemplaar van deze Regeling ontvangen;

• in onder meer rechtspositieregelingen(Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de gemeente Rotterdam), de Gedragscode Rotterdamse bestuurders, het Handboek college en het Programma Internationale en Europese Activiteiten (gemeente Rotterdam) algemene regels zijn opgenomen over gerelateerde onderwerpen, waaronder vergoedingen, protocol, binnenlands vervoer, omgaan met geschenken, nevenfuncties en politieke activiteiten;

besluit vast te stellen:

Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam 2026

Artikel 1 Algemeen

• 1. De bestuurder die een buitenlandse ambtsreis gaat maken, heeft vooraf toestemming nodig van het college van burgemeester en wethouders. Onder bestuurder wordt verstaan de burgemeester of een wethouder.

• 2. Aanvullend op de Regeling rechtspositie Burgemeester en wethouders 2019 en de Gedragscode Rotterdamse bestuurders legt een bestuurder het voornemen van een buitenlandse ambtsreis ter goedkeuring voor aan het college. Hierbij geeft de bestuurder informatie over:

  • de aanleiding tot en het doel van de reis, de beleidsoverwegingen (inclusief de afweging van reciprociteit) en het programma op hoofdlijnen inclusief de de (voorgenomen) datum of periode;

  • de samenstelling van het gezelschap;

  • de geraamde kosten; en

  • de meereizend ambtenaar.

• Indien van toepassing wordt tevens opgenomen:

  • informatie of de reis op uitnodiging of voor kosten van anderen wordt of kan worden gemaakt;

  • de (on)mogelijkheid om voor de buitenlandse ambtsreis een vergoeding te krijgen;

  • wie de delegatieleider is, indien deze niet de bestuurder zelf is;

  • de keuze voor meer comfort, een hogere klasse dan ‘economy’ bij vliegreizen, of het niet reizen per trein binnen Europa;

  • het besluit om geen ambtenaar te laten mee reizen;

  • het voornemen tot het laten mee reizen van de partner;

  • informatie betreffende het vierde en vijfde lid;

  • het deelnemen van een derde op kosten van de gemeente.

• 3. Voor ambtsreizen naar Brussel in het kader van belangenbehartiging bij de Europese Unie kan:

  • a. bij terugkerende activiteiten worden volstaan met eenmalig toestemming van het college voorafgaand aan de inspanningen; of

  • b. bij incidentele activiteiten worden volstaan met een mededeling vooraf tijdens een collegevergadering.

• 4. In het laatste jaar van een bestuurstermijn, dat wil zeggen twaalf maanden voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen, is een bestuurder in beginsel terughoudend met het maken van een buitenlandse ambtsreis. Indien een bestuurder hiervan afwijkt, wordt voor de buitenlandse ambtsreis gemotiveerd waarom er sprake is van een buitengewone kans voor de stad.

• 5. Het vierde lid is niet van toepassing op een buitenlandse ambtsreis binnen de portefeuille van de burgemeester, de wethouder met de portefeuille haven of economie, internationale handelsmissies of ambtsreizen naar Brussel, bedoeld in het derde lid.

• 6. Een overzicht van de voorgenomen bestuurlijke ambtsreizen wordt per kwartaal aan de gemeenteraad aangeboden.

Artikel 2 Uitnodigingen

• 1. Uitnodigingen voor buitenlandse werkbezoeken, vergaderingen en dergelijke worden alleen geaccepteerd als aantoonbaar sprake is van een gemeentelijk belang of van de (directe) uitoefening van een ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfunctie.

• • 2. a. Indien de in het vorige lid genoemde reizen (ten dele) kunnen worden gemaakt op kosten van de uitnodigende partij, wordt daarvan gebruik gemaakt als deze partij de organisatie is waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend, dan wel het een Nederlands overheidslichaam betreft, dan wel een orgaan van de Europese Unie.

  • b. Deze vergoeding komt ten goede aan de gemeente Rotterdam.

Artikel 3 Reisgezelschap

• 1. Indien meerdere bestuurders dezelfde buitenlandse ambtsreis maken, wordt in onderling overleg vooraf de delegatieleider bepaald. De burgemeester leidt de gemeentelijke delegatie van reizen die deze maakt.

• 2. Een bestuurder op buitenlandse ambtsreis wordt vergezeld door een gemeenteambtenaar: de mee reizend ambtenaar. Met instemming van de burgemeester kan zonder ambtenaar worden gereisd.

• 3. De bestuurder of de meereizend ambtenaar kan, indien dat wenselijk wordt geacht, een voorstel bij het afdelingshoofd Public Affairs indienen tot een grotere ambtelijke afvaardiging.

• 4. Indien de delegatie tevens uit derden, niet zijnde bestuurders of ambtenaren van de gemeente Rotterdam bestaat, reizen zij op eigen kosten. De burgemeester kan hiervan in individuele gevallen gemotiveerd afwijken.

Artikel 4 Nevenfuncties

• 1. Deze Regeling geldt ook voor buitenlandse reizen in het kader van ambtsgebonden of ambtsgerelateerde nevenfuncties.

• 2. Een bestuurder die het voornemen heeft een buitenlandse reis te maken in de hoedanigheid van een privé-nevenfunctie meldt dit tijdig in het college en geeft aan voor wiens rekening de voorgenomen reis is. Hij wordt bij die reis niet ondersteund door de gemeente Rotterdam en presenteert zich tijdens die reis niet als bestuurder van de stad. De kosten van deze reizen zijn niet voor rekening van de gemeente Rotterdam.

Artikel 5 Meereizen van de partner

• 1. Het meereizen van de partner van een bestuurder is niet toegestaan.

• 2. Van het vorige lid kan bij uitzondering worden afgeweken, indien:

  • a. de partner uitdrukkelijk is uitgenodigd, en

  • b. adequate representatie van de gemeente Rotterdam er om vraagt en het past bij het karakter van een aanzienlijk deel van het programma, en

  • c. de burgemeester met inachtneming van bovenstaande criteria toestemming heeft gegeven.

• 3. Als aan de voorwaarden in het tweede lid is voldaan worden de reis- en verblijfskosten van de partner door de gemeente gedragen.

Artikel 6 Verlenging van een reis

Verlenging van een buitenlandse ambtsreis voor privédoeleinden is niet toegestaan, ook niet op eigen kosten.

Artikel 7 Boeking van een reis

Reis en verblijf van de bestuurder(s) en de mee reizend ambtenaar worden geregeld door de afdeling Public Affairs.

Artikel 8 Vervoer

• 1. Bestuurders kunnen voor buitenlandse ambtsreizen naar redelijkheid en efficiëntie gebruik maken van een (dienst)auto, trein, taxi, vliegtuig of andere vorm van vervoer.

• 2. Binnen Europa wordt in principe met de trein gereisd indien de reistijd maximaal 8 uur bedraagt. Indien de reistijd meer dan 8 uur bedraagt of in bijzondere gevallen kan, na advies van afdelingshoofd Public Affairs, Economy Class worden gevlogen.

• 3. Bij intercontinentale vluchten kan meer comfort of een hogere klasse worden geboekt waarbij Business Class altijd het maximum is.

• 4. De opbouw en het gebruik van ‘frequent flyer miles’ en dergelijke tijdens ambtsreizen kan alleen ten behoeve van het ambt worden ingezet.

• 5. De regels omtrent binnenlands vervoer zijn ook van toepassing op het binnenlandse deel van een buitenlandse ambtsreis.

• 6. Voor de mee reizend ambtenaar geldt dit artikel naar analogie, voor zover hij de bestuurder begeleidt.

Artikel 9 Budgethouder

• 1. Het afdelingshoofd Public Affairs is budgethouder voor de reis- en verblijfskosten inzake buitenlandse ambtsreizen.

• 2. De budgethouder heeft tot taak:

  • a. het inzichtelijk maken van de door de bestuurder gerealiseerde kosten;

  • b. het inzamelen van kwitanties en rekeningen die betrekking hebben op de uitgaven die door of ten behoeve van de bestuurder gemaakt zijn;

  • c. het indienen van de financiële verantwoording.

• 3. Bij bovengenoemde taken wordt de budgethouder ondersteund door de mee reizende ambtenaar, die tijdens de reis voor zover mogelijk alle functionele uitgaven voor de bestuurder doet.

Artikel 10 Verslaglegging

• 1. Van elke buitenlandse ambtsreis wordt binnen twee maanden een verslag aan het college aangeboden.

• 2. Voor reizen naar Brussel is een verslag niet voorgeschreven. De bestuurder bespreekt die reizen in de eerstvolgende collegevergadering, bijvoorbeeld tijdens de rondvraag.

• 3. Het verslag behandelt in ieder geval het resultaat van de reis, de in artikel 1, tweede lid, genoemde punten, een korte financiële verantwoording en de feitelijke reisduur in dagen.

• 4. Jaarlijks worden alle reisverslagen in verkorte vorm via een jaarverslag aan de gemeenteraad toegezonden, waarin in ieder geval de kosten voor het bestuur, het vervoersmiddel, de CO2-uitstoot en de belangrijkste inzichten van de reis en hun toepassing voor Rotterdam duidelijk worden gemaakt;

Artikel 11 Financiële verantwoording

• 1. De kosten van buitenlandse ambtsreizen worden zodanig geadministreerd dat uitsplitsing per reis per bestuurder en per ambtenaar mogelijk is en, indien van toepassing, wordt onderscheid gemaakt tussen kosten van de bestuurder en kosten voor rekening van de gemeente.

• 2. Om alle kosten verantwoord te krijgen, vindt in de betreffende gevallen verrekening met dan wel doorbelasting aan organisatieonderdelen van de gemeente plaats.

• 3. Ten onrechte aan de bestuurder doorbelaste of met hem verrekende kosten worden door de gemeentesecretaris gecorrigeerd.

Artikel 12 Onvoorzien

• • 1. a. in geval van twijfel of dispuut over een besluit ten aanzien van een (voorgenomen) reis of de verantwoording daarvan, kan de bestuurder dat voorleggen aan de burgemeester;

  • b. de burgemeester wint hierover advies in van het afdelingshoofd Public Affairs en informeert dan de bestuurder over zijn standpunt;

  • c. ieder van de betrokken bestuurders kan het vervolgens ter besluitvorming voorleggen aan het college.

• 2. Situaties ten aanzien van buitenlandse ambtsreizen waarin deze Regeling niet voorziet, worden:

  • a. voor advies voorgelegd aan de burgemeester en;

  • b. daarna ter besluitvorming voorgelegd aan het college.

Artikel 13 Slotbepalingen

De Regeling buitenlandse ambtsreizen burgemeester en wethouders gemeente Rotterdam 2014 uit oktober 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 14

Deze Regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 27 januari 2026.

De secretaris,

G.J.D Wigmans

De burgemeester,

C. J. Schouten

Dit gemeenteblad ligt ook ter inzage bij het Concern Informatiecentrum Rotterdam (CIC): 010-267 2514 of bir@rotterdam.nl

Toelichting

Waar in deze Regeling ‘reis’ staat, wordt daarmee ‘buitenlandse ambtsreis van een collegelid’ bedoeld. Het spreekt vanzelf dat waar ‘hij’ staat, tevens ‘zij’ kan worden gelezen.

Toelichting per artikel

Beleidsoverwegingen

In ieder geval de burgemeester en de wethouder(s) in wiens portefeuille de bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt voor de haven en economie zijn internationaal georiënteerd. De burgemeester is portefeuillehouder Internationale Betrekkingen. Een overzicht van de voorgenomen bestuurlijke ambtsreizen wordt per kwartaal aan de gemeenteraad aangeboden. Dit wijzigt niets in de toestemmings- en verantwoordingsprocedure met betrekking tot de daadwerkelijk te maken en gemaakte reizen.

Voorgenomen internationale (zakelijke) reizen van bestuurders die niet (direct) in het belang van Rotterdam en haar Internationale Betrekkingen zijn, maar de persoonlijke ontwikkeling van de bestuurder dienen, zijn geen bestuurlijke buitenlandse ambtsreizen en vallen derhalve niet onder deze Regeling. Dergelijke reizen worden dan ook niet gefaciliteerd door de afdeling Public Affairs. Voorbeeld van een dergelijke reis is een buitenlandse taalreis of leiderschapscursus.

De bestuurlijke advisering over het te voeren internationale beleid van Rotterdam is gepositioneerd bij de afdeling Public Affairs van de Directie Bestuurszaken.

Artikel 1.1

Deze regeling ziet op het uitvoeren van de buitenlandse ambtsreizen van de bestuurders van de gemeente Rotterdam, zijnde de burgemeester en de wethouder(s). In de regeling wordt derhalve gesproken over ‘bestuurder(s)’ en geldt de regeling onverkort voor zowel de burgemeester als de wethouders.

Artikel 1.2

Met de afweging van reciprociteit wordt bedoeld dat vooraf wordt afgewogen of en in hoeverre tegenbezoeken en/of inkomende bezoeken wenselijk en/of aan de orde kunnen blijken te zijn.

Artikel 1.4 en 1.5

Besloten is dat bestuurders terughoudend zijn met buitenlandse ambtsreizen in een periode van 12 maanden voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen. Als een bestuurder hiervan wil afwijken dan moet sprake zijn van een buitengewone kans voor de stad en dient hij de uitzonderlijkheid van deze kans te motiveren.

Deze beperking van 12 maanden geldt niet voor ambtsreizen naar Brussel en geldt ook niet voor buitenlandse ambtsreizen binnen de portefeuille van de burgemeester of van de wethouder met de portefeuille Haven of Economie. Ook geldt dit niet voor Internationale Handelsmissies of ambtsreizen naar Brussel. Vanuit het belang van Rotterdam kan het wenselijk zijn ook in die periode een buitenlandse ambtsreis te maken.

Artikel 2

Voorbeeld: als een bestuurder door een bedrijf of een buitenlandse mogendheid wordt uitgenodigd, kan de uitnodiging worden geaccepteerd als aan de overige voorwaarden wordt voldaan, maar komen de reis- en verblijfskosten van de bestuurder altijd voor rekening van de gemeente.

Voorbeeld: indien de rijksoverheid een bestuurder uitnodigt, kunnen de kosten ook voor rekening van het Rijk zijn.

Artikel 2.2a

Bij Europese instanties kan worden gedacht aan de Europese Commissie, het Comité van de Regio’s, de Europese Centrale Bank, de Raad van Europa.

Artikel 2.2b

Deze vergoedingen worden toegevoegd aan het zogenaamde ‘B&W-potje’.

Artikel 3.2

Helder moet zijn welk organisatieonderdeel van de gemeente de reis voorbereidt. In principe levert Public Affairs de mee reizend ambtenaar, maar het kan bij gemotiveerde uitzondering ook een ambtenaar zijn die niet werkzaam is binnen Public Affairs.

Artikel 5

In de huidige tijdgeest hebben bestuurders de schijn (van belangenverstrengeling) snel tegen. Goede beslissingen of intenties kunnen anders worden geïnterpreteerd: het belang en de bescherming van de goede naam en reputatie van Rotterdam dienen te prevaleren.

Voorbeeld 1: het feit dat bij een reis een partnerprogramma wordt aangeboden, is op zich zelf geen reden om de partner mee te laten reizen.

Voorbeeld 2: een representatief diner bij een buitenlands staatshoofd, waarbij de Rotterdamse bestuurder de hoofdgast is en hun beider partners tevens zijn uitgenodigd, kan wel een reden zijn om de partner mee te laten reizen.

Artikel 6

Indien een bestuurder een ambtsreis wenst voort te zetten als (meerdaagse) privéreis (al dan niet met partner) kan hij voornemens zijn deze volledig en transparant voor eigen rekening te nemen. Echter, bij de verantwoording daarvan zal altijd een schemergebied van onduidelijkheid over kosten en verantwoording overblijven dat de gemeente Rotterdam zich niet kan veroorloven. Immers, in deze tijd van soms per minuut schuivende (internet)prijzen voor reis en verblijf kan nimmer het exacte prijsverschil worden aangetoond tussen een geboekte eenpersoons- dan wel tweepersoonskamer, een andere vluchtdatum en/of andere vluchttijd, etc. Ook is ambtelijke inzet voor het faciliteren van privé-verlenging niet toegestaan.

Artikel 6 laat onverlet dat:

Voor verre bestemmingen een korte periode ter acclimatisering en/of ter overbrugging van het tijdsverschil redelijk kan zijn en daarmee niet privé, maar zakelijk is.

Bijvoorbeeld door de vluchttijden voor en/of na het feitelijke programma regelmatig enkele uren ter vrije besteding over blijven. Vuistregel hierbij is dat een of meer extra overnachtingen, terwijl men redelijkerwijs de terugreis had kunnen aanvaarden, als privé-verlenging wordt gezien.

Artikel 7

Het afdelingshoofd Public Affairs adviseert over de reis- en verblijfsmogelijkheden en regelt deze. Daarbij worden naar redelijkheid en billijkheid efficiency en kosten-efficiëntie meegewogen.

Artikel 8.2

In principe wordt binnen Europa zoveel mogelijk per trein gereisd indien de reistijd maximaal 8 uur bedraagt. Anderszijds zullen bepaalde buitenlandse bestemmingen niet goed bereikbaar zijn met de trein. In dat geval kan worden gekozen om Economy class te vliegen. Op grond van persoonlijke veiligheid en/of nationale bekendheid, dan wel transfers en/of vluchttijden kan eveneens ervoor worden gekozen om meer comfort of een andere klasse te boeken.

Artikel 8.6

Voor het overige gelden voor de meereizende ambtenaar de ambtelijke reisregels en rechtspositionele regelingen.

Artikel 11

Uitgaven worden vergoed voor zover deze redelijk en verantwoord worden geacht. Regeling rechtspositie Burgemeester en wethouders 2019 en de Gedragscode Rotterdamse bestuurders en het Handboek college zijn hierbij in ieder geval relevant.

Hierbij wordt gedacht aan het namens de gemeente aanbieden van een ontvangst of diner of het aanbieden van een bezoek aan een cultureel of sportief evenement in het gastland.

Artikel 12

Er kunnen situaties aan de orde zijn waar de naleving van deze regeling de bestuurder onevenredig benadeeld. Dat kan aan de orde zijn bij:

Voorbeeld: een bestuurder moet onverwacht op ambtsreis, kan aantonen dat hij aansluitend al een buitenlandse privéreis had geboekt en het blijkt evident efficiënter om niet terug te reizen via Rotterdam. In dat geval kan worden afgeweken van artikel 6. Wel geldt onverminderd dat privé kosten door de bestuurder zelf worden gedragen.

Voorbeeld: een bestuurder die privé aantoonbaar aanmerkelijke financiële schade lijdt vanwege een onverwachte, onvermijdelijke buitenlandse ambtsreis die niet door een andere bestuurder kan worden overgenomen, wordt verwezen naar andere (rechtspositie)regelingen.

In die gevallen kan de bestuurder dit voorleggen aan de burgemeester en vervolgens aan het college om hierover een standpunt in te nemen.

Artikel 13

Het vaststellen en intrekken van deze Regeling is een collegebevoegdheid.