Burgemeester en wethouders van de gemeente Veere;
Gelet op:
- Artikel 160 lid 1, c van de Gemeentewet;
- De Financiële verordening gemeente Veere 2023;
- Het Algemeen Mandaatbesluit Veere;
- Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Veere.
B e s l u i t e n
vast te stellen de volgende:
“Budgethoudersregeling gemeente Veere 2026”
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling verstaan we onder:
- •
Budget: de middelen die via de programma-begroting, een tussentijdse begrotingswijziging of kredietverlening zijn toegekend aan kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken;
- •
Budgetbeheerder: een teamleider, een projectleider of een medewerker van een afdeling, die door een budgethouder als eerste verantwoordelijke is aangewezen voor een budget, blijkend uit het overzicht van budgetten op intranet;
- •
Budgethouder: een afdelingshoofd die verantwoordelijk is voor het realiseren van taken waaraan budget is toegewezen binnen de gestelde regelgeving, volgens de Budgethoudersregeling gemeente Veere;
- •
College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veere;
- •
Directeur: de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Veere;
- •
Investeringskrediet: de middelen die door de raad beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren.
- •
Prestatieverklaring: een verklaring dat een product, dienst of werk daadwerkelijk is geleverd tegen de afgesproken prijs en voorwaarden.
- •
Verplichting: de onherroepelijke handeling die leidt tot het doen van een uitgaaf namens de gemeente.
Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders
- 1.
De directeur is de hoogst verantwoordelijke budgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.
- 2.
De directeur wijst per budget een afdelingshoofd aan als budgethouder.
- 3.
Een afdelingshoofd wijst teamleiders, projectleiders en medewerkers aan:
- a.
die bevoegd zijn als budgetbeheerder;
- b.
die bevoegd zijn om facturen te coderen;
- c.
die bevoegd zijn om te tekenen voor de prestatielevering.
- 4.
De griffier is budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad zijn.
- 5.
Een uitzondering op lid 2 vormen de kostensoorten die dwars door de hele begroting binnen de kostenplaatsen zijn opgenomen en leiden tot verzamel-facturen c.q. een veelvoud aan gelijksoortige facturen. Het betreft de kosten voor telefonie, energie, publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen enz.. Voor deze kostensoorten wijst de budgethouder per kostensoort een specifieke budgetbeheerder aan om te coderen en te autoriseren voor betaling. De prestatieakkoordverklaring is voor deze kostensoorten niet van toepassing.
Artikel 3 Beperkende voorschriften
- 1.
Met inachtneming van het mandaatbesluit kunnen verplichtingen alleen worden aangegaan, nadat het college daarover een beslissing heeft genomen als het gaat om:
- a.
verplichtingen vanaf € 250.000 exclusief BTW;
- b.
verplichtingen met bovengemiddelde financiële risico’s, waarvan het aannemelijk is dat die qua omvang niet binnen het betreffende budget kunnen worden opgevangen;
- c.
andere verplichtingen die het college daartoe incidenteel of structureel aanwijst;
- d.
verplichtingen over onderwerpen waarvan de budgethouder redelijkerwijs kan beseffen dat die politiek of maatschappelijk gevoelig liggen.
- 2.
Voor het aangaan van verplichtingen geldt dat:
- a.
een teamleider, een projectleider en een aangewezen medewerker zelfstandig verplichtingen mogen aangaan tot € 50.000 (exclusief BTW);
- b.
het afdelingshoofd zelfstandig verplichtingen mag aangaan tot € 100.000 (exclusief BTW);
- c.
de directeur zelfstandig verplichtingen mag aangaan tot € 250.000 (exclusief BTW).
- 3.
De budgethouder weegt af of bestuurlijke betrokkenheid passend is. In dat geval stemt hij met de portefeuillehouder af of een besluit van het college of informatie-verstrekking aan het college gewenst is.
- 4.
Als voor individuele uitgaven of categorieën van uitgaven door het college of door het MT bijzondere afspraken worden gemaakt of beleidsregels worden vastgesteld, dan is de budgethouder verplicht zich ook aan die afspraken en/of beleidsregels te houden.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De budgethouder
- 1.
Is verantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten en een effectieve realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.
- 2.
Is eindverantwoordelijk voor de door hem/haar aangewezen budgetbeheerders.
- 3.
Is verantwoordelijk voor een goede onderbouwing van de in de begroting opgenomen ramingen.
- 4.
Is verantwoordelijk voor het beheersen van risico’s bij het budget.
Artikel 5
- 1.
De budgethouder en budgetbeheerder zijn bevoegd tot het doen van uitgaven ten laste van de aan hem/haar toegewezen budgetten tot maximaal:
- •
de in de begroting opgenomen budgetten;
- •
de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;
- •
de omvang van de ingestelde voorzieningen.
Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat hij/zij heeft geconstateerd dat hiervoor voldoende budget aanwezig is en dat deze passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.
- 2.
De budgethouder/-beheerder draagt zorg voor het verkrijgen en invorderen van inkomsten die verbonden zijn aan de hem/haar toegewezen budgetten en investeringskredieten.
- 3.
Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.
- 4.
Voor bestellingen, opdrachtverstrekkingen, aanbestedingen van leveringen, werken en diensten is het verplicht rekening te houden met hetgeen is vastgelegd in de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
Artikel 6
- 1.
Bij inkoopfacturen vindt het coderen van de factuur en de prestatieakkoord-verklaring plaats door de budgethouder, budgetbeheerder of een medewerker die daarvoor is aangewezen.
- 2.
Nadat een inkoopfactuur is gecodeerd en voorzien van een prestatieakkoord-verklaring, wordt deze door de budgethouder of de budgetbeheerder geautoriseerd voor betaling.
- 3.
De functies als genoemd onder lid 1 en 2 (coderen, prestatieakkoordverklaring en autoriseren voor betaling) worden door minimaal twee verschillende personen uitgevoerd.
Artikel 7 Beheer
De budgethouder kan de op zijn/haar budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vastleggen dat de actuele stand van de al aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget evenals de voortgang van het project zichtbaar is.
Vastlegging van de financieel-administratieve gegevens moet worden gedaan in het
financieel-administratieve systeem. De budgethouder zorgt er voor dat een verplichting uit het administratieve systeem wordt verwijderd als deze teniet is gegaan.
Artikel 8 Budgetverschuivingen
- 1.
De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem/haar toegekende budgetten verschuivingen aan te brengen:
- a.
binnen hetzelfde taakveld;
- b.
binnen een investeringskrediet.
- 2.
Bij het schuiven met budgetten geldt het volgende:
- a.
de verschuiving moet binnen de vastgestelde beleidskaders passen;
- b.
een niet geraamde bate mag niet aangewend worden ter compensatie van niet geraamde of overschrijding van lasten.
- 3.
De volgende kostensoorten komen niet voor verschuiving in aanmerking:
- a.
- b.
subsidies en andere inkomens- en vermogensoverdrachten, deze zijn alleen onderling substitueerbaar;
- c.
toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen;
- d.
verrekeningen tussen baten en lasten.
Artikel 9 Geldigheid budget
1. Investeringskredieten
Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van het activum wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten. Alleen als door de budgethouder deugdelijk wordt gemotiveerd waarom afsluiten van het krediet nog niet wenselijk is, kan een investeringskrediet nog maximaal twee jaar worden aangehouden. Hiertoe vindt in het kader van de jaarrekening overleg plaats tussen de budgethouder en de afdeling bedrijfsvoering (planning & control).
2. Structurele uitgavenbudgetten
Een structureel uitgavenbudget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, valt in principe vrij in het rekeningresultaat.
3. Incidentele uitgavenbudgetten
Een incidenteel uitgavenbudget dat in het begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan naar een volgend jaar worden overgeheveld als de met dat budget te leveren prestatie nog niet geheel is afgerond én in de begroting van volgend jaar voor eenzelfde prestatie geen middelen zijn opgenomen.
Incidentele uitgavenbudgetten vervallen, als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarin de middelen zijn toegekend. Overheveling van budgetten vindt niet eerder plaats dan dat het college van Burgemeester en wethouders en de gemeenteraad hierover bij de slotrapportage een besluit hebben genomen.
Artikel 10 Verantwoordingen
De budgethouder is verantwoordelijk voor de beheersing van de begrotingsuitvoering. Hij/zij rapporteert op de momenten zoals vastgelegd in de planning- & controlcyclus. Dit betreft dan een rapportage over de werkelijke uitkomsten van het budget, de geregistreerde prestaties en de kengetallen en voorziet één en ander van analyses en toelichtingen. Tevens meldt hij/zij nieuwe risico’s of wijzigt deze periodiek.
Artikel 11
De afdeling bedrijfsvoering coördineert namens de directeur de rapportage (volgens artikel 10) door de budgethouders. De directeur brengt vervolgens verslag uit aan het college. Dit wordt opgenomen in periodieke rapportages (bestuursrapportage en jaarrekening).
Artikel 12 Slotbepalingen
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.
Artikel 13 Intrekken oude regeling
De Budgethouderregeling gemeente Veere 2022, vastgesteld 15 februari 2022, wordt ingetrokken.
Artikel 14 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.
Artikel 15 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als de “Budgethoudersregeling gemeente Veere 2026”.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Veere in de vergadering van 27 oktober 2026,
burgemeester, secretaris
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen