Beleid elektronische ondertekening gemeente Someren

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren;

gelet op:

• Het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet

• De Notitie beleid elektronische ondertekening gemeente Someren (verder te noemen Notitie)

• De Handreiking Elektronische handtekening van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten;

overwegende dat:

• Een groot aantal van de documenten die de gemeente in de uitvoering van de dienstverlening verstuurt worden voorzien van een ondertekening

• Er op grond van de geldende wet- en regelgeving lang niet altijd een verplichting is om een document te voorzien van een ondertekening in welke vorm dan ook

• De dienstverlening van de gemeente in toenemende mate digitaal plaatsvindt

• Er naar wordt gestreefd processen zo efficiënt en digitaal mogelijk in te richten

• Het daarbij past om ondertekening van documenten en de vorm waarin te heroverwegen

b e s l u i t :

vast te stellen het navolgende beleid voor elektronische ondertekening gemeente Someren:

We streven naar het zo weinig mogelijk ondertekenen van documenten. We hanteren als algemene regel “Niet ondertekenen, tenzij”. Uitgangspunt daarbij is dat we alleen nog maar ondertekenen wat wettelijk ondertekend moet worden.

Artikel 1 Alleen ondertekening indien vereist of wenselijk

• 1. Uitgangspunt voor het beleid is dat documenten alleen ondertekend worden als dit op grond van een wettelijke verplichting vereist is.

• 2. In uitzondering op de algemene regel in lid 1 worden overige documenten ondertekend als dit:

  • a. Op grond van dit besluit nadrukkelijk bepaald is

  • b. Omwille van bewijskracht noodzakelijk geacht wordt

  • c. Een document betreft met een cultureel/maatschappelijke waarde

  • d. Om een andere reden in voorkomende gevallen wenselijk geacht wordt

• 3. Als een proceseigenaar stelt dat een document in afwijking van de algemene regel toch ondertekend moet worden, heeft hij/zij daarvoor een aanwijsbare specifieke regel of aanleiding.

Artikel 2 Documenten die elektronisch ondertekend worden

De navolgende documenten worden voorzien van een elektronische handtekening:

• Documenten die van de gemeenteraad uitgaan (art. 32a Gemeentewet)

• Documenten die van het college uitgaan (art. 59a Gemeentewet)

• Besluiten van het college indien een ambtenaar deze mag tekenen op grond van het ondertekeningsmandaat in de geldende mandaatregeling van de gemeente Someren

• Documenten waarmee de gemeente zelf een beschikkingsaanvraag doet

• Documenten die worden gebruikt in juridische procedures, waaronder bezwaar- of beroepschrift, ingediend door of namens een van de bestuursorganen van de gemeente

• Privaatrechtelijke overeenkomsten en onderhandse akten

Artikel 3 Documenten die ondertekend worden met natte handtekening

De navolgende documenten worden voorzien van een natte handtekening:

• Akten van de burgerlijke stand

• Authentieke akten

• Machtiging binnentreden woning voor andere doeleinden dan strafvordering (art. 3 en 6 Algemene wet op het binnentreden) afgegeven door de burgemeester.

• Documenten met een juridische lading, zoals bedoeld in de ‘Notitie beleid elektronische ondertekening gemeente Someren’ onder 5b, als ondertekening vanwege de juridische lading dan wel bewijskracht gewenst is.

Artikel 4 Overige documenten

Alle overige documenten welke niet vallen onder artikel 2 dan wel artikel 3 worden standaard niet ondertekend, tenzij sprake is van een uitzondering zoals bedoeld in artikel 1, lid 2.

Artikel 5 Afwijken van beleid

In gevallen waarin met dit beleid niet is voorzien en/of er dwingende redenen aanwezig zijn om af te wijken van deze beleidsregel beslist het college.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 7 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Beleid elektronische ondertekening gemeente Someren 2025.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren,

gemeentesecretaris,

J. Weekers

wnd. burgemeester,

P.J.M.G. Blanksma