Beheerregeling informatiebeheer gemeente Ermelo 2026

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo;

gelet op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Ermelo 2021;

overwegende dat:

• in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van Ermelo,

• deze archiefbescheiden van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de Ermelo en van andere partijen of personen,

• deze archiefbescheiden van belang zijn voor de verantwoording van het handelen van Ermelo, de democratische controle en van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van Ermelo in de ruimste betekenis;

besluit vast te stellen de volgende beheerregeling:

Beheerregeling informatiebeheer gemeente Ermelo 2026

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze beheerregeling wordt verstaan onder:

• archiefbescheiden, de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995, zijnde:

  • 1. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • 2. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;

  • 3. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • 4. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;

• archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;

• archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archief-bescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;

• beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• beheerder: de directieraad van de bedrijfsvoeringsorganisatie Meerinzicht;

• conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;

• informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;

• kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;

• migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;

• overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;

• selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;

• vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en

• vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.

Artikel 2. Reikwijdte

De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden, waarbij de wijze van toepassing mede wordt bepaald door de daarvoor geldende bewaartermijn.

Hoofdstuk 2. Beheerregeling

Artikel 3. Taken beheerder

• 1. De beheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het toe te passen kwaliteitssysteem, waarbij alle van belang zijnde aspecten voor een goed informatiebeheer worden gewaarborgd.

• 2. De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie wordt afgestemd met de gemeentesecretaris en behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

Bij overdracht van een of meer taken aan een andere organisatie en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisaties of onderdelen ervan, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:

• a. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende organisatie, die deze zaken zal afdoen;

• b. van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;

• c. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende organisatie of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;

• d. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en

• e. archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:

• a. de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;

• b. het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft de gemeentearchivaris aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;

• c. het faciliteren van onderzoek in de door de gemeentearchivaris beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. De gemeentearchivaris verstrekt zo mogelijk daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door de gemeentearchivaris worden gecollationeerd en geauthentiseerd;

• d. het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;

• e. het verstrekken van kopieën van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen;

• f. het (twee)jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties, en

• g. het opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is en met inachtneming van het door het bestuur van het Noord-Veluws Archief vastgestelde acquisitieplan en begroting.

Artikel 6. Mededeling aan de gemeentearchivaris

De gemeentearchivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• c. conversie, migratie of emulatie van archiefbescheiden.

Artikel 7. Advies van de gemeentearchivaris

In het geval dat de beheerder de hierna genoemde handelingen met betrekking tot archiefbescheiden wil (laten) uitvoeren is vooraf advies van de gemeentearchivaris vereist:

• a. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin archiefbescheiden beheerd en/of bewaard worden;

• b. vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

• c. vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

• d. bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

• e. overdracht van archiefbescheiden van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 8. Intrekking voorgaande regeling

Het Besluit informatiebeheer Ermelo 2019 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer Ermelo 2026.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op 15 september 2026

de secretaris,

M. Jacobs

de burgemeester,

H. van Daalen

Toelichting

Algemeen

In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd. Burgemeester en wethouders dienen deze zorgplicht uit te voeren overeenkomstig de Archiefverordening gemeente Ermelo 2021 en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen en in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet.

Op grond van artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Ermelo 2021 draagt het college van burgemeester en Wethouders zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van archiefbescheiden.

Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven.

Artikel 1. Definities

Enkele relevante definities uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele definities in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd.

Het archiefbeheer van Ermelo is gemandateerd aan de gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. De directieraad van Meerinzicht is in deze beheerregeling dan ook aangewezen als beheerder van de niet-overgebrachte archieven van Ermelo.

Artikel 2. Reikwijdte

De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden.

Artikel 3. Taken beheerder

Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijk-heden van burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in de hoofdstukken 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.

Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd na afstemming met de gemeentesecretaris en met voorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris.

Artikel 4. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden

In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb).

Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.

Artikel 5. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats

In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.

In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de gemeentearchivaris van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening.

Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan de zorgdrager (burgemeester en wethouders) om tijdig overleg te voegen met de gemeentearchivaris over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.

Onderdeel f betreft een verplichting voor de gemeentearchivaris om bij zijn (twee)jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is de gemeentearchivaris bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats op te nemen. Met de inachtneming van door het bestuur van de archiefbewaarplaats vastgestelde acquisitie- en collectiebeleid en de begroting.

Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.

Artikelen 6 en 7

In 2019 is door de Directieraad van Meerinzicht het besluit genomen om een gezamenlijk Strategisch Informatie Overleg (in EHZM-verband) in te stellen, maar dit niet op te nemen in de beheerregeling informatiebeheer vast te stellen door de zorgdrager.

Deze artikelen geven aan in welke situaties aan de gemeentearchivaris mededeling dient te worden gedaan of om advies dient te worden gevraagd.