Controleprotocol subsidies gemeente Harderwijk 2027

• 1. Het Controleprotocol subsidies gemeente Harderwijk 2027 vast te stellen.

ALGEMEEN

Begrippen

• a. Accountant: een accountant als bedoeld in artikel 2:393 eerste lid van het Burgerlijk Wetboek;

• b. NBA: Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants;

• c. ASV: Algemene subsidieverordening Harderwijk 2020;

• d. Awb: Algemene wet bestuursrecht;

• e. College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Harderwijk;

• f. Controleverklaring: een schriftelijke verklaring van een onafhankelijke accountant waarin een oordeel (met een redelijke mate van zekerheid) wordt gegeven over de subsidieverantwoording. Dit oordeel heeft betrekking op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de subsidieverantwoording;

• g. Getrouwheid; een subsidieverantwoording is getrouw als de weergegeven cijfers een juist beeld van de werkelijkheid geven;

• h. Rechtmatigheid: een subsidie is rechtmatig besteed als deze conform de bepalingen uit de subsidiebeschikking is toegepast;

• i. Begroting: de begroting van subsidieontvanger die is ingediend bij de subsidieaanvraag. Deze begroting is voor de gemeente het uitgangspunt voor het besluit tot subsidieverlening. De begroting kan tussentijds worden geactualiseerd met instemming van het college;

• j. Financieel verslag: een separaat financieel verslag met de baten en lasten verbonden aan de verleende subsidie, gespecificeerd per subsidie-onderdeel, met daarin een vergelijking van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag. Uit het financieel verslag moet blijken of is voldaan aan de financiële verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden;

• k. Inhoudelijk verslag: een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de inhoudelijke verplichtingen is voldaan. Het inhoudelijke verslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole, de accountant stelt overeenkomstig Standaard 720 alleen vast of dit verslag verenigbaar is met de jaarrekening en/of het financieel verslag en geen materiële afwijkingen bevat;

• l. Egalisatiereserve: De egalisatiereserve kan worden gebaseerd op artikel 4:72 van de Awb. Een egalisatiereserve is een reserve van de subsidieontvanger waaraan als bestemming het dekken van exploitatierisico’s is verbonden. De reserve wordt gevormd om tot een gelijkmatige verdeling van lasten te komen. Het college kan bij een verleningsbeschikking voor een subsidie die per kalenderjaar wordt verstrekt en die meer dan € 50.000,- bedraagt, bepalen dat de subsidieontvanger een egalisatiereserve dient te vormen. In dat geval komt het verschil tussen het vastgestelde subsidiebedrag en de kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend ten gunste of ten laste van de egalisatiereserve;

Inleiding

Op grond van de Algemene subsidieverordening Harderwijk 2020 (Asv) worden door het college van de gemeente Harderwijk subsidies verstrekt. Bij deze subsidies groter dan € 50.000,- is een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant, vereist. Ook in situaties waar de Asv niet van toepassing is, kan het college in de beschikking van de subsidieverlening dit controleprotocol van toepassing verklaren.

Normenkader

Het normenkader voor de controleverklaring bestaat uit de volgende wet- en regelgeving:

• a. Algemene subsidieverordening Harderwijk 2020 (Asv);

• b. Aanvullende subsidie- of uitvoeringsregelingen op grond waarvan de subsidie is verleend;

• c. Specifieke verordeningen die zijn opgenomen in de subsidiebeschikking;

• d. Overige door de gemeente Harderwijk gestelde vereisten en verplichtingen die zijn opgenomen in de subsidiebeschikking;

Reikwijdte en doel van het protocol

Dit controleprotocol heeft betrekking op subsidies waarbij een controleverklaring op de verantwoording gevraagd wordt. Het controleprotocol is bestemd voor de organisatie die de subsidie ontvangt en haar accountant. De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor het tijdig ter beschikking stellen van dit controleprotocol aan haar accountant.

Het controleprotocol geeft aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de controle aan de accountant die door de subsidieontvanger belast is met de controle van de subsidie.

Object en uitgangspunten van de controle

De subsidieontvanger overlegt bij de aanvraag tot vaststelling van een subsidie groter dan € 50.000,- conform artikel 15 lid 2 van de Asv de volgende stukken:

• een inhoudelijk verslag waaruit blijkt in hoeverre de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;

• een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

• een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop; en

• een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

Het college kan, conform artikel 15 lid 3 van de Asv, bepalen dat ook andere of minder gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

De financiële verantwoording van de subsidie kan plaatsvinden via een financieel verslag of een jaarrekening. Dit laatste is alleen toegestaan wanneer:

• er sprake is van een jaarlijkse exploitatiesubsidie en de subsidie en de besteding hiervan zichtbaar en inhoudelijk in de jaarrekening is opgenomen. In dit geval wordt door de accountant de gehele jaarrekening van de organisatie in de controle meegenomen;

• de subsidieontvanger hiervoor expliciet toestemming heeft verkregen middels de subsidiebeschikking.

In de jaarrekening of het financieel verslag dienen de baten en lasten per subsidie-onderdeel inzichtelijk gemaakt te worden met een vergelijking ten opzichte van de ingediende begroting. Uit het financieel verslag moet blijken of is voldaan aan de financiële verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.

De accountant controleert de financiële verantwoording in relatie tot de toegekende subsidiebeschikking. Naast de getrouwheid van de subsidieverantwoording controleert de accountant ook de rechtmatigheid. Bij de controle op de rechtmatigheid wordt vastgesteld dat de in de financiële verantwoording verantwoorde bedragen behoren bij de uitvoering van de activiteiten waarvoor subsidie is verleend en aansluiten bij de bepalingen in de subsidiebeschikking.

Bij subsidies boven de € 50.000 wordt een controleverklaring van een onafhankelijk accountant gevraagd. De accountant streeft hierin naar een redelijke mate van zekerheid. Dat wil zeggen een hoge, maar geen absolute zekerheid (95%).

Controlewerkzaamheden

De accountant controleert of:

• 1. de verantwoorde kosten en baten van de gesubsidieerde activiteiten aansluiten op de financiële administratie van de subsidieontvanger;

• 2. de facturen betaald zijn en er geen verrekenbare en compensabele BTW als kosten zijn opgevoerd, tenzij in de subsidiebeschikking anders is bepaald;

• 3. de financiële verantwoording is opgesteld inclusief een vergelijking met de bij de subsidieaanvraag aangeleverde begroting. Eventuele afwijkingen zijn toegelicht;

• 4. de in de financiële verantwoording vermelde aantallen en uitgevoerde activiteiten overeenkomen met de inhoudelijke verantwoording van de subsidieontvanger én onderliggende administraties/registratiesystemen;

• 5. de financiële verantwoording verenigbaar is met het inhoudelijk verslag van de subsidieontvanger;

• 6. de verantwoorde lasten betrekking hebben op en juist en tijdig zijn toegerekend aan de activiteiten of het doel waarvoor de subsidie is verleend;

• 7. de subsidieontvanger alle baten behorende bij de gesubsidieerde activiteit in de verantwoording heeft opgenomen;

• 8. als een gedeelte van de subsidie betrekking heeft op bestede uren:

  • a. de gehanteerde tarieven overeenkomen met de tarieven die gehanteerd zijn bij de beschikking;

  • b. de verantwoorde aantallen uren worden onderbouwd aan de hand van een urenregistratiesysteem;

• 9. er geen sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van de subsidie.

Betrouwbaarheid en materialiteit

De accountant controleert de financiële verantwoording om een redelijke mate van zekerheid te geven over de getrouwheid van de cijfers. Fouten en onzekerheden kunnen gaan over de juistheid van de verantwoording en de rechtmatigheid van de uitgaven. Afhankelijk van de mate van fouten en onzekerheden geeft de accountant één van de volgende verklaringen af:

Strekking van de verklaring	Goedkeurend	Met beperking	Oordeel- onthouding/ Afkeurend
Fouten (afwijkingen) in de verantwoording en onzekerheden in de controle (% van de subsidie)	≤ 2%	> 2% <4%	≥ 4%

Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende of geen geschikte(controle-) informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken.

Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Indien de accountant zowel fouten in de financiële verantwoording als onzekerheden in de controle aantreft, dan weegt hij deze bij zijn oordeelsvorming altijd in onderlinge samenhang.

Controleverklaring

Er worden geen specifieke voorwaarden aan de tekst van de controleverklaring gesteld, anders dat daarin moet worden aangegeven dat het ‘Controleprotocol subsidies gemeente Harderwijk’ en de overige geldende regelgeving in acht is genomen. De accountant maakt bij zijn controleverklaring gebruik van de geldende standaardmodellen van de NBA zoals die door de NBA jaarlijks op haar website gepubliceerd worden.

Bij de controleverklaring dient een verslag van bevindingen te worden gevoegd. Hierin rapporteert de accountant zijn bevindingen naar aanleiding van de controle van de financiële en niet-financiële informatie.

Wanneer er sprake is van een niet-goedkeurende controleverklaring dient de accountant in een accountantsverslag een nadere toelichting te geven op de overwegingen die geleid hebben tot de niet-goedkeurende verklaring.

Review

De gemeente Harderwijk kan opdracht verstrekken om een review uit te laten voeren op de verrichtte werkzaamheden van de accountant van de subsidieontvanger.