/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Heemskerk
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Heemskerk | Gemeenteblad 2026, 451752 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Nota Activa en afschrijving 2025
Op grond van artikel 212 Gemeentewet legt de gemeenteraad de uitgangspunten voor het financieel beleid, financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie in de Financiële verordening vast. In artikel 9 van de Financiële verordening gemeente Heemskerk 2022 is opgenomen dat het college ten minste eenmaal in de vier jaar een Nota Activa en afschrijving zendt aan de raad ter vaststelling.
De Nota Activa en afschrijving is primair bedoeld als instrument ten behoeve van de kaderstellende rol van de gemeenteraad en vormt daarmee het formele kader waarbinnen door het college en de ambtelijke organisatie met investeringen en afschrijvingen moet worden omgegaan.
De bedoeling van deze nota is, dat het aanvullende lokale kaders bevat en dus als eigenstandig kader kan functioneren. In de Financiële verordening wordt dan alleen verwezen naar deze nota. Bij de actualisatie van de Financiële verordening worden – m.u.v. artikel 10, lid 21 - geen nadere regels over dit onderwerp meer opgenomen.
De thans van kracht zijnde Nota Activa en afschrijving dateert uit 2021. De wetgeving is de afgelopen jaren op dit punt niet gewijzigd. De nota is dus niet als gevolg van wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) aan herziening toe. Wel is dit het moment om nog eens kritisch te kijken naar de eigen beleidsregels. Voorgesteld wordt om de regels omtrent het starten van afschrijving (artikel 11) aan te passen. Ook wordt – conform de besluitvorming omtrent de bezuinigingsmaatregelen (27 maart 2025) – de afschrijvingstermijn van investeringen in wegen en gebouwen verlengd.
De nota uit 2021 was vooral vanuit de regelgeving een technische opsomming en uitleg van de diverse regels en kaders zoals opgenomen in het Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten (hierna BBV). In deze nota wordt – evenals in de nota 2021 - de actuele regelgeving niet herhaald of verder toegelicht. Het is overbodig wetteksten te herhalen gelet op de doelstelling van deze nota. Uiteraard is de regelgeving genoemd in de gemeentewet en BBV bindend.
Zo is de regelgeving in te zien op de site van de commissie BBV. De artikelen 59 t/m 65 van de BBV (jaar: 2025) hebben betrekking op dit onderwerp (zie bijlage 4).
In deze nota wordt dus alleen maar aandacht besteed aan de gewenste aanvullende kaderstelling op gemeentelijk niveau vast te stellen door de raad.
Bij het opstellen van deze nota zijn de voorwaarden zoals opgenomen in de BBV als uitgangspunt gehanteerd.
Investeringen in duurzame goederen worden geactiveerd. Soms zijn de investeringen beperkt in de financiële omvang of in de levensduur. Om de administratieve lasten te beperken maken we gebruik van de volgende twee criteria:
- 1.
- 2.
Als investeringen aan beide voorwaarden voldoen worden ze geactiveerd. Door investeringen die niet aan beide voorwaarden voldoen in één keer ten laste van de exploitatie te brengen wordt veel administratief werk bespaard. Ook bevordert het de inzichtelijkheid van de staat van activa en sluit het beter aan op het sturen op hoofdlijnen door de raad (besturingsfilosofie).
Gronden en terreinen moeten altijd worden geactiveerd, maar hierop mag niet worden afgeschreven (zie ook paragraaf 4.2.2).
Investeringen met een levensduur van minder dan 3 jaar of een aanschafwaarde lager dan € 50.000 worden niet geactiveerd maar in één keer ten laste van de exploitatie gebracht, met uitzondering van gronden en terreinen.
In artikel 63, lid 7 Bbv is bepaald dat passiva, waaronder dus schulden, tegen de nominale waarde worden gewaardeerd. Aangegane geldleningen moeten voor het totaalbedrag van de schuld op de balans worden opgenomen. Het verschil tussen het schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het (dis)agio, kan worden geactiveerd.
Op basis van het vigerende beleid worden de kosten van geldleningen en een eventueel optredend (dis)agio niet geactiveerd. Het verdient aanbeveling deze kosten niet te activeren maar in het jaar van het sluiten van de geldlening rechtstreeks ten laste van de exploitatie te brengen. In de toelichting van het BBV wordt aanbevolen de kosten van het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio, zeker indien deze van relatief geringe omvang zijn, niet te activeren.
Hiermee wordt voorkomen dat de exploitatie gedurende een reeks van jaren (de looptijd van de geldlening) wordt belast met een deel van deze kosten en het cumulatief effect hiervan eventueel hoger uitvalt dan het kostenbedrag van één geldlening.
De kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio worden niet geactiveerd
2.3 Kosten van onderzoek en ontwikkeling
Ingevolge artikel 60 BBV kunnen de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden geactiveerd indien:
- a.
- b.
- c.
- d.
De voorwaarden zoals gesteld in artikel 60 BBV bepalen dat deze kosten alleen mogen worden geactiveerd als de plannen over het actief waarvoor de kosten worden gemaakt redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten in te schatten. Voorts is het ook van belang dat het daadwerkelijk om kosten ter voorbereiding van een investering gaat. Ingevolge artikel 64 lid 5 BBV, geldt voor de kosten van onderzoek en ontwikkeling een afschrijvingstermijn van maximaal vijf jaar.
De ervaring leert dat kosten van onderzoek en ontwikkeling die aan alle gestelde voorwaarden voldoen niet vaak voorkomen. Het is om deze reden, de beperkte afschrijvingstermijn van vijf jaar en het gegeven dat het hier veelal kosten betreft die verband houden met de inzet van menskracht, opleiding en ondersteuning dat het niet wenselijk wordt geacht dergelijke kosten te activeren.
Het belast het actief onevenredig in die zin dat bij vervanging van het actief deze kosten sterk kunnen afwijken waardoor schommelingen in kapitaallasten het gevolg zijn. Door deze kosten ten laste van de exploitatie te brengen, kan dit worden voorkomen en wordt de begroting niet meerjarig belast.
Voor grondexploitaties is terzake in de BBV een aparte notitie opgesteld. De Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken 2023. Deze notitie is leidend wanneer de kosten van onderzoek en ontwikkeling direct verband houden met een grondexploitatie.
De kosten van onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief worden niet geactiveerd en ten laste van de exploitatie gebracht.
Een uitzondering op toerekening van eigen personeelskosten is aan de orde als de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening wordt/worden gebracht. Het financieel belang van de gemeente is er in dat geval mee gediend de eigen personeelskosten volledig aan de investering toe te rekenen.
Aan investeringen met een economisch nut worden geen kosten van (eigen) menskracht, opleiding en ondersteuning toegerekend tenzij de investering of de (kapitaal)lasten daarvan geheel of gedeeltelijk aan derden in rekening kan/kunnen worden gebracht.
De componentenbenadering houdt in dat verschillende samenstellende delen van een materieel vast actief afzonderlijk worden gewaardeerd en afgeschreven op basis van het waarde verloop van die individuele delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk verschillen.
Bij het toepassen van deze benadering, kunnen afzonderlijke vervangingen opnieuw worden geactiveerd.
De toepassing van de componentenbenadering kan worden verduidelijkt aan de hand van een voorbeeld van het verkrijgen van een kantoorpand:
- •
- •
- •
- •
De kosten voor de te onderscheiden samenstellende delen worden op basis van bovenstaande opdeling (minimaal aantal componenten) afzonderlijk verwerkt en afgeschreven. In het voorbeeld kan na 12 jaar de vervanging van een cv-ketel opnieuw worden geactiveerd.
Met het toepassen van de componentenbenadering wordt bewerkstelligd dat activa die naar aard en gebruik gelijksoortig zijn op dezelfde grondslag worden gewaardeerd en behandeld.
Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen. Er zijn wel kaders gesteld. De belangrijkste zijn:
- •
- •
In bijlage 3 is een overzicht opgenomen waarin per activasoort de levensduur wordt weergegeven waarover wordt afgeschreven. Deze levensduur is bepaald aan de hand van ervaringsgegevens en algemeen gebruikelijke normen. Voor investeringen in gebouwen wordt de levensduur verlengd naar 50 jaar. Gebouwen die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze nota activeren en afschrijven (voor 2025) wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast. Voor investeringen in wegen waarvan de afschrijvingstermijn wordt verlengd van 25 naar 40 jaar wordt ook de afschrijvingstermijn van bestaande investeringen verlengd met 15 jaar.
Het college stelt de bijlage op en beheert deze. Dit heeft niet alleen een praktische reden, bij wijzing hoeft er geen raadsbesluit te worden genomen, maar verhoogd ook de slagkracht om accuraat in te spelen op ontwikkelingen in de omgeving of kennis van activa. Hiermee wordt actualiteiten en realiteit van de begroting bevorderd.
De afschrijvingstermijnen staan beschreven in bijlage 3. Voor investeringen in gebouwen uit 2024 en eerder die zijn geactiveerd voor vaststelling van deze Nota activeren en afschrijven wordt de historische afschrijvingstermijn niet aangepast.
Het college stelt de bijlage op en beheert deze zodat accuraat kan worden ingespeeld op gewijzigde omstandigheden.
Het afschrijven op gronden neemt een bijzondere plaats in omdat gronden duurzame goederen zijn die niet aan slijtage onderhevig zijn. Op gronden wordt daarom niet afgeschreven en vindt alleen afwaardering plaats als de grond op basis van bestemmingswijziging minder waard wordt.
Op gronden wordt niet afgeschreven met uitzondering van dat na een wijziging van de bestemming de grond minder waard wordt.
4.2.3 Methoden van afschrijving
Er zijn verschillende methoden om op basis van de afschrijvingsduur te komen tot de afschrijving per periode waarvan de lasten worden toegerekend. De normaal te gebruiken methode is:
- -
Echter, de raad kan altijd gemotiveerd hiervan afwijken.
Bij investeringen waarvan de kapitaallasten in een (kostendekkend) tarief aan de burgers worden doorberekend is het van groot belang deze lasten op een zo constant mogelijk niveau te houden. Met name is dit aan de orde indien sprake is van een substantieel investeringsniveau. Daarnaast is het van belang om ook de jaarlijkse groot onderhoudskosten zo veel mogelijk af te vlakken. Pas dan wordt op een optimale wijze bereikt dat jaarlijkse schommelingen in de tariefstelling kunnen worden voorkomen. Deze problematiek speelt voornamelijk bij investeringen met betrekking tot riolering en afvalstoffen. De hierop betrekking hebbende investeringen kunnen op basis van annuïteiten worden afgeschreven.
De lineaire methode wordt in principe toegepast voor het afschrijven van activa.
Investeringen met betrekking tot rioleringen en afvalstoffen waarvan de kosten in een tarief aan burger wordt doorberekend, mogen op basis van annuïteiten worden afgeschreven.
4.2.4 Wijziging van methode van afschrijving
De methode van afschrijven mag alleen om gegronde redenen worden gewijzigd. De reden en de financiële consequenties van de verandering worden in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in de consequenties hiervan voor de financiële positie en voor de baten en lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of het voorafgaande begrotingsjaar.
Afwaarderen is verplicht als de boekwaarde van het activum hoger is dan het verwachte toekomstige (economische) nut. Dit geldt ook voor gronden.
De restwaarde van de meeste investeringen is moeilijk in te schatten. Op grond van het voorzichtigheids-principe wordt er veelal vanuit gegaan dat de restwaarde nihil is, de investering wordt volledig afgeschreven. Activa worden pas vervangen indien dat technisch of economisch noodzakelijk is.
Bij afschrijvingen op investeringen wordt geen restwaarde meegenomen.
Aan alle geactiveerde kapitaaluitgaven wordt rente toegerekend. Dit zijn de lasten die voortkomen uit de financiering van de investering. Voor de toerekening van de rentelasten aan investeringen word gekozen voor het werken met het omslagpercentage. Door te werken met een (vooraf vast bepaald) omslagrentepercentage zijn er minder schommelingen in de toegerekende rente aan investeringen. Dit percentage wordt berekend en vastgesteld met een nauwkeurigheid van “2 cijfers achter de komma” (= x,xx %), naar boven afgerond. Dit is conform de regelgeving uit de BBV.
Een eventueel rente voordeel of nadeel wordt zichtbaar op het taakveld treasury.
Voor de toerekening van de rentelasten gebruiken we het bij de begroting vastgestelde renteomslag percentage.
Bij activering draait het om de vraag of een uitgave een bezitting is en een meerjarige levensduur heeft en in welke gevallen dergelijke uitgaven worden geactiveerd en dus vaste activa zijn. Daarnaast is de vraag wanneer een actief op de balans moet worden opgenomen en wanneer wordt gestart met afschrijven. Het BBV stelt dat deze worden geactiveerd uiterlijk op het moment van in gebruik name. Het moment van in gebruik nemen is in het BBV niet nader gedefinieerd.
In het algemeen definiëren we in gebruik name van een actief als het moment dat een actief gereed is of is geleverd (bijvoorbeeld voertuigen en laptops).
Er zijn verschillende momenten waarop we kunnen starten met afschrijven. Deze zijn:
- •
- •
- •
In de nota van 2021 is als kader opgenomen te starten met afschrijven in het jaar van gebruik name. Ook is bepaald dat als een activum in het tweede deel van het jaar in gebruik is genomen dat voor een half jaar wordt afgeschreven. Deze wijze van afschrijven blijkt administratief ingewikkeld.
Vanwege efficiencyredenen wordt voorgesteld om te starten met afschrijven het jaar volgend op de in gebruik name. Ander voordeel van dit moment van afschrijven is ook dat de afschrijvingslasten van het boekjaar sneller bekend zijn waardoor deze jaarlijks vooraf geboekt kunnen worden. Dit helpt bij het financieel rapporteren en prognosticeren.
In gebruik name civiel technische werken:
Voor civiel technische werken, zoals investeringen in wegen en rioleringsstelsels, is het moment van ingebruikname gecompliceerder dan bij de aanschaf van een voertuig of een laptop. Soms is een deel van de weg al in gebruik genomen en zijn we met een ander deel van diezelfde weg nog bezig. Of is de hele weg al in gebruik genomen, maar moet het plantsoen of de berm nog afgemaakt worden. De doorlooptijd bij de aanleg van een weg of riool gaat ook vaak over een jaargrens heen. Wanneer hebben we dan iets in gebruik genomen?
Voor civiel technische werken hanteren we de volgende definitie van in gebruik name:
“Een civiel technisch werk is in gebruik genomen nadat de eerste termijnstaat (factuur betreffende opgeleverd deel van het werk) door de projectleider is goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Civiel technische werken waarvan alleen voorbereidingskosten zijn betaald worden als niet in gebruik genomen beschouwd.” Het nieuwe artikel is als volgt:
De afschrijving start in het jaar na in gebruik name. Bij een civiel technisch werk wordt gestart met afschrijven het jaar na de eerste termijnstaat. In dat geval wordt afgeschreven op basis van het begrote krediet. Na voltooiing van de investering wordt het afschrijvingsbedrag herrekend op basis van restant boekwaarde en de restant looptijd.
4.5 Kapitaallasten na einde verwachte levensduur
Activa worden conform de verwachte levensduur afgeschreven (zie bijlage 3).
Het kan voorkomen dat een activum al geheel is afgeschreven maar nog niet vervangen hoeft te worden. In de begroting wordt hiervoor wel een budget ter grootte van de vervallen kapitaallasten geraamd om toekomstige vervanging mogelijk te blijven maken.
Bij de begroting vallen deze kapitaallasten incidenteel voor dat jaar vrij en kunnen, na besluitvorming door de gemeenteraad, weer incidenteel worden ingezet ter compensatie van hogere kapitaallasten elders of voor noodzakelijke afschrijving ineens van een boekwaarde door waardevermindering van een activum.
Indien dit zich niet voordoet, vallen deze lasten vrij in het saldo van de begroting.
Ook als een activum geheel afgeschreven is, worden steeds de kapitaallasten van het activum in de begroting opgenomen om herinvestering in een later jaar mogelijk te maken.
De incidentele vrijval van deze kapitaallasten kunnen, na besluitvorming bij de begroting door de gemeenteraad, worden incidenteel ingezet, voor dekking van hogere lasten door onvoorziene hogere kapitaallasten en/of afschrijving van boekwaarden door de waardevermindering van een activum.
Indien dit zich niet voordoet, of duidelijk is dat het activum niet meer wordt vervangen, vallen deze lasten vrij in het saldo van de begroting.
4.6 Beschikbaarheid investeringen
Het lijkt voor de hand liggend dat een krediet wordt aangewend gedurende het jaar waarvoor het beschikbaar is gesteld. Echter, in de praktijk blijken er diverse oorzaken te zijn waardoor dit niet altijd haalbaar is. Ten behoeve van het zo realistisch mogelijke plannen en om te voorkomen dat voor een langere tijd beslag op financiële middelen wordt gelegd, verdient het aanbeveling de periode van beschikbaarheid van het doen van de investering te beperken. Een periode van twee jaar, overeenkomend met de thans gehanteerde termijn, is daarbij alleszins reëel. Investeringen of restanten daarvan vervallen na 2 jaar na de beschikbaarstelling door de raad automatisch.
Uitsluitend wanneer voor het verloop van de termijn van twee jaar een onderbouwd voorstel aan de raad wordt voorgelegd en de raad daarmee instemt kan, in afwijking van de algemene regel, de aanlooptijd worden verlengd.
De periode tot aanvang van een investering is maximaal 2 jaar na besluitvorming. Daarna vervalt de investering automatisch. Om hiervan af te wijken kan een onderbouwd voorstel aan de raad worden voorgelegd.
Conform de bestaande richtlijnen wordt een nieuwe investering opgenomen in de Perspectiefnota. De investering wordt beschikbaar gesteld na besluitvorming in het begrotingsproces.
Er wordt standaard minimaal tweemaal per jaar gerapporteerd over investeringen:
- •
- •
In de jaarrekening worden onderstaande zaken opgenomen:
- •
- •
- •
- •
In de begroting wordt een overzicht van de nieuwe investeringen opgenomen.
6 Procedures aanvragen en autorisatie investeringen
- 1.
- 2.
- 3.
Op grond van het budgetrecht van de raad is het zonder toestemming van de gemeenteraad niet toegestaan tussen afzonderlijke investeringen (kredieten) te schuiven en/of salderen, zowel niet in tijd als in middelen.
Evenmin is het zonder toestemming van de raad toegestaan (restant)kredieten over te hevelen naar een volgend begrotingsjaar en/of wijzigingen aan te brengen in de hoogte of doel van de kredieten.
- 4.
Bij de uitvoering van de begroting en voor aanvang van de daadwerkelijke investering wordt door de verantwoordelijke budgethouder een voorstel aan het college van B&W aangeboden waarin actuele informatie is opgenomen over de inhoud van de besteding van het krediet, de planning van de uitvoering van het werk/activum, de financiële planning van de kosten van uitvoering en eventueel andere belangrijke zaken als communicatie en burgerparticipatie.
Bijlage 1. Overzicht artikelen kaders raad
In deze nota zijn onder verschillende onderwerpen kaders opgenomen die aanvullend op de wettelijke voorschriften in acht moeten worden genomen. Binnen deze kaders wordt het activerings- en afschrijvingsbeleid door het college uitgevoerd. Ten behoeve van de overzichtelijkheid wordt hieronder een samenvatting van de kaders gegeven.
Bijlage 2. Belangrijkste begrippen
Met betrekking tot activa, afschrijving en hieraan verwante onderwerpen zijn onderstaande begrippen van belang.
Bijlage 2. Belangrijkste begrippen -vervolg-
Bijlage 3. Afschrijvingstermijnen (ter kennisname)
|
Wegen, straten en pleinen - aanleg bruggen, tunnels en overige kunstwerken - |
||||
- 1)
- 2)
- 3)
- 4)
- 5)
Bijlage 4. Relevante wetsartikelen uit het BBV
Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten
Onderstaande artikelen gelden van 14-04-2016 tot en met heden (geraadpleegd op 30-04-2025)
Hoofdstuk V. Waardering, activeren en afschrijven
- 1.
- 2.
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien:
- a.
- b.
- c.
- d.
Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
- a.
- b.
- c.
- d.
- 1.
- 2.
- 3.
- 1.
- 2.
- 3.
De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 1.
- 2.
Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 1.
- 2.
- 3.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2026-451752.html