Inkoop-en Aanbestedingsbeleid 2026-2030

De colleges van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland en het dagelijks bestuur van de SED organisatie, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft,

besluiten:

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2026-2030 vast te stellen, onder gelijktijdige intrekking van het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Dit beleid treedt in werking de dag na publicatie met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2026-2030 van de gemeente Stede Broec, gemeente Enkhuizen, gemeente Drechterland en de SED Organisatie

Voorwoord

Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor aanbestedende diensten. Wij hebben daarom het huidige (regionale) inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Het doel van het geactualiseerde beleid is om nog meer uniformiteit tussen onze organisaties in de regio te bevorderen. Daarnaast is de controle op uitgaven en het beheer van financiële verplichtingen (het aangaan van bijvoorbeeld Overeenkomsten) noodzakelijk.

Wij hebben hier in de voorgaande periode en jaren al veel stappen gezet. Wij hebben namelijk:

• regionaal opgestelde inkoopvoorwaarden;

• een regionaal opgestelde bedrijfsflyer voor ondernemers over aanbesteden;

• sub-regionaal opgestelde aanbestedingstukken;

• regionale modelovereenkomsten.

Het beleid bestaat verder net als voorgaande periode en jaren uit twee delen:

• Deel I bevat het gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van de deelnemende aanbestedende diensten regio Noord-Holland Noord.

• Deel II bevat de voor de aanbestedende dienst specifieke aanvullingen.

Deel 1 Regionaal inkoop-en aanbestedingsbeleid

Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is een handvat en leidraad voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten.

Wij zijn een professionele en maatschappelijk verantwoorde opdrachtgever. Een opdrachtgever die integer handelt en rechtmatig en doelmatig inkoopt. Wij spannen ons daarom ook continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in onze organisaties plaatsvindt. Wij streven daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 1).

Onze organisatiedoelstellingen zijn leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de aanbestedende diensten.

1 Onze doelstellingen

Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

DOELSTELLING:
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.	Wij houden ons aan bestaande wet- en regelgeving en aan de bepalingen van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarnaast streven wij ernaar om efficiënt en effectief in te kopen. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van onze middelen staat centraal. Wij houden daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot onze opdrachten.
Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.	Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de opdrachtgever en de contractant. Wij spannen ons in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.	Bij inkopen kunnen wij ook interne en andere maatschappelijke kosten betrekken in onze afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol
Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van onze organisatie.	Wij hebben een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. Wij willen met onze inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.
Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van onze organisatie	Inkoop heeft invloed op het gehele prestatieniveau van onze organisatie en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van onze organisatie doelstellingen.
Administratieve lastenverlichting voor zowel de aanbestedende dienst als voor ondernemers.	Wij als ook ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Wij streven naar het verlichten van deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Wij doen onze inkopen (en aanbestedingen) veelal digitaal. Wij maken, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

2 Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

Aanbestedende diensten houden zich aan de relevante wet- en regelgeving

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast. Dit om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De meest relevante wet- en regelgeving voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid volgt uit:

• Europese wet- en regelgeving;

• Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit;

• Aanbestedingsreglement Werken;

• Burgerlijk Wetboek;

• Gemeentewet.

* Overig geldende wetgeving zoals bijvoorbeeld AWB, AVG en BIBOB

2.2 Algemene beginselen bij inkopen

Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

Algemene beginselen:	Toelichting:
Gelijke behandeling	We behandelen alle bedrijven die een kans maken op een opdracht hetzelfde.
Non-discriminatie	Wij geven bedrijven dezelfde kansen op opdrachten, dit doen wij zonder te letten op het land waar ze vandaan komen.
Transparantie	Wij geven iedere ondernemer duidelijke en gelijke informatie over de aanbesteding.
Proportionaliteit	De eisen die wij stellen staan in verhouding tot de opdracht en de grootte daarvan.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.3 Uniforme documenten

Wij maken zoveel mogelijk gebruik van documenten die in de regio gelijk zijn aan elkaar, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Dit zorgt ervoor dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Wij passen bij de betreffende inkopen, mits passend, in ieder geval toe:

• de VNG Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten inclusief addendum regio NHN;

• de regionale modelovereenkomsten.

2.4 Mandaat en volmacht

Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde mandaat- en volmacht regeling van de aanbestedende dienst. Deze zijn terug te vinden op de website van de desbetreffende aanbestedende dienst. Wij willen enkel gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.5 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat wij en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien nodig) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen. Iedere aanbestedende dienst heeft een eigen klachtenmeldpunt voor aanbesteden.

3 Ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen. Zij handelen zakelijk en objectief.

Ondernemers

Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.

3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door deze aspecten vroegtijdig in de besluitvorming te betrekken en door via een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten.

SROI

Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk - en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn wij aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN).

Burgerparticipatie

Wij hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om inwoners optioneel te laten participeren in de samenleving. Wij betrekken daar waar mogelijk onze inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

4 Economische uitgangspunten

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/ of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

Wij hebben vrijheid in het maken van onze keuzes met betrekking tot inkoop- en aanbestedingsprocedures en leven de aanbestedingswet- en regelgeving na.

4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet – en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

Sociale ondernemingen

Bij inkopen kunnen wij opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of gecertificeerde sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

4.4 Innovatie

Wij bevorderen en stimuleren innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie toe te passen voor deze uitdagingen.

4.5 Samenwerkingsverbanden

Wij streven naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere publiekrechtelijke instellingen en aanbestedende diensten.

Deel 2: Organisatie specifieke aanvullingen

5 Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland, RSW, ABWF en de SED Organisatie

5.1 Onze doelstellingen

In aanvulling op hoofdstuk 1:

Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid het volgende doel bereiken:

• Als één identiteit naar buiten treden bij alle vormen van aanbestedingen. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijkheid gegeven wanneer het specifiek één gemeente betreft. Hierdoor wordt er zowel intern als extern uniform gewerkt;

• Er is oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid bij het inkopen en aanbesteden. Er wordt meerwaarde gecreëerd door de inkoopafdeling een duidelijke positie in het gehele inkoopproces te geven, waardoor inkoop- en contractmanagement professioneler en betrouwbaarder wordt;

• Betere controle en het beheren van financiële verplichtingen en (langlopende) overeenkomsten.

5.2 Inkoop, contractbeheer en -management in de organisatie

Inkoop is decentraal georganiseerd. Een decentrale organisatie betekent dat de eindverantwoordelijkheid voor het toepassen van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid ligt bij de budgethouder. Verder is de budgethouder eindverantwoordelijk voor de functionele en/of technische omschrijving van de opdracht en de uitvoering van deze opdracht. Dit binnen de geldende afspraken, kaders, wet- en regelgeving.

• De inkoopadviseurs van de afdeling Inkoop adviseren en begeleiden de interne behoeftestellers gedurende het gehele inkoopproces. De werkwijze en bevoegdheden zijn vastgelegd in de Inkoopmatrix. (Zie bijlage)

• De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het vullen en de actualiteit van de inkoopkalender bij de afdeling Inkoop. De inkoopadviseurs begeleiden en controleren de inkoopprojecten die tijdig zijn aangemeld voor opname in de inkoopkalender en waarbij dit gewenst of noodzakelijk is.

• Contracten worden door de vakinhoudelijke afdeling zelf vastgelegd in het daarvoor bestemde contractbeheersysteem.

• Het opstellen en onderhouden van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is belegd bij team Inkoop.

5.3 Inkoopplan of -strategie

Voorafgaand aan een aanbesteding zijn de volgende onderwerpen van belang:

• De opdrachtscope, het resultaat en opdrachtwaarde;

• De bijdrage aan de organisatie- en collegedoelstellingen;

• Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en inkopen;

• De marktanalyse;

• De planning;

• De financiën;

• De mogelijkheden om te innoveren;

• De aanbestedingsvorm;

• Het contractbeheer- en/ of -management.

• Social Return Of Investment (SROI);

• Risico’s en beheersmaatregelen;

• Looptijd;

• Verwerkersovereenkomst wel/niet;

• Wel of niet opdelen in percelen (bijvoorbeeld verdeeld onder 3 gemeenten);

• De van toepassing zijnde wet- en regelgeving en inkoopvoorwaarden.

5.4 Uniforme documenten

In aanvulling op paragraaf 2.3:

Wij passen bij de betreffende inkopen, mits passend, in ieder geval toe:

Standaard aanbestedingsdocumenten met standaard SED organisatie format. De meeste aanbestedingen betreffen voor alle gemeente. Indien het enkel een gemeente betreft wordt namens deze gemeente aanbesteed. De opbouw van de aanbestedingsdocumenten is hernieuwd en aangepast naar makkelijk leesbare documenten voor zowel intern gebruik en gebruik als leidraad voor leveranciers.

Standaard aanbestedingsdocumenten zijn o.a.:

• Inkoopregistratieformulier;

• Offerteaanvraag formulier voor enkelvoudige aanbesteding;

• Aanbestedingsleidraad voor meervoudige aanbesteding;

• Aanbestedingsleidraad voor nationale of EU aanbesteding;

• Programma van Eisen behorende bij aanbestedingsdocumenten;

• Standaard (Raam)overeenkomst levering/diensten en werken;

• Document standaard invulformulieren leverancier (alle formulieren die van toepassing zijn bij een aanbesteding en die verplicht zijn vanuit de Aanbestedingswetgeving)

5.5 Mandaat en volmacht

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het bevoegd orgaan (het college c.q. colleges van de SED gemeente(n) en/of het dagelijks bestuur van de SED organisatie) en voor zover een en ander op basis van geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Van afwijking zal sprake zijn in gevallen waarin het doorlopen van de voorgeschreven procedures onevenredig of voor het specifieke geval disproportioneel is. Jaarlijks wordt geregistreerd voor hoeveel inkoopactiviteiten afwijkingen worden toegestaan. De registratie gebeurt door de afdeling inkoop.

Hieronder zijn een aantal redenen beschreven die afwijking van het inkoopbeleid mogelijk maken. Afwijking op onderstaande gronden hoeft niet voorgelegd te worden voor akkoord. Wel dient in het dossier opgenomen te worden waarom gebruik is gemaakt van deze afwijkingsgrond. Ook zal achteraf aan het bevoegde orgaan gemeld moeten worden waarom men van de voorgeschreven procedure heeft afgeweken.

Calamiteiten

Bij calamiteiten is sprake van een van buiten komende dringende omstandigheid waardoor er geen tijd is om de keuze op grond van de drempelbedragen te baseren. Als het uitvoeren van de opdracht aan termijn is gebonden, dan heeft deze objectief spoed. Het mag echter niet zo zijn dat de aanbestedende dienst te lang heeft gewacht met aanbesteden en er daardoor spoed ontstaat. In dat geval gaat het om subjectieve spoed en is er geen sprake van een calamiteit.

Het is voor bepaalde soorten calamiteiten mogelijk om raamovereenkomsten af te sluiten. In deze raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieel-economische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat in geval van een calamiteit snel opdracht kan worden verleend en slechts de bijzondere omstandigheden van het geval hoeven te worden vermeld.

Specialisaties van ondernemers

Als een opdracht een specialisme betreft dat slechts door enkele bedrijven kan worden uitgevoerd, lijkt een (meervoudige) onderhandse aanbesteding vaak de meest logische keuze. De markt moet daarvoor inzichtelijk zijn. Ook moet bekend zijn met welke bedrijven de opdracht zou kunnen worden uitgevoerd. Indien sprake is van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten), kan worden gekozen voor de enkelvoudige uitnodiging. Bij opdrachten die het drempelbedrag voor een EG-aanbesteding overschrijden, wordt in dat geval altijd de (Europese) procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking gehanteerd. Het is de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om aan te tonen dat er daadwerkelijk maar één ondernemer in de markt is die het betreffende product, dienst of werk kan leveren.

Regionale inkoop en samenwerkingen

Inkoop kan ook samen met andere aanbestedende diensten worden gedaan. Omdat bij regionale inkoop meestal één gemeente de leidende rol heeft en deze ook de aanbestedingsregels van toepassing verklaart, is niet altijd het uitwerkingsbeleid van de SED organisatie van toepassing, mits er recht wordt gedaan aan de uitgangspunten, doelstellingen van het aanbestedingsrecht. In dat geval kan worden afgeweken van het inkoopbeleid van de SED organisatie.

5.6 Klachtenregeling

In aanvulling op paragraaf 2.5:

In lijn met de meest recente publicatie van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat “Handreiking klachtafhandeling bij aanbesteden” hebben wij een klachtenregeling. De klachtenregeling is te raadplegen via de website van alle aanbestedende diensten binnen de SED organisatie.

5.7 Integriteit

In aanvulling op paragraaf 3.1:

De omgangsvormen zijn vastgelegd in de gedragscode voor Ambtenaren.

5.8 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

In aanvulling op paragraaf 3.3:

Op basis van het Nederlandse klimaatakkoord moeten ook de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland ernaar streven om in 2050 klimaatneutraal en klimaat adaptief te zijn. Regionaal is de ambitie uitgesproken om al in 2040 energieneutraal zijn. De gemeenten Stede Broec, Enkhuizen, Drechterland en de SED Organisatie kopen maatschappelijk verantwoord in en dragen hiermee bij aan het realiseren van duurzame steden, dorpskernen en buitengebieden binnen.

Duurzame economie

De gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland willen zich in de loop naar 2040 verder ontwikkelen naar duurzame steden en dorpskernen waarin wordt ondernomen binnen de capaciteit van onze aarde, beschikbare financiële middelen en het welzijn van inwoners. Met een houdbaar economisch systeem, in harmonie met natuur en mens en met zo min mogelijk afval en schadelijke uitstoot naar het milieu. Een economisch systeem waarin waarde gecreëerd wordt door het meest optimale gebruik van energie, menselijke arbeid, grondstoffen, materialen en producten.

Er wordt op de meest effectieve en efficiënte wijze ingezet op het verminderen van milieudruk, zodat er optimaal gebruik gemaakt wordt van de rol als en verantwoordelijkheden van aanbestedende diensten.

Eveneens is er het besef dat een adequaat duurzaamheidsbeleid plaatsvindt in een complexe wereld en dat er aandacht nodig is voor een groot aantal onderwerpen (o.m. uitstoot, energie en financiële middelen). Aan het in kaart brengen van deze interacties, waardoor de juiste keuze gemaakt kan worden, zal in de komende jaren worden gewerkt.

Ook wordt er ingezet op een zo laag mogelijke uitstoot van CO2 en van het vrijkomen van schadelijke stoffen in het productieproces. De R-ladder wordt gebruikt als leidraad voor het materiaalgebruik (zie hieronder). Om innovatie mogelijk te maken worden aanbestedingen zoveel mogelijk functioneel aanbesteed en worden er geen onnodige (administratieve) eisen gesteld. Ook wordt aandacht besteed aan de lange termijn door waar mogelijk in te zetten op Total Cost of Ownership (TCO). In samenwerking met alle betrokken partijen binnen de SED organisatie wordt dit de komende periode verder vormgegeven.

Opdrachtverlening aan WerkSaam

In aanvulling op paragraaf 3.3:

Namens de West-Friese gemeenten vervult WerkSaam een belangrijke maatschappelijke rol bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij is van belang dat er voldoende werkzaamheden zijn om deze mensen daadwerkelijk aan het werk te helpen en te houden. Dit wordt gestimuleerd door waar mogelijk (deel)opdrachten uit te laten voeren door WerkSaam.

Sociale voorwaarden

In aanvulling op paragraaf 3.3:

Door toepassing van sociale voorwaarden bij inkoop- en aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten. Dit als opdrachten onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Aanvullend op MVOI - SROI

Bij het inzetten van de SROI verplichting vanaf € 250.000,- wordt gebruik gemaakt van onze samenwerkingspartner WerkSaam. Deze verplichting wordt gecontroleerd en beheerd vanuit afdeling inkoop. De SED gemeenten zijn van mening dat we MVOI breder kunnen trekken om (toe)leveranciers van onze gemeenten van nog meer toegevoegde waarde te laten zijn voor de samenleving binnen onze gemeenten. Hoe de inkoopafdeling dit invult wordt beschreven in Bijlage 2 van dit document. De aanvullende MVOI maatregelen worden als verplichting opgenomen in de aanbestedingsleidraad.

5.9 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

In aanvulling op paragraaf 4.3:

De gemeente houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf, ZZP’ers én de stimulering van de lokale en regionale economie. Dit kan de gemeente doen door:

• het stellen van proportionele eisen;

• het opdelen van opdrachten in deelopdrachten (percelen) (indien passend);

• het toestaan van combinaties en onderaanneming.

5.10 Samenwerkingsverbanden

In aanvulling op paragraaf 4.5:

Wij werken samen met de (overige) West-Friese gemeenten, WerkSaam, het Recreatieschap West-Friesland en Afvalbeheer West-Friesland. Daarnaast werken we ook samen met de gemeenten en organisaties uit de regio Noord Holland-Noord. We delen kennis en ervaringen, stemmen uitgangspunten af. De inkoop en het contractmanagement in het sociaal domein met een regionaal karakter zijn ondergebracht bij de regionale netwerkorganisatie voor de zorg in regio West-Friesland.

5.11 Gebruik Inkoopformulier

Het gebruik van het inkoopregistratieformulier wordt verplicht voor iedere inkoop boven de € 5.000,- vanuit de SED organisatie. Hiermee voldoen we aan de eisen die aan een goed inkoopproces behoren. Eveneens wordt hierdoor nog beter inzicht gecreëerd in de uitgaven binnen de SED organisatie.

Door inzicht te hebben in alle uitgaven, is meer controle en beheer mogelijk. Ook kan de afdeling inkoop beter adviseren wanneer er synergievoordelen haalbaar zijn.

5.12 Gebruik TenderNed

Om uniform te kunnen werken, maar ook om betere controle op de uitgaven binnen de SED organisatie te hebben en daardoor het beter beheren van financiële verplichtingen in de vorm van (langdurige) overeenkomsten te kunnen waarborgen, wordt het gebruik van het aanbestedingsplatform TenderNed bij Meervoudig Onderhandse aanbestedingen verplicht.

Vanaf de drempelwaarde voor MV aanbesteding, dient de lokale inkoper contact op te nemen met de afdeling Inkoop & Aanbesteding. De inkoopafdeling verstrekt de lokale inkoper een ‘gastaccount’ op TenderNed.

Hierdoor wordt er meer controle en grip gecreëerd op aanbestedingen en wordt rechtmatigheid gewaarborgd. Het beheer van TenderNed en het toekennen van accounts is in het beheer bij de afdeling Inkoop van de SED organisaties.

5.13 Afsluitend

Dit hernieuwd inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft als doel om;

• Alle inkopen binnen de SED organisatie correct en daarmee rechtmatig te laten verlopen;

• Alle inkoopdossiers volledig en correct te kunnen archiveren (Wet Openbare Overheid)

• Alle financiële verplichtingen die de SED organisatie met externe partijen aangaat, te kunnen beheren en controleren;

• Beter contractmanagement te kunnen uitvoeren.

• Inkoopprocessen te uniformeren waardoor de SED organisatie als één gezicht naar buiten optreedt.