Budgethoudersregeling gemeente Sliedrecht 2024

Het COLLEGE van BURGEMEESTER en WETHOUDERS van de gemeente SLIEDRECHT en de BURGEMEESTER van de gemeente SLIEDRECHT, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

Gelet op het Algemeen mandaatbesluit gemeente Sliedrecht 2024, Gelet op de Financiële Verordening gemeente Sliedrecht 2023, Besluit de volgende regeling vast te stellen:

Budgethoudersregeling gemeente Sliedrecht 2024

Artikel 1 Definities

Budget

Een beschikbaar gesteld bedrag in de vorm van een raming van lasten en/of baten ter uitvoering van de aan de budgethouder toebedeelde activiteiten. Een budget kan zowel een exploitatiebudget, een investeringskrediet, of de besteding van bedragen in een onderhoudsvoorziening betreffen. In het financiële systeem is een budget een grootboeknummer (FCL).

Budgethouder

Een functionaris die verantwoordelijkheid draagt voor het behalen van prestaties, doelstellingen, resultaten en activiteiten met inzet van het daarbij behorende budget. Een budgethouder legt verantwoording af aan een hoofdbudgethouder.

Hoofdbudgethouder

Een functionaris die verantwoordelijk is voor het aanwijzen van budgethouders en prestatie akkoord verklaarders binnen zijn team, of programma en het goedkeuren van verplichtingen, of facturen boven het mandaat van een budgethouder. Een hoofdbudgethouder legt verantwoording af aan de directie.

Codeur

Een functionaris die namens de budgethouder facturen voorziet van codering (kostensoort en kostendrager). Zonder hierin de verantwoordelijkheid wat betreft de codering van de budgethouder over te nemen.

Directie

De directie bestaat uit de gemeentesecretaris (algemeen directeur) en de directeur Organisatie (adjunct-directeur). De directie draagt namens het college de eindverantwoordelijkheid voor het ten uitvoering brengen van artikel 27 (Financiële organisatie) uit de Financiële Verordening gemeente Sliedrecht 2023. De directie wijst hoofdbudgethouders aan.

Lijst van budgethouders

In de lijst van budgethouders wordt van elk budget (grootboeknummer) vastgelegd wie de verantwoordelijk directeur, de hoofdbudgethouder, de budgethouder en de prestatie akkoord verklaarder is.

Functionaris

Een binnen de gemeente werkzame persoon (vast of inhuur).

Prestatie akkoord verklaarder (PAVer)

Een functionaris die beoordeelt of de leverancier, of opdrachtnemer een prestatie levert conform de overeengekomen bepalingen. Dit doet de PAVer zonder hierin de verantwoordelijkheid wat betreft de prestatie over te nemen van de budgethouder.

Verplichting

Een overeenkomst voor de inkoop van een dienst, levering of werk of elke andere onherroepelijke handeling die een definitieve juridische binding van de gemeente Sliedrecht tot het doen van een financiële uitgave inhoudt.

'4-ogen principe'

Het '4-ogen principe' borgt dat het onmogelijk is om over te gaan tot betaling zonder dat tenminste twee functionarissen goedkeuring hebben gegeven aan de betaling. Concreet betekent dit dat één functionaris zelfstandig geen verplichtingen kan aangaan en deze ook betaalbaar kan stellen. Hiervoor zijn minimaal twee functionarissen (4-ogen) nodig. Bij grotere bedragen worden meer functionarissen betrokken.

Artikel 2 Autorisatie van budgetten

De autorisatie van budgetten ligt op verschillende niveaus:

• a. Exploitatiebudget

  De gemeenteraad bepaalt de (financiële) omvang van de programma's (lasten en baten). Het bepaalt college de omvang van de onderliggende producten (lasten en baten). Een product omvat één of meerdere activiteiten. De bijbehorende financiële transacties worden vastgelegd op een grootboeknummer welke een budget bevat. Een budgethouder is bevoegd te schuiven tussen de aan hem toegekende budgetten, zolang de omvang van het bijbehorende product gelijk blijft (lasten en baten) en wordt gewerkt aan het bij de activiteit behorende begrotingsdoel.

• b. Investeringskrediet

  De gemeenteraad bepaalt de hoogte van investeringskredieten conform de vereisten uit Artikel 9 van de Financiële Verordening.

• c. Onderhoudsvoorziening

• d. De gemeenteraad stelt onderhoudsbeleid vast voor de verschillende kapitaalgoederen. De onderhoudsplannen voor het onderhoud van kapitaalgoederen worden conform Artikel 21 van de Financiële Verordening vastgesteld. In deze plannen liggen de budgetten vast voor groot onderhoud.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden van de budgethouder

• a. Het realiseren van prestaties en resultaten die behoren bij de toegekende budgetten;

• b. De rechtmatige, doeltreffende en doelmatige besteding van het budget;

• c. Het realiseren van geraamde inkomsten (baten);

• d. De budgethouder bewaakt de toegewezen budgetten en rapporteert hier inhoudelijk en financieel over in de planning & control cyclus;

• e. De budgethouder meldt over- en onderschrijdingen actief bij de hoofdbudgethouder, of de directie;

• f. De budgethouder treedt in contact met de leveranciers indien de geleverde prestatie en/of het gefactureerde bedrag niet overeenkomst met de opdracht en draagt er zorg voor dat dit overeenkomt.

• g. De budgethouder draagt zorg voor het opstellen van gemotiveerde en toereikende voorcalculaties die ten grondslag liggen aan de budgetten. Deze voorcalculaties vormen input voor de op te stellen begroting.

• h. De budgethouder draagt er zorg voor dat inkopen en aanbestedingen plaatsvinden binnen de kaders voor inkoop en aanbesteden en de daarbij horende procedures;

• i. De budgethouder is verantwoordelijk voor het (laten) vastleggen van de bij de inkoop behorende relevante stukken;

• j. De budgethouder keurt alle boekingen op het budget goed. De budgethouder kan hierbij ondersteunt worden door een codeur.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden van de prestatie akkoord verklaarder

• a. De PAVer heeft de verantwoordelijkheid om vast te stellen dat de geleverde prestatie overeenkomt met de verstrekte opdracht;

• b. Het bewijs van de levering dient te worden vastgelegd;

• c. Indien de levering niet overeenkomt met de opdracht heeft de PAVer hierin geen andere verantwoording dan hier melding van te doen aan de budgethouder.

Artikel 5 Drempelbedragen

Een budgethouder is bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen conform het op dat moment vigerende algemeen mandaatbesluit in de gemeente Sliedrecht onder de volgende voorwaarden:

• a. financiële verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de vastgestelde begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld;

• b. financiële verplichtingen mogen niet worden aangegaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijvingen van budgetten zullen leiden.

• c. de drempelbedragen voor het aangaan van verplichtingen voor leveringen & diensten, of werken en het betalen van facturen zijn tot de hoogte van het vastgestelde budget, of als volgt:

Drempelbedragen (exclusief BTW)	Levering & diensten	Werken
Budgethouder	€ 30.000	€ 30.000
Hoofdbudgethouder	€ 125.000	€ 1.500.000
Directie	€ 221.000	€ 5.538.000

• d. Een financiële verplichting mag niet worden verdeeld in meerdere gelijksoortige delen met als uitsluitend doel binnen de drempelbedragen te blijven.

Artikel 6 Aanwijzing budgethouders, prestatie akkoord verklaarders

In de lijst van budgethouders wordt aangegeven wie als budgethouder verantwoordelijk is voor de bestaande budgetten. Tevens wordt in de lijst aangegeven wie de hoofdbudgethouder is, wie de verantwoordelijk directeur en wie de prestatie akkoord verklaarder.

De directie bepaalt onderling welke directeur hiërarchisch verantwoordelijk is voor welk budget. De verantwoordelijk directeur wijst de hoofdbudgethouders aan. De hoofdbudgethouder bepaalt wie budgethouder is en wie prestatie akkoord verklaarder.

Bij het aanwijzen van functionarissen dient rekening te worden gehouden met het zogenaamde '4-ogen principe'. De prestatie akkoord verklaarder kan daarom niet dezelfde persoon zijn als de budgethouder. Mocht dit onverhoopt toch het geval zijn dan dienen alle facturen op het betreffende budget ook goedgekeurd te worden door de hoofdbudgethouder, of een directielid.

Artikel 7 Bijzondere situaties zonder budget

In spoedeisende gevallen is de budgethouder, enkel na instemming van de directie en de portefeuillehouder financiën, bevoegd een verplichting aan te gaan dan wel een uitgave te doen zonder dat hiervoor een (toereikend) budget beschikbaar is gesteld. Vervolgens wordt in de eerstvolgende collegevergadering hierover schriftelijk gerapporteerd en wordt de raad zo snel als mogelijk geïnformeerd.

Artikel 8 Waarnemen van verantwoordelijkheden

• a. Het is niet mogelijk om verantwoordelijkheden permanent over te dragen aan een andere functionaris zonder dat hier een formeel besluit (aanpassen lijst budgethouders) aan ten grondslag ligt;

• b. Het is wel mogelijk om tijdelijk verantwoordelijkheden, voor een periode van maximaal vier weken, over te dragen aan een functionaris die op basis van zijn of haar kennis en kunde de verantwoordelijkheden kan waarnemen;

• c. Taken worden in principe horizontaal overgedragen, oftewel van directielid naar directielid, van hoofdbudgethouder naar hoofdbudgethouder, van budgethouder naar budgethouder en van PAVer naar PAVer;

• d. Voor het tijdelijk overdragen is geen formeel besluit nodig. Voor de tijdelijke situatie is het '4-ogenprincipe' ook van toepassing, waardoor niet alle functionarissen als waarnemer kunnen optreden;

• e. Bij afwezigheid als gevolg van een onvoorziene gebeurtenis komen de taken en verantwoordelijkheden van de budgethouder automatisch toe aan de hoofdbudgethouder en die van de hoofdbudgethouder aan de directie.

Artikel 9 Slotbepalingen

• a. Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Sliedrecht 2024”

• b. Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2024.

• c. Per de dag van inwerkingtreding van deze regeling wordt de "Budgethoudersregeling Gemeente Sliedrecht 2019" ingetrokken.

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders

op 13 februari 2024

De secretaris, De burgemeester,

N.H. Kuiper mca mcm, mr. drs. J.M. de Vries

Artikelsgewijze toelichting op de Budgethoudersregeling gemeente Sliedrecht 2024

Algemeen

Deze Budgethoudersregeling heeft als doel voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de gemeentelijke geldstromen (en dan met name het inkoopproces). Deze beheersing geven we vorm vanuit de principes die voortkomen vanuit de organisatieontwikkeling. De volgende principes zijn hierbij leidend:

• Verantwoordelijkheden leggen we zo laag als mogelijk (en verantwoord is) in de organisatie;

• Heldere kaders omtrent opdrachtnemer- en opdrachtgeverschap zijn nodig, de budgethoudersregeling dient deze te faciliteren;

• Administratieve taken voor het management proberen we te minimaliseren.

Toelichting op artikel 1 – Definities

In de Budgethoudersregeling komen diverse begrippen naar voren. In dit artikel wordt definitie hiervan weergegeven.

Toelichting op artikel 2 - Autorisatie van budgetten

Dit artikel beschrijft wat de oorsprong is van de diverse budgetten die binnen de gemeente bestaan en waarvoor budgethouders moeten worden aangewezen.

Toelichting op artikel 3 - Verantwoordelijkheden van de budgethouder

Dit artikel beschrijft de verantwoordelijkheden van een budgethouder. Bij het invullen van deze verantwoordelijkheden wordt de budgethouder ondersteunt door bedrijfsvoering. Deze ondersteuning bestaat uit onder andere uit opleiding, financiële informatie en inkoop- en financieel advies.

Toelichting op artikel 4 - Verantwoordelijkheden van de prestatie akkoord verklaarder

De PAVer heeft een enkelvoudige verantwoording, namelijk vaststellen dat de prestatie is geleverd conform de verstrekte opdracht (qua inhoudelijk resultaat en conform overeengekomen bedrag). Het bestaan van deze rol is het gevolg van het '4-ogen principe'. Het '4-ogen principe' is een beheersmaatregel om fraude te voorkomen. Door dit principe is het onmogelijk dat het verstrekken van een opdracht en het verrichten van de navolgende betalingen door één functionaris kan worden uitgevoerd. Er is altijd iemand die bewaakt of hetgeen dat is geleverd overeenkomt met de opdracht en er daarom kan worden overgegaan tot rechtmatige betaling. Bij grotere bedragen worden meer functionarissen betrokken.

Toelichting op artikel 5 – Drempelbedragen

Ten opzichte van de Budgethoudersregeling 2019 bevat dit artikel de meest vergaande wijzigingen. Vanuit de principes 'verantwoording zo laag als mogelijk in de organisatie' en 'administratieve ontlasting van managers' is er een extra laag aangebracht in de drempelbedragen. Namelijk een drempelbedrag van € 30.000. Als gevolg hiervan kunnen we budgethouders aanwijzen die in de hiërarchie een laag 'lager' werkzaam zijn, namelijk beleidsmedewerkers en projectmanagers. Daarnaast is het mandaat voor de hoofdbudgethouder verhoogd tot € 1.500.000 wanneer het een werk betreft.

De drempels die zijn gekozen zijn gebaseerd op de Gids Proportionaliteit (3e herziening, 1 januari 2022).

Bron Gids Proportionaliteit (3e herziening, 1 januari 2022 pagina 32)

De grens van € 30.000 sluit aan op het maximumbedrag van 1-op-1 gunnen (bij leveringen/diensten). Bij meervoudig onderhandse situaties is de hoofdbudgethouder de functionaris die de beslissing neemt over gunning. Bij nationale openbare procedures is de gunning aan de directie en bij Europese aanbestedingen aan het college.

Vanwege de eenvoud maken we voor de grens van € 30.000 geen onderscheid tussen werken en leveringen/diensten.

Bron Gids Proportionaliteit (3e herziening, 1 januari 2022 pagina 33)

De grens van € 1.500.000 sluit aan op het maximumbedrag van meervoudig onderhands gunnen bij werken. Bij meervoudig onderhandse situaties is de hoofdbudgethouder de functionaris die de beslissing neemt over gunning. Bij nationale openbare procedures is de gunning aan de directie en bij Europese aanbestedingen aan het college.

De facturen die horen bij een Europese aanbesteding worden afgedaan door de directie en niet door het college, ook indien het bedrag de genoemde drempelbedragen te boven gaat. De rol van het college bij Europese aanbestedingen betreft het vaststellen van het bestek.

Toelichting op artikel 6 – Aanwijzing budgethouders, prestatie akkoord verklaarders

Dit artikel regelt hoe de aanwijzing van budgethouders (en PAVers) is geregeld. De aanwijzing wordt vastgelegd in de lijst van budgethouders. Budgethouderschap doet zich vooral voor in de hiërarchische lijn, maar ook in de lijn van programma's en projecten. De directie is bevoegd tot het wijzigen van hoofdbudgethouders. De hoofdbudgethouders zijn bevoegd wijzigingen aan te brengen voor wat betreft de budgethouders en de PAVers.

In de regel vindt aanwijzing plaats in de lijn van de hiërarchie. Waarbij de hoofdbudgethouders de ambtelijk opdrachtgever zijn en de budgethouders de ambtelijk opdrachtnemers. Met de introductie van programma's in de organisatie is dat echter niet altijd het geval. De hoofdbudgethouder kan ook de programmamanager zijn en de budgethouder de projectmanager van onderliggende projecten.

Hoewel de budgetten van de griffie integraal onderdeel zijn van de begroting heeft de raadsgriffier een aparte positie. De griffier is budgethouder van de budgetten voor raad en griffie. De griffier zal rapporteren aan de raad. De griffier is geen verantwoording verschuldigd aan de directie / het college van B&W.

Toelichting op artikel 7 – Bijzondere situatie zonder budget

Dit artikel regelt dat er in onvoorziene omstandigheden toch een route is die bewandeld kan worden indien er geen budget beschikbaar is. Deze route leidt niet tot een rechtmatige uitgave, daarvoor is aanpassing van de begroting nodig. Deze aanpassing van de begroting kan achteraf worden goedgekeurd (als het jaar nog niet is verstreken). In hoeverre de gemeenteraad bereid is deze goedkeuring achteraf te verlenen is een politiek besluit. Indien deze goedkeuring niet volgt blijft de onderliggende uitgave onrechtmatig.

Toelichting op artikel 8 – Waarnemen van verantwoordelijkheden

In geval van afwezigheid van de in de lijst van budgethouder aangewezen functionarissen is het in voorkomende gevallen toch noodzakelijk dat er besluiten worden genomen. Dit artikel geeft voorschriften over hoe dit vorm te geven. Uitgangspunt hierbij is om het proces administratief zo licht als mogelijk te houden en 'verantwoordelijkheden zo laag als mogelijk' te houden. In principe wordt er daarom horizontaal vervangen met inachtneming van het '4-ogen principe'.

Op het moment van schrijven volstaat voor tijdelijke vervangen het via SID aanvragen van vakantievervanging, natuurlijk met inachtneming van de geldende voorschriften.

Toelichting op artikel 9 – Slotbepalingen

Dit artikel regelt de inwerkingtreding van deze Budgethoudersregeling en het intrekken van de vorige regeling.