/1/png-2/landsmeer.png)
Gemeenteblad van Landsmeer
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Landsmeer | Gemeenteblad 2026, 423060 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Landsmeer 2026
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer
- –
- –
- –
- 1.
- 2.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit Besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Landsmeer 2026.
Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Landsmeer
Overheidsinstanties communiceren steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het onderlinge verkeer. Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Het is in zulke situaties mogelijk om vervanging toe te passen. De gemeente Landsmeer beschikt al een aantal jaar over een handboek vervanging. Er is echter behoefte aan een nieuw handboek waarbij rekening wordt gehouden met de laatste ontwikkelingen en werkwijzen binnen de gemeente.
Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden1 worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren documenten naar de digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document.
Onder vervanging wordt níet begrepen conversie, migratie of emulatie (art. 26a Archiefregeling).
Artikel 7 Archiefwet 1995 stelt dat de zorgdrager de bevoegdheid heeft om over te gaan tot vervanging. Vervanging is een onomkeerbaar proces dat van invloed kan zijn op de bruikbaarheid van overheidsinformatie. Daarom is de kwaliteit en duurzaamheid van de reproducties van belang. Voorbereidingen en uitvoering van het vervangingsproces eisen zorgvuldige afwegingen die passen binnen de wettelijke kaders.
Het vervangingshandboek beschrijft stapsgewijs welke afwegingen het vervangingsproces vergt en hoe deze moeten worden vastgelegd en verantwoord. Het resultaat is een goed doordacht handboek om het gehele proces van vervanging van begin tot eind zowel juridisch als technisch op een verantwoorde en praktische wijze vast te leggen.
Het vervangingshandboek heeft drie functies:
- 1.
- 2.
- 3.
In dit Handboek zijn systematisch alle aspecten die van invloed (kunnen) zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de vervangende reproductie opgenomen.
Er is een schematisch overzicht voor het routinematige vervangingsproces en voor het projectmatige proces. Deze processen zijn als bijlage 1 en 2 toegevoegd aan dit handboek.
Hoofdstuk 1 Afwegingen voor vervanging
1.1. Aanleiding voor vervanging
De gemeente Landsmeer heeft in 2017 een Handboek digitale vervanging archiefbescheiden vastgesteld. Dit Handboek had echter alleen betrekking op documenten met een vernietigingstermijn van 7 jaar of korter. In 2022 is een verbeterde versie van het handboek opgesteld (dat ook is vastgesteld door het Waterlands Archief). Dit handboek heeft een groter bereik en heeft betrekking op alle documenten, ongeacht hun vernietigingstermijn. Dit omvat ook de blijvend te bewaren documenten. Deze documenten (zaken) kunnen te zijner tijd worden overgebracht naar het e-depot van het Waterlands Archief.
Op dit moment is er behoefte aan een nieuw en geactualiseerd handboek vervanging waarbij rekening wordt gehouden met de laatste ontwikkelingen en werkwijzen binnen de gemeente.
Vervanging is voor de gemeente Landsmeer van belang om de volgende redenen:
- •
Volledig digitaal kunnen werken: de gemeente werkt volledig digitaal en kiest hierbij vervanging boven digitalisering. Bij digitalisering moeten de papieren versies namelijk bewaard blijven omdat deze blijven gelden als de originele informatieobjecten. Bij vervanging worden de analoge originelen vernietigd en worden enkel de digitale reproducties opgeslagen.
- •
Het voorkomen van een hybride situatie: digitalisering zorgt voor een toenemende hybride situatie. Zonder vervanging hebben de digitale reproducties niet de juridische waarde van de analoge originelen en dienen zowel de analoge originelen als de gedigitaliseerde reproducties bewaard te worden. Ook kan de compleetheid van dossiers niet meer worden gegarandeerd als een deel van de documenten digitaal (digital-born) is en een ander deel in papier wordt beheerd. Een hybride situatie zorgt voor dubbele beheerlasten, namelijk zowel beheer op het analoge origineel als op de digitale kopie.
- •
- •
Dit handboek is van toepassing op vervanging van informatie in een lopend werkproces, zoals vervanging van analoge (inkomende en uitgaande) post en analoge documenten met een natte handtekening.
Daarnaast is dit handboek van toepassing op afgesloten oude papieren archieven. Dit betekent dat oude papieren archieven van de gemeente Landsmeer vervangen kunnen worden.
Zowel documenten die op termijn vernietigd kunnen worden, als documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen vallen onder de reikwijdte van dit vervangingshandboek.
1.3. Uitzonderingen op vervanging
Wet- en regelgeving, het hebben van een specifieke verschijningsvorm en historisch context kunnen aanleidingen zijn om specifieke archiefbescheiden uit te zonderen van vervanging.
Binnen de gemeente Landsmeer worden de volgende archiefbescheiden uitgezonderd van vervanging:
- •
- •
Archiefbescheiden die door hun aard of vorm niet zonder informatie- of waardeverlies zijn te digitaliseren zoals documenten met zegels en watermerken, documenten met een afwijkend papierformaat, voor de scanner kwetsbare documenten of documenten van een dusdanig matige kwaliteit dat de leesbaarheid van het gedigitaliseerde exemplaar onvoldoende is.
- •
- •
- •
Archiefbescheiden ontlenen hun belang en betekenis mede aan de context waarin zij zijn ontstaan. Deze context is nodig om informatie beter vindbaar, herbruikbaar en relevant te maken. Het gaat hierbij onder meer om de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij de uitvoering van de werkprocessen. Deze context moet na vervanging toegankelijk en reconstrueerbaar blijven.
Daarom legt de gemeente Landsmeer vast in welke context de te vervangen archiefbescheiden zijn ontstaan. Dit doet de gemeente door metadata bij te houden en deze metadata te koppelen aan de te vervangen archiefbescheiden. Welke metadata bijgehouden moet worden, vermeldt de gemeente in een metadataschema.
1.7. Het vervangingsproces in het kort
Het vervangingsproces bestaat uit de volgende zeven stappen:
- 1.
- 2.
Scannen archiefbescheiden en bijbehorende controles: de analoge archiefbescheiden worden, indien mogelijk, gescand. Wanneer de archiefbescheiden zijn gescand worden de scans op (beeld)kwaliteit gecontroleerd. Deze controle vindt plaats voordat de scans worden opgenomen in het informatiesysteem. Zie Hoofdstuk 2 Vaststellen benodigde beeldkwaliteit.
- 3.
- 4.
Tijdelijk opslaan van de analoge archiefbescheiden: De te vervangen archiefbescheiden worden, op ontvangstdatum, opgeborgen in hangmappen. Deze hangmappen worden in de paternosterkast bij de kamer van ICT bewaard totdat zij vernietigd worden. Deze kast is afgesloten. De kast wordt jaarlijks onderhouden door een onderhoudsbedrijf.
- 5.
Uitvoeren kwaliteitscontroles: De kwaliteit van de vervangen archiefbescheiden en het beheer ervan zijn op verschillende manieren gewaarborgd. De kwaliteitscontroles bestaan uit een combinatie van dagelijkse controles, periodieke controles en jaarlijkse controles. Het vierogenprincipe vindt plaats op zowel metadata-kwaliteit als op beeldkwaliteit.
Zie Hoofdstuk 2 Vaststellen benodigde beeldkwaliteit en Hoofdstuk 5 Kwaliteitsprocedures.
- 6.
Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden: De vervangen analoge archiefbescheiden worden drie maanden in hangmappen opgeslagen. Deze drie maanden is in veel organisaties een praktische, risicogestuurde bewaartermijn voor papieren die al digitaal zijn vervangen. Het is geen wettelijke norm, maar een operationele keuze die meestal voortkomt uit een combinatie van zekerheid, controle en werkbaarheid. Nadat de archiefbescheiden de benodigde kwaliteitscontroles hebben doorlopen en drie maanden zijn verstreken, wordt er vóór vernietiging nogmaals gecontroleerd op bijzondere kenmerken waardoor het document toch niet vernietigd mag worden. Vervolgens worden de vervangen analoge archiefbescheiden vernietigd door een erkend bedrijf.
In de volgende hoofdstukken worden de verschillende stappen in detail beschreven en toegelicht welke eisen er gelden m.b.t. beeldkwaliteit, infrastructuur, procesinrichting en kwaliteitsprocedures.
In Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is.
Hoofdstuk 2 Vaststellen benodigde beeldkwaliteit
De gemeente Landsmeer zal tijdens de kwaliteitscontroles onderstaande visuele criteria aanhouden. Deze criteria zijn in lijn met de Handreiking vervanging archiefbescheiden versie 2.0 van het Nationaal Archief:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Géén aanwezigheid van artefacten:
Artefacten zijn afwijkingen die alleen visueel kunnen worden vastgesteld, zoals onder meer:
- •
- •
- •
- •
Hoofdstuk 3 Technische infrastructuur
3.1. Artikel 26b sub b/c Archiefregeling
De inrichting van het vervangingsproces en de borging van de zorgvuldigheid en kwaliteit is mede afhankelijk van de technische infrastructuur. De technische infrastructuur is het deel van de ICT-infrastructuur dat is gericht op de toepassing van systemen en software.
Op grond van artikel 26b, sub b en c van de Archiefregeling moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging inzicht geven in de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen, de randapparatuur, de software en de gekozen instellingen. Dit hoofdstuk beschrijft de gekozen technische infrastructuur.
De gemeente Landsmeer heeft bij de keuze voor merk, type en standaardinstellingen van de apparatuur, eventuele randapparatuur en de software de in Hoofdstuk 2 genoemde criteria meegenomen in haar keuze.
De digitale reproducties worden opgeslagen in het zaaksysteem van de gemeente Landsmeer.
De inrichting en het gebruik van het informatiesysteem voldoen aan de criteria van de Archiefwet 1995, d.w.z. voldoet aan de NEN-ISO 16175-1:2020 norm.
Het informatiesysteem heeft een koppeling met een model-DSP. In het model-DSP worden de werkprocessen (zaaktypencatalogus), de informatieobjecten die een rol spelen bij die werkprocessen en de basis- en kernregistraties die worden geraadpleegd door de werkprocessen beschreven en beheerd.
De gemeente Landsmeer heeft bij de keuze voor merk, type, standaardinstellingen van de apparatuur, randapparatuur en de software de in hoofdstuk 2. Beeldkwaliteit genoemde criteria meegenomen in haar keuze. De scanners werken met voorgeprogrammeerde instellingen.
De technische specificaties voor de scanners zijn opgenomen in Bijlage 4: Technische specificaties scanner en de vereiste scaninstellingen.
3.4. Kwaliteit technische infrastructuur
Het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties staan grotendeels in de Cloud bij de leverancier. Het functioneel beheer van het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties worden door de gemeente Landsmeer of de leverancier gedaan. Het beheer en onderhoud van de scanners wordt door de leverancier uitgevoerd.
Hoofdstuk 4 Bepalen reproductiewijze
4.1. Artikel 26b sub e Archiefregeling
De keuzes ten aanzien van de reproductiewijze moeten op grond van artikel 26b sub e van de Archiefregeling in dit vervangingshandboek beschreven worden; ‘De zorgdrager moet inzicht geven in de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk’.
De voorbereidingshandelingen zijn bepalend voor wat wel of niet zichtbaar is op de digitale reproducties. Vandaar dat de gemeente Landsmeer de volgende voorbereidingshandelingen toepast voor het digitaliseren van archiefbescheiden:
- •
- •
- •
4.2. Extra voorbewerkingshandelingen
Sommige archiefbescheiden vereisen extra zorgvuldigheid en vergen meer voorbewerking voor het digitaliseren dan andere archiefbescheiden.
Extra zorgvuldigheid is noodzakelijk bij:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Indien een analoog archiefstuk níet gedigitaliseerd kan worden, kan géén vervanging plaatsvinden. De gemeente Landsmeer gaat als volgt om met archiefbescheiden die niet vervangen kunnen worden:
Niet scanbare documenten worden analoog gearchiveerd. Deze documenten worden geregistreerd in het zaaksysteem of taakspecifieke applicatie. Daarbij wordt vermeld dat de documenten niet vervangen kunnen worden. Relevante relaties met of verwijzingen naar andere archiefbestanden worden in het zaaksysteem of taakspecifieke applicatie vastgelegd. Met behulp van deze registratie wordt de relatie gelegd tussen het analoge- en digitale archief. Het archiefstuk wordt bewaard in het analoog archief.
Hoofdstuk 5 Kwaliteitsprocedures
5.1. Artikel 26b sub f/h Archiefregeling
Om de kwaliteit van het vervangingsproces en van de reproducties te kunnen borgen, zijn interne kwaliteitsprocedures vereist. Artikel 3 Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties tot het in goede, geordende en toegankelijke staat houden van archiefbescheiden. Deze verplichting is ook van toepassing op reproducties die op grond van een vervangingsbesluit originele archiefbescheiden vervangen.
Artikel 26b. sub f en h van de Archiefregeling schrijft de zorgdrager voor om inzicht te geven in de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten en in de kwaliteitsprocedures.
De gemeente Landsmeer voert interne controles uit op de kwaliteit van de vervanging. Deze controles worden in dit hoofdstuk besproken.
Door middel van het toepassen van de PDCA (plan-do-check-act cyclus) verbetermethode vindt er foutenherstel plaats.
In Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden is opgenomen wie in het vervangingsproces waarvoor verantwoordelijk is.
5.2. Periodieke controle scanapparatuur
De leverancier controleert de scanapparatuur periodiek. De software wordt ook periodiek gecontroleerd en gekalibreerd.
Hierbij wordt gecontroleerd of:
- •
- •
Daarnaast worden tijdens deze controle schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes of strepen veroorzaken op de scanafbeelding.
De gemeente Landsmeer voert dagelijks/steekproefsgewijs controles uit om te controleren of de scans voldoen aan de in Hoofdstuk 2 genoemde criteria voor beeldkwaliteit. Fouten die uit de controle naar boven komen worden door de gemeente hersteld. Zowel een technische controle als visuele controle is noodzakelijk om alle relevante eigenschappen van de digitale reproducties te controleren.
Bij de bepaling van de omvang en frequentie van de steekproef moet een risicoafweging gemaakt worden. Daarom gebruikt de gemeente Landsmeer de AQL-methodiek voor het bepalen van de steekproefgrootte en de foutmarge.
De AQL-methodiek maakt het mogelijk om te bepalen welke steekproefgrootte tot betrouwbare resultaten leidt en welke norm gehanteerd moet worden voor acceptatie en afkeuring.
De AQL-methode kent drie controleniveaus:
- •
- •
- •
Landsmeer houdt niveau II aan als geaccepteerd kwaliteitsniveau. De omvang van de batch in figuur 2 is daarop gebaseerd. De omvang van het aantal scans (de batchgrootte) bepaalt de omvang van de steekproef.
Figuur 2: Omvang steekproef o.b.v. AQL-methode
Het schema laat zien welke steekproefgrootte er bij welke hoeveelheid moet worden toegepast. Bijvoorbeeld, wanneer de gemeente 600 documenten heeft vervangen, moet de gemeente een steekproefcontrole uitvoeren op 80 documenten.
Hoofdstuk 6 Het vervangingsbesluit
6.1. Opstellen en vaststellen vaststellingsbesluit
Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij de artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt.
Dit houdt in dat het vervangingsbesluit gepubliceerd moet worden, waarmee belanghebbende(n) de gelegenheid geboden wordt om bezwaar te maken tegen het besluit.
Vervanging kan dus pas als het vervangingsbesluit is gepubliceerd, de bezwaartermijn van zes weken is verstreken en over de eventueel daaruit volgende bezwaren zijn definitieve uitspraken gedaan.
De gemeente Landsmeer publiceert het vervangingsbesluit via overheid.nl.
6.2. Uitvoeren van het vaststellingsbesluit
De kwaliteit van het vervangingsproces valt of staat met de uitvoering. Daarom is het essentieel dat de bij het proces betrokken medewerkers, zie Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden, bekend zijn met het handboek vervanging en in staat zijn om met het handboek te werken.
De gemeente Landsmeer zorgt ervoor dat betrokken medewerkers bekend zijn met het vervangingshandboek en voorziet iedere betrokken medewerker van een instructie omtrent het vervangingsproces.
6.3. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Artikel 26b sub 9 van de Archiefregeling stelt dat de zorgdrager verplicht is een beschrijving op te nemen van het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.
De snelheid van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden is afhankelijk van de doorlooptijd van de kwaliteitstoetsing en de aard van de vervangen archiefbescheiden. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de vernietiging bij doorlopende vervanging en vernietiging bij vervanging achteraf.
- •
- •
Vervanging achteraf: Bij vervanging achteraf (ook wel retrospectieve vervanging) worden de (oude) papieren archiefbescheiden met terugwerkende kracht vervangen door een digitale reproductie, waarbij het origineel wordt vernietigd. Het verschil met routinematige vervanging is dat de vervanging plaatsvindt van archiefdelen die al afgesloten zijn, dus het betreft niet de dagelijkse stroom van nieuwe documenten, maar eerder historische collecties.
Door de gemeente Landsmeer worden beide vormen van vervanging toegepast. Hierbij hanteert de gemeente een vernietigingstermijn van 3 maanden na vervanging.
6.4. Verklaring van vervanging
Nadat de vervanging daadwerkelijk is uitgevoerd, moet de zorgdrager zoals voorgeschreven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 een verklaring van vervanging opstellen. Dit geldt voor zowel doorlopende vervanging als vervanging achteraf. De verklaring van vervanging bevat de volgende drie onderdelen:
- •
- •
- •
In Bijlage 5: Format verklaring van vervanging is een format opgenomen waarop de verklaring van vervanging gebaseerd kan worden.
Hoofdstuk 7 Beheer van het vervangingsproces
7.1. Aanpassing Handboek vervanging
Wet- en regelgeving en technologische veranderingen kunnen ertoe leiden dat het vervangingsproces herzien moet worden. Deze veranderingen kunnen zorgen voor kleine wijzigingen of grote wijzigingen in het vervangingsproces.
De gemeente Landsmeer controleert periodiek (jaarlijks) of er nog gewerkt wordt volgens het vervangingshandboek en zal, indien nodig, het vervangingshandboek aanpassen.
Voorstellen voor het wijzigen van de procedure in dit Handboek, worden vooraf getoetst door de verantwoordelijk medewerker van informatiebeheer. Inhoudelijke wijzigingen zullen altijd voor advies worden voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Dit zal besproken worden in het Strategisch Informatie Overleg (SIO).
Kleine procedurele wijzigingen worden onmiddellijk doorgevoerd in het handboek. Deze kleine veranderingen worden door de gemeente Landsmeer bijgehouden in een logboek, zie Bijlage 6: Logboek kleine veranderingen. Wanneer sprake is van kleine wijzigingen, zal het handboek worden vastgesteld binnen het SIO.
De gemeente stelt de gemeentearchivaris (Waterlands Archief) op de hoogte bij het doorvoeren van kleine veranderingen. Bij het doorvoeren van kleine veranderingen wordt het proces opnieuw getoetst, zodat de werkbaarheid van het handboek gewaarborgd blijft.
Grotere wijzigingen in het vervangingsproces kunnen ertoe leiden dat een nieuw vervangingsbesluit moet worden genomen. Bij grote wijzigingen wordt een nieuw handboek opgesteld dat zal worden vastgesteld door het college. Grote wijzigingen zijn:
- •
- •
- •
De gemeente Landsmeer zal het nieuwe vervangingshandboek ter advisering voorleggen aan de gemeentearchivaris (Waterlands Archief). Hierna wordt het Handboek Vervanging en het Vervangingsbesluit opnieuw vastgesteld.
Landsmeer, 1 september 2026
Burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer
L.A. (Léon) de Lange
Burgemeester
M. (Menno) de Haan
Gemeentesecretaris
Bijlage 3: Taken en verantwoordelijkheden
Binnen het vervangingsproces worden verschillende taken en verantwoordelijkheden beschreven. Deze zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, maar ook op het beleid van de organisatie.
Het college is als zorgdrager belast met de zorg voor de archiefbescheiden van Landsmeer en bevoegd tot het nemen van het vervangingsbesluit. Het beheer van het handboek ligt bij de afdeling bedrijfsvoering. De diverse rollen en verantwoordelijkheden zijn hieronder opgenomen.
Bijlage 4: Technische specificaties scanner en de vereiste scaninstellingen
Voor het scannen wordt door de gemeente Landsmeer gebruik gemaakt van de Canon Multifunctional printer, type image RUNNER ADVANCE DX C5860i.
De technische specificaties van deze scanner zijn al volgt:
|
Single-pass duplex met automatische documentinvoer* |
|
|
Mediagewicht documentinvoer: Enkelzijdig scannen: 38 tot 220 g/m² (zwart-wit, kleur) Dubbelzijdig scannen: 38 tot 220 g/m² (zwart-wit, kleur) |
|
|
Scanformaat glasplaat: maximaal 297,0 x 431,8 mm Mediaformaat documentinvoer: A3, A4, A4R, A5, A5R, A6R, B4, B5, B5R, B6R Aangepast formaat: 70,0 x 139,7 mm tot 304,8 x 431,8 mm |
|
|
Scansnelheid2 |
Enkelzijdig scannen: 135 / 135 (300 x 300 dpi, verzenden), 80 / 80 (600 x 600 dpi, kopiëren); Dubbelzijdig scannen: 270 / 270 (300 x 300 dpi, verzenden), 160 / 90 (600 x 600 dpi, kopiëren) |
|
Scannen om te kopiëren: 600 x 600 Scannen om te verzenden: (push) 600 x 600 (SMB / FTP / WebDAV / IFAX), (pull) 600 x 600 Scannen om te faxen: 600 x 600 |
|
|
Color Network ScanGear2. Voor zowel TWAIN als WIA Ondersteunde besturingssystemen Windows® 8.1 / 10 / Server2012 / Server2012 R2 / Server2016 |
|
|
Push-scan, pull-scan, scannen naar Box, scannen naar Advanced Space, scannen naar netwerk, scannen naar USB-geheugenstick, scannen naar mobiele apparaten, scannen naar cloud (uniFLOW Online – optioneel) |
Alle pagina’s worden automatisch en haarscherp, eventueel dubbelzijdig ingescand en opgeslagen als .PDF, TIFF of JPEG-bestand. Documenten kunnen tot maximaal A3-formaat worden ingescand en opgeslagen.
Hieronder de vereiste scaninstellingen voor de door de gemeente Landsmeer gebruikte scanapparatuur:
Bijlage 5: Format Verklaring van vervanging
Ondergetekende, beheerder van de archieven van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer verklaart:
dat de vermelde archiefbescheiden die ter vervanging gereproduceerd zijn, ter vernietiging zijn aangeboden. De archiefbescheiden zijn conform het handboek vervanging van de gemeente Landsmeer, vastgesteld op ……, vervangen door digitale reproducties.
Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum … (begindatum) t/m …… (einddatum).
Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door … (versnippering en/of verbranding) door … (naam vernietigingsbedrijf).
In dit document wordt nog de term archiefbescheiden gehanteerd, conform de Archiefwet 1995. In de nieuwe Archiefwet, die naar verwachting op 1 januari 2027 in werking treedt, wordt de term informatieobjecten geïntroduceerd. Deze terminologische wijziging weerspiegelt de bredere reikwijdte van informatiebeheer in het digitale tijdperk. Voor de consistentie en aansluiting bij de huidige wettelijke kaders gebruiken wij hier de bestaande terminologie. Na de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet kan archiefbescheiden gelezen worden als informatieobjecten. Zie ook: Zie ook: Kamerbrief van de Minister van OCW over de stand van zaken nieuwe Archiefwet (20 november 2025) Kamerbrief over stand van zaken nieuwe Archiefwet | Kamerstuk | Rijksoverheid.nl
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2026-423060.html