Beleidsregel verdeling schaarse evenementenvergunningen op zondag gemeente Waddinxveen

De burgemeester van de gemeente Waddinxveen;

Gelet op Afdeling 7 van de Algemene Plaatselijke Verordening Waddinxveen 2009 (hierna: APV) en titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht;

Overwegende dat:

• de gemeenteraad in 2025 heeft besloten de APV te wijzigen om evenementen op zondag mogelijk te maken;

• op grond van artikel 2:25, twaalfde lid, van de APV per kalenderjaar maximaal acht evenementenvergunningen worden verleend op een zondag, met een maximum één per kalendermaand;

• het aantal beschikbare evenementenvergunningen voor de zondag daardoor beperkt is, zodat sprake is van een schaarse vergunning;

• het wenselijk is procedureregels op te stellen voor de behandeling en toewijzing van evenementenvergunningen voor de zondag;

• deze beleidsregel is besproken met het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

• aanmelding: een verzoek om toewijzing van een plaats op de zondagskalender. Een aanmelding is geen aanvraag om een evenementenvergunning en telt niet als aanvraag als bedoeld in artikel 1:3 van de APV;

• aanmeldtijdvak: de periode van 1 september tot en met 30 september voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het evenement op zondag plaatsvindt, waarbinnen een aanmelding voor een plaats op de zondagskalender kan worden ingediend;

• APV: de Algemene Plaatselijke Verordening Waddinxveen 2009;

• categorie: een cultureel, muzikaal of sportief evenement als bedoeld in artikel 2:24, vierde lid, van de APV;

• historisch evenement op zondag: een evenement dat gedurende ten minste vijf opeenvolgende jaren, telkens op een zondag, binnen dezelfde categorie, op dezelfde locatie en in dezelfde kalendermaand heeft plaatsgevonden;

• historisch karakter: de omstandigheid dat een evenement op zondag voldoet aan de vereisten van een historisch evenement op zondag;

• zondagskalender: het overzicht van de in een kalenderjaar toegewezen evenementenvergunningen op zondag, als bedoeld in artikel 4.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1. Deze beleidsregel is van toepassing op de verdeling van de schaarse evenementenvergunningen op zondag.

• 2. Deze beleidsregel is niet van toepassing op de door de gemeente geïnitieerde en georganiseerde vuurwerkshow op 31 december/1 januari.

Artikel 3 Uitgangspunten

• 1. Per kalenderjaar kunnen maximaal acht evenementen op een zondag plaatsvinden.

• 2. Per kalendermaand wordt maximaal één evenement op een zondag toegestaan.

• 3. Een evenement op zondag vangt niet eerder aan dan 13.00 uur.

• 4. Alleen culturele, muzikale en sportieve evenementen als bedoeld in artikel 2:24, vierde lid, van de APV, komen in aanmerking voor een evenementenvergunning op zondag.

Artikel 4 Aanmelding en vaststelling

• 1. Organisatoren die een evenement op zondag willen organiseren, dienen hun aanmelding in tussen 1 en 30 september voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het evenement plaatsvindt.

• 2. De burgemeester stelt de zondagskalender zo spoedig mogelijk na afloop van het aanmeldtijdvak vast, in ieder geval uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het kalenderjaar waarop de zondagskalender betrekking heeft.

• 3. De burgemeester maakt de zondagskalander bekend op de gemeentelijke website.

• 4. Indien voor een aanmelding geen sprake is van samenloop als bedoeld in artikel 7, deelt de burgemeester de betrokken organisator zo spoedig mogelijk na het aanmeldtijdvak schriftelijk mee dat voor het evenement op zondag geen sprake is van samenloop en dat het evenement wordt geplaatst op de zondagskalender.

• 5. Indien voor een aanmelding wel sprake is van samenloop als bedoeld in artikel 7, deelt de burgemeester de uitkomst van die procedure, met inbegrip van de reden waarom een aanmelding niet is gehonoreerd, schriftelijk mee aan de betrokken organisatoren zodra de procedure van artikel 7, en voor zover van toepassing artikel 8, is doorlopen.

• 6. Toewijzing van een plaats op de zondagskalender laat onverlet dat de organisator er zelf verantwoordelijk voor is tijdig een aanvraag voor een evenementenvergunning in te dienen, met inachtneming van de termijn, als bedoeld in artikel 1:3, eerste lid, van de APV.

• 7. Aanmeldingen die na het aanmeldtijdvak, als bedoeld in het eerste lid, worden ingediend, worden uitsluitend in behandeling genomen als binnen het in artikel 3, eerste en tweede lid, genoemde maximum nog ruimte beschikbaar is.

Artikel 5 Evenementen op zondag met een historisch karakter

• 1. Indien een evenement een historisch karakter heeft, weegt de burgemeester dit overeenkomstig artikel 6, tweede lid, onder c, ten gunste van de organisator mee.

• 2. Historische evenementen op zondag tellen mee binnen het in artikel 3, eerste en tweede lid, genoemde maximum.

• 3. Om in aanmerking te komen voor de weging, als bedoeld in het eerste lid, doet de organisator van een historisch evenement op zondag zijn aanmelding binnen het aanmeldtijdvak, als bedoeld in artikel 4, eerste lid.

• 4. Het historische karakter vervalt indien de organisator gedurende twee achtereenvolgende jaren geen tijdige aanmelding als bedoeld in artikel 4, eerste lid, heeft ingediend, of het evenement in die periode niet heeft plaatsgevonden. Het historische karakter vervalt niet als de organisator tijdig heeft aangemeld, maar geen plaats is toegewezen wegens toepassing van artikel 6, 7 of, voor zover van toepassing, artikel 8.

Artikel 6 Verdeling van de evenementenvergunningen op zondag

• 1. De burgemeester verdeelt de beschikbare evenementenvergunningen op zondag met het oog op een evenwichtige verdeling over de categorieën, als bedoeld in artikel 1.

• 2. Bij de verdeling past de burgemeester de volgende criteria achtereenvolgens toe, in de hier genoemde volgorde, totdat toepassing van een criterium tot een uitkomst leidt:

  • a. Aantal evenementen per categorie: het aantal evenementen op zondag binnen dezelfde categorie dat voor dat kalenderjaar is aangemeld. Een categorie met nog geen of de minste evenementen heeft hierbij voorrang;

  • b. Variatie binnen de categorie: de mate waarin het evenement bijdraagt aan variatie binnen die categorie, gelet op de aard van het evenement, het beoogde publiek en het aanbod dat is aangemeld voor de direct voorafgaande of opvolgende kalendermaand;

  • c. Historisch karakter: het hebben van een historisch karakter, als bedoeld in artikel 5.

Artikel 7 Samenloop van aanmeldingen

• 1. Indien toepassing van artikel 6 niet tot een uitkomst leidt voor meerdere aanmeldingen voor dezelfde kalendermaand, legt de burgemeester contact met de betrokken organisatoren om te vragen of zij hun aanmelding willen wijzigen naar een andere beschikbare kalendermaand.

• 2. De organisatoren laten uiterlijk twee weken na dit contact schriftelijk weten of zij hiertoe bereid zijn.

• 3. Indien een organisator niet of niet tijdig reageert, deelt de burgemeester aan de organisator mede dat de aanmelding ongewijzigd blijft en meegaat in de loting, als bedoeld in artikel 8.

• 4. Indien na toepassing van de voorgaande leden nog steeds niet alle aanmeldingen kunnen worden gehonoreerd, vindt loting plaats overeenkomstig artikel 8.

Artikel 8 Loting

• 1. De loting vindt plaats in het geval, als bedoeld in artikel 7, vierde lid.

• 2. De datum, het tijdstip en de locatie van de loting worden ten minste één week voorafgaand aan de loting bekendgemaakt aan de betrokken organisatoren, die in de gelegenheid worden gesteld hierbij aanwezig te zijn.

• 3. De loting wordt uitgevoerd door een onafhankelijke medewerker van de gemeente, in aanwezigheid van ten minste twee andere medewerkers die niet bij de voorbereiding van de zondagskalender betrokken zijn.

• 4. Van de loting wordt een verslag opgesteld, dat wordt ondertekend door de bij de loting aanwezige medewerkers en binnen twee weken wordt toegestuurd aan de deelnemende organisatoren.

• 5. De betrokken organisatoren worden schriftelijk geïnformeerd over de uitkomst van de loting.

Artikel 9 Hardheidsclausule

In gevallen waarin het onverkort vasthouden aan deze beleidsregel tot een zeer onredelijke uitkomst zou leiden, kan de burgemeester gemotiveerd afwijken van het bepaalde in deze beleidsregel.

Artikel 10 Overgangsbepaling

In afwijking van artikel 1 geldt voor het eerste kalenderjaar waarin deze beleidsregel van toepassing is, te weten 2026, als aanmeldtijdvak de periode van 15 september 2026 tot en met 15 oktober 2026.

Artikel 11 Evaluatie

Deze beleidsregel wordt uiterlijk twee jaar na inwerkingtreding geëvalueerd.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze beleidsregel treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld op 8 september 2026 te Waddinxveen:

Dhr. E.J. Nieuwenhuis

Burgemeester Waddinxveen

Toelichting

Algemeen

Op grond van artikel 2:25, twaalfde lid, van de APV mag een evenementenvergunning op zondag maximaal één keer per kalendermaand en maximaal acht keer per kalenderjaar worden verleend. Omdat het aantal vergunningen hiermee beperkt is, is er juridisch sprake van een schaarse vergunning.

Volgens vaste rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (sinds de uitspraak van 2 november 2016, ECLI:NL:RVS:2016:2927) moet de burgemeester bij de verdeling van schaarse vergunningen alle potentiële aanvragers een eerlijke kans bieden om mee te dingen. Deze beleidsregel geeft invulling aan die verplichting en stelt duidelijke regels voor de verdeling van de beschikbare evenementenvergunningen op zondag in Waddinxveen.

Artikel 1, begripsbepaling historisch evenement op zondag

Om als historisch evenement op zondag te gelden, moet het evenement minstens vijf opeenvolgende jaren binnen dezelfde categorie, op dezelfde locatie en in dezelfde kalendermaand hebben plaatsgevonden. De termijn van vijf jaar sluit aan bij de gemiddelde looptijd van vergelijkbare Waddinxveense evenementen. Dit biedt voorspelbaarheid voor bestaande organisatoren, zonder de drempel voor nieuwe initiatieven onnodig te verhogen.

De strikte koppeling aan de categorie, locatie en kalendermaand is noodzakelijk om de reikwijdte van de historische status te begrenzen. Hiermee wordt voorkomen dat een organisator deze status kan inzetten voor een ander type evenement, een andere locatie of een andere maand dan waarop de historie feitelijk is opgebouwd. Een dergelijke verruiming zou de rechtsgelijkheid ten opzichte van andere aanvragers aantasten en strijdig zijn met het doel van deze beleidsregel.

Artikel 2, tweede lid, de vuurwerkshow

Oud en Nieuw valt gemiddeld eens in de zeven jaar op een zondag. Wanneer de jaarwisseling op een zondag valt, zou de door de gemeente geïnitieerde en georganiseerde vuurwerkshow een van de acht beschikbare plekken op de zondagskalender innemen. Dit zou ten koste gaan van de ruimte voor evenementen van reguliere organisatoren. Dit is niet beoogd. De vuurwerkshow is een incidenteel, door de gemeente zelf georganiseerd evenement en verschilt wezenlijk van de evenementen waarvoor deze beleidsregel een verdelingsprocedure stelt. Het zou onevenredig zijn als deze toevallige samenloop automatisch de capaciteit voor andere organisatoren beperkt. Bij de eerstvolgende wijziging van de APV wordt dit hersteld.

Artikel 4, de verhouding tussen de aanmeldprocedure en de vergunningaanvraag

Dit artikel regelt de processtappen en de termijnen voor de totstandkoming van de zondagskalender. Het aanmeldtijdvak loopt jaarlijks van 1 tot en met 30 september. Aanmeldingen die na het aanmeldtijdvak, als bedoeld in het eerste lid, worden ingediend, worden uitsluitend in behandeling genomen als binnen het in artikel 3, eerste lid, genoemde maximum nog ruimte beschikbaar is.

De burgemeester stelt de zondagskalender vervolgens uiterlijk op 31 december in zijn geheel vast en maakt deze bekend op de gemeentelijke website.

Om administratieve onduidelijkheid te voorkomen, is gekozen voor één moment om de kalender te delen. Zodra de kalender is vastgesteld, deelt de burgemeester de uitkomst zo spoedig mogelijk schriftelijk mede aan alle aanvragers. Indien een aanmelding na een samenloop- of lotingsprocedure (artikel 7 en 8) niet is gehonoreerd, wordt de motivering hiervan direct in deze mededeling opgenomen. Dit waarborgt een transparante afhandeling conform de Algemene wet bestuursrecht.

Om organisatoren niet langer dan nodig in onzekerheid te laten, en om de termijn van artikel 1:3 van de APV te respecteren, ontvangt een organisator zonder samenloop zo spoedig mogelijk na het aanmeldtijdvak bericht dat zijn evenement op de zondagskalender wordt geplaatst. Alleen indien sprake is van samenloop met een andere aanmelding, wacht de mededeling tot de procedure van artikel 7, en voor zover nodig artikel 8, is afgerond. Indien een aanmelding na die procedure niet is gehonoreerd, wordt de reden daarvan in diezelfde mededeling opgenomen. Dit waarborgt een transparante afhandeling conform de Algemene wet bestuursrecht.

Plaatsing op de zondagskalender en de feitelijke vergunningverlening zijn juridisch strikt gescheiden trajecten. De opname op de kalender is louter een reservering van de schaarse ruimte binnen het wettelijke maximum van de APV. Organisatoren blijven zelf volledig verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de formele aanvraag voor een evenementenvergunning, met inachtneming van de termijn uit artikel 1:3, eerste lid, van de APV. Bij de beoordeling van die vergunningaanvraag toetst de burgemeester vervolgens pas de reguliere weigeringsgronden, zoals openbare orde, veiligheid en volksgezondheid.

Artikel 5, evenementen op zondag met een historisch karakter

Het historische karakter vervalt pas na twee achtereenvolgende jaren zonder tijdige aanmelding of zonder dat het evenement heeft plaatsgevonden. Eén gemist jaar is dus onvoldoende om de status te laten vervallen. Dit voorkomt dat een organisator die eenmalig, bijvoorbeeld door omstandigheden buiten zijn invloed, geen aanmelding doet, daarmee direct zijn opgebouwde historische status verliest.

Artikel 6, verdeling van de evenementenvergunningen op zondag

Het eerste lid bepaalt dat de burgemeester bij de verdeling streeft naar een evenwichtige verdeling van de zondagvergunningen over de in artikel 1 bedoelde categorieën. Dit uitgangspunt wordt in het tweede lid uitgewerkt in drie criteria die achtereenvolgens (getrapt) worden toegepast totdat een criterium de doorslag geeft. Deze vaste rangorde waarborgt een transparante belangenafweging en maakt een sluitende motivering mogelijk, conform de eisen uit de rechtspraak van de Raad van State (ABRvS 15 juli 2015, ECLI:NL:RVS:2015:2258).

• Onderdeel a (Aantal evenementen per categorie): Dit onderdeel telt hoeveel evenementen op zondag er binnen dezelfde categorie in dat kalenderjaar zijn aangemeld. Omdat dit een objectief en eenvoudig vast te stellen gegeven is, krijgt dit criterium de hoogste prioriteit: een categorie die nog niet of het minst is vertegenwoordigd, gaat voor op een categorie waarvoor al meer evenementen zijn aangemeld.

• Onderdeel b (Variatie binnen de categorie): Dit onderdeel komt pas aan de orde als toepassing van onderdeel a geen onderscheid oplevert. Aangezien er per kalendermaand maximaal één evenement op zondag is toegestaan, richt de variatietoets zich op de omliggende maanden. Door de mate van variatie in evenementen te toetsen aan de aard van het evenement, het beoogde publiek en het aangemelde aanbod in de direct voorafgaande of opvolgende kalendermaand, wordt een te grote clustering van gelijksoortige evenementen achter elkaar voorkomen en een evenredige spreiding van de evenementen bevorderd.

  Voorbeeld: Wanneer twee organisatoren een muzikaal evenement willen organiseren in juni, en de criteria uit onderdeel a bieden geen uitsluitsel, kijkt de burgemeester naar de omliggende maanden. Als er in de direct voorafgaande maand (mei) al een popconcert is aangemeld, kan in juni voorrang worden gegeven aan een aanmelding voor een klassiek concert. Op deze manier wordt gezorgd voor een gevarieerd aanbod over het hele seizoen.

• Onderdeel c (Historisch karakter): Dit onderdeel betreft het historische karakter van het evenement op zondag t als bedoeld in artikel 5. Dit criterium is bewust als laatste, subsidiair criterium geplaatst. Het geeft uitsluitend de doorslag als de aanmeldingen na toepassing van de onderdelen a en b nog steeds gelijk scoren.

Deze plek als sluitstuk is juridisch noodzakelijk om te voorkomen dat het historische karakter een automatische of structurele voorrang oplevert voor bestaande organisatoren ten koste van nieuwe initiatieven. Dit sluit aan bij het gelijkheidsbeginsel en de Europese transparantieverplichtingen rondom schaarse vergunningen, zoals verankerd in de Europese en nationale jurisprudentie (ECLI:EU:C:2010:307 en de daaropvolgende landelijke Vlaardingen-lijn van de Raad van State). Door het historische karakter pas in laatste instantie te laten meewegen, blijft er voor alle aanvragers daadwerkelijke mededingingsruimte bestaan en wordt bewerkstelligd dat historische evenementen niet automatisch voorrang hebben op nieuwe aanmeldingen.

Artikel 10, overgangsbepaling

Gezien deze beleidsregel naar verwachting pas medio september 2026 in werking treedt, kan het reguliere aanmeldtijdvak van 1 tot en met 30 september, als bedoeld in artikel 1, voor het jaar 2026 niet meer volledig worden benut. Voor dit eerste jaar geldt daarom een eenmalig aanmeldtijdvak van 15 september tot en met 15 oktober 2026. De gemeente informeert organisatoren die eerder een evenement in de gemeente hebben georganiseerd, actief per e-mail over dit eenmalige aanmeldtijdvak en deze beleidsregel. Daarnaast communiceert de gemeente actief hierover via de gemeentelijke website en de lokale krant.

Artikel 11, evaluatie

Deze beleidsregel wordt na twee jaar geëvalueerd om te bezien of de aanmeldprocedure, de verdelingscriteria (artikel 6) en de samenloopprocedure (artikel 7) in de praktijk goed werken. Daarbij wordt mede beoordeeld of organisatoren aanmeldingen tijdig en volledig indienen. Ook wordt gekeken naar het effect van het historisch karakter op de verdeling van de schaarse vergunningen.