Uitvoeringsbeleid concurrerende en schaarse evenementenvergunningen Oss 2026

De burgemeester van Oss;

Overwegende dat het gewenst is om uitvoeringsbeleid vast te stellen omdat:

• Jaarlijks de mogelijkheid wordt geopend om een kalendermelding in te dienen voor evenementen in het daaropvolgend jaar;

• Wanneer voor een locatie en tijdvak zich meerdere gegadigden melden er sprake kan zijn van concurrerende aanvragen en in voorkomende gevallen van schaarste;

• Het evenementenbeleid Oss regels bevat voor de omgang met schaarse evenementenvergunningen die nadere uitwerking behoeven;

• Ik vooraf duidelijkheid wil bieden over de procedure en de wijze waarop kalendermeldingen worden beoordeeld;

• Ik belang hecht aan de continuïteit, kwaliteit en verdere ontwikkeling van evenementen die een bijdrage leveren aan de gemeente Oss;

• Het wenselijk is hiervoor transparante, objectieve en vooraf kenbare regels vast te leggen.

Gelet op titel 4.3 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 2:25 van de Algemene plaatselijke verordening gemeente Oss;

Besluit de volgende regels vast te stellen: Uitvoeringsbeleid concurrerende en schaarse evenementenvergunningen Oss 2026

Artikel 1 Definities

• a. Concurrerende aanvraag of melding

• Een kalendermelding of aanvraag voor een evenementenvergunning die betrekking heeft op dezelfde locatie en hetzelfde tijdvak als een andere kalendermelding of aanvraag is een concurrerende aanvraag. Van een concurrerende aanvraag is ook sprake wanneer een aanvraag, gelet op het evenementenbeleid, een locatieprofiel of andere beleidsregels, de mogelijkheid beperkt om een andere aanvraag op dezelfde locatie te vergunnen.

• b. Schaarse evenementenvergunning

• (Een kalendermelding of aanvraag voor) een evenementenvergunning waarbij sprake is van concurrerende aanvragen, terwijl gelet op het omgevingsplan of locatieprofiel, de beschikbare ruimte, openbare orde, veiligheid, gezondheid, milieu of andere zwaarwegende belangen niet aan alle gegadigden vergunning kan worden verleend.

• c. Locatie en Tijd

• De locatie waar het evenement wordt beoogd en het gebruikelijke tijdvak waarin het evenement plaatsvindt. Onder hetzelfde tijdvak wordt ook verstaan een jaarlijks terugkerende periode, zoals een feestdag, vakantieperiode, kermisperiode of een vast weekend binnen een maand, ongeacht of de exacte kalenderdatum per jaar verschilt.

• d. Organisator

• Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de organisatie van een evenement, de kalendermelding doet en als aanvrager van de evenementenvergunning optreedt.

Artikel 2 Toepassingsbereik

• 2.1. Dit uitvoeringsbeleid is uitsluitend van toepassing op evenementen waarvoor een vergunning nodig is.

• 2.2. Dit uitvoeringsbeleid geldt niet voor circussen zoals bedoeld in het evenementenbeleid.

Artikel 3 Procedure kalendermelding

• 3.1. Voor 1 oktober, voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het evenement wordt beoogd doet de organisator een kalendermelding voor het te organiseren evenement.

• 3.2. Voor de kalendermelding wordt gebruik gemaakt van het daartoe bestemde formulier ‘melding evenementenkalender’. De daadwerkelijke aanvraag voor een evenementenvergunning kan op een later tijdstip worden ingediend.

• 3.3. Uiterlijk 1 november, voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het evenement wordt georganiseerd, wordt op basis van artikel 2, aangegeven welke organisator voorrang heeft, een aanvraag mag doen en definitief op de evenementenkalender wordt geplaatst.

• 3.4. Aanvragen voor een evenementenvergunning die voor 1 november, voorafgaand aan het kalenderjaar waarin het evenement wordt georganiseerd, zijn ingediend. Worden niet eerder in behandeling genomen nadat het evenement definitief op de evenementenkalender is geplaatst.

• 3.5. Aanvragen waarvoor geen kalendermelding is gedaan, worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Indien een aanvraag betrekking heeft op een locatie en tijdvak waarvoor reeds een evenement definitief op de evenementenkalender is geplaatst, wordt de aanvraag aangehouden en kan de aanvraag worden geweigerd.

Artikel 4 Beoordeling concurrerende aanvragen

• 4.1. De kalendermelding moet voldoen aan de volgende randvoorwaarden:

  • a. Het formulier ‘melding evenementenkalender’ is volledig ingevuld;

  • b. Als een evenement niet in de openbare ruimte wordt georganiseerd is schriftelijke toestemming van de grondeigenaar nodig;

  • c. Bij een nieuw evenement wordt met een begroting aantoonbaar gemaakt dat het beoogd evenement of programma haalbaar is.

• 4.2. Bij het niet doen van een volledige kalendermelding voor 1 oktober, zal de melding niet in behandeling worden genomen.

• 4.3. Bij de beoordeling of sprake is van concurrerende aanvragen worden tevens betrokken de beperkingen die voortvloeien uit locatieprofielen, het evenementenbeleid of andere beleidsregels.

• 4.4. De burgemeester acht de continuïteit van kwalitatief goede evenementen van belang. Een evenement dat reeds één of meerdere edities succesvol op dezelfde locatie en in hetzelfde tijdvak, door dezelfde organisator is georganiseerd, positief is geëvalueerd en heeft voldaan aan de vergunningsvoorwaarden. Krijgt bij concurrerende aanvragen in beginsel voorrang op de evenementenkalender. Concurrerende aanvragen worden alleen verder beoordeeld indien sprake is van bijzondere omstandigheden of wanneer de burgemeester aanleiding ziet af te wijken van dit uitgangspunt.

Artikel 5 Beoordeling schaarse evenementenvergunning

• 5.1. Indien na beoordeling van concurrerende aanvragen blijkt dat er sprake is van een schaarse evenementenvergunning vindt een beoordeling plaats op basis van de criteria uit het evenementenbeleid Oss.

• 5.2. Beoordeling van de toetsingscriteria uit het evenementenbeleid Oss vindt plaats zoals uitwerkt in bijlage 1.

Artikel 6 Evaluatie

• 6.1. Dit uitvoeringsbeleid wordt uiterlijk vijf jaar na inwerkingtreding geëvalueerd.

• 6.2. Bij de evaluatie wordt in ieder geval beoordeeld:

  • a. De werking van de regeling voor concurrerende aanvragen;

  • b. De werking van de regeling voor schaarse evenementenvergunningen;

  • c. De mogelijkheden van nieuwe initiatieven;

  • d. Ontwikkelingen in wet- en regelgeving en ook jurisprudentie.

Artikel 7 Slotbepaling

De Burgemeester kan gemotiveerd afwijken van het uitvoeringsbeleid indien toepassing daarvan gevolgen heeft die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met dit uitvoeringsbeleid te dienen doelen.

Aldus vastgesteld op 24 augustus 2026

De burgemeester van Oss,

F.T. de Jonge

Bijlage 1

Beoordelingscommissie

Indien toepassing van de beoordelingscriteria uit het evenementenbeleid noodzakelijk is, laat de burgemeester de beoordeling uitvoeren door een ambtelijke beoordelingscommissie. De commissie bestaat uit medewerkers vanuit verschillende vakdisciplines, waaronder vergunningverlening, economie, recreatie en toerisme. Door de beoordeling vanuit meerdere beleidsvelden uit te voeren wordt geborgd dat aanvragen integraal, zorgvuldig en objectief worden beoordeeld.

De commissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste vijf leden, waaronder in ieder geval één vertegenwoordiger van de afdelingen VTH, MM-MO en LWE-ECO. Leden van de commissie hebben geen directe betrokkenheid bij één van de concurrerende aanvragen of organisatoren.

De inzet van een beoordelingscommissie draagt bij aan een transparante en consistente toepassing van de beoordelingscriteria. Daarnaast wordt voorkomen dat de beoordeling afhankelijk is van de kennis of afweging van één medewerker, terwijl de verschillende belangen die bij evenementen een rol spelen op evenwichtige wijze worden betrokken bij de beoordeling.

Beoordelingsmethodiek

Om aanvragen op een uniforme en onderling vergelijkbare wijze te beoordelen, wordt gebruikgemaakt van een beoordelingsmethodiek waarbij per criterium een waardering wordt toegekend. De beoordelingsmethodiek maakt inzichtelijk op welke onderdelen aanvragen van elkaar verschillen en ondersteunt een consistente en zorgvuldig gemotiveerde beoordeling. De totaalscore geeft richting aan de uiteindelijke rangschikking van de aanvragen.

• 1 punt = voldoet in zeer beperkte mate aan het criterium;

• 2 punten = voldoet in beperkte mate aan het criterium;

• 3 punten = voldoet voldoende aan het criterium;

• 4 punten = voldoet in goede mate aan het criterium;

• 5 punten = voldoet in zeer goede mate aan het criterium.

Per criterium wordt een korte schriftelijke motivering opgenomen.

Eindbeoordeling

De beoordeling van aanvragen vindt plaats aan de hand van een puntensysteem. Hoewel de totaalscore richting geeft aan de rangschikking van de aanvragen, kan een beperkt verschil in punten betekenen dat aanvragen kwalitatief dicht bij elkaar liggen. Om een zorgvuldig gemotiveerde besluitvorming te waarborgen, vindt daarom een nadere beoordeling plaats wanneer het verschil tussen de twee hoogst scorende aanvragen minder bedraagt dan 10% van het maximaal te behalen aantal punten.

Bij deze nadere beoordeling wordt bezien in hoeverre de aanvragen zich daadwerkelijk van elkaar onderscheiden op de afzonderlijke beoordelingscriteria en welke aanvraag het beste aansluit bij de doelstellingen van het evenementenbeleid. De commissie brengt hierover een gemotiveerd advies uit aan de burgemeester. Indien ook na deze nadere beoordeling geen betekenisvol onderscheid kan worden gemaakt tussen de aanvragen, wordt door middel van loting bepaald welke aanvraag voor vergunningverlening in aanmerking komt.

Tabel toetsingscriteria en beoordelingsmethodiek

	EVENEMENT 1			EVENEMENT 2			EVENEMENT 3
Criterium	VTH	MM-MO	LWE-ECO	VTH	MM-MO	LWE-ECO	VTH	MM-MO	LWE-ECO
Het evenement draagt positief bij aan de maatschappelijke samenhang van stad en dorp;
Het evenement stimuleert de lokale economie;
Het evenement draagt bij aan het behouden en versterken van het cultureel erfgoed;
Het evenement is vernieuwend en onderscheidend;
Het evenement sluit aan en versterkt de branding en aantrekkelijkheid van Oss;
De vorige editie kende een positieve evaluatie: voorwaarden en voorschriften nageleefd;
De vorige editie heeft voor de gemeente geen schade en/of onkosten opgeleverd;
De aanvragende entiteit heeft het aangevraagde vorige evenement (indien dat vergund kon worden), anders dan wegens overmacht, feitelijk ook uitgevoerd;
De aanmelding-aanvraag voldoet aan de indieningstermijn, de indieningsvereisten en betreft een kwalitatief toetsbare aanvraag.

Het criteria uit het evenementenbeleid Oss “Bij concurrerende gelijkwaardige aanvragen gaan de aanvragen van evenementen waarvoor een vooraankondiging gedaan is, vóór op de aanvragen van evenementen waarvoor geen vooraankondiging is gedaan” heeft geen wegingskader.

Loting

Indien na toepassing van de beoordelingscriteria en de nadere integrale beoordeling geen betekenisvol onderscheid kan worden gemaakt tussen twee of meer aanvragen, wordt de volgorde voor vergunningverlening door middel van loting bepaald.

De loting vindt openbaar plaats in het gemeentehuis van Oss. De burgemeester stelt de datum, het tijdstip en de locatie van de loting vast. De betrokken organisatoren worden hiervan ten minste één week voorafgaand aan de loting schriftelijk in kennis gesteld.

De loting wordt uitgevoerd door een door de burgemeester aangewezen ambtenaar, in aanwezigheid van ten minste twee andere ambtenaren van de gemeente Oss. Betrokken organisatoren kunnen bij de loting aanwezig zijn, maar zijn hiertoe niet verplicht.

Van de loting wordt een verslag opgesteld. In dit verslag worden in ieder geval opgenomen:

• de datum, tijd en locatie van de loting;

• de namen van de aanwezige medewerkers;

• de betrokken aanvragen;

• de wijze waarop de loting heeft plaatsgevonden;

• de uitslag van de loting.

Het verslag wordt opgenomen in het dossier en vormt onderdeel van de motivering van het uiteindelijke besluit.