Besluit tot vervanging van archiefbescheiden

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oost Gelre,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, artikel 26b van de Archiefregeling en het advies van de gemeentearchivaris d.d. 30-07-2026,

Besluit vast te stellen:

Artikel 1

• 1. over te gaan tot routinematige vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde “Handboek Vervanging gemeente Oost Gelre”.

Artikel 2

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2025.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: “Besluit vervanging archiefbescheiden Oost Gelre”.

Namens het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Oost Gelre

Lichtenvoorde, 10-8-2026

Paul Bouwhuis

Teamleider Informatiemanagement, GEO, DIV

Toelichting

De gemeente Oost Gelre neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. Bij de invoering van het zaaksysteem in 2015 is de keuze gemaakt om fysieke documenten te digitaliseren door ze te scannen. Daardoor ontstaan digitale kopieën die worden opgenomen in het digitale werkproces. De papieren versies zijn tot nu toe blijven gelden als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 en moeten conform de wettelijke voorschriften worden beheerd. Om de dubbele beheertaak te beperken, wil de gemeente fysieke documenten (archiefbescheiden) gaan vervangen door digitale exemplaren.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op de vervanging van fysieke documenten die bij het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) van de gemeente Oost Gelre worden aangeboden en die worden geregistreerd in het zaaksysteem. De vervanging betreft zowel inkomende, intern opgemaakte als uitgaande fysieke documenten en zowel vernietigbare als te bewaren documenten. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het “Handboek Vervanging gemeente Oost Gelre”.

De uitvoering van de in artikel 1 genoemde vernietiging vindt periodiek plaats met inachtneming van een termijn van 12 weken vanaf de datum van ontvangst of opmaak.

Het scannen van de papieren archiefbescheiden en de opslag van de digitale reproducties moeten op hoogwaardig niveau worden uitgevoerd. De gemeente Oost Gelre heeft het vervangingsproces met bijbehorende werkinstructies en (kwaliteits)procedures, vastgelegd in het “Handboek Vervanging gemeente Oost Gelre” waarvan de uitvoering is belegd bij het team DIV.

Bezwaar

Een belanghebbende kan tegen dit besluit bezwaar maken op grond van artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit kan door een bezwaarschrift in te dienen bij de desbetreffende bezwaarinstantie.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt 6 weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na de datum van publicatie via www.officielebekendmakingen.nl waarin het besluit is geplaatst.