Voorgenomen vervanging analoge archiefbescheiden Secretariearchief gemeente Kaag en Braassem (tot 2009)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem maakt bekend dat is besloten tot de vervanging van analoge archiefbescheiden van het secretariearchief over de periode tot 2009. Vervanging houdt in dat de papieren archiefbescheiden worden gedigitaliseerd, waarna de analoge originelen kunnen worden vernietigd, met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving.

Overwegingen

Bij dit besluit is het volgende in aanmerking genomen:

• 1. Er is een positief advies ontvangen van de gemeentearchivaris van de gemeente Kaag en Braassem, afgegeven op 1 april 2026.

• 2. Er is een positief advies ontvangen van de clustermanager Klantcontact en Informatie op 28 april 2026, handelend namens het college van burgemeester en wethouders op grond van de Mandaatregeling d.d. 1 januari 2024

Doel van de vervanging

De vervanging heeft als doel:

• 1. het verbeteren van de toegankelijkheid en vindbaarheid van archieven;

• 2. het verhogen van de efficiëntie in de dienstverlening;

• 3. het verminderen van fysieke opslag en kosten;

• 4. het waarborgen van duurzame toegankelijkheid van informatie.

Na digitalisering worden de digitale reproducties aangemerkt als de originele archiefbescheiden.

Reikwijdte van de vervanging

De vervanging heeft betrekking op het secretariearchief over de periode tot 2009. Hieronder vallen ook documenten die op grond van de geldende selectielijsten voor vernietiging in aanmerking komen.

Van vervanging zijn uitgesloten:

• 1. Archiefbescheiden waarvan de waarde (mede) is ontleend aan de oorspronkelijke, papieren verschijningsvorm of het gebruikte medium.

• 2. Archiefbescheiden die zijn aangemerkt als hotspots, zoals vastgesteld in de Hotspotmonitor van de gemeente Kaag en Braassem.

• 3. Documenten met een intrinsieke waarde, waarvoor behoud in originele vorm noodzakelijk wordt geacht.

De vervanging vindt plaats conform de eisen zoals gesteld in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de daarbij behorende regelgeving.

gemeente Kaag en Braassem, 28 april 2026