Budgethoudersregeling Gemeente Loon op Zand 2026

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder

• a. Budget: een in de financiële begroting opgenomen uit te geven of te ontvangen geldbedrag dat ter beschikking staat van een budgethouder en bedoeld is om bepaalde activiteiten en prestaties te realiseren. Het geldbedrag is zowel voor de exploitatie, investeringen (kredieten), projecten en grondexploitaties.

• b. Krediet: een door de gemeenteraad vastgesteld geldbedrag voor het uitvoeren van een nieuwe investering of project dat geactiveerd wordt.

• c. Budgethouder, deelbudgethouder en deel-deelbudgethouder: een functionaris die ervoor moet zorgen dat er een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend budgetbeheer plaatsvindt van alle budgetten die tot zijn/haar team / onderdeel / opdracht behoren. Hiermee gelijkgesteld zijn ingehuurde derden met dezelfde functie. De griffier is budgethouder van de budgetten die direct ten behoeve staan van de gemeenteraad en legt hierover verantwoording af aan de raad. Voor de leesbaarheid staat in het vervolg van deze regeling alleen “budgethouder”.

• d. Prestatieverklaarder: de medewerker binnen de ambtelijke organisatie die in het inkoopproces controleert of de prestatie daadwerkelijk is geleverd tegen de afgesproken hoeveelheden en kwaliteit in de overeenkomst/contract, en of de daarvoor ontvangen factuur in overeenstemming is met de overeenkomst/contract. De prestatieverklaarder is verantwoordelijk voor het afleggen van de prestatieverklaring als bedoeld in artikel 1i van deze regeling. Hiermee gelijkgesteld zijn ingehuurde derden met dezelfde functie.

• e. Factuur: een inkomend document op basis waarvan netto gelden door een leverancier worden gevorderd (of gecrediteerd) op basis van geleverde (of retour gezonden) goederen en/of diensten of aangenomen werk.

• f. Nota: een uitgaand document, op basis waarvan de gemeente gelden vordert, van een derde, op basis van geleverde goederen / diensten of vastgestelde (belasting)verordeningen.

• g. Overeenkomst/contract: een afspraak tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten. De totale overeenkomst/contractwaarde is het afgesproken geldbedrag exclusief BTW over de volledige looptijd van de overeenkomst/contract, inclusief optiejaren.

• h. Verplichting: het geldbedrag van een factuur of een verleende subsidie, vooruitlopend op de financiële transactie, vastgelegd in de financiële administratie.

• i. Prestatieverklaring: bestaat uit (schriftelijke) documentatie en toont aan dat hetgeen in de overeenkomst/contract staat volgens afspraak is geleverd.

• j. Programma: een door de gemeenteraad benoemd samenhangend geheel van gemeentelijke activiteiten. De raad voteert in de begroting de lasten en baten op programmaniveau.

• k. Taakveld: eenheden waarin de programma’s zijn onderverdeeld.

• l. Producten van de planning & control-cyclus (P&C cyclus): kadernota, begroting, bestuursrapportage, jaarrekening en slotwijziging, de documenten zoals aangegeven in paragraaf 2 in de financiële verordening.

Artikel 2. Toekennen budgetten

• 2.1 Op basis van de door de raad goedgekeurde programmabegroting, per programma, is de algemeen directeur budgethouder van de taakvelden.

• 2.2 De algemeen directeur kan indien gewenst per taakveld een domeinmanager aanwijzen als deelbudgethouder.

• 2.3 De taakvelden worden onderverdeeld in budgetten: indien gewenst en/of noodzakelijk en ingeval van intern opdrachtgeverschap en/of opdrachtnemerschap, wijst de domeinmanager per budget een teamleider aan als deel-deelbudgethouder.

Artikel 3. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders

• 3.1 De budgethouder is verantwoordelijk voor:

  • een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige inzet van de toegekende budgetten;

  • de realisatie van de baten en lasten op de toegekende budgetten;

  • de inhoudelijke en financiële realisatie van de toegekende budgetten en legt hierover verantwoording af bij de planning & control-cyclus.

• 3.2 De budgethouder gaat alleen overeenkomsten/contracten en/of verplichtingen aan als het toegekende budget toereikend is en in lijn met het vastgestelde beleid. Daarbij neemt de budgethouder de daarvoor geldende wet- en regelgeving, administratieve richtlijnen, de mandaatregeling en het inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht. Budgethouders mogen geen overeenkomsten/contracten aangaan als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijding van budgetten zullen leiden. Dit geldt ook voor het goedkeuren van verplichtingen in de financiële administratie.

• 3.3 De budgethouder is bevoegd tot het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten/contracten, goedkeuren van financiële verplichtingen en goedkeuren van facturen tot en met de genoemde grensbedragen in het mandaatregister bij de mandaatregeling.

• 3.4 Budgethouders kunnen in verband met de benodigde functiescheiding nooit de rol van prestatieverklaarder uitvoeren. Dit geldt ook tijdens (tijdelijke) vervanging.

• 3.5 Budgethouders wijzen een medewerker aan tot prestatieverklaarder, conform artikel 4 van deze regeling. De aanwijzing tot prestatieverklaarder wordt in de financiële administratie schriftelijk vastgelegd.

Artikel 4. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden prestatieverklaarders

• 4.1 De prestatieverklaarder is verantwoordelijk voor het afleggen van de prestatieverklaring, conform artikel 1i in deze regeling. De prestatieverklaarder is een medewerker binnen de ambtelijke organisatie die in het inkoopproces controleert en vastlegt:

  • of de prestatie daadwerkelijk is geleverd tegen de afgesproken hoeveelheden en kwaliteit in de overeenkomst/contract, en

  • of de factuur in overeenstemming is met de overeenkomst/contract.

• 4.2 De prestatieverklaarder is verantwoordelijk voor het coderen van de factuur in de financiële administratie.

• 4.3. De prestatieverklaarder informeert de budgethouder over de door hem/haar gesignaleerde en/of verwachte afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen baten en lasten.

• 4.4. De financiële verplichtingen mogen niet worden opgenomen in de financiële administratie als die in de toekomst onvermijdelijk tot overschrijdingen van budgetten zullen leiden.

• 4.5. De financiële verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten: kapitaallasten, salarissen, stelposten, onvoorzien, stortingen in reserves en interne doorbelastingen.

• 4.6. Prestatieverklaarders kunnen in verband met de benodigde functiescheiding nooit de rol van budgethouder uitvoeren. Dit geldt ook tijdens (tijdelijke) vervanging.

Artikel 5. Administratie

• 5.1 De salarisadministratie is bevoegd om salarissen en daarmee samenhangende rechtspositionele vergoedingen betaalbaar te stellen ten laste van de budgetten van de budgethouder.

• 5.2 De budgethouders kunnen correcties binnen eigen budgetten laten verwerken in de financiële administratie. Bij wijzigingen die invloed hebben op budgetten van andere budgethouders is schriftelijk wederzijds goedvinden nodig.

Artikel 6. Vervanging

• 6.1 Bij afwezigheid van een budgethouder wordt de betreffende budgethouder vervangen door zijn/haar (tijdelijke) vervanger conform het organisatiebesluit.

• 6.2 Ongeacht of er een vervanger wordt geregeld kan een budgethouder altijd worden vervangen door een budgethouder met een hogere functie. Dat wil zeggen dat een domeinmanager kan beschikken over de budgetten binnen zijn/haar taakvelden en dat de algemeen directeur kan beschikken over alle taakveldbudgetten.

• 6.3 Wijzigingen en (tijdelijke) vervangingen van aangewezen budgethouders worden op een onafhankelijke, achteraf verifieerbare wijze, digitaal gedocumenteerd en aan de Financiële Administratie ter beschikking gesteld en passend binnen de grensbedragen in de mandaatregeling. Een mail met accordering van de domeinmanager dan wel de algemeen directeur voldoet.

• 6.4. Bij (tijdelijke) vervanging van de taken zorgt de prestatieverklaarder dat de financiële administratie digitaal geïnformeerd wordt over zijn/haar vervanging. De prestatieverklaarder informeert de financiële administratie ook digitaal over de toestemming die de budgethouder voor zijn/haar vervanging heeft gegeven.

Artikel 7. Budgetverschuivingen binnen een begrotingsjaar

• 7.1 De budgethouder kan tussen de budgetten, waarvoor deze als zodanig is aangewezen en die binnen hetzelfde taakveld blijven, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen met goedkeuring van de budgethouder.

• 7.2 De budgethouder kan tussen de budgetten van verschillende taakvelden die binnen hetzelfde programma blijven uitsluitend budgettair neutraal overhevelen.

• 7.3 De volgende rubrieken komen niet in aanmerking voor budgetverschuiving; stelposten, onvoorzien, rente, verrekeningen van reserves en voorzieningen, kapitaallasten.

• 7.4 Budgetverschuivingen tussen programma’s vereisen een besluit van de raad.

• 7.5 Voor afwijkingen in kredieten gelden de volgende regels:

  • a. Meevallers op kredieten.

    Als een investering minder geld nodig heeft dan voorzien was, dan vloeit het exploitatievoordeel dat voortvloeit uit de lagere kapitaallasten terug naar het exploitatieresultaat. Meevallers op kredieten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers op andere kredieten.

  • b. Tegenvallers op kredieten.

    Kredieten mogen niet overschreven worden. Er mag geen compensatie met andere kredieten plaatsvinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend krediet te worden gevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend krediet zal de budgethouder dekking moeten aangeven voor de hogere kapitaallasten die ontstaan. Bij instemming door de raad wordt het krediet verhoogd.

Artikel 8. Onvoorziene omstandigheden I Geschillenregeling

• 8.1 In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 9.1 Deze regeling treedt in werking vanaf 1 juli 2026.

• 9.2 Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de ‘Budgethoudersregeling gemeente Loon op Zand 2024’ te vervallen.

• 9.3 Deze regeling wordt aangehaald als 'Budgethoudersregeling Gemeente Loon op Zand 2026’.

Toelichting

Algemeen

Onder meer de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV) geven een kader waarbinnen gemeentebesturen moeten functioneren. Er zijn regels gesteld hoe de raad en het college met elkaar moeten omgaan en wat de bevoegdheden van de raad respectievelijk het college zijn. Zo is de raad op grond van artikel 212 van de Gemeentewet verplicht een financiële verordening vast te stellen. In onze gemeente is dat de Verordening controle en beheer financiële organisatie Loon op Zand. Deze verordening regelt de bevoegdheden van de raad en het college op financieel gebied. Het college wordt bij de uitoefening van haar bevoegdheden geholpen door de ambtelijke organisatie. De organisatie moet zich daarbij aan bepaalde regels houden. Deze Budgethoudersregeling vormt samen met het Organisatiebesluit en de Mandaatregeling de basis voor de opzet en werking van de ambtelijke organisatie en de verdeling van, onder andere, de financiële bevoegdheden.

Inhoudelijk per artikel

Artikel 1. Definities

Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de Budgethoudersregeling gemeente Loon op Zand 2026.

Het onderscheid tussen budgethouder en budgetbeheerder komt te vervallen, want in de praktijk was het verschil niet duidelijk. De term budgethouder is goed ingeburgerd en blijft behouden, met dien verstande dat de omvang van het budget terugkomt in de benamingen budgethouder, deelbudgethouder en deel-deelbudgethouder. In deze regeling krijgt de prestatieverklaring en de rol van prestatieverklaarder meer aandacht dan voorheen. De term budgetbeheerder komt hiermee te vervallen. Het doel is om het verschil in verantwoordelijkheid tussen budgethouder en prestatie-verklaarder duidelijker te maken en om rolvermenging tegen te gaan.

Artikel 2. Toekennen budgetten

Het college geeft opdracht aan de algemeen directeur om het budgethouderschap uit te oefenen. De programmabegroting is uitgesplitst naar taakvelden, de algemeen directeur kan de verantwoordelijkheid voor elk taakveld delegeren aan de domeinmanagers, aangeduid als de deelbudgethouders. Zij verdelen op hun beurt de budgetten binnen de taakvelden aan de teamleiders, aangeduid als deel-deelbudgethouders.

De budgetten die worden vastgesteld ten behoeve van de raad, worden beheerd door de raadsgriffier als budgethouder, conform artikel 1c. Over de besteding van die budgetten legt de raadsgriffier rechtstreeks verantwoording af aan de raad, dus niet via de algemeen directeur en/of het college.

Artikel 3. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouders

Elke budgethouder is verantwoordelijk voor het toegekende budget en voor de besteding ervan. In dat verband dient hij/zij zich te houden aan de hoofdregels zoals genoemd in dit artikel. Een belangrijke hoofdregel is dat de bevoegdheid van een budgethouder tot het aangaan van overeenkomsten/contracten en financiële verplichtingen wordt beperkt tot het beschikbare budget, de omvang van zijn mandaat en de grensbedragen zoals genoemd in de mandaatregeling. In de producten van de P&C cyclus legt hij/zij verantwoording af over de besteding van het toegekende budget.

Artikel 4. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden prestatieverklaarders

De prestatieverklaarder is de medewerker die aan de budgethouder schriftelijk moet bevestigen dat een gefactureerde prestatie correct en volledig is uitgevoerd én dat de factuur correct is. De rol van prestatieverklaarder mag niet worden vervuld door een budgethouder. Het strikt scheiden van beide rollen draagt bij aan de rechtmatigheid van betalingen en aan de betrouwbaarheid van de financiële administratie van de gemeente.

Artikel 5. Administratie

Elke budgethouder is verantwoordelijk voor de correcte administratie van de aan hem toegekende budgetten. De salarisadministratie is bevoegd om salarissen en rechtspositionele vergoedingen betaalbaar te stellen ten laste van de budgetten van de budgethouders.

Artikel 6. Vervanging

Bij langdurende afwezigheid wordt een budgethouder in beginsel vervangen door de persoon die zijn functie waarneemt. Wanneer de taken van een afwezige budgethouder niet worden waargenomen door een collega of vervanger, is zijn leidinggevende bevoegd om het budget te beheren. Zodoende is altijd een teamleider, domeinmanager of de algemeen directeur bevoegd een budget te beheren.

Elke budgethouder is zelf verantwoordelijk om de financiële administratie te informeren over de vervanging of waarneming.

Artikel 7. Budgetverschuivingen binnen een begrotingsjaar

Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk budgetten te verschuiven binnen het huidige begrotingsjaar, als dit valt binnen de vastgestelde financiële- en beleidskaders.