Besluit digitale vervanging papieren archiefbescheiden Aanvraag tijdelijke regeling alleenverdieners - WTRA proces - cluster Werk en Inkomen – afdeling Intake- Teams bijzondere bijstand

De concerndirecteur van het Cluster Werk en Inkomen;

gelezen het advies van de gemeentearchivaris van de gemeente Rotterdam;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

overwegende, dat het wenselijk is de analoge archiefbescheiden met betrekking tot de Aanvraag tijdelijke regeling alleenverdieners (WTRA proces) om te zetten in digitale reproducties;

besluit:

Artikel 1 Vervanging papieren archiefbescheiden

• 1. De analoge archiefbescheiden, zoals opgenomen in de bijlage behorende bij dit besluit, worden vervangen door digitale reproducties op de wijze.

• 2. De analoge archiefbescheiden worden vier weken na vervanging vernietigd.

Artikel 2 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 3 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging papieren archiefbescheiden Aanvraag tijdelijke regeling alleenverdieners - WTRA proces cluster Werk en Inkomen – afdeling Intake.

Aldus vastgesteld op 22-05-2026.

Namens het college van burgemeester en wethouders,

Edim Hadziavdic,

Concerndirecteur van het cluster Werk en Inkomen

Dit gemeenteblad ligt ook ter inzage bij het Concern Informatiecentrum Rotterdam (CIC): 010-267 2514 of bir@rotterdam.nl

Bijlage behorende bij artikel 1 van het Besluit digitale vervanging papieren archiefbescheiden Aanvraag tijdelijke regeling alleenverdieners - WTRA proces cluster Werk en Inkomen

Nr. VNG-selectielijst	Productomschrijving	Waardering bewaren of vernietigen	Bewaartermijn
Categorie 8.1	Voorzieningen verstrekken; Verstrekt; generiek resultaat	Vernietigen	10 jaar na afsluiten zaak
Categorie 8.2	Voorzieningen verstrekken; Geweigerd; generiek resultaat	Vernietigen	5 jaar na afsluiten zaak
Categorie 8.3	Voorzieningen verstrekken; Beëindigd; generiek resultaat	Vernietigen	10 jaar na afsluiten zaak
Categorie 8.4	Voorzieningen verstrekken; Afgebroken; generiek resultaat	Vernietigen	1 jaar na afsluiten zaak

Toelichting op het Besluit digitale vervanging papieren archiefbescheiden Aanvraag tijdelijke regeling alleenverdieners - WTRA proces cluster Werk en Inkomen – afdeling Intake

De gemeente Rotterdam streeft ernaar om optimaal digitaal te werken. Werkprocessen worden voor zover dit kan digitaal ingericht. Dit houdt in dat fysieke informatie gedigitaliseerd wordt bij ontvangst, en hierna digitaal wordt verwerkt of verstuurd. Daarbij faciliteert de gemeente zoveel mogelijk dat haar ambtenaren plaats-onafhankelijk hun functie kunnen uitvoeren. Het digitaal beschikbaar maken van informatie is daardoor nog belangrijker geworden voor de dienstverlening aan de burger. Nu gebeurt dit nog grotendeels door digitalisering van fysieke documenten. Dit zorgt echter voor een dubbele beheertaak voor de gemeente: de fysieke stukken moeten bewaard worden totdat de bijbehorende bewaartermijn is verstreken, en de digitale scans moeten bewaard worden omdat deze deel uitmaken van een digitaal dossier. Bovendien kunnen digitale en fysieke stukken die tot hetzelfde dossier behoren niet bij elkaar bewaard worden. Vanuit het oogpunt van een goede informatiehuishouding is dit een ongewenste situatie. Het vaststellen van vervanging op zoveel mogelijk processen, biedt een praktische oplossing voor deze vraagstukken.

Bij overheidsinstellingen wordt voor documenten die verbonden zijn aan taken en bijbehorende werkprocessen de term “archiefbescheiden” gebruikt. Een groot deel van de in gebruik zijnde documenten binnen de gemeente Rotterdam betreft dus archiefbescheiden. Veel informatie is al digitaal beschikbaar (internet, social media, etc.) of wordt al digitaal ontvangen of uitgewisseld. Archiefbescheiden die in papieren vorm worden ontvangen, kunnen, na advies door de Gemeentearchivaris (artikel 8 van het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2017), worden vervangen door digitale reproducties. Na daadwerkelijke vervanging (door middel van een scan) moeten de papieren exemplaren vernietigd worden. Het maken van digitale reproducties (vervanging) van archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 is voor overheidsinstanties, aan eisen gebonden. Deze regels zijn gepubliceerd in de Archiefregeling en luiden als volgt:

Hoofdstuk 3A. Vervanging Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in tenminste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces: De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit; De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; De kwaliteitsprocedures.

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit binnen zes weken na datum van de bekendmaking ervan een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders.

Dit bezwaarschrift moet ondertekend zijn en ten minste bevatten:

• naam en adres van de indiener;

• datum bezwaarschrift;

• de gronden van het bezwaar;

• een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar zich richt.

U wordt verzocht tevens een kopie van dit besluit mee te zenden.

Het bezwaarschrift moet worden gezonden naar:

Het college van burgemeester en wethouders,

t.a.v. de Algemene Bezwaarschriftencommissie, Postbus1011, 3000 BA te ROTTERDAM.

Faxnummer Algemene Bezwaarschriftencommissie: (010) 267 6300.

U kunt, indien u een bezwaarschrift heeft ingediend, een verzoek om voorlopige voorziening (o.a. schorsing) indienen bij: Rechtbank Rotterdam, sector Bestuursrecht, Postbus 50951, 3007 BM te ROTTERDAM.

Voor een dergelijk verzoek is griffierecht verschuldigd.