Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente IJsselstein

Inleiding

Jaarlijks geeft de gemeente IJsselstein veel geld uit aan de inkoop van verschillende producten (‘leveringen’), diensten en werken. Deze inkopen zijn nodig voor het aanschaffen of onderhouden van publieke voorzieningen. En voor het in stand houden en functioneren van de gemeentelijke organisatie.

De gemeente handelt rechtmatig, dat wil zeggen binnen de wettelijke kaders, zoals bijvoorbeeld de Aanbestedingswet. De wettelijke kaders bieden op onderdelen beleidsvrijheid. Met dit eigen Inkoop- en aanbestedingsbeleid vult de gemeente deze vrijheid in. De gemeente stuurt zo op de manier waarop de inkopen tot stand komen. Dat is belangrijk voor een publieke organisatie. Het geeft de kans om naast het primaire gebruiksdoel van de inkopen ook andere doelen op te nemen. Denk dan aan maatschappelijke effecten zoals duurzaamheid, stimuleren van het lokaal ondernemersklimaat en kansen geven aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

In het Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid staan daarom de kaders waarbinnen wordt ingekocht. En ook welke uitgangspunten de gemeente voor haar inkopen gebruikt en de doelen die we willen bereiken.

Het beleid dient daarmee een aantal doelen:

• Wij kopen doelmatig en rechtmatig in.

• Wij zijn een integere en professionele opdrachtgever.

• Wij creëren maatschappelijke waarde met publieke middelen.

• Wij passen Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen toe (MVOI).

• Wij verlagen administratieve lasten voor gemeente en ondernemers.

In dit inkoopbeleid behandelen we drie uitgangspunten:

• Juridische uitgangspunten (hoofdstuk 1);

• Economische uitgangspunten (hoofdstuk 2);

• Ideële uitgangspunten (hoofdstuk 3).

Wanneer we een concreet inkooptraject starten, volgen we een standaard proces en stellen we eerst een inkoopstrategie op (hoofdstuk 4). Daarin kiezen we welke inkoopprocedure we doorlopen: enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, nationaal openbaar of Europees openbaar. Ook wegen we af hoe en op welke manier we de bovenstaande uitgangspunten invullen. Zo voldoen we aan de wet- en regelgeving en aan onze eigen doelen.

Met dit geactualiseerde inkoopbeleid ondersteunen we een professionele inzet van inkoop bij de gemeente IJsselstein.

In de bijlage worden bepaalde definities verder toegelicht. Om het Inkoop- en aanbestedingsbeleid goed leesbaar te houden zijn de definities blauw en schuingedrukt.

1. Juridische uitgangspunten

1.1 Naleven relevante wet- en regelgeving

De gemeente handelt rechtmatig door de wet- en regelgeving voor inkoop na te leven. Belangrijke wettelijke kaders staan in het Burgerlijk Wetboek en de Aanbestedingswet.

1.2 Uniforme documenten

De gemeente hanteert zoveel als mogelijk uniforme documenten, behalve als een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn. De gemeente past in beginsel de volgende richtlijnen toe:

• Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) bij Werken of aan werken gerelateerde Leveringen en diensten;

• Voorschriften uit de meest recente Gids Proportionaliteit

1.3 Algemene beginselen bij Inkoop

1.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De gemeente neemt de algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht in acht bij:

• Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten vanaf de Europese drempelwaarden, en;

• Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang.

1.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De gemeente neemt bij inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht.

1.4 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmachtregelingen van de gemeente. De gemeente wil alleen gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en correcte civielrechtelijke vertegenwoordiging.

1.5 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn alleen mogelijk en toegestaan op basis van een vooraf genomen en deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

1.6 Algemene voorwaarden bij Werken

De gemeente past bij het sluiten van overeenkomsten die betrekking hebben op werken (afhankelijk van het betreffende werk) de UAV of de UAV-GC toe.

1.7 Algemene voorwaarden bij Leveringen en Diensten

De gemeente past voor het inkopen van leveringen en diensten de gemeentelijke inkoopvoorwaarden (gebaseerd op het VNG-model), de DNR of de GIBIT toe. Deze keuze leggen we vast in de inkoopstrategie (zie hoofdstuk 4).

1.8 Elektronisch inkopen

De gemeente is verplicht om bij Europese aanbestedingen alle communicatie met ondernemingen, inclusief de inschrijving, elektronisch te laten verlopen. De gemeente zal zo veel als mogelijk, in verband met eenduidigheid, kostenbesparingen en duurzaamheid, het elektronisch aanbesteden (e-aanbesteden) ook onder de Europese drempelwaarden toe te passen.

1.9 Klachtenregeling

Er is een klachtenregeling en een klachtenmeldpunt, ingesteld bij IBMN, waaraan de gemeente deelneemt.

2. Economische uitgangspunten

2.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse. Dit hoeft niet als de waarde of de aard van de overheidsopdracht te klein is om deze inspanning te doen. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daar opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

2.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

2.2.1 Onafhankelijk

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(-s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

2.2.2 Eerlijke mededinging

Wij waken over eerlijke mededinging. Bij een vermoeden van kartelafspraken informeren wij de ACM.

2.2.3 Keuze ondernemersrelatie

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid van de gemeente ontstaan en vice versa om welke reden dan ook. De gemeente kiest daarom steeds voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

2.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de (overheids-) opdracht. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de (overheids-) opdracht en de juiste inkoopstrategie te bepalen.

2.4 Economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding)

De Gemeente streeft bij haar inkopen naar de economisch meest voordelige inschrijving (aanbieding). De economisch meest voordelige inschrijving krijgt gestalte door (het gunningscriterium op basis van) de beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs.

2.5 Administratieve lasten

Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt – indien van toepassing – gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

2.6 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen onder meer betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen, handhaving en veiligheid, ICT, personeel en organisatie en sociale regelgeving.

3. Ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

3.1.1 Bestuurlijke en ambtelijke integriteit

De gemeente vindt het belangrijk dat bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief en voorkomen bijvoorbeeld belangenverstrengeling.

3.1.2 Integriteit Ondernemers

De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Bij twijfel kan de gemeente het Bureau Bibob om advies vragen op grond van de Wet Bibob (bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur). Dit kan in elke fase van het inkoopproces, ook na het aangaan van de overeenkomst.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI)

3.2.1 Arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en social return

Bij Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - social return een rol. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Wij bevorderen deelname van sociale ondernemingen.

Daarnaast werkt de gemeente alleen samen met ondernemers die werken, leveringen en/of diensten leveren die onder aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand komen of zijn gekomen. Denk dan bijvoorbeeld aan veilige werkomstandigheden, uitsluiten van kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie van werknemers, betaling van leefbaar loon, naleven van algemeen verbindend verklaarde cao voorwaarden.

3.2.2 TCO, levensduurkosten en verduurzamen

Bij MVOI spelen total cost of ownerschip (TCO), levensduurkosten en verduurzamen een rol. Per concreet geval weegt de gemeente af of we een TCO-benadering bij de inkoop toepassen. Die benadering zorgt ervoor dat we financiële afwegingen maken gedurende de levenscyclus van een product. Dit kan bijvoorbeeld van belangzijn bij circulair inkopen. In dat geval letten we ook op aanschafkosten, maar ook op beheers-, gebruiks- en onderhoudskosten, 'sloopkosten', afvoerkosten en dergelijke. Daarnaast streeft de gemeente ernaar om zo veel mogelijk duurzaam in de kopen. Dat betekent milieuvriendelijk (inclusief het verhogen van biodiversiteit), klimaatbewust (bijv. CO2-reductie) en bouwen aan een circulaire economie.

3.2.3 Innovatie

Bij MVOI speelt innovatie een rol. De gemeente moedigt - daar waar mogelijk - innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een vernieuwende manier van werken of oplossen of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledige vernieuwing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

3.3 Lokaal Ondernemerschap

De gemeente wil het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. We bieden bij inkoop dan ook partijen uit de gemeente IJsselstein de kans om mee te dingen en zullen hen voor zover juridisch mogelijk (overheids-)opdrachten van de gemeente gunnen als deze partijen concreet hebben aangetoond geschikt en marktconform te zijn voor (uitvoering van) deze opdracht.

3.4 Burgerinitiatieven/Uitdaagrecht

Wij geven kansen voor burgerinitiatieven. Het beleid op het gebied van uitdaagrecht bepaalt waar er kansen liggen. Neemt een burgercollectief deel aan een inkoop en/of aanbesteding, dan gelden dezelfde eisen als voor andere inschrijvers.

4. De inkoopstrategie

De gemeente wil professioneel inkopen. Dat betekent onder meer dat we zorgvuldig en bewust nadenken over een voorgenomen inkoop. We leggen alle relevante aspecten die hiermee samenhangen schriftelijk vast. Dat is ook nodig voor de controle en verantwoording.

De gemeente is aangesloten bij Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). In de ambtelijke organisatie is elke collega in staat om een product, werk, dienst of levering in te kopen volgens de in dit beleid vastgestelde uitgangspunten. IBMN ondersteunt met inhoudelijke kennis, instrumenten en begeleiding bij de complexere vormen van inkoop. Bij Europese aanbestedingstrajecten begeleidt IBMN altijd.

De inkoop- of aanbestedingsprocedure bepalen we aan de hand van een zogenaamde ‘inkoopstrategie’. Die schrijven we per concrete inkoop voor dat specifieke geval.

Een juist gebruik van een inkoopstrategie leidt er onder meer toe dat we bewust kiezen. En we kunnen voldoen aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. Denk daarbij aan de artikelen 1.4 en 1.5 Aanbestedingswet 2012 en/of aan het “Pas toe, of leg uit-beginsel” (in verband met de bij algemene maatregel van bestuur aangewezen Richtsnoeren ARW 2016 en Gids Proportionaliteit).

Zoals in de inleiding van dit inkoopbeleid is beschreven, bepalen we zorgvuldig op welke manier aan de inkoop invulling wordt gegeven.

• a. De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 5.000 maar kleiner dan € 30.000 exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.

• b. De inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 5.000 maar kleiner dan € 150.000 exclusief BTW wordt vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een verkorte inkoopstrategie.

• c. De inkoop van leveringen en diensten gelijk aan of groter dan € 30.000 exclusief BTW en de inkoop van werken gelijk aan of groter dan € 150.000 exclusief BTW worden vooraf deugdelijk schriftelijk gemotiveerd op basis van een uitgebreide inkoopstrategie.

Zie ook onderstaand schema:

	Leveringen en Diensten	Werken
Schriftelijke motivering op basis van een verkorte inkoopstrategie	Vanaf € 5.000 tot € 30.000,-	Vanaf € 5.000 tot € 150.000,-
Schriftelijke motivering op basis van een uitgebreide inkoopstrategie	Vanaf € 30.000,-	Vanaf € 150.000,-

Bedragen exclusief BTW

De verkorte inkoopstrategie bevat minimaal:

• De doelstelling van de inkoop;

• De inhoud (specificatie) en raming van de opdracht;

• De ondernemerskeuze en de objectieve verantwoording daarover;

• De inkoopprocedure.

De uitgebreide inkoopstrategie bevat aanvullend aan de hierboven genoemde onderdelen minimaal:

• een product-/marktanalyse, en ;

• een analyse/afweging over de punten die horen bij Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (zie paragraaf 3.2).

Het college draagt zorg voor een praktisch instrument waarmee een deugdelijke inkoopstrategie kan worden vormgegeven. Bijlage I Definities en toelichtingen

Bijlage I Definities en toelichtingen

Aanbestedingsregels

Het geheel van geldende geschreven en ongeschreven rechtsregels bij inkoop en aanbesteden die volgen uit nationale en Europese wet- en regelgeving en jurisprudentie.

Aanbestedingswet

De geldende Aanbestedingswet 2012.

Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Relevant bij Inkoop onder meer: ‘Zorgvuldigheidsbeginsel’, ‘fairplay beginsel’, ‘evenredigheids- (proportionaliteits-) beginsel’, ‘gelijkheidsbeginsel’, ‘motiveringsbeginsel’ en ‘vertrouwensbeginsel’.

Algemene beginselen van het Europese aanbestedingsrecht

‘beginsel van gelijke behandeling’, ‘beginsel van niet-discriminatie’’, ‘transparantiebeginsel’, ‘evenredigheidsbeginsel’ en ‘wederzijdse erkenning’.

Concessieovereenkomsten

Concessieopdrachten als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Contractant

De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Diensten

Diensten als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

DNR

De Nieuwe Regeling 2011, versie 2013, algemene (uitvoerings-)voorwaarden op het gebied van architecten en ingenieurs opdrachten of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.

Europese drempelwaarden

De financiële bedragen om te bepalen of een opdracht Europees moet worden aanbesteed. De drempelbedragen worden tweejaarlijks per EU-verordening gewijzigd.

Gemeente

De gemeente IJsselstein, gevestigd op Overtoom 1, 3401 BK te IJsselstein.

GIBIT

De inkoopvoorwaarden uit de Gemeentelijke Inkoop bij IT Toolbox 2023 of (de) opvolgers daarvan.

IBMN

Inkoopbureau Midden-Nederland.

Inkoop

Het tegen betaling verkrijgen van werk, leveringen of diensten van derden (-ondernemers) om (een) doelstelling(-en) van de gemeente te realiseren.

Inkoopfunctie

De functie binnen de Gemeente die bevoegd en verantwoordelijk is voor het tegen betaling verkrijgen van werken, leveringen of diensten van derden (-ondernemers) om (een) doelstelling(-en) van de gemeente te realiseren.

Leveringen

Leveringen als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Overeenkomst

Meerzijdige rechtshandeling die in verband met inkoop tot stand komt door aanbod en aanvaarding volgens artikel 6:217 lid 1 BW.

Overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten (voor Werken, Leveringen of Diensten) als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

UAV

Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.

UAV-GC

Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contracten 2005 of (de) opvolgers van die algemene (uitvoerings-) voorwaarden.

Relevante wet- en regelgeving

De voor de gemeente-praktijk meest relevante wet- en regelgeving:

• De Aanbestedingswet 2012,

• de Europese Richtlijnen 2014/24/EU (klassiek) en 2014/23/EU (concessies),

• de Rechtsbeschermingsrichtlijn 2007/66/EG (tot wijziging van de Richtlijnen 89/665/EG en 92/13/EEG),

• de (CPV-) Verordening (EG) nr. 213/2008,

• de samengevoegde versie van het Verdrag betreffende de Europese Unie (VEU) en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU),

• de geschreven en ongeschreven algemene beginselen van behoorlijk bestuur,

• de algemene beginselen van het Gemeenschapsrecht,

• het Burgerlijk Wetboek en de jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, het Europese Gerecht van eerste Aanleg, de Nederlandse Hoge Raad, de gerechtshoven, de rechtbanken en de Raad van Arbitrage voor de Bouw.

Verder zijn in verband met inkoop en aanbesteding de artikelen 212 t/m 215 van de Gemeentewet relevant.

Werken

Werken als genoemd in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Algemene InkoopvoorwaardenLeveringen en Diensten gemeente IJsselstein

I Algemeen

Artikel 1 Definities

Term	Omschrijving
Aflevering	het verschaffen van het bezit van de Goederen aan de Gemeente
Contractant	de in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente
Data	digitale weergaves van handelingen, feiten of informatie en/of compilaties van dergelijke handelingen, feiten of informatie, ook in de vorm van geluids-, visuele of audiovisuele opnames
Dienst(en)	de door de Contractant op basis van de Overeenkomst te verrichten werkzaamheden voor een specifieke behoefte van de Gemeente, niet zijnde werken of leveringen
Gebruiksrecht	het recht op grond waarvan de Gemeente bevoegd is om de Resultaten in overeenstemming met de Overeenkomst te gebruiken en de toestemming van de Contractant om de Resultaten onbeperkt te verveelvoudigen , te wijzigen, openbaar te maken, toe te passen en te bewerken, in iedere vorm, nu bestaand of in de toekomst
Gemeente	de Gemeente IJsselstein zetelend Overtoom 1, 3401 BK IJsselstein
Goed(eren)	alle zaken en alle vermogensrechten in de zin van artikel 3:1 Burgerlijk Wetboek
IE-rechten	alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten, waaronder maar niet beperkt tot , auteursrechten, databankenrechten en goodwill
Levering(en)	de door de Contractant op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te leveren Goederen
Maatwerk	de door de Contractant op basis van de Overeenkomst specifiek voor de Gemeente tot stand gebrachte, verrichte en/of ontwikkelde Prestaties en Goederen
Offerte	een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek
Offerteaanvraag	een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten Prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.
Overeenkomst	al hetgeen tussen de Gemeente en de Contractant is overeengekomen, inclusief daarbij behorende bijlagen.
Overeenkomst voor Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken	de bij de Overeenkomst gevoegde overeenkomst voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, of bij gebreke daarvan, de door VNG opgestelde Modelovereenkomst Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken
Partij(en)	de Gemeente en/of de Contractant
Personeel van Contractant	de door de Contractant voor de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of andere hulppersonen die met de Contractant een overeenkomst van opdracht hebben gesloten
Prestatie(s)	de te verrichten Leveringen en/of Diensten
Resulta(a)t(en)	al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht, anders dan Maatwerk en ongeacht of de Contractant daarbij gebruikmaakt van enige bijdrage van de Gemeente en/of derden
Schriftelijk	Correspondentie die per post of langs elektronisch weg waarbij: de kennisgeving raadpleegbaar is door de geadresseerde, de authenticiteit van de kennisgeving in voldoende mate is gewaarborgd, en de identiteit van de kennisgever met voldoende zekerheid kan worden vastgesteld
Verwerkersovereenkomst	de bij de Overeenkomst gevoegde verwerkersovereenkomst of bij gebreke daarvan, de ten tijde van sluiten van de Overeenkomst door de VNG tot standaard verklaarde Standaard Verwerkersovereenkomst
Werkdag	kalenderdagen behoudens weekenden, algemeen erkende feestdagen in de zin artikel 3 lid 1 Algemene termijnenwet, plaatselijke feestdagen en door de Gemeente aangewezen brugdagen

Artikel 2 Toepasselijkheid

• 2.1 Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag, Offerte(n), nadere overeenkomsten en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten.

• 2.2 Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien Partijen dit uitdrukkelijk Schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.

• 2.3 Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen treden in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.

• 2.4 Door het indienen van de Offerte aanvaardt de Contractant onverkort deze algemene inkoopvoorwaarden en wijst de Contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden en markt- of branchespecifieke voorwaarden af.

Artikel 3 Totstandkoming Overeenkomst

• 3.1 De Gemeente kan een Offerteaanvraag intrekken of wijzigen voor zover dit mogelijk is binnen de geldende Nederlandse en Europese jurisprudentie en wet- en regelgeving. De Gemeente vergoedt geen kosten of schade die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of wet- of regelgeving daartoe dwingen.

• 3.2 De Offerte van de Contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag.

• 3.3 Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete Schriftelijke aanvaarding van de Offerte van de Contractant heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160 lid 1 aanhef en onder d van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171 lid 2 van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen.

• 3.4 Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek.

• 3.5 Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant.

II Uitvoering Overeenkomst

Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant

• 4.1 De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met de Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant.

• 4.2 De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.

• 4.3 Slechts met voorafgaande Schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden. Dit geldt niet voor het vestigen van beperkte rechten, zoals een pandrecht. De Gemeente is te allen tijde bevoegd om deze goedkeuring in te trekken, indien blijkt dat deze derden niet in staat zijn om (hun deel van) de Overeenkomst uit te voeren.

• 4.4 De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/of (3) verdeling van werkzaamheden.

• 4.5 De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2 lid 1 aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd.

• 4.6 De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijnde voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Gemeente.

• 4.7 De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst.

• 4.8 Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.

Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente

• 5.1 De Gemeente zal op verzoek van de Contractant alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.

• 5.2 De Gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie

• 6.1 De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen, aan gemeentelijke kwaliteitsnormen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, maar niet uitsluitend, veiligheid, toegankelijkheid, gezondheid, milieu, Data en informatieveiligheid.

• 6.2 De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking. Indien de Gemeente bepaalde Prestaties Schriftelijk heeft goedgekeurd, vervalt het recht zoals genoemd in de voorgaande zin ten aanzien van die Prestaties. Vereniging van Nederlandse Gemeenten 12

• 6.3 De Gemeente is gerechtigd om een integriteitsscreening uit te voeren, eventueel met behulp van een advies als bedoeld in de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob). Indien het screeningsresultaat daar aanleiding toe geeft, kunnen in de Overeenkomst aanvullende maatregelen worden opgenomen.

• 6.4 De Gemeente heeft het recht om eventueel met behulp van ingeschakelde derden een controle te (laten) doen van de naleving door de Contractant van de Overeenkomst. De Contractant is verplicht om hieraan zijn medewerking te verlenen. De kosten voor deze controle komen voor rekening van de Gemeente, tenzij uit de controle blijkt dat de Contractant één of meer wezenlijke verplichtingen niet heeft nageleefd en/of het kosten zijn aan de zijde van de Contractant.

Artikel 7 Geheimhouding

• 7.1 Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.

• 7.2 Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven.

• 7.3 Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/of de voor die Partij werkzame personen en/of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

• 7.4 De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van de Gemeente Personeel van Contractant een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.

• 7.5 De Contractant is verplicht om Schriftelijke goedkeuring te vragen aan de Gemeente voor eventuele persberichten, reclame-uitingen of openbare mededelingen – inclusief mededelingen via kanalen van sociale media – met betrekking tot het (mogelijk) aangaan en de uitvoering van de Overeenkomst, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 8 Intellectueel eigendom

• 8.1 Over alle IE-rechten op de Resultaten (inclusief Maatwerk) verkrijgt de Gemeente een onbeperkt, eeuwigdurend, onvoorwaardelijk en onherroepelijk Gebruiksrecht, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. De Gemeente aanvaardt dit Gebruiksrecht. De Contractant werkt op eerste verzoek kosteloos mee aan het bewerkstelligen en nader formaliseren van dit Gebruiksrecht. De eenmalige vergoeding voor dit Gebruiksrecht ligt besloten in de overeengekomen prijs.

• 8.2 De Contractant behoudt of verkrijgt geen gebruiksrecht met betrekking tot het Maatwerk, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.

• 8.3 De Gemeente blijft rechthebbende van alle IE-rechten op door de Gemeente geleverde bijdragen op grond van de Overeenkomst en alle daaruit voortvloeiende Resultaten en/ of Maatwerk. De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan de Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud. Ten aanzien van alle auteursrechtelijk beschermde werken die toekomen aan de Gemeente geldt: “Auteursrecht ten aanzien van tekst- en datamining en machine learning nadrukkelijk voorbehouden”.

• 8.4 Voor zover de wet dat toestaat doet de Contractant afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijk beschermde werken.

• 8.5 De Contractant garandeert dat de Prestaties, de Goederen, het Maatwerk, de Resultaten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan. De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.

• 8.6 In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.

• 8.7 In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten.

Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens

• 9.1 De Contractant verwerkt persoonsgegevens, als gedefinieerd in artikel 4 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

• 9.2 Voor zover de Contractant in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens voor de Gemeente in de hoedanigheid van verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerkt, is op die verwerking de Verwerkersovereenkomst van toepassing.

• 9.3 Voor zover tussen de Contractant en de Gemeente in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst voor een of meer verwerkingen van persoonsgegevens sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid in de zin van artikel 26 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, is op die verwerking de Overeenkomst voor Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken van toepassing.

Artikel 10 Data

• 10.1 Indien de te leveren Goederen in staat zijn om Data te genereren, te verzamelen of anderszins te verwerven, en/of er bij de te verrichten Diensten Data worden gegenereerd, verzameld, of anderszins worden verworven, zal de Contractant de Gemeente daarvan op de hoogte stellen.

• 10.2 De Contractant stelt de Gemeente kosteloos technisch in staat om de Data in te zien, en voor eigen gebruik te kunnen opslaan. De Contractant kan aan deze verplichting onder meer voldoen door:

  • de Data aan de Gemeente te verstrekken;

  • de Gemeente in staat te stellen om de Data in realtime in te zien en een kopie daarvan te downloaden;

  • de Data gedurende de looptijd van de Overeenkomst onder zich te houden, en de Gemeente op eerste verzoek een kopie van de Data te verstrekken;

  • documentatie aan de Gemeente te verstrekken om de Gemeente in staat te stellen de Data zelf uit het Goed te ontsluiten; of

  • aan de Gemeente koppelingen ter beschikking te stellen, teneinde de Gemeente in staat te stellen de Data zelf op te vragen via deze koppelingen.

• 10.3 De ter beschikking gestelde of beschikbaar gemaakte Data zal:

  • in een algemeen leesbaar elektronisch bestandsformaat worden verstrekt;

  • vergezeld gaan van documentatie met een juiste, volledige en gedetailleerde beschrijving van de aan de Data ten grondslag liggende datamodellen; en

  • voldoen aan de voorschriften die aan Data worden gesteld in de Wet open overheid, de Wet hergebruik van overheidsinformatie en andere wet- en regelgeving die op de Gemeente van toepassing is.

• 10.4 De Contractant bevestigt dat de Gemeente het recht heeft om de Data voor eigen gebruik op te slaan en verder te gebruiken, waaronder begrepen het recht van de Gemeente om de Data openbaar inzichtelijk te maken en ter beschikking te stellen aan derden. Voor zover op de Data die ontstaan bij gebruik door de Gemeente of die specifiek zien op het gebruik door de Gemeente, hoe ook genaamd, IE-rechten (komen te) rusten, is wat in artikel 8 is bepaald over Resultaten van overeenkomstige toepassing.

• 10.5 Indien de door de Contractant geleverde Data onjuist en/of onvolledig blijken te zijn, zal de Contractant, ook na beëindiging van de Overeenkomst, kosteloos zijn medewerking verlenen om deze onjuistheid en/of onvolledigheid te corrigeren.

• 10.6 Indien de Contractant zelf (mede) toegang heeft tot de Data, gelden de volgende bepalingen:

  • de Contractant zal de Data uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst en de nakoming van op de Contractant rustende wettelijke verplichtingen;

  • de Contractant zal op eerste verzoek van de Gemeente overgaan tot vernietiging van de Data;

  • de Contractant zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst niet overgaan tot vernietiging van de Data zonder een verzoek daartoe; en

  • de Contractant zal de Data na het einde van de Overeenkomst vernietigen, maar niet voordat hij de Gemeente expliciet een redelijke Vereniging van Nederlandse Gemeenten 16 laatste kans heeft geboden om de Data te downloaden of anderszins te verkrijgen.

• 10.7 De Contractant zal, onverminderd de verplichting tot het verstrekken van deugdelijke documentatie, op eerste verzoek alles doen wat redelijkerwijs van hem gevergd kan worden om de Gemeente te helpen bij het duiden en interpreteren van de Data. De Contractant zal kosteloos voldoen aan deze verplichting, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.

• 10.8 Hetgeen is bepaald in de leden 2 tot en met 7 geldt niet indien en voor zover:

  • het nakomen van de verplichtingen technisch onmogelijk is;

  • het nakomen van de verplichtingen in strijd komt met andere wettelijke verplichtingen;

  • de Data bedrijfsgeheimen van de Contractant betreffen; of

  • de Gemeente expliciet en ondubbelzinnig bij de Contractant heeft aangegeven de Data niet te willen ontvangen of anderszins in te willen zien.I

Artikel 11 Wijziging Overeenkomst

• 11.1 De Gemeente is bevoegd om de Overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.

• 11.2 In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.

Artikel 12 Uitrusting en materialen

• 12.1 De Contractant zal voor eigen rekening en risico zorg dragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van de Gemeente afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 12.2 De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.

• 12.3 De Contractant kan voor eigen rekening en risico bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik maken van zaken die eigendom zijn van de Gemeente, en die voor dat doel aan de Contractant in bruikleen zijn gegeven. Aan deze bruikleen kan de Gemeente voorwaarden verbinden.

Artikel 13 Tijdstip van nakoming

• 13.1 De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd.

• 13.2 De Contractant stelt de Gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.

Artikel 14 Toerekenbare tekortkoming

• 14.1 Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een aangetekend schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert.

• 14.2 Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid. Elke ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

• 14.3 Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 15 Niet toerekenbare tekortkoming

• 15.1 De Contractant kan zich jegens de Gemeente enkel op een niet-toerekenbare tekortkoming, als bedoeld in artikele 6:75 Burgerlijk Wetboek, beroepen, indien de Contractant de Gemeente zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, Schriftelijk hiervan in kennis stelt.

• 15.2 Onder een niet-toerekenbare tekortkoming aan de zijde van de Contractant wordt in ieder geval niet verstaan:

  • ziekte van Personeel van Contractant (behoudens bijvoorbeeld een pandemie);

  • gebrek aan Personeel van Contractant;

  • stakingen;

  • grondstoffentekort;

  • transportproblemen;

  • tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen van toeleveranciers;

  • storingen in de productie van de Contractant; of

  • liquiditeits- en/of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de Contractant.

Artikel 16 Aansprakelijkheid en verzekering

• 16.1 Tenzij Schriftelijk ander overeengekomen, is de Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen tegenover de andere Partij aansprakelijk voor de door de andere Partij geleden dan wel te lijden schade, met dien verstande dat de aansprakelijkheid als volgt beperkt is tot:

  • € 150.000 per gebeurtenis en €300.000 per contractjaar (of deel van een jaar) dat de overeenkomst van kracht is voor opdrachten waarvan de totale waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000;

  • € 300.000 per gebeurtenis en €500.000 per contractjaar (of deel van een jaar) dat de overeenkomst van kracht is voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 50.000 maar kleiner of gelijk aan € 100.000;

  • € 500.000 per gebeurtenis en €1.000.000 per contractjaar (of deel van een jaar) dat de overeenkomst van krach tis voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 100.000 maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000;

  • € 1.500.000 per gebeurtenis en €3.000.000 per contractjaar (of deel van een jaar) dat de overeenkomst van kracht is voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 150.000 maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000;

  • € 3.000.000 per gebeurtenis of €5.000.000 per contractjaar (of deel van een jaar) dat de overeenkomst van kracht is voor opdrachten waarvan de waarde meer is dan € 500.000.

• Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.

• 16.2 De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen:

  • in geval van aanspraken op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; en/of

  • indien sprake is van opzet of grove schuld van de Partij die toerekenbaar tekortschiet of diens personeel; en/of

  • in geval van schending van artikel 8; en/of

  • in geval van schending van artikel 9, waaronder de Verwerkersovereenkomst en de Overeenkomst voor Gezamenlijke Verwerkingsverantwoordelijken; en/of

  • in geval van vrijwaringen die Partijen aan elkaar hebben verleend in deze inkoopvoorwaarden en/of de Overeenkomst.

• 16.3 De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst.

• 16.4 De Contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Gemeente wijzigen, tenzij de Gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven.

• 16.5 Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 17 Boete

• 17.1 Indien een boetebepaling is overeengekomen, is deze boete zonder rechterlijke tussenkomst, ingebrekestelling of aanmaning direct opeisbaar.

• 17.2 De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van de Gemeente tot nakoming en het recht op schadevergoeding.

Artikel 18 Toepasselijk recht en geschillen

• 18.1 Op deze algemene inkoopvoorwaarden en de Overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is Nederlands recht van toepassing.

• 18.2 De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

• 18.3 Geschillen tussen Partijen, daaronder begrepen die slechts door één Partij als zodanig wordt beschouwd, zullen zo veel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht.

• 18.4 Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Gemeente gevestigd is.

III Financiële bepalingen

Artikel 19 Prijzen, meerwerk en minder werk

• 19.1 De Contractant zal de Overeenkomst uitvoeren tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in euro’s.

• 19.2 Niet redelijkerwijs in de Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan de Gemeente is toe te rekenen. Als de in de Overeenkomst inbegrepen Prestaties redelijkerwijs worden verlicht en/of verminderd, is sprake van minderwerk

• 19.3 Meerwerk zal door de Contractant slechts in behandeling worden genomen nadat de inhoud en het budget schriftelijk zijn overeengekomen met de Gemeente.

• 19.4 Afrekening van meerwerk of verrekening van minder werk vindt plaats tegen maximaal de tarieven zoals opgenomen in de Offerte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 19.5 Voor zover prijzen van meerwerk of minder werk niet in de Offerte zijn opgenomen, verplicht de Contractant zich ertoe voor meerwerk en minder werk uitsluitend marktconforme prijzen aan te bieden.

Artikel 20 Facturering en betaling

• 20.1 Tenzij anders overeen gekomen worden facturen digitaal aangeleverd in pdf-formaat naar het opgegeven e-mailadres van de Gemeente.

• 20.2 Op de factuur vermeldt de Contractant:

  • de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen: naam, adres, postcode, woonplaats, bank/gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW-nummer, KvK-nummer;

  • het factuuradres van de Contractant;

  • het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW;

  • uniek factuurnummer van de Contractant;

  • korte omschrijving van de Levering en/of Dienst; en

  • eventuele nadere eisen in overleg met de Gemeente zoals opgenomen in de Overeenkomst dan wel de Offerteaanvraag

• 20.3 De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. De Gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de Contractant betalen.

• 20.4 Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.

IV Bepalingen betreffende de Leveringen van Goederen

Artikel 21 Leveringen

• 21.1 Aflevering vindt plaats op de overeengekomen locatie en het overeengekomen tijdstip en geschiedt voor rekening en risico, waaronder transport en verzekeringen, van de Contractant.

• 21.2 Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De Contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen.

• 21.3 Indien de Gemeente de Goederen gemotiveerd afkeurt, zal de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen ophalen.

• 21.4 De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de Gemeente, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot Schriftelijke goedkeuring van de Gemeente.

• 21.5 De Contractant verleent tenminste een garantie voor de Goederen van twaalf maanden vanaf het moment dat de Gemeente de Goederen heeft goedgekeurd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de Contractant.

• 21.6 De Contractant garandeert dat voor een periode van tenminste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na Aflevering van de Goederen, onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd.

• 21.7 De Contractant is gehouden om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of –certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de Gemeente ter beschikking te stellen.

• 21.8 De Contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door de Gemeente bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging.

Artikel 22 Verpakking en transport

• 22.1 De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke en duurzame verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.

• 22.2 De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen, en draagt zorg voor een milieuvriendelijke verwerking.

Artikel 23 Overdracht van eigendom en risico

• 23.1 De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de Gemeente na acceptatie van de Goederen door de Gemeente.

• 23.2 De acceptatie van de Goederen zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Indien de Gemeente de Goederen niet accepteert, geeft zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.

V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten

Artikel 24 Diensten

• 24.1 De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst.

• 24.2 De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden.

• 24.3 Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Gemeente de Diensten zonder meer goedkeurt. De Gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichtte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren.

• 24.4 De goedkeuring van de Diensten zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente. Indien de Gemeente de Diensten niet goedkeurt, geeft zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt.

Artikel 25 Personeel van Contractant

• 25.1 Voor zover Diensten worden verricht ten kantore en/of in de openbare ruimte van de Gemeente, zijn de Contractant, Personeel van Contractant en de door de Contractant ingeschakelde derden gehouden de vastgestelde huisregels voor dat kantoor/gebouw en/of die openbare ruimte na te leven.

• 25.2 Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de Contractant per direct te laten vervangen.

• 25.3 Voor de vervanging van Personeel van Contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Gemeente, tenzij directe vervanging van Personeel van Contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de Gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben conform het vereiste in de Offerteaanvraag.

• 25.4 In vervanging van Personeel van Contractant wordt op een korte termijn – doch uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk – door de Contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de Contractant.

• 25.5 De Contractant staat ervoor in dat het Personeel van Contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel Diensten te verrichten.

• 25.6 De Contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken terzake. De Contractant zal - indien wettelijk vereist dan wel door de Gemeente wordt vereist - met een G-rekening werken. Indien de Gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een–op-een verhaald op de Contractant.

Artikel 26 Arbeidsvoorwaarden

• 26.1 De Contractant is bij de uitvoering van de Overeenkomst verantwoordelijk en aansprakelijk voor de nakoming van de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en de CAO die voor het Personeel van Contractant van toepassing is. De Contractant zal de Gemeente verzoeken de daarvoor noodzakelijke informatie Schriftelijk te verstrekken, aan welk verzoek de Gemeente zal voldoen.

• 26.2 De Contractant legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de Diensten op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast. De Contractant verschaft op verzoek aan de Gemeente toegang tot arbeidsvoorwaardelijke afspraken, indien de Gemeente dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering.

• 26.3 De Contractant verschaft op verzoek aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.

• 26.4 De Contractant legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij overeenkomsten aangaat ten behoeve van het verrichten van Diensten en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de Diensten.

VI Einde Overeenkomst

Artikel 27 Opzegging

• 27.1 De Gemeente is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kan de Gemeente de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst.

Artikel 28 Ontbinding

• 28.1 Ieder van de Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:

  • artikel 4.4, 8 of 9.1 wordt geschonden;

  • de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen;

  • de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst;

  • ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend;

  • de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt; of

  • de andere Partij in een situatie van niet-toerekenbare tekortkoming, als bedoeld in artikel 6:57 Burgerlijk Wetboek, verkeert gedurende meer dan tien dagen.

• 28.2 De Gemeente heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:

  • de Contractant zich schuldig heeft gemaakt aan een integriteitsschending die blijkt uit het screeningsresultaat zoals bedoeld in artikel 6.3 of zich ten aanzien van de Contractant een uitsluitingsgrond voordoet die is vermeld in de Offerteaanvraag; of

  • de Gemeente op goede gronden aanneemt dat de rechter de Overeenkomst zal aantasten doordat de Overeenkomst is gesloten in strijd met geldende wet- en regelgeving, zoals het staatssteunrecht en/of (Europese) aanbestedingsrecht.

• 28.3 Elke ontbinding als bedoeld in lid 1 en 2 dient terstond door middel van een aangetekend schrijven te geschieden.

• 28.4 Ingeval van ontbinding door de Gemeente als bedoeld in lid 1 en 2 is de Gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.

Artikel 29 Vernietiging

• 29.1 Indien één van de Partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dient dit te geschieden met een aangetekend schrijven.