Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Capelle aan den IJssel 2026

De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel;

gelezen het voorstel van het presidium;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen van 22 juni 2026;

B E S L U I T :

besluit de volgende verordening vast te stellen:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Capelle aan den IJssel 2026

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren;

• ambtenaar: ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie;

• burgerraadslid: door de gemeenteraad benoemde burger, die bij de gemeenteraadsverkiezingen op de kieslijst van zijn partij heeft gestaan en die na zijn benoeming op voordracht van de fractie mag deelnemen aan vergaderingen van de raadscommissies; en

• fractie: groep van een of meerdere raadsleden als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van Orde gemeenteraad Capelle aan den IJssel 2026.

Paragraaf 2 Verzoeken om informatie of ambtelijke bijstand

Artikel 2. Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand. Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een burgerraadslid.

• 2. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt zo spoedig mogelijk door de griffier of een medewerker van de griffie verleend, voor zover dit in redelijkheid kan worden gevergd.

• 3. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde ambtelijke bijstand voor zover mogelijk zo spoedig mogelijk verlenen.

• 4. De secretaris kan het verzoek om ambtelijke bijstand weigeren, als naar het oordeel van de secretaris:

  • a. niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden; of

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden.

Artikel 3. Weigering ambtelijke bijstand

• 1. Wanneer de ambtelijke bijstand op grond van artikel 2, vierde lid, wordt geweigerd, deelt de secretaris dit, onder vermelding van de redenen, mee aan de griffier, het raadslid en, indien van toepassing, het burgerraadslid.

• 2. Indien het verzoek om ambtelijke bijstand door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4. Kwaliteit verleende bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de door een ambtenaar aan hem verleende ambtelijke bijstand kan hierover in overleg treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan het raadslid de zaak aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

• 1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

• 2. Als het college of één of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 3 Fractieondersteuning

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

• 1. Aan elke fractie wordt door de raad jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten verleend voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel en een bedrag per raadszetel voor de fractie. De omvang van de toe te kennen vaste bedrag en het bedrag per raadszetel wordt ieder jaar bij de vaststelling van de gemeentebegroting door de raad bepaald.

Artikel 7. Verantwoordelijkheid

• 1. Elk lid van een fractie ondertekent bij het begin van de raadsperiode dan wel bij splitsing of samenvoeging van een fractie een verklaring dat naar evenredigheid van het aantal leden van de betreffende fractie verantwoording bestaat voor de besteding van de tegemoetkoming overeenkomstig de bepalingen van deze verordening.

• 2. Indien een lid van een fractie weigert een verklaring als bedoeld in het derde lid te tekenen, wordt de totale tegemoetkoming voor betreffende fractie naar evenredigheid naar beneden bijgesteld.

Artikel 8. Besteding bijdrage

• 1. Fracties besteden de bijdrage uitsluitend ter versterking van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

• 2. Fracties besteden de bijdrage overeenkomstig de nadere regels, opgenomen in het bij deze verordening behorende protocol. In dat protocol wordt tevens bepaald welke kosten onder het eerste lid vallen.

• 3. Het presidium is gemandateerd om, op voorstel van de kascommissie, het protocol te wijzigen.

Artikel 9. Bevoorschotting bijdrage

• 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2. Uitbetaling van de in het eerste lid bedoelde bijdrage vindt plaats in twee termijnen en wel vóór 31 januari en na 1 april van een kalenderjaar.

• 3. De fracties openen voor de toekenning van de vergoeding voor fractieondersteuning een aparte bank- of girorekening. Uitbetaling aan een natuurlijke persoon of landelijke fractie is niet mogelijk.

• 4. Het voorschot wordt verrekend met te veel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 11, vierde lid.

• 5. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden.

Artikel 10. Wijziging aantal zetels

• 1. Op de eerste dag van de maand na de eerste raadsvergadering van een raadsperiode, wijzigt de bijdrage zowel bij vermindering als vermeerdering van het zetelaantal ten gevolge van de verkiezing.

• 2. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.

• 3. Als zich een situatie als bedoeld in het tweede lid voordoet worden de verleende voorschotten onverwijld bijgesteld overeenkomstig de uit het eerste lid voortvloeiende verdeling.

• 4. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin de fractie hiervan kennisgeving heeft gedaan.

• 5. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

• 6. Alle verplichtingen die de oorspronkelijke fractie tot de datum van de fractie splitsing of samenvoeging is aangegaan worden gedragen door de leden van de oorspronkelijke fractie, ongeacht van welke fractie zij nadien deel uitmaken.

Artikel 11. Reserve

• 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 6.

• 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verantwoording als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 12. Verantwoording

• 1. Een fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een verslag.

• 2. Indien de verantwoording over het vorige kalenderjaar vóór de in het eerste lid genoemde termijn niet is ingediend, wordt de over het lopende kalenderjaar resterende vergoeding en eventueel volgende kalenderjaar vastgestelde vergoeding niet uitbetaald.

• 3. De griffie toetst of de uitgaven in overeenstemming zijn met hetgeen in de verordening en het daarbij behorende protocol is vastgelegd als zijnde toegestaan en rapporteert over haar bevindingen aan de kascommissie. De kascommissie bestaat uit drie door de raad uit haar midden benoemde leden of burgerraadsleden. Dit zijn dezelfde leden als die welke de kascommissie vormen in het kader van de verantwoording over de besteding van de bijdrage voor scholing, als bedoeld in artikel 11, derde lid, van de Verordening houdende bepalingen over de rechtspositie van raadsleden en burgerraadsleden Capelle aan den IJssel 2026.

• 4. De kascommissie toetst de bevindingen van de griffie en rapporteert, in de vorm van een raadsvoorstel, aan de commissie tot welke het aandachtgebied Algemene Beleidscoördinatie behoort. Deze commissie brengt advies uit aan de raad.

• 5. De raad stelt, op voorstel van de kascommissie, de bedragen vast van:

  • a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b. de wijziging van de reserve;

  • c. de resterende reserve; en

  • d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten en indien van toepassing de sanctie als bedoeld in artikel 12, tweede lid.

Paragraaf 4 Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2019 wordt ingetrokken.

• 2. De Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2019 blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking en werkt terug tot 1 april 2026.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Capelle aan den IJssel 2026.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 13 juli 2026,

De griffier,

drs. T.A. de Mik

de voorzitter,

drs. J.J. Manusama

Bijlage - PROTOCOL FRACTIEGELDEN

I. Inleiding.

Politieke ambtsdragers (bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers van gemeenten, provincies en waterschappen) vervullen een voorbeeldfunctie voor de burgers en voor hun ambtenaren. De handel en wandel van politieke ambtsdragers heeft zijn weerslag op de hele organisatie, zowel in positieve als in negatieve zin. Politieke ambtsdragers zijn verantwoordelijk voor de eigen integriteit en collectief voor de integriteit van hun organisatie. De politieke ambtsdrager heeft uiteraard net als iedere andere burger recht op een privéleven, maar hij leeft in een glazen huis, waardoor ook privégedragingen onderwerp van (brede) publieke aandacht kunnen zijn. Daarom moet een politieke ambtsdrager 24 uur per dag alert zijn op handelingen of gedragingen die het aanzien en de integriteit van het politieke ambt kunnen schaden.

Politieke ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hun ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. In de Provincie-, Gemeente-, en Waterschapswet staat dat daarboven geen andere vergoedingen zijn toegestaan.

De hoofdregel is dus dat ‘het alleen kan als het is geregeld’. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, voor vergoeding of verstrekking in aanmerking komen. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf. Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de politieke ambtsdrager zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hóeft. Van politieke ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht. Het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De politieke ambtsdrager heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie. Hoe kan hij of zij in bijvoorbeeld economisch moeilijke tijden, geloofwaardig een beroep op de soberheid van burgers doen als hij of zij daar zelf niet naar handelt?

Discussie over vergoedingen en verstrekkingen is nooit helemaal uit te sluiten. Een mogelijke discussie moet er echter niet toe leiden dat niemand meer durft te declareren. Van belang is dat er duidelijke regels en toelichtingen daarop zijn die voldoende houvast bieden. Absolute duidelijkheid is echter niet te geven en moet ook niet worden nagestreefd.

Het gebruik van raadsfractievergoedingen. De raadsfractievergoeding is bedoeld voor ondersteuning van het raadswerk. In de praktijk blijken de gemeenteraadsfracties niet altijd goed te weten waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken. Wat precies wel en niet mag, blijkt daarbij lastig precies te beschrijven. Zo is de besteding aan ‘social events’ op zich geaccepteerd, maar is het beter om voor bijvoorbeeld het afscheid van een raadslid, een gezamenlijke ‘lief-en-leedpot’ in te stellen. Maar bij een teambuilding met de fractie lijkt het wat overdreven dat ieder fractielid zelf z’n drankjes moet betalen.

Het is redelijk als de uitgave een rechtstreeks raakvlak heeft met het uitoefenen van het raadslidmaatschap (zie art. 7, lid 1), maar voorzichtigheid met individuele uitgaven is geboden. Het beste is een gezamenlijk gedragen lijn (zoals beschreven in dit protocol) te formuleren, aansluitend op wat in de maatschappij als redelijk wordt ervaren. Bovendien is het belangrijk om openheid te geven en elkaar aan te spreken. Zo kan elk raadslid zich verantwoorden zonder in de verdediging te hoeven schieten. bevat dit protocol niet een limitatieve opsomming van activiteiten waaraan de fracties de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken kunnen/mogen besteden. Waar voorbeelden zijn gegeven, zijn die vooral bedoeld ter illustratie. De fracties worden uitgenodigd om bij afwijking van het protocol te onderbouwen waarom men van mening is dat de uitgaven passen binnen de versterking van de genoemde rollen van het raadswerk.

II. Uitgaven die wel als fractiekosten gedeclareerd mogen worden:

• activiteiten die door de fractie gemeenschappelijk zijn gedaan, dan wel in opdracht van de fractie zijn gedaan; waaronder excursies en werkbezoeken, onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie worden georganiseerd; onder voorwaarde dat een agenda is bijgevoegd, waaruit blijken: de aard van de bijeenkomst of het overleg, de locatie en het aantal deelnemers;

• uitgaven verbonden aan het opleiden, c.q. gericht op teamvorming en kwaliteitsverbetering van de fractie alsmede t.b.v. vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn; voor zover die opleidingen etc. niet al geboden worden van de zijde van de gemeente en de uitgaven niet zijn verbonden aan opleidingen voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

  Voor de duidelijkheid:

  Het is dus toegestaan fractiegelden in te zetten voor niet politiek gerelateerde scholing/opleiding van de fractie als geheel. Het inzetten van de fractiegelden voor (niet politiek gerelateerde) individuele scholing is echter niet mogelijk.

  Dus: Individuele scholing dient als scholingsgeld te worden verantwoord. Niet politiek gerelateerde scholing van de fractie als geheel kan zowel als fractiegeld ais als scholingsgeld worden verantwoord,

• uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie collectief, dan wel in opdracht van een fractie (moeten) worden bijgewoond; onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan het representeren van de fractie bij officiële gelegenheden;

• uitgaven verbonden aan activiteiten die gericht zijn op een lobby voor de gemeente Capelle aan den IJssel en die raadsbreed zijn afgesproken;

• uitgaven verbonden aan de logistiek en de facilitaire benodigdheden die noodzakelijk zijn voor het functioneren als fractie voor zover die niet al geboden worden van de zijde van de gemeente; hierbij moet worden gedacht aan kantoorartikelen, waaronder aanschaf en onderhoud van een laptop/ computer met bijbehorende randapparatuur;

• uitgaven verbonden aan de op naam van de fractie gestelde bankrekening;

• uitgaven verbonden aan het oprichten/ in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• uitgaven verbonden aan vakliteratuur, abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en 1 abonnement op AD / Rotterdams Dagblad ten behoeve van de fractie;

• uitgaven verbonden aan een eigen website van de fractie, dan wel de kosten verbonden aan een herkenbaar fractiedeel op een website van een politieke partij of politieke vereniging;

• uitgaven verbonden aan informatievoorziening van de fractie over het door haar voorgestane beleid en/of de consultatie van inwoners over volksvertegenwoordigende activiteiten (zoals folders, advertenties etc.); onder overlegging van een exemplaar van de betreffende informatievoorziening;

• het is niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• uitgaven verbonden aan contributies en donateurschappen van de fractie (dus niet het lidmaatschap van een of meerdere individuele fractieleden, de partij of vereniging); onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• uitgaven verbonden aan vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn, met in acht neming van de daarvoor wettelijk geldende voorschriften; daarbij dient jaarlijks de met de vrijwilliger gesloten overeenkomst bij de stukken te worden overlegd;

• de uitgaven voor vrijwilligers van fracties dient onderbouwd te zijn door: facturen of door een verklaring van de vrijwilliger omtrent de geleverde assistentie (periode, uren en ontvangen vergoeding) dan wel een door de vrijwilliger getekende presentielijst, waaruit zijn deelname aan het fractieoverleg blijkt.

  Toegevoegd:

  • de vergoeding van een bloemstuk/grafstuk bij het overlijden van een direct aan de fractie gelieerd persoon.

  • een (kleine) attentie voor bijv. ziekte of geboorte bestemd voor mensen buiten de eigen fractie/partij (dus bijvoorbeeld een -burger-raadslid van een andere fractie) kan worden gedeclareerd.

III. Uitgaven die niet als fractiekosten gedeclareerd mogen worden:

• uitgaven verbonden aan activiteiten die als raadslid op eigen initiatief worden verricht en waarvoor een beroep gedaan dient op de maandelijkse onkostenvergoeding die politieke ambtsdragers ontvangen voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé. Deze vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten en die kosten mogen dus niet bekostigd uit de fractievergoeding:

  • representatie;

  • vakliteratuur;

  • excursies;

  • bureaukosten;

  • contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling, zoals de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden Raadslid.Nu, die vallen onder de bestuurskosten);

• (representatieve) ontvangsten thuis;

• zakelijke giften;

• individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

• fooien in Nederland;

• verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

• gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;

• activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

• abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen; uitgezonderd 1 abonnement op AD / Rotterdams Dagblad ten behoeve van de fractie;

• representatieve aanpassingen aan de eigen woning;

• uitgaven verbonden aan een eigen opleiding van een raadslid; hiervoor kan onder voorwaarden een beroep worden gedaan op de Verordening Rechtspositie Wethouders, Raads- en Commissieleden, art. 5;

• uitgaven verbonden aan opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• uitgaven ten behoeve van politieke partijen; met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• uitgaven ten behoeve van een inschrijving bij de Kamer van Koophandel; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• uitgaven ten behoeve van notariële akten; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• uitgaven voor verkiezings- en campagneactiviteiten; zo is het niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• uitgaven voor een website van een politieke partij of politiek vereniging;

• uitgaven voor raadsleden en fractieassistenten individueel en in aanvulling op hun reguliere vergoeding;

• giften en cadeaus;

• uitgaven voor consumpties op dagen (of de nacht volgend op) dat thema-avonden, commissie / raadsvergaderingen zijn gehouden.

• Een (kleine) attentie voor iemand van de eigen partij. Hiervoor is het gepaster een eigen (te creëren of) gecreëerd “lief en leed”-potje te gebruiken. Dezelfde gedragswijze geldt als het gaat om het geven van een geschenk (in de vorm van een “aardigheidje”). Ook daarvoor kan het eigen “lief en leed”-potje worden benut.

IV. Lief en leed - raadsbreed.

Naast de mogelijkheid voor een fractie om los van het fractiebudget een eigen lief en leed potje te creëren zal een raadsbreed lief en leed-potje worden ingesteld voor raadsbrede uitgaven.

Het betreft uitgaven die de gehele raad aangaat en dus niet één of enkele fracties. (voorbeelden: (1) presentje als blijk van waardering voor vertrekkende bestuurders (2) uitgaven bij levensbepalende gebeurtenissen zoals bijv. overlijden partner/kind (burger/raadslid/bestuurder). De uitgaven komen na instemming van het presidium ten laste van het fractiebudget. De pot wordt gevoed door de fracties en beheerd door de griffie. Bijdrage is per fractie vooralsnog 100 euro vast + 25 euro per raadslid.

Periodieke aanvulling vindt plaats indien nodig.

Deze pot wordt gevoed vanuit het fractiebudget en zal beheerd worden door de griffie.

Toelichting

Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.

De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. Aan een dergelijk verzoek wordt over het algemeen gehoor gegeven door de griffier of de secretaris.

De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep. De algemene subsidieverordening van de gemeente Capelle aan den IJssel kent is niet van toepassing op deze subsidie, omdat de subsidie wordt verleend door de raad en daarmee buiten de reikwijdte van die verordening valt.

Artikelsgewijs

In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 2. Verzoek om bijstand

Verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het vierde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet.

Gelet op het feit dat het college politiek verantwoordelijk blijft voor het handelen van de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame ambtenaren, kan de secretaris, al dan niet in overleg met het college, voorwaarden stellen aan de verlening van bijstand. Deze voorwaarden zien vooral op organisatorische aspecten zoals bijvoorbeeld het tijdsbeslag.

Artikel 3. Weigering ambtelijke bijstand

Bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand ligt het in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier, het raadslid en indien betrokken het burgerraadslid.

Artikel 4. Kwaliteit verleende bijstand

Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand

Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie, het college blijft dan ook politiek verantwoordelijk voor het handelen van de ambtenaar. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.

De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.

Artikel 7. Verantwoordelijkheid

Een fractie is geen natuurlijke persoon en bezit geen rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat een fractie niet zelfstandig drager is van rechten en plichten. Wanneer de raad gelden moet terugvorderen van een fractie, is daardoor niet altijd duidelijk wie daarvoor aansprakelijk kan worden gesteld. Deze onduidelijkheid kan ertoe leiden dat ten onrechte bestede gelden niet kunnen worden teruggevorderd. Om dit te voorkomen, bepaalt dit artikel dat ieder fractielid afzonderlijk verantwoordelijk is. Daartoe dient ieder lid een verklaring te ondertekenen.

Door ieder fractielid een verklaring te laten ondertekenen, wordt vooraf vastgelegd dat de leden naar rato verantwoordelijkheid dragen voor de besteding van de tegemoetkoming. Hiermee wordt voorkomen dat bij onjuiste besteding onduidelijkheid ontstaat over wie kan worden aangesproken voor terugvordering. De bepaling dat de tegemoetkoming wordt verlaagd indien een lid weigert de verklaring te ondertekenen, bevordert bovendien dat alle fractieleden deze verantwoordelijkheid expliciet aanvaarden.

Artikel 8. Besteding bijdrage

De besteding van de bijdrage dient ten goede te komen aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. Wat hieronder wordt verstaan, is nader uitgewerkt in het protocol dat als bijlage onderdeel uitmaakt van deze verordening. In dit protocol zijn tevens de regels opgenomen waaraan de besteding moet voldoen.

Tussentijdse wijzigingen van het protocol kunnen naar aanleiding van de jaarlijkse verantwoording noodzakelijk blijken. In dat geval is het niet wenselijk om de gehele verordening opnieuw vast te stellen. Om die reden wordt in het derde lid aan het presidium de bevoegdheid gemandateerd om, op voordracht van de kascommissie, het protocol te wijzigen. Deze bevoegdheid is aan het presidium gemandateerd, omdat het presidium een commissie is als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet. Hierdoor kan geen sprake zijn van delegatie van deze bevoegdheid

Artikel 9. Voorschot financiële bijdrage

Dit artikel regelt de jaarlijkse, ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de overeenkomstig artikel 6 berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.

Artikel 10. Wijziging aantal zetels

Het eerste lid regelt de mutaties in de zetelaantallen die plaatsvinden naar aanleiding van de verkiezingen. De het variabele deel van bijdrage moet naar aanleiding van de verkiezing naar boven of naar beneden worden bijgesteld. Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (tweede lid).

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (derde lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.

Artikel 11. Reserve

Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de raad gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren (eerste lid). Als in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen beschikbaar gesteld ten behoeve van de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd (vierde lid). Omdat het niet wenselijk is dat een reserve eindeloos groeit, is hier wel een maximum aan verbonden (tweede lid).

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met mutaties in zittende fracties. De regeling van het zesde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen van die fracties.