Uitvoeringsvoorschriften Subsidies Stichtse Vecht 2026

Het college van burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht;

gelet op de Algemene Subsidieverordening gemeente Stichtse Vecht 2026

besluit:

vast te stellen de navolgende Uitvoeringsvoorschriften Subsidies Stichtse Vecht 2026.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1.1 definities

In deze voorschriften wordt verstaan onder:

• a. beleidseffect: de veranderingen die gerealiseerd zijn door de gesubsidieerde activiteiten zoals benoemd in het subsidieprogramma van Stichtse Vecht.

• b. bestuur: het bestuur dan wel de raad van toezicht van een subsidieaanvrager;

• c. deelnemer: een natuurlijke persoon ten behoeve van wie een subsidieaanvrager een activiteit aanbiedt;

• d. uitvoeringsovereenkomst: een schriftelijke overeenkomst tussen de subsidieontvanger en het college ter uitwerking van de subsidiebeschikking.

• e. verordening: Algemene Subsidieverordening gemeente Stichtse Vecht 2026

• f. social return: de bijdrage aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Artikel 1.2 participatie

• 1. Een subsidieaanvrager betrekt de deelnemers, vrijwilligers en beroepskrachten naar oordeel van het college in voldoende mate bij het beleid van de subsidieaanvrager en de uitvoering daarvan.

• 2. De in het eerste lid bedoelde participatie dient te zijn geregeld in de statuten, het huishoudelijk reglement of een afzonderlijk bestuursbesluit.

Artikel 1.3 ontheffingen

Het college kan ontheffing verlenen van:

• a. het bepaalde in artikel 1.2;

• b. de eisen welke aan de subsidieaanvraag worden gesteld;

• c. hetgeen is bepaald met betrekking tot de inrichting van de administratie;

• d. de eisen welke aan de subsidievaststelling worden gesteld.

Artikel 1.4 kennisgeving wijziging statuten en ontbinding

De subsidieontvanger zorgt ervoor dat het college te allen tijde beschikt over de juiste contactgegevens.

Artikel 1.5 verzekeringen

• 1. Een subsidieaanvrager is verplicht haar roerende en onroerende zaken te verzekeren en verzekerd te houden op basis van herbouw of vervangingswaarde tegen de schade van brand, storm en inbraak.

• 2. Het college kan verlangen dat nog andere risico’s worden verzekerd, zoals schade voortvloeiende uit aansprakelijkheid en fraude.

Hoofdstuk 2 Aanvraag

Artikel 2.1 formulieren

Het college stelt formulieren vast voor de aanvraag tot subsidieverlening en subsidievaststelling.

Artikel 2.2 subsidieaanvraag

• 1. Een aanvraag voor een subsidie voor een komend jaar moet uiterlijk 1 oktober van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, schriftelijk en gemotiveerd bij het college ingediend zijn.

• 2. In afwijking van lid 1 wijst het college activiteiten/voorzieningen aan waarvoor gedurende het kalenderjaar nog subsidie kan worden aangevraagd.

• 3. Een volledige aanvraag bestaat uit:

  • a. een ondertekend aanvraagformulier;

  • b. een beschrijving van de activiteiten, waarbij inzichtelijk is welke bijdrage aan het effect wordt gegeven;

  • c. een begroting van baten en lasten per categorie voor het tijdvak waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

  • d. Jaarrekening voorgaande boekjaar (bij aanvraag door niet zijnde natuurlijk persoon)

• 4. Het college kan de in het eerste lid bedoelde termijn met maximaal acht weken verdagen. Hiertoe dient de subsidieaanvrager (voor 1 oktober van het kalenderjaar voorafgaand aan het betreffende subsidiejaar) een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in.

• 5. Een subsidieaanvrager, niet zijnde een natuurlijk persoon, die voor de eerste keer een subsidieaanvraag indient, voegt bovendien bij de aanvraag:

  • a. een gewaarmerkt exemplaar van de oprichtings- of stichtingsakte waarin de statuten zijn opgenomen en een exemplaar van het huishoudelijk reglement;

  • b. een opgave van de samenstelling van het bestuur;

  • c. een uittreksel van de inschrijving bij de kamer van Koophandel;

  • d. de jaarrekening en (wanneer van toepassing) het accountantsrapport over het voorafgaande boekjaar met toelichting.

Hoofdstuk 3 Verlening

Artikel 3.1 hoogte subsidies

Het college bepaalt de hoogte van de subsidie aan de hand van de beleidscriteria en de te verwachten effecten zoals genoemd in het subsidieprogramma van Stichtse Vecht.

Artikel 3.2 besluit tot subsidieverlening

Naast hetgeen is bepaald in de artikelen 4:30, 4:31 en 4:32 van de Algemene wet bestuursrecht, bevat het besluit tot subsidieverlening in ieder geval:

• a. een overzicht van de te verwachten resultaten en effecten, activiteiten, producten of prestaties gerelateerd aan de gemeentelijke doelstelling(en) waarvoor subsidie wordt verleend, de doelgroep(en) met betrekking tot de te ontwikkelen activiteiten, de looptijd van de subsidie en de maximale hoogte van het subsidiebedrag en de uit te voeren activiteiten;

• b. de wijze en de momenten waarop tussentijds informatie moet worden verstrekt over de stand van zaken van de uitvoering van de activiteiten door de subsidieaanvrager;

• c. de wijze van betaling van het subsidiebedrag;

• d. Het verzoek om na afloop van de activiteiten (een) foto(‘s) of andere media te sturen in geval een subsidie tot en met € 5.000 verstrekt wordt.

Artikel 3.3 uitvoeringsovereenkomst/specifieke uitvoeringsvoorschriften

• 1. In een uitvoeringsovereenkomst die als bijlage wordt meegezonden bij het besluit tot subsidieverlening, wordt in ieder geval aangegeven: de effecten van de uitgevoerde activiteiten gerelateerd aan de doelstellingen, de doelgroep(en) met betrekking tot de te ontwikkelen activiteiten en de te verrichten activiteiten, de looptijd van de subsidie, de maximale hoogte van het subsidiebedrag en de uit te voeren activiteiten die verband houden met de beleidseffecten van Stichtse Vecht.

• 2. In een uitvoeringsovereenkomst die als bijlage wordt meegezonden bij het besluit tot subsidieverlening kan ook worden opgenomen de bepaling dat Stichtse Vecht, na het besluit tot subsidieverlening met subsidieontvangers die reeds meerdere jaren achtereen subsidie ontvangen en waarvan de personeelslasten deel uitmaken van de subsidiabele kosten, nader overleg voert over de mogelijkheden van Social return.

Artikel 3.4 betaling en bevoorschotting

• 1. Bij een subsidieverlening tot en met een bedrag van € 5.000 vindt de betaling van de hele subsidie in één bedrag plaats.

• 2. Bij een subsidieverlening boven een bedrag van € 5.000,- wordt 100 % bevoorschot in meerdere termijnen, zoals aangegeven bij de subsidieverlening.

Hoofdstuk 4 Verantwoording en vaststelling

Artikel 4.1 Meerjarig verleende subsidies toch jaarlijks verantwoorden

Indien een subsidie voor meerdere jaren is verleend, moet deze toch jaarlijks verantwoord en vastgesteld worden, zoals in de volgende artikelen van dit hoofdstuk is bepaald.

Artikel 4.2 eisen aanvraag subsidievaststelling

• 1. Subsidieontvangers die een subsidie ontvangen en op basis van de volgende artikelen verplicht zijn een vaststellingsverzoek in te dienen, sturen voor 1 april van het jaar volgend op het subsidiejaar of binnen twaalf weken na afloop van de activiteit een aanvraag tot vaststelling naar het college voorzien van de bijlagen uit artikel 4.2, 4.3 en 4.4 van deze uitvoeringsvoorschriften.

• 2. Indien op dat moment nog niet alle vereiste bijlagen beschikbaar zijn, kan de subsidieontvanger uiterlijk op de deadline uit het eerste lid een gemotiveerd verzoek om uitstel indienen bij het college.

• 3. Indien een aanvraag tot subsidievaststelling of verzoek om uitstele niet voor het tijdstip, bedoeld in het eerste lid is ingediend, kan het college de subsidieontvanger schriftelijk een nieuwe termijn stellen. Wordt de aanvraag niet binnen deze termijn ingediend, dan kunnen zij overgaan tot ambtshalve vaststelling.

• 4. het college kan bepalen dat ook andere, of minder dan, in dit artikel bedoelde gegevens en bescheiden die voor de vaststelling van belang zijn, worden overlegd.

• 5. Indien een subsidieaanvrager niet binnen de door het college bepaalde hersteltermijn van lid 3 alsnog de gegevens overlegt die door het college worden verlangd in verband met de verlening of de vaststelling van de subsidie, kan het college besluiten op het te verstrekken bedrag van de eerstvolgende subsidie een korting toe te passen van ten hoogste 5%.

Artikel 4.3 Verantwoording subsidies tot en met € 5.000,-

Subsidies tot en met € 5.000,- worden door het college direct bij het besluit tot verlening vastgesteld.

Artikel 4.4 Verantwoording subsidies boven € 5.000,- tot en met € 10.000,-

De aanvraag tot vaststelling bevat een op een door het college beschikbaar gesteld format ingevulde verklaring waarbij wordt aangegeven dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht.

Artikel 4.5 Verantwoording subsidies boven € 10.000,- tot en met € 50..000,-

De aanvraag tot vaststelling bevat een op een door het college beschikbaar gesteld format ingevulde verklaring waarbij wordt aangegeven dat de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht, vergezeld van een kort inhoudelijk en financieel verslag van de activiteiten. Uit het inhoudelijke verslag moet duidelijk worden in welke mate en op welke wijze de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van het effect en beleidsdoelstelling waarvoor de subsidie is verleend.

Artikel 4.6 Verantwoording subsidies boven € 50.000,-

• 1. De aanvraag tot vaststelling bevat:

  • a. een inhoudelijk verslag waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn verricht en in welke mate deze hebben bijgedragen aan het realiseren van het effect en beleidsdoelstelling waarvoor de subsidie is verleend;

  • b. een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten dat aansluit bij de beschrijving van de activiteiten en de begroting die bij de aanvraag zijn ingediend;

  • c. de jaarrekening/ het financiële verslag moet op dezelfde wijze zijn ingericht als de bij de aanvraag overlegde begroting;

• 2. Voor subsidies boven € 100.000 bevat de aanvraag tot vaststelling nog extra een specifieke verantwoording van de subsidie op basis van een controleverklaring door een registeraccountant/administratieconsulent met certificerende bevoegdheid.

Artikel 4.7 Besluit tot subsidievaststelling

• 1. Bij de vaststelling van de subsidie worden geheel of gedeeltelijk buiten beschouwing gelaten lasten, die:

  • a. niet of niet in voldoende mate in de begroting van de subsidieontvanger waren voorzien;

  • b. niet in voldoende mate verband houden met activiteiten, waarvoor subsidie is verstrekt, of

  • c. zonder noodzaak zijn opgevoerd.

• 2. Het college stelt aan de hand van de ingediende verantwoording van de subsidieontvangers vast of de subsidieaanvrager de activiteit heeft uitgevoerd zoals deze is vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening.

• 3. Indien de activiteit is uitgevoerd zoals deze is vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening, wordt de subsidie vastgesteld op het in de beschikking tot subsidieverlening aangegeven bedrag.

• 4. Indien de activiteit zoals deze is vastgelegd in de beschikking tot subsidieverlening niet of in mindere mate tot stand is gebracht wordt de subsidie evenredig lager vastgesteld, tenzij het college anders beslist.

• 5. Alvorens een besluit tot subsidieverlaging conform het vierde lid wordt genomen, treedt het college in overleg met de subsidieaanvrager.

• 6. Indien toepassing van het vierde lid niet het gevolg is van omstandigheden welke voor rekening van de subsidieaanvrager behoren te komen en dit besluit gevolgen heeft welke aantoonbaar niet door de subsidieaanvrager gedragen kunnen worden, kan het college in voor de subsidieaanvrager gunstige zin van het vierde lid afwijken.

• 6. Subsidies worden binnen vier weken na de subsidievaststelling betaald, tenzij in de beschikking tot vaststelling anders is bepaald.

• 7. Als de activiteiten conform de verleningsbeschikking zijn uitgevoerd tegen lagere kosten en/of met hogere inkomsten dan waarvoor subsidie is verleend, dan:

  • a. wordt de subsidie in geval van een specifieke subsidie voor eenmalige activiteiten lager vastgesteld;

  • b. mag de subsidieontvanger, na toestemming door Burgemeester en wethouders, bij andere subsidies dan bedoeld onder lid 7a, een verschil van maximaal 10% van de verleende subsidie toevoegen aan haar reserves als egalisatiereserve als bedoeld in artikel 4:72 in de Awb. Deze toevoeging moet conform artikel 21 lid 3 zichtbaar zijn in de balans met toelichting.

• 8. De egalisatiereserve die op basis van het vorige lid is gevormd, dient gedurende de looptijd van de (meerjarig) verleende subsidie ingezet te worden voor de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend of na afloop hiervan te worden terugbetaald.

Artikel 4.8 tussentijdse rapportage

Bij subsidies hoger dan € 50.000,- kan het college de verplichting opleggen tot tussentijdse verantwoording. Een dergelijke tussentijdse verantwoording wordt niet vaker dan éénmaal per jaar gevraagd.

Artikel 4.9 inrichting administratie

• 1. De subsidieontvanger van een subsidie tot € 5.000,- is verplicht tot 18 maanden na einde van de (uitvoering van de ) activiteit de financiële administratie van de uitgevoerde activiteiten te bewaren. Op basis van steekproef is het mogelijk dat binnen deze termijn alsnog om een financiële verantwoording wordt verzocht.

• 2. De administratie van een ontvanger van een subsidie hoger dan € 5.000,- dient zodanig te zijn ingericht, dat te allen tijde een overzicht kan worden verkregen van de bezittingen, de schulden, het eigen vermogen, de financiële resultaten en de activiteit van de subsidieaanvrager.

• 3. De administratieve gegevens van een ontvanger van een subsidie hoger dan € 5.000,- worden gedurende ten minste vijf jaren beschikbaar gehouden.

• 4. Door het college aangewezen ambtenaren of accountants hebben desgevraagd inzage in de boeken en bescheiden, daaronder begrepen adviezen van externe deskundigen. Zij ontvangen alle inlichtingen, welke voor een juiste uitoefening van hun functie in het algemeen en voor de beoordeling van de uitvoering van de activiteit of prestatie in het bijzonder nodig zijn.

• 5. De in het vierde lid bedoelde personen hebben de bevoegdheid tot review op de verrichte werkzaamheden van de controlerende accountant van de subsidieaanvrager. De subsidieaanvrager draagt er zorg voor dat zijn accountant hiermee instemt.

Hoofdstuk 5 Overige bepalingen

Artikel 5.1 gevallen waarin de uitvoeringsvoorschriften niet voorzien

In alle gevallen waarin deze uitvoeringsvoorschriften niet voorzien kan het college nadere regels stellen.

Artikel 5.2 hardheidsclausule

Het college kan in bijzondere omstandigheden ten gunste van de subsidieontvanger afwijken van de bepalingen in deze uitvoeringsvoorschriften.

Artikel 5.3 inwerkingtreding

Deze voorschriften treden in werking met ingang van de dag na de bekendmaking.

Artikel 5.4 citeertitel

Deze voorschriften worden aangehaald als "Uitvoeringsvoorschriften Subsidies Stichtse Vecht 2026”. De Uitvoeringsvoorschriften Subsidies Stichtse Vecht 2020 worden ingetrokken.

Burgemeester en wethouders van Stichtse Vecht

drs. A.J.H.T.H. Reinders

burgemeester

drs. R.C.L. Heijdra

gemeentesecretaris