Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten en hybride werken

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten;

gelet op het bepaalde in artikelen 3:21, 3:22 en 3:23 Cao Gemeenten;

gelet op de bereikte overeenstemming met de vakbonden;

overwegende dat de doelstelling bestaat:

• om duurzaam vervoer te bevorderen en reductie van CO2 te bewerkstelligen;

• medewerkers worden gestimuleerd om in het kader van activiteitgericht werken hun arbeidsduur te verdelen over zowel thuiswerk- als kantoordagen;

• de aantrekkingskracht van de gemeente Dronten op de arbeidsmarkt te vergroten;

• het binden en boeien van huidige medewerkers te versterken;

• rechtsgelijkheid tussen medewerkers met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden.

besluit vast te stellen de volgende regeling:

Regeling vergoeding reis- en verblijfkosten en hybride werken

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Cao Gemeenten: de geldende collectieve arbeidsovereenkomst voor gemeenten;

• b. Medewerker: hij die met de werkgever een arbeidsovereenkomst is overeengekomen. Ook vallen stagiaires, die bij de gemeente Dronten geplaatst zijn, onder de definitie medewerker;

• c. Standplaats: de plaats waar de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;

• d. Werkgever: de gemeente Dronten;

• e. Leidinggevende: functionaris waaraan een medewerker, volgens de hiërarchische organisatiestructuur verantwoording verschuldigd is.

• f. Woonplaats: daar waar de medewerker staat ingeschreven in de gemeentelijke Basisregistratie Personen (BRP);

• g. Woon-werkverkeer: de afstand van de woonplaats naar de standplaats en vice versa aan de hand van de reisplanner van het E-HRM systeem;

• h. Dienstreis: de reis naar een andere bestemming dan de standplaats, die de medewerker in opdracht van de werkgever moet maken.

Artikel 2 Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer

• 1. Iedere medewerker heeft aanspraak op een van de volgende vergoedingen van de reiskosten voor woon-werkverkeer:

  • a. Een reiskostenvergoeding als bedoeld in lid 3 van dit artikel; en/of

  • b. Verstrekking van een openbaar vervoerskaart.

• 2. De medewerker kan voor een vergoeding uit lid 1 kiezen die past bij zijn voorkeur dan wel activiteit van de dag.

• 3. De vergoeding is gelijk aan de kosten voor openbaar vervoer op basis van de tweede klasse/het goedkoopste tarief of, als er wordt gereisd met eigen vervoer, de kosten per kilometer conform de maximaal toegestane fiscaal onbelaste vergoeding.

• 4. De reiskostenvergoeding wordt uitsluitend toegekend aan de medewerker die voor het werk gereden heeft en daarvoor kosten heeft gemaakt.

• 6. Het aantal kilometers in lid 1 wordt in het geval van eigen vervoer berekend tussen de postcode van de woonplaats en de postcode van de standplaats aan de hand van de reisplanner van het E-HRM systeem.

• 6. Na verhuizing wordt de reiskostenvergoeding aangepast naar de nieuwe situatie met als ingangsdatum de feitelijke verhuisdatum.

• 7. Als de woonplaats van de medewerker wijzigt, is hij gehouden om dit onmiddellijk door te geven aan de werkgever en zal de werkgever de vergoeding in lid 5 daarop aanpassen.

• 8. De medewerker ontvangt in het kader van het woon-werkverkeer geen vergoeding voor tol-, veer- en parkeerkosten.

Artikel 3 Vergoeding dienstreizen

• 1. De medewerker maakt bij een dienstreis zoveel als mogelijk gebruik van het openbaar vervoer of een vervoersmiddel van de gemeente Dronten. De gemeente Dronten stelt hiertoe dienstauto’s, dienstfietsen en openbaar vervoerskaarten beschikbaar.

• 2. De vervoersmiddelen en openbaar vervoerskaarten die de gemeente Dronten ter beschikking stelt mogen niet gebruikt worden voor privédoeleinden. Als wordt vastgesteld dat een medewerker een dienstauto voor privédoeleinden heeft gebruikt, zal de medewerker in ieder geval een boete worden opgelegd van € 300,- per gebeurtenis en € 1,- per verreden kilometer.

• 3. Als de medewerker reist met het openbaar vervoer en geen gebruik kan maken van de gemeentelijke openbaar vervoerskaarten, dan worden deze kosten vergoed op declaratiebasis, 2e klasse openbaar vervoer.

• 4. Als de medewerker met eigen vervoer een dienstreis maakt, krijgt de medewerker een vergoeding per gereden kilometer. De werkgever volgt hierbij altijd het bedrag dat de Belastingdienst fiscaal onbelast toestaat.

• 5. De medewerker die voor een dienstreis tol-, veer- en parkeerkosten maakt, kan deze apart declareren. Deze kosten worden bruto vergoed tot een maximum van € 25,- per dag.

Artikel 4 Vergoeding wegens verblijfkosten

Voor de vergoeding wegens verblijfkosten bij dienstreizen wordt aansluiting gezocht bij de vergoedingen genoemd in artikel 10.2 (dienstreizen binnenland) en 10.3 (dienstreizen buitenland) van de Cao Rijk.

Artikel 5 Vergoeding hybride werken

De medewerker ontvangt op grond van de Cao Gemeenten een vergoeding voor hybride werken voor elke dag dat de medewerker thuis werkt.

Medewerkers kunnen op dezelfde dag niet zowel reiskosten woon-werkverkeer als een thuiswerkvergoeding declareren. Dus de combinatie van een thuiswerk- en een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer is niet mogelijk. Er dient een keuze gemaakt te worden, deze keuze is aan de medewerker.

Artikel 6 Declaraties

• 1. De vergoeding voor reiskosten woon-werk wordt uitbetaald op basis van de werkelijke reisdagen aan de hand van een declaratie door de medewerker,

• 2. De werkgever vergoedt de reis- en verblijfkosten, parkeer-, tol- en veerkosten achteraf op declaratiebasis, na akkoord van de leidinggevende.

• 3. De medewerker moet zijn declaraties voor parkeer-, tol- en veerkosten voorzien van originele, deugdelijke bewijsstukken.

• 4. De medewerker moet zijn declaraties, als bedoeld in lid 1 en 2, binnen drie maanden, na de kalendermaand waarin in hij de kosten heeft gemaakt, indienen. Als de medewerker zijn declaraties te laat indient, kan de werkgever besluiten om deze niet te vergoeden.

• 5. Declareren van reiskosten woon-werkverkeer, reis- en verblijfkosten en hybride werken kan via het E-hrm systeem.

• 6. Uitbetaling van de vergoeding van de declaraties vindt de opvolgende maand plaats.

Artikel 7 Controle

Ingediende declaraties worden steekproefsgewijs gecontroleerd door de salarisadministratie.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

In bijzondere individuele gevallen, waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid en billijkheid voorziet, kan de gemeentesecretaris namens de werkgever een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking per 1 augustus 2026 onder gelijktijdige intrekking van de regeling tegemoetkoming reiskosten woon-werkverkeer en dienstreizen 2020 zoals die is vastgesteld op 4 november 2019.

Artikel 10 Citeertitel

De regeling wordt aangehaald als regeling vergoeding reis- en verblijfkosten en hybride werken

Aldus besloten namens burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten op 30 juni 2026

drs. J.P. Gebben

burgemeester

R. Hammenga

gemeentesecretaris