Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026

De raad van de gemeente Zeist;

Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

Gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 15 juni 2026.

BESLUIT:

De volgende verordening vast te stellen:

Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• Auditcommissie: een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

• Accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet.

Artikel 2 Taken

De auditcommissie heeft tot taak het adviseren van de raad in zijn controlerende functie bij het toezicht houden op:

• 1. De betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaglegging ten behoeve van de raad.

• 2. De effectiviteit van de beheersing van risico’s binnen de gemeente.

• 3. De opdracht aan en het functioneren van de accountant.

• 4. De opzet en werking van het interne audit instrumentarium.

• 5. De opvolging van aanbevelingen die komen uit:

  • de accountantscontrole;

  • de rapporten van de Rekenkamer;

  • de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente.

Artikel 3 Samenstelling auditcommissie

• 1. De auditcommissie bestaat uit ten minste drie en ten hoogste zoveel leden als er fracties in de raad zijn.

• 2. Elke fractie kan uit haar midden één lid voordragen.

• 3. Voor de voordracht komen ook door de raad benoemde commissieleden in aanmerking.

• 4. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter waarvan tenminste één raadslid.

• 5. De benoeming van de leden door de raad geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 6. Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van hoedanigheid van raads- of commissielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 7. In tussentijds in de auditcommissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 4 Instelling subcommissies

• 1. Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de auditcommissie besluiten om een subcommissie in te stellen voor een bepaalde periode en met een omschreven opdracht.

• 2. Een subcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden.

• 3. De leden van een subcommissie worden benoemd door de auditcommissie op basis van kennis en vaardigheden op het werkterrein van de subcommissie.

• 4. Voor benoeming tot lid van een subcommissie komen zowel raadsleden als door de raad benoemde commissieleden in aanmerking.

• 5. De subcommissie rapporteert minimaal één maal per jaar aan de auditcommissie over haar werkzaamheden en bevindingen.

Artikel 5 Vergaderingen en werkwijze

• 1. De auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen, maar in ieder geval jaarlijks in mei/juni over de programmarekening/eerste bestuursrapportage/Kadernota, in september ter voorbereiding op de controle van lopend jaar en in november/december met het oog op de interim-controle.

• 2. De voorzitter zendt tenminste acht dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 3. Een aanvullende agenda wordt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden verzonden.

• 4. De auditcommissie wordt bijgestaan door de griffier of een door hem aan te wijzen vervanger.

Artikel 6 Besluitvorming

• 1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van stemmen.

• 2. De auditcommissie kan slechts besluiten nemen wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 4. Een minderheidsstandpunt wordt gemeld bij de gemeenteraad.

Artikel 7 Bevoegdheden

• 1. De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen advies uit te brengen.

• 2. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de Rekenkamer en de accountant als bedoeld in artikel 2.

• 3. Indien de auditcommissie dit noodzakelijk acht, is zij bevoegd voor advies een externe deskundige in te schakelen.

• 4. De auditcommissie is bevoegd namens de raad te overleggen met het college over de aanbesteding van de accountantscontrole als bedoeld in artikel 2 lid 2 van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Zeist 2023.

Artikel 8 Bijwonen vergaderingen

• 1. De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de Rekenkamer, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

• 2. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college daarover.

Artikel 9 Openbaarheid van vergaderingen

• 1. De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar.

• 2. Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de auditcommissie besluiten een vergadering openbaar te houden.

• 3. De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van verslagen en stukken die in vergadering zijn behandeld.

Artikel 10 Intrekking oude verordening

• 1. De Verordening op de Auditcommissie (vastgesteld op 6 december 2011) wordt ingetrokken.

Artikel 11 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Auditcommissie Zeist 2026.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zeist van 7 juli en voortgezet op 9 juli 2026,

drs. E.M.H. Lemaier, griffier

drs. J. Langenacker, voorzitter