Nota waardering en afschrijving vaste activa 2024

De gemeenteraad van Wassenaar,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 april 2024;

overwegende dat de gemeenteraad wettelijk verplicht is om de uitgangspunten voor het financiële beleid vast te stellen, waaronder de Nota waardering en afschrijving vaste activa, die wordt gebruikt als grondslag voor het verwerken van investeringen en afschrijvingen in de boekhouding van de Gemeente Wassenaar;

gelet op, artikel 10 van de Financiële Verordening gemeente Wassenaar 2023, artikel 212 van de

Gemeentewet en de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV),

b e s l u i t :

• 1. De Nota activabeleid 2020-2024 in te trekken.

• 2. De Nota waardering en afschrijving vaste activa 2024 vast te stellen.

1. Inleiding

Investeringen hebben voor een lange(re) periode invloed op de budgettaire ruimte van een gemeente. Daarom is het van belang om hierover duidelijke regels op te stellen. Het BBV geeft de basis voor deze regels. De gemeente stelt aanvullende regels in de financiële verordening en de Nota waardering en afschrijving vaste activa. De aanvullende regels voor de gemeente Wassenaar worden in deze nota toegelicht.

Aan het einde van deze nota zijn, onder punt 5, de regels uit het BBV over activabeleid opgenomen.

2. Investeren en activeren

2.1 Financiële verordening over vaste activa

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De nieuwe investeringen onder de € 500.000 worden bij de begrotingsbehandeling met het Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college, indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 3. vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Voor investeringen van € 500.000 of groter, anders dan bedrijfsvoering investeringen in taakveld 0.4 overhead en investeringen in onderwijshuisvesting, vindt autorisatie van het investeringskrediet plaats via aparte raadsvoorstellen. De met de nieuwe investeringen gepaard gaande kapitaallasten worden meerjarig in de begroting verwerkt.

• 4. Het college informeert de raad tussentijds bij de Voor-en Najaarsnota, als hij verwacht dat de laten of baten op programmaniveau de geautoriseerde lasten of baten zullen over-dan wel onderschrijden met meer dan € 50.000, of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten zullen over- dan wel onderschrijden. In geval van overschrijdingen groter dan € 250.000 wordt niet gewacht op een tussentijdse rapportage, maar informeert het college de raad via een raadsinformatiebrief. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel voor wijziging van het budget, of een voorstel voor bijstelling van het beleid wil ontvangen.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel, met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiële en immateriële vaste activa worden gewaardeerd en afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in bijlage 1 bij de Financiele verordening 2023, en nader uitgewerkt in deze Nota vaste activa, waardering en afschrijving van de gemeente Wassenaar.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijkse een meerjareninvesteringsplan aan, als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

• 3. Afschrijvingen worden geraamd in het jaar volgend op de oplevering of ingebruikname van het actief.

• 4. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2.2 Nota Vaste Activa over investeren

Er is sprake van een investering als:

• Er sprake is van een meerjarig nut

• Er sprake is van een uitgave van meer dan € 25.000 excl. btw.

• Uitzondering is auto’s. Deze worden onder dit bedrag aan het einde van het jaar ook geactiveerd als investering.

• Wanneer vergelijkbare investeringen in hetzelfde jaar worden aangeschaft (bv. laptops/ICT) worden deze investeringen samengevoegd tot één actief. Voorwaarde hierbij is dat de samengevoegde waarde boven de activeringsgrens van € 25.000 ligt.

• De uitgave een levensduurverlenging oplevert of een capaciteitsverbetering.

• De uitgave een eenmalig karakter heeft en die niet jaarlijks terugkeert.

Voor gronden en terreinen gelden andere regels, deze zijn opgenomen in de Nota Grondbeleid.

De bevoegdheid voor het toekennen van investeringskredieten ligt bij de raad.

De raad heeft hiervoor in principe twee momenten beschikbaar:

• a. Regulier: bij de begroting; de raad ontvangt dan ook een investeringsplanning;

• b. Via aparte raadsvoorstellen voor investeringsvoorstellen gedurende het jaar en vanaf € 500.000 (Amendement O, 8 november 2022).

Het verschuiven tussen investeringskredieten in omvang, type uitgave of tijd is in principe niet mogelijk tenzij de raad hierover een besluit neemt.

Om te voorkomen dat er met het beschikbaar stellen van investeringskredieten langdurig geld vast ligt dat niet wordt besteed, blijven investeringskredieten maximaal twee jaar beschikbaar. Als de kredieten langer beschikbaar moeten zijn dan twee jaar ontvangt de raad hiervoor een nieuw kredietvoorstel.

2.3 Nota Vaste activa over activeren

De definitie van activeren is: het als bezitting of vermogensobject op de balans opnemen van aangeschafte of vervaardigde zaken die langer dan één jaar tot de beschikking van de gemeente staan.

Kosten van (klein en groot) niet-levensduur verlengend onderhoud worden niet geactiveerd. Dat klopt ook met de definitie van investering: er moet immers sprake zijn van levensduurverlenging of capaciteitsverbetering. Voorafgaand aan een investering maakt de gemeente al kosten waarvoor een krediet nodig is. Bij deze voorbereidingskredieten vormen de externe kosten een geheel met het actief.

2.4 Nota Vaste activa over waarderen en afschrijven

2.4.1. Waarderen

Vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs. Aan het actief rekenen we btw toe als deze voor de gemeente kostenverhogend is. Bijdragen van derden (subsidies van rijk of provincies) worden in mindering gebracht op het te activeren bedrag. Financiële activa waarderen we tegen nominale waarde.

Op- en afwaarderen

Afwaarderen:

Duurzame waardevermindering van vaste activa gebeurt onafhankelijk van het resultaat.

Opwaarderen:

Een boekwinst moet worden verwerkt als incidentele bate in de jaarrekening en mag niet worden verrekend met de boekwaarde van een actief dat ter vervanging wordt aangeschaft.

2.4.2 Afschrijven

Wassenaar gebruikt in beginsel de lineaire afschrijvingsmethodiek. De methode van afschrijven blijft voor de looptijd van het actief hetzelfde. Alleen om gegronde redenen mag hiervan worden afgeweken. Afschrijvingen beginnen in het jaar na verwerving/oplevering/ ingebruikname.

Uitzondering: ICT-investeringen (kleine investeringen zoals laptops) worden jaarlijks afgesloten ondanks dat het krediet nog niet volledig is verbruikt.

De afschrijvingen gebeuren volgens de bruto methode, dat wil zeggen dat bestemmingsreserves niet in mindering mogen komen op het investeringsbedrag. Bijdragen van derden moeten wel in mindering worden gebracht op de investering, mits deze specifiek voor deze investering zijn aangewend. Bijdragen aan investeringen van derden worden afgeschreven volgens de afschrijvingstermijn zoals gebruikt door derden voor dit actief.

Bij het bepalen van de jaarlijkse afschrijvingen wordt geen rekening gehouden met een eventuele restwaarde. Voor ieder actief is de restwaarde nul.

Voor gronden en terreinen gelden andere regels, deze zijn opgenomen in de Nota Grondbeleid. Op grond wordt niet afgeschreven.

3. Rente

Voor de toerekening van rente aan investeringen geldt de omslagrente.

4. Afschrijvingstermijnen (conformBijlage 1 bij Financiële Verordening gemeente Wassenaar)

De volgende materiele activa worden lineair afgeschreven in:

• a. Maximaal 60 jaar:

  • Rioleringen; Tunnels, viaducten en bruggen;

  • Kades en waterkeringen;

  • Nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen;

  • Nieuwbouw kantoren en bedrijfsgebouwen;

  • Renovatie, restauratie en aankoop kantoren en bedrijfsgebouwen;

  • Renovatie, restauratie en aankoop woonruimten; Renovatie, restauratie en aankoop schoolgebouwen;

• b. Maximaal 40 jaar:

  • Parken, sportvelden, onderlaag kunstgrasvelden en groenvoorzieningen;

  • Waterwegen, waterbergingen en walbeschoeiing;

• c. Maximaal 30 jaar:

  • Wegen, pleinen en rotondes;

  • Openbare verlichting;

  • Straatmeubilair;

  • Technische installaties;

• d. 25 jaar:

  • Geluidswallen;

  • Aanleg tijdelijke terreinwerken;

• e. 15 jaar:

  • Pompen en gemalen;

  • Kantoormeubilair en schoolmeubilair;

  • Zware transportmiddelen;

• f. 10 jaar

  • Nieuwbouw tijdelijke woonruimten en tijdelijke bedrijfsgebouwen;

  • Veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen;

  • Personenauto’s en licht motorvoertuigen;

  • Aanhangwagens en schaftwagens;

  • Toplaag kunstgrasvelden;

• g. Maximaal 5 jaar

  • Tefooninstallaties;

  • Automatiseringsapparatuur.

5. Richtlijnen BBV over investeren en activeren

(Bron: BBV richtlijnen 1/2/2024)

Artikel 31

Op de balans worden de activa onderscheiden in vaste en vlottende activa, al naar gelang zij zijn bestemd om de uitoefening van de werkzaamheid van de provincie onderscheidenlijk gemeente al dan niet duurzaam te dienen.

Artikel 32

Op de balans worden de passiva onderscheiden in vaste en vlottende passiva.

Artikel 33

Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa.

Artikel 34

In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio;

• b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief;

• c. bijdragen aan activa in eigendom van derden.

Artikel 35

• 1. In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

  • a. investeringen met een economisch nut;

  • b. investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven;

  • c. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut.

• 2. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven.

Artikel 36

In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

• a. kapitaalverstrekkingen aan:

  • 1. deelnemingen;

  • 2. gemeenschappelijke regelingen;

  • 3. overige verbonden partijen;

• b. leningen aan:

  • 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering

  • 2. decentrale overheden;

  • 3. woningbouwcorporaties;

  • 4. deelnemingen;

  • 5. overige verbonden partijen;

• c. overige langlopende leningen;

• d. uitzettingen in ’s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer;

• f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

Artikel 37

Onder de vlottende activa worden afzonderlijk opgenomen de voorraden, de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar, de liquide middelen en de overlopende activa.

Artikel 40a

• 1. In de balans worden onder de overlopende activa afzonderlijk opgenomen:

  • a. de van Europese en Nederlandse overheidslichamen nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel;

  • b. overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen.

Artikel 52

• 1. In de toelichting op de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen:

  • a. gronden en terreinen;

  • b. woonruimten;

  • c. bedrijfsgebouwen;

  • d. grond-, weg- en waterbouwkundige werken;

  • e. vervoermiddelen;

  • f. machines, apparaten en installaties;

  • g. overige materiële vaste activa.

• 2. In de toelichting op de balans wordt het verloop van de activa, als bedoeld in het eerste lid, gedurende het begrotingsjaar, in een sluitend overzicht weergegeven. Daaruit blijken, voor zover van toepassing:

  • a. de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar;

  • b. de investeringen of desinvesteringen;

  • c. de afschrijvingen;

  • d. bijdragen van derden direct gerelateerd aan een actief;

  • e. afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen;

  • f. de boekwaarde aan het einde van het begrotingsjaar.

Artikel 52b

De aard en omvang van de aangebrachte dan wel geraamde waardeverminderingen van de leningen en vorderingen, bedoeld in artikel 63, achtste lid, van de vaste activa, bedoeld in artikel 65, eerste lid, en van de deelnemingen en voorraden, bedoeld in artikel 65, tweede lid, worden in de toelichting op de balans opgenomen.

Artikel 59

• 1. Alle investeringen worden geactiveerd.

• 2. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd.

Artikel 60

Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd als:

• a. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;

• b. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;

• c. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;

• d. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Artikel 61

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, als:

• a. er sprake is van een investering door een derde;

• b. de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;

• d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, als de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Artikel 62

• 1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd.

• 2. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht.

• 3. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

Artikel 63

• 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten.

• 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd.

• 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.

• 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.

• 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer.

• 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd.

• 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend.

Artikel 64

• 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar.

• 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Ook wordt inzicht gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar.

• 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur.

• 4. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening.

• 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar.

• 6. Voor bijdragen aan de activa in eigendom van derden, bedoeld in artikel 34, onderdeel c, is de afschrijvingsduur maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

Artikel 65

• 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen.

• 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd als de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

• 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, als de restwaarde lager is dan de boekwaarde.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Wassenaar gehouden op dinsdag 4 juni 2024

de griffier,

drs. J. Kleinhesselink

de voorzitter,

drs. L.A. de Lange